La renovación del registro mercantil es un paso crucial para mantener la vigencia legal de una empresa en República Dominicana, un proceso que debe realizarse cada dos años. Así como la inscripción inicial formaliza un negocio, la renovación permite que continúe operando sin contratiempos.
En este ABC explicamos los pasos, requisitos y plazos tanto para la inscripción por primera vez como para la importante renovación del registro mercantil.
¿Qué es el registro mercantil?
El registro mercantil es un sistema público obligatorio donde deben inscribirse los comerciantes y empresas en la República Dominicana. Su función es matricular a las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades comerciales, y registrar los actos y documentos relevantes de sus negocios.
Muchas gestiones empresariales exigen un registro mercantil vigente, por ejemplo para abrir cuentas bancarias, firmar contratos importantes o participar en licitaciones públicas (se requiere presentar un certificado mercantil válido). Por lo tanto, es un paso esencial para operar dentro del marco legal comercial del país.
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Inscripción en el registro mercantil
Todo comerciante, negocio o sociedad que inicie operaciones en República Dominicana debe matricularse en el registro mercantil. La Ley 3-02 exige que la solicitud de registro se presente dentro del primer mes desde el inicio de actividades comerciales o desde la constitución formal de la sociedad.
Esto aplica tanto a personas físicas que actúan como comerciantes individuales, como a empresas de cualquier tipo (sociedades SRL, EIRL, SAS, etc.). No inscribirse oportunamente puede acarrear sanciones administrativas de hasta tres salarios mínimos, por lo que es importante cumplir con este trámite inicial.
¿Dónde se realiza la inscripción en el registro mercantil?
La inscripción se lleva a cabo en la Cámara de Comercio y Producción de la demarcación donde opera el negocio. Por ejemplo, una empresa con domicilio en Santo Domingo deberá inscribirse en la Cámara de Comercio de Santo Domingo. Actualmente, muchas cámaras permiten iniciar el proceso en línea, aunque generalmente se requiere depositar los documentos físicamente para su verificación final.
¿Cuáles son los requisitos y documentos para la inscripción?
Los documentos requeridos pueden variar según la naturaleza del solicitante (persona física o distintos tipos de sociedades), pero en general incluyen:
- Formulario de solicitud de registro mercantil completado (disponible en la Cámara de Comercio), firmado por el representante de la empresa o un apoderado. En caso de usar un gestor, se anexa el poder de representación.
- Documentos de identidad: copia de cédula de identidad y electoral (para dominicanos) o pasaporte/cédula de extranjería (extranjeros) de la persona titular o de los socios y representantes de la empresa.
- Documentos societarios (para compañías): copia de los estatutos sociales o contrato constitutivo de la sociedad, debidamente legalizados por notario cuando aplique. En empresas nuevas, también se presenta el comprobante de pago del Impuesto de constitución emitido por la DGII. Si es una Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (EIRL), se requiere el acto constitutivo y comprobante del aporte de capital en el banco.
- Registro de nombre comercial: si la empresa ha registrado un nombre comercial en ONAPI (Oficina Nacional de Propiedad Industrial), se anexa copia del certificado de Registro de Nombre Comercial.
Nota: Tener un nombre comercial no es obligatorio para el registro mercantil, pero si se dispone de uno, debe estar registrado previamente en ONAPI para su protección.
En casos específicos, podrían pedirse documentos adicionales, como informe del comisario de aportes o declaraciones juradas sobre aportes en naturaleza (si la sociedad así lo requiere por ley). Para sociedades extranjeras, se exigen copias apostilladas de los documentos constitutivos de la empresa en su país de origen, certificado de registro vigente en su país, designación de un representante en República Dominicana, entre otros documentos legalizados.
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¿Cuáles son los procedimientos de inscripción en el registro mercantil?
