Formalizar un negocio en República Dominicana implica cumplir con una serie de obligaciones tributarias y deberes formales. Para los contadores, entender estos requisitos es clave para guiar adecuadamente a emprendedores y empresas. La Ley 11-92 establece que los contribuyentes deben cumplir tanto con sus obligaciones fiscales sustantivas como con sus deberes formales.
En este editorial, desglosaremos de manera clara y concisa los aspectos esenciales que no deben pasarse por alto en la formalización de una empresa. ¡Sigue leyendo!
Pasos para formalizar un negocio
A continuación, te presentamos de forma clara y accesible los pasos y responsabilidades formales al constituir y regularizar un negocio en el país:
Paso 1: constitución legal y registro mercantil
El primer paso para la formalización es darle personalidad jurídica al negocio. Esto puede implicar la creación de una compañía (por ejemplo, una SRL o una EIRL) o el registro como comerciante individual. En República Dominicana se requiere inscribir la empresa en el registro mercantil de la cámara de comercio correspondiente.
La Ley 3-02 sobre registro mercantil establece que este registro es público y obligatorio para los negocios formales
Paso 2: inscripción en el Registro Nacional de Contribuyentes —RNC—
Una vez constituido legalmente el negocio, es obligatorio inscribirse ante la DGII. Esto se realiza obteniendo el RNC, que es el número de identificación tributaria de la empresa o comerciante. Inscribirse en el RNC es uno de los deberes formales fundamentales que señala la normativa dominicana.
La inscripción se hace presentando los documentos de la empresa (acta constitutiva, cédula de identidad de los representantes, formulario de solicitud, etc.) en la DGII, o mediante su plataforma virtual cuando esté habilitado.
Obligaciones al obtener el RNC:
- Actualización de información: una vez inscrito, el contribuyente debe comunicar cualquier cambio de domicilio, nombre comercial, teléfono, actividad económica u otro dato relevante a la DGII. Mantener la información actualizada asegura que la empresa reciba notificaciones y cumpla correctamente con sus impuestos.
- Regímenes especiales: al inscribirse, se determina el régimen tributario al que pertenecerá el negocio (por ejemplo, Régimen Ordinario o algún régimen simplificado si aplica). Es importante que el contador verifique las condiciones, ya que las obligaciones tributarias pueden variar según el régimen seleccionado.
Lee nuestro editorial: ¿Quiénes están obligados a inscribirse al RNC y cómo pueden realizar este proceso?
Paso 3: deberes formales tributarios
Una vez formalizado e inscrito, el negocio adquiere una serie de deberes formales tributarios que el contador público debe monitorear. Estos deberes están diseñados para asegurar la transparencia y el cumplimiento fiscal. A continuación, te presentamos los principales:
- Llevar contabilidad organizada: la empresa debe llevar los registros y libros contables obligatorios (Diario, Mayor, Inventarios y Balances, entre otros) de acuerdo con las disposiciones legales. Este es un deber formal establecido en el Código Tributario. Las anotaciones deben ser veraces y estar respaldadas con comprobantes.
- Emitir comprobantes fiscales —NCF—: toda operación de venta de bienes o prestación de servicios debe documentarse mediante comprobantes fiscales autorizados por la DGII. Es obligación del contribuyente solicitar a la DGII la secuencia de NCF (ej.: facturas para consumidores finales, proveedores informales, especiales, etc.) y utilizarlos correctamente.
Explora nuestro editorial: Certificación como emisor electrónico en República Dominicana: proceso, beneficios y métodos
- Declaración y pago de impuestos: presentar las declaraciones juradas en las fechas establecidas y pagar los impuestos correspondientes es tanto una obligación sustantiva como un deber formal. Las principales obligaciones tributarias periódicas incluyen la declaración y pago del ITBIS mensualmente, así como las declaraciones de retenciones de empleados o proveedores si las hay. También se presenta la declaración anual del ISR.
- Remisión de información: además de pagar impuestos, se debe enviar información periódica a la DGII. Esto incluye reportes mensuales como el formato 606 (compras) y formato 607 (ventas), que detallan las facturas emitidas y recibidas con NCF.
- Conservación de documentos: la documentación soporte (facturas, contratos, registros contables, comprobantes de pago) debe conservarse por un período de 10 años en forma ordenada. Este periodo de guarda está establecido en el Código Tributario (literal h del art. 50) como parte de los deberes formales.
- Facilitación del control fiscal: El contribuyente tiene el deber de permitir y facilitar las inspecciones o fiscalizaciones que la Administración Tributaria disponga. Negarse u obstruir las auditorías fiscales constituye una violación a los deberes formales y puede conllevar sanciones. De hecho, el Artículo 256 del Código Tributario señala que el incumplimiento de cualquiera de los deberes formales constituye una infracción tributaria sancionable.
Paso 4: otras obligaciones al formalizar un negocio
Además de los deberes directamente tributarios, formalizar un negocio implica cumplir con otras obligaciones formales de tipo legal y laboral que son importantes:
- Inscripción en la seguridad social: si el negocio tendrá empleados, debe registrarse en la Tesorería de la Seguridad Social —TSS— y empezar a cotizar por sus trabajadores (pensiones, salud, riesgos laborales) conforme a la Ley 87-01.
- Registro ante el Ministerio de Trabajo: también es recomendable registrar la empresa y sus empleados ante el Ministerio de Trabajo, llevando libros de nómina y cumpliendo con el Código de Trabajo en cuanto a contratos laborales, reglamento interno, etc.
- Licencias y permisos municipales: dependiendo del giro del negocio, podrían requerirse licencias municipales o sectoriales. Por ejemplo, una cafetería necesitará permiso sanitario y licencia del ayuntamiento. Aunque estas no son obligaciones tributarias, un contador frecuentemente asesora al emprendedor sobre su cumplimiento para evitar sanciones locales.
La formalización de un negocio en República Dominicana conlleva una serie de obligaciones legales y tributarias que deben ser atendidas meticulosamente. Al acatar estos deberes formales, el negocio no solo evita multas y sanciones, sino que sienta las bases para un crecimiento sostenible y acceso a oportunidades en el mercado formal.
Para mantenerte Siempre Al Día, ¡suscríbete a nuestro newsletter semanal y recibe las últimas novedades directamente en tu correo!
