En el entorno empresarial de República Dominicana, omitir o retrasar la inscripción de un empleado en la TSS (Tesorería de la Seguridad Social) es una de las decisiones más riesgosas que un empleador puede tomar. Lo que a menudo se percibe como un simple descuido administrativo es, en realidad, una «bomba de tiempo» financiera y legal que puede comprometer la viabilidad de cualquier negocio. A continuación te contamos las consecuencias de esta falta y cómo evitarlas.
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¿Qué norma obliga a realizar la inscripción de empleado en la TSS?
La inscripción de todo trabajador asalariado en el Sistema Dominicano de Seguridad Social (SDSS), a través de la TSS, no es una opción, sino una obligación legal ineludible para toda empresa, pública o privada, con o sin fines de lucro. Esta responsabilidad está cimentada en la Ley 87-01 del Congreso Nacional, publicada el 5 de abril de 2001, que establece el marco de protección social para los trabajadores en el país.
Tip Alegra: Existe una recomendación crucial que va más allá del cumplimiento legal básico. La TSS aconseja registrar a los trabajadores al menos 24 horas antes de que inicien sus labores. Esta práctica no es un mero formalismo; es una salvaguarda esencial. Al hacerlo, se garantiza la cobertura inmediata del Seguro de Riesgo Laboral (SRL). Un accidente ocurrido en el primer día de trabajo de un empleado no registrado podría dejar al empleador como único responsable de cubrir todos los gastos médicos e indemnizaciones correspondientes, creando una contingencia financiera significativa desde el inicio de la relación laboral.
¿Qué pasa si no se realiza la inscripción de un empleado en la TSS?
No realizar la afiliación o inscripción de un empleado en la TSS es una grave violación a la ley laboral dominicana. Esto tiene tres implicaciones principales: legales, operativas y sociales.
En el aspecto legal, la empresa se expone a sanciones económicas severas; la TSS está facultada para imponer multas que pueden ir desde uno hasta seis salarios mínimos por cada trabajador no inscrito, dependiendo de la gravedad y el tiempo de la infracción.
Además, la empresa incurriría en morosidad si no paga las cotizaciones a tiempo, lo que conlleva recargos e incluso la suspensión temporal en el sistema SUIR hasta regularizar la situación.
En el aspecto social, el empleado queda sin cobertura de salud, pensión ni riesgos laborales mientras no esté afiliado, lo que significa que no podría recibir atención médica por el seguro familiar de salud ni acumular fondos de pensión por ese periodo. Si el trabajador sufre un accidente o enfermedad, la responsabilidad de cubrir esos gastos recaería completamente en el empleador.
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Sanciones económicas
El impacto financiero del incumplimiento se manifiesta principalmente a través de multas directas y recargos por mora, cuyas estructuras han sido endurecidas para desincentivar la evasión.
- Multas por infracción: la Ley 13-20 del Congreso Nacional, publicada el 4 de febrero de 2020, faculta a la TSS para imponer sanciones económicas severas. Dependiendo de la gravedad de la falta, como no inscribir a un trabajador o subdeclarar su salario, las multas oscilan entre uno (1) y seis (6) salarios mínimos del sector correspondiente, por cada trabajador afectado. Un factor agravante es la reincidencia, que incrementa la multa en un 50 %.
- Recargos por mora: uno de los cambios más importantes introducidos por la Ley 13-20 fue la modificación del cálculo de los recargos por pago tardío. El antiguo recargo fijo y acumulativo del 5 % mensual, que podía generar deudas impagables, fue reemplazado por una fórmula más técnica y dinámica. El recargo actual se compone de dos elementos:
Recargo Mensual = (Rentabilidad Mensual Promedio de AFP mes anterior) + 0.3 % mensual sobre el monto de las aportaciones no pagadas
Este nuevo cálculo vincula el recargo al rendimiento real de los fondos de pensiones, reflejando el costo de oportunidad del dinero no aportado a tiempo.
La Superintendencia de Pensiones (SIPEN) debe reportar esta tasa de rentabilidad mensualmente a la TSS, lo que introduce una variable que los contadores deben monitorear para calcular las provisiones de deuda con precisión. La complejidad de este cálculo dinámico hace que la gestión manual sea propensa a errores y subestimaciones del pasivo real.
