En el ámbito empresarial, la conservación de documentos juega un papel crucial porque asegura el cumplimiento legal, sirve de respaldo durante procesos de resolución de disputas, auditorias, planeación financiera, entre otros aspectos.
Para efectos fiscales o tributarios, la conservación de documentos resulta indispensable para el soporte de créditos fiscales y gastos, entre otros aspectos. Veamos la normatividad que hace referencia al tema.
El porqué de la conservación de documentos para efectos fiscales
De acuerdo con lo estipulado en el literal h) del artículo 50 del Código Tributario (Ley 11-92), es un deber formal de los contribuyentes conservar los documentos de manera ordenada, un ejemplo de ello son los siguientes:
- Documentación relacionada con la inscripción en el Registro Nacional de Contribuyentes —RNC— y demás registros correspondientes.
- Libros de contabilidad, libros y registros especiales.
- Recibos o comprobantes de pago.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que dicho listado es de carácter enunciativo, debido a que en el mismo literal aclaran que se debe conservar cualquier documento, ya sea en físico o digital, que haga referencia a las operaciones o actividades del contribuyente.
Recordemos que el artículo 205 del Código Tributario, establece que el incumplimiento de los deberes formales se configura en una falta tributaria que será objeto de sanción pecuniaria.
En este sentido, el artículo 257 ibidem dispone que la sanción por el incumplimiento de los deberes formales es de 5 a 30 salarios mínimos, sin que esto implique el desconocimiento de otras sanciones según el caso. Consulta nuestro editorial Sanciones de la DGII ante incumplimiento de los deberes formales del contribuyente.
Al respecto, es válido destacar que conforme a lo señalado en el artículo 13 de la Ley 32-23, la modalidad electrónica de los comprobantes fiscales no exime al contribuyente de su responsabilidad de cumplir con el deber formal de conservación de documentos.
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En este sentido, el contribuyente debe conservar los comprobantes fiscales electrónicos (e-CF), tanto los que emite como los que recibe, ya sea para soportar créditos fiscales y gastos o presentarlos cuando sean solicitados por la DGII.
Tiempo de conservación de documentos para efectos fiscales
El literal h) del artículo 50 del Código Tributario (Ley 11-92), estipula que el tiempo de conservación de documentos es de diez años.
En el caso de las asociaciones sin fines de lucro, este término de tiempo para la conservación de documentos se encuentra confirmado en el párrafo del artículo 160 del Reglamento 40-08.
De esta manera, el párrafo en mención indica que dichas asociaciones deben conservar por un período de diez años los comprobantes o soportes documentales que sustentan las declaraciones juradas presentadas. Explora nuestro editorial Identificando los deberes formales y obligaciones tributarias de las asociaciones sin fines de lucro.
Por otra parte, considerando el tiempo de conservación de documentos y el proceso de facturación electrónica obligatoria en República Dominicana, es preciso tener en cuenta que el facturador gratuito de la DGII resguarda la información por dos años, motivo por el cual sería responsabilidad del contribuyente conservarla por diez años.
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