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ToggleImagina este escenario: es el día 14 del mes y tu cliente, dueño de una cadena de tiendas, te llama preocupado porque no sabe si sus libros de ventas están correctamente validados y listos para ser enviados a la DGII. Sabes que si no se cumple con este requisito a tiempo, podrían enfrentar multas y complicaciones fiscales. ¿Qué haces? ¿Cómo aseguras que todo esté en orden?
En este editorial, te guiaremos paso a paso para que puedas validar y remitir los libros de ventas de manera eficiente, evitando errores comunes y asegurando que tus clientes cumplan con las normativas de la DGII.
Libros de ventas
Los libros de ventas son archivos que contienen las ventas diarias de un negocio, generados directamente por las soluciones fiscales. Según el Decreto No. 451-08 en su artículo 12 literal I, y la Norma General 04-2014 en su artículo 7 literal b, todos los contribuyentes que utilizan soluciones fiscales están obligados a remitir estos archivos mensualmente, a más tardar el día 15 de cada mes.
Tip Alegra: La Norma General 07-2018, en su artículo 4, párrafo tres, indica que los contribuyentes deben enviar el Formato 607 con las ventas que hayan sido autorizadas por la DGII para facturarse fuera de las soluciones fiscales. Sin embargo, si no se realizan operaciones fuera de la solución fiscal, el contribuyente no está obligado a presentar este formato. Consulta nuestro editorial 4 datos que debes saber sobre los libros de venta de las soluciones fiscales
¿Por qué es importante?
El incumplimiento de esta obligación puede resultar en sanciones por parte de la DGII, por lo que es fundamental que los contadores estén al tanto de los procedimientos correctos para validar y remitir estos libros.
¿Qué es el validador de libros de ventas y cómo funciona?
El validador de libros de ventas es una herramienta desarrollada por la DGII para los contribuyentes que utilizan soluciones fiscales y están obligados a remitir sus libros de ventas. Esta herramienta permite verificar, antes del envío, que los archivos estén completos y libres de errores, asegurando que la información enviada cumpla con los estándares requeridos por la institución.
Cabe destacar que los libros de ventas que no sean validados previamente no podrán ser cargados en la Oficina Virtual —OFV— al momento de su envío, lo que podría retrasar el proceso y generar inconvenientes.
Validaciones que realiza el validador de libros de ventas:
- Archivos completos: verifica que no falte información y que no existan saltos en los Números de Impresión Fiscal —NIF—.
- Evita duplicidades: confirma que no haya archivos de ventas diarias generados múltiples veces, ni que exista duplicidad de NIF.
- Estructura autorizada: valida que el archivo cumpla con la estructura establecida por Impuestos Internos.
Si durante la validación se detectan errores, la herramienta mostrará una advertencia con el mensaje correspondiente para que puedas corregirlos. Una vez realizadas las correcciones, debes generar y validar nuevamente el libro de ventas. Si el archivo está correcto, podrás remitirlo a través de la OFV.
Pasos para validar y remitir los libros de ventas
A continuación, te explicamos los pasos esenciales para validar y remitir los libros de ventas de manera eficiente, asegurando que cumplas con los plazos y normativas de la DGII sin complicaciones:
Paso 1: descarga e instalación del validador de libros de ventas
Para garantizar el correcto funcionamiento del validador de libros de ventas, es esencial que el equipo donde se instale la aplicación cumpla con los siguientes requisitos mínimos:
- Sistema Operativo Windows Vista SP2 o superior.
- NetFramework 4.5.1 o superior.
- Memoria RAM de 1.5 GB.
- Almacenamiento de 512 MB.
Pasos para la instalación:
1. Ingresa a la página web de la DGII y en la sección “Herramientas”, selecciona la opción “Formularios” y luego “Herramientas de Pre-validación”.
2. Selecciona la opción “Herramienta validador de libros de venta (soluciones fiscales)” y descarga la carpeta comprimida “Validator.zip”.