A continuación, se presenta una tabla que resume las principales infracciones y sus consecuencias.
| Tipo de infracción | Sanción económica principal | Consecuencias adicionales y legales |
| No inscribir al trabajador | Multa de 1 a 6 salarios mínimos por trabajador afectado. | Responsabilidad total del empleador por gastos médicos y prestaciones en caso de accidente o enfermedad. Potenciales acciones civiles y penales. |
| Pago tardío de cotizaciones | Recargo por mora (Rentabilidad AFP + 0.3 % mensual) sobre el monto adeudado. | Suspensión de la cobertura de la ARS para los empleados. Posible inhabilitación de Números de Comprobante Fiscal (NCF) por la DGII. |
| Sub-declarar el salario real | Multa de 1 a 3 salarios mínimos por trabajador afectado. | Demandas laborales por vulneración de derechos (pensión, subsidios). Obligación de realizar pagos retroactivos con los recargos correspondientes. |
| Retener aportes y no pagarlos | Considerado una infracción grave, sujeta a las multas y recargos correspondientes. | Puede ser calificado como delito, sujeto a sanción de hasta 1 año de prisión correccional. |
Riesgos operativos y legales
El impacto del incumplimiento trasciende las finanzas y puede detener las operaciones de una empresa. La colaboración interinstitucional entre la TSS y la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) es el mecanismo de control más potente.
Si una deuda con la TSS se mantiene por más de 60 días, esta puede solicitar a la DGII la inhabilitación de los Números de Comprobante Fiscal (NCF) del empleador. Esta medida congela la capacidad de la empresa para facturar legalmente, interrumpiendo su flujo de ingresos de manera inmediata y efectiva.
Además, la TSS tiene la potestad de iniciar acciones de cobro coactivas, que pueden incluir embargos, así como procedimientos civiles y penales contra los empleadores infractores.
A nivel comercial, no estar al día con las obligaciones de la seguridad social se convierte en una barrera. Muchas instituciones, incluyendo el Estado, exigen una certificación de cumplimiento de la TSS como requisito para contratar bienes o servicios, excluyendo a las empresas morosas de importantes oportunidades de negocio.
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El Impacto humano: La deuda con tu empleado
Más allá de las cifras y los riesgos corporativos, el incumplimiento genera un daño directo y profundo al trabajador, despojándolo de la red de seguridad social que la ley le garantiza.
- Sin seguro familiar de salud (SFS): el empleado y sus dependientes directos quedan sin cobertura de su Administradora de Riesgos de Salud (ARS), lo que los expone a afrontar gastos médicos catastróficos de su propio bolsillo.
- Pensión disminuida: cada mes sin cotizar es un mes perdido para la Cuenta de Capitalización Individual (CCI) del trabajador en su AFP. Subdeclarar el salario tiene un efecto igualmente devastador; si un empleado gana RD 50,000 pero es reportado con RD25,000, su futura pensión se reducirá a la mitad.
- Desprotección ante Riesgos Laborales (SRL): sin registro en la TSS, el empleado carece de cobertura para accidentes de trabajo o enfermedades profesionales. La carga financiera recae enteramente sobre el empleador.
- Pérdida de subsidios: el trabajador no podrá acceder a los subsidios por enfermedad común, maternidad o lactancia, ya que estos se calculan sobre la base del salario cotizado en la TSS.
¿Cómo evitar omitir la inscripción de un empleado en la TSS?: Planeación y nómina en la nube
En un panorama normativo tan complejo y con consecuencias tan severas, gestionar la nómina de forma manual con hojas de cálculo es una práctica obsoleta y de alto riesgo. La solución moderna y segura es la migración a sistemas de nómina en la nube, que transforman el cumplimiento de una carga a una ventaja competitiva.
Un sistema en la nube como Alegra Nómina automatiza y centraliza todo el ciclo de vida de la gestión de empleados, garantizando el cumplimiento normativo:
- Olvídate de la digitación manual con la creación de empleados por IA. Alegra Nómina extrae los datos clave (nombre, salario, fecha de ingreso, beneficios) directamente desde un contrato en PDF o una imagen. En segundos, el perfil del empleado se crea en el sistema, sin errores y sin el tedioso trabajo manual, ahorrando tiempo valioso y eliminando el riesgo de inconsistencias.
- Calcula tu nómina sin errores y genera tus reportes legales con un clic. Dile adiós a las hojas de cálculo y a las tareas repetitivas. Alegra Nómina realiza el cálculo preciso de salarios, aplica automáticamente todas las deducciones de ley (AFP, SFS, ISR) y gestiona novedades como horas extras o licencias. Al finalizar, genera los archivos de Autodeterminación listos para ser cargados directamente en la TSS.
- Al estar en la nube, el sistema se actualiza constantemente para reflejar cambios legales, como los recargos por mora, eliminando el riesgo de error humano y asegurando que la empresa esté siempre al día con sus obligaciones.
En resumen, una buena planificación combinada con un software confiable como Alegra te asegura eficiencia, puntualidad y cero sobresaltos en la gestión de la nómina.
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Fuentes
- Congreso Nacional de la República Dominicana. (2001). Ley 87-01 que crea el Sistema Dominicano de Seguridad Social.
- Congreso Nacional de la República Dominicana. (2020). Ley 13-20 que modifica el recargo por mora en los pagos al Sistema Dominicano de Seguridad Social (SDSS).
- Tesorería de la Seguridad Social. (2020). Resolución Núm. 0003-2020 que establece el procedimiento administrativo sancionador aplicable a los empleadores infractores de la Ley 87-01.
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