Muchos contadores no tienen claro cuánto tiempo deben archivar los comprobantes ni cómo deben hacerlo según la ley dominicana. En este editorial conocerás la importancia de la conservación de documentos para hacerlo adecuadamente, según la normativa vigente y las mejores prácticas para una gestión documental eficiente. ¡Sigue leyendo!
Normativa vigente en República Dominicana
De acuerdo con lo estipulado en el literal h) del artículo 50 del Código Tributario (Ley 11-92), es un deber formal de los contribuyentes conservar los documentos de manera ordenada y por un período de 10 años.
Esta obligación recae sobre contribuyentes, responsables y terceros, abarcando tanto a empresas como a profesionales o cualquier persona obligada a llevar contabilidad. En otras palabras, la DGII exige que toda persona física o jurídica con obligaciones fiscales guarde en forma ordenada su documentación.
Por otra parte, considerando el tiempo de conservación de documentos y el proceso de facturación electrónica obligatoria en República Dominicana, es preciso tener en cuenta que el facturador gratuito de la DGII resguarda la información por dos años, motivo por el cual sería responsabilidad del contribuyente conservarla por diez años.
Tipos de documentos que deben conservarse
¿Qué documentos entran en la obligación de conservación? En pocas palabras, todos aquellos vinculados con las operaciones económicas y obligaciones fiscales del contribuyente. Esto abarca una variedad amplia de papeles y archivos. A continuación se listan los principales tipos y algunos ejemplos de cada uno:
- Libros de contabilidad: incluye el libro diario, libro mayor y, en general, todos los registros contables obligatorios donde se asientan las operaciones financieras de la empresa. También deben guardarse los estados financieros anuales (balance general, estado de resultados, etc.) debidamente firmados.
- Registros especiales: son aquellos registros auxiliares exigidos por normas específicas o por la naturaleza del negocio. Por ejemplo, el registro de inventarios, el registro de activos fijos (depreciaciones), el registro de accionistas (en sociedades), y cualquier libro auxiliar requerido por leyes especiales. Si la empresa pertenece a un régimen especial o sector regulado, debe conservar también esos libros obligatorios particulares.
- Comprobantes de pago y facturas: aquí se incluyen todas las facturas emitidas y recibidas que amparan transacciones de la empresa. En República Dominicana, los comprobantes fiscales (con NCF) son documentos clave. Las facturas de ingresos, las facturas de gastos, comprobantes de compras, notas de crédito, notas de débito, etc. Además, entran en esta categoría los recibos y comprobantes de pagos diversos: recibos de pagos de servicios, comprobantes de pagos de nómina, vouchers de pagos con tarjeta, depósitos bancarios, comprobantes de pagos de impuestos.
- Declaraciones juradas y formularios tributarios: si bien a veces se pasa por alto, las declaraciones de impuestos presentadas (ISR, ITBIS, informes 606, 607, IR-3, IR-17, etc.) deben conservarse junto con la constancia de su presentación y pago. La DGII puede pedir, durante una auditoría, no solo los comprobantes de transacciones sino también las declaraciones mismas que se presentaron en cada periodo.
- Cualquier otro documento operativo relevante: en esta categoría abierta entran todos los documentos, físicos o electrónicos, referentes a las operaciones y actividades del contribuyente. Esto puede incluir: contratos con clientes o proveedores, órdenes de compra, notas de entrega, correspondencia comercial importante, pólizas de seguro, estados de cuenta bancarios, documentación de préstamos o financiamientos, entre otros.
Mejores prácticas para la gestión documental
Cumplir con la normativa de conservación de documentos no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Con las mejores prácticas adecuadas, los contadores pueden convertir el archivo de documentos en un proceso sistemático, seguro y hasta simplificado gracias a la tecnología. En esta sección veremos recomendaciones clave para la gestión documental:
- Digitaliza con calidad y fidelidad: al escanear facturas u otros documentos, asegúrate de que la imagen sea legible, en formato estable (PDF preferible) y, de ser posible, con algún mecanismo que garantice su integridad. Incluye todos los datos, timbres y firmas del original. Si un documento tiene varias caras, escanéalo por ambos lados.
- Cumple las condiciones legales para archivos electrónicos: el Decreto 254-06 habilita el archivo digital siempre que se cumplan sus disposiciones. En la práctica, esto significa que los documentos escaneados deben ser idénticos al original y almacenados de forma segura, de modo que no puedan ser alterados fácilmente. También implica que, si la DGII los solicita, debes poder imprimirlos o entregarlos de forma que conserven su valor probatorio.
- Organiza un sistema de archivo digital: no basta con escanear y guardar en cualquier carpeta. Es indispensable establecer una estructura organizada (por año, por tipo de documento, por cliente/proveedor, etc.). Por ejemplo, puedes tener carpetas por año fiscal, dentro de estas, subcarpetas por mes o por tipo. Esto hará mucho más eficiente la búsqueda cuando necesites un comprobante específico.
- Copia de seguridad y seguridad informática: un archivo digital es tan bueno como su respaldo. Implementa al menos dos copias de seguridad de tus documentos electrónicos: por ejemplo, una en un servidor o disco externo local y otra en un servicio de nube seguro.
Consecuencias de no conservar adecuadamente los documentos
El artículo 205 del Código Tributario, establece que el incumplimiento de los deberes formales se configura en una falta tributaria que será objeto de sanción pecuniaria.
En este sentido, el artículo 257 ibidem dispone que la sanción por el incumplimiento de los deberes formales es de 5 a 30 salarios mínimos, sin que esto implique el desconocimiento de otras sanciones según el caso.
Consulta nuestro editorial Sanciones de la DGII ante incumplimiento de los deberes formales del contribuyente.
Al respecto, es válido destacar que conforme a lo señalado en el artículo 13 de la Ley 32-23, la modalidad electrónica de los comprobantes fiscales no exime al contribuyente de su responsabilidad de cumplir con el deber formal de conservación de documentos.
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