3. Ejecuta el archivo “setup.exe” y seleccione la opción “Run anyway” para que inicie la instalación de la aplicación.
Fuente: DGII
4. Elija la opción “Instalar” para iniciar con la instalación de la aplicación.
Fuente: DGII
5. Pulsa la opción “Finalizar” para concluir con el proceso.
Fuente: DGII
Importante: La instalación debe realizarse en modo de administrador, es decir, utilizando una cuenta de usuario con los permisos necesarios para instalar programas. Esto es crucial porque la aplicación requiere otorgar permisos específicos a la carpeta donde se ejecutará. Si no se instala de esta manera, podrías encontrarte con errores que impedirán su correcto funcionamiento.
Paso 2: validación del libro de ventas
Una vez instalado el validador, el siguiente paso es validar el archivo del libro de ventas. Este archivo se genera a partir de la unificación de los libros diarios de ventas extraídos del equipo fiscal.
Pasos para validar:
1. Abre la aplicación “Validador Soluciones Fiscales”.
2. Arrastra el archivo del Libro de Ventas al recuadro que dice “Arrastrar un archivo aquí”.
Fuente: DGII
3. Si el archivo contiene errores, el validador mostrará un mensaje de “Archivo No Válido” y señalará las líneas donde se encuentran los errores.
Fuente: DGII
4. Corrige las inconsistencias, genera nuevamente el archivo y vuelve a validar hasta que el mensaje sea “Archivo Válido”.
5. Si la revisión no detecta errores, la herramienta mostrará el mensaje “Archivo Válido”. Además, en la parte inferior de la pantalla, se indicará la carpeta donde se guardó el archivo validado y el nombre del archivo, lo que te permitirá identificarlo fácilmente para su remisión. Este es el archivo que debes remitir a través de la Oficina Virtual de la DGII para cumplir con la normativa fiscal.
Fuente: DGII
Paso 3: remisión del libro de ventas a través de la Oficina Virtual
Una vez validado el archivo, el siguiente paso es remitirlo a través de la Oficina Virtual de la DGII.
Habilitación del acceso: Si aún no tienes acceso para remitir libros de ventas, debes solicitarlo a través del Centro de Contacto de Impuestos Internos al teléfono 809-689-3444, opción 2, o enviando un correo a oficinavirtual@dgii.gov.do. Asegúrate de proporcionar los datos requeridos, como el RNC, razón social, nombre del solicitante y correo electrónico.
Pasos para remitir:
1. Ingresa a tu Oficina Virtual y selecciona la opción “Envío Libro de Ventas” en el menú “Herramientas”.
Fuente: DGII
2. Selecciona la unidad del negocio, sucursal y período, luego carga el archivo validado y pulsa “Enviar”.
Fuente: DGII
3. Si el envío es exitoso, la Oficina Virtual te proporcionará un número de referencia. En caso de errores, se indicará el problema para que puedas corregirlo.
Paso 4: consulta del estado de la remisión
Después de remitir el Libro de Ventas, es importante verificar su estado para asegurarte de que fue procesado correctamente.
Pasos para Consultar:
1. En tu Oficina Virtual, selecciona la opción “Consulta de Envíos” en el menú “Herramientas”.
Fuente: DGII
2. Selecciona el tipo de envío (Envío Libros de Venta), la unidad del negocio, sucursal y el período, luego pulsa “Buscar”.
Fuente: DGII
3. La consulta mostrará los siguientes datos:
Fuente: DGII
- No. de Referencia: número único asignado a la remisión del Libro de Ventas.
- Unidad: nombre de la unidad del negocio asociada a la remisión.
- Sucursal: nombre de la sucursal que realizó la remisión.
- Período: período de ventas correspondiente al archivo remitido.
- Fecha procesado: fecha en la que se realizó la remisión del archivo.
- Estatus: estado actual del archivo en Impuestos Internos, los cuales pueden ser:
- Recibido: el archivo fue recibido y está pendiente de validación.
- Procesado: el archivo fue recibido y procesado correctamente.
- Archivo no procesado: el archivo contiene errores y debe ser enviado nuevamente.
Te invitamos a leer nuestro editorial: Puntos cruciales que no puedes pasar por alto de las soluciones fiscales
Validar y remitir los libros de ventas es un proceso esencial para los contribuyentes que utilizan soluciones fiscales en República Dominicana. Como contador, es tu responsabilidad asegurarte de que este proceso se realice correctamente y dentro de los plazos establecidos por la DGII.
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