Una vez recopilados los documentos:
- Llenar el formulario y anexar todos los requisitos según el tipo de empresa. La Cámara de Comercio suele proveer formularios específicos para personas físicas, EIRL, SRL, SAS, etc., para facilitar el suministro de información.
- Pagar las tarifas correspondientes en la Cámara de Comercio. El costo de la matriculación varía de acuerdo al capital social declarado.
- Depósito de la solicitud: entregar el formulario y documentos en la ventanilla de Registro Mercantil de la Cámara. Allí se verifica que todo esté en orden (algunas Cámaras ofrecen un servicio de preanálisis de documentos vía correo electrónico para evitar rechazos).
- Emisión del certificado: si la solicitud cumple los requisitos y se completa el pago, la Cámara emitirá el Certificado de Registro Mercantil de la nueva empresa. Este certificado contiene información básica de la compañía (nombre, número de registro, fecha de inscripción, fecha de vencimiento, actividad, capital, representantes, etc.) y tiene una vigencia de 2 años a partir de la fecha de matrícula. Se entrega usualmente una copia física y/o digital, y queda constancia en los archivos de la Cámara.
Tip Alegra: Además de cumplir con la ley (evitando multas), la matriculación mercantil le brinda formalidad a tu negocio. Estar inscrito permite acceder a oportunidades comerciales formales: contratar con el Estado, emitir facturas con comprobantes fiscales (necesitarás también tu RNC, registro tributario, que requiere el certificado mercantil vigente), obtener financiamiento bancario empresarial, entre otros. También otorga protección de tu nombre comercial en el mercado local y prioridad para su registro en ONAPI.
Renovación del registro mercantil
Una vez inscrita la empresa, el registro mercantil debe renovarse periódicamente para mantener su validez. La Ley 3-02 establece que la matrícula mercantil se renueva cada dos (2) años contados desde la fecha de la inscripción inicial.
En la práctica, el certificado de registro mercantil muestra una fecha de vencimiento y la empresa debe hacer el trámite de renovación antes de esa fecha o cuando corresponda, para obtener un nuevo certificado vigente por el siguiente período bienal.
¿Por qué es necesaria la renovación del registro mercantil?
El certificado mercantil actúa como prueba de que la empresa sigue activa y cumpliendo con sus obligaciones registrales. La renovación no es más que la “actualización de la fecha de vigencia” del registro mercantil.
Mantenerlo al día es imprescindible para poder continuar operando sin contratiempos legales; por ejemplo, una empresa con registro mercantil vencido no podrá obtener ciertas certificaciones, podría tener dificultades para contratar con entidades que exigen documentos actualizados, e incurre en incumplimiento de la ley comercial dominicana.
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¿Cuál es el proceso de renovación de la matrícula mercantil?
Los pasos generales son:
- Formulario de renovación: completar el formulario de solicitud de renovación de registro mercantil (la Cámara suministra un formato específico para renovaciones). Se debe firmar por el representante legal o gestor autorizado, adjuntando poder si corresponde.
- Documento vigente: presentar el original del Certificado de Registro Mercantil actual de la empresa. Si por alguna razón se ha extraviado, se puede solicitar un duplicado por pérdida mediante una declaración jurada firmada por el representante de la compañía, que se entrega junto con la solicitud.
- Pago de la tarifa de renovación: pagar el costo de la renovación en la Cámara de Comercio. Las tarifas de renovación también pueden depender del tamaño de la empresa (capital social) y de si se aprovecha para registrar cambios simultáneamente.
- Depósito de la solicitud: entregar en la Cámara el formulario, el certificado antiguo y el comprobante de pago. En muchos casos hoy se puede hacer en línea: por ejemplo, la Cámara de Santo Domingo ofrece un servicio en línea donde el usuario crea una cuenta, solicita la renovación digitalmente, adjunta los documentos escaneados y realiza el pago electrónico, y luego recibe confirmación para retirar el certificado actualizado o incluso una versión digital con firma electrónica. Si el trámite es presencial, normalmente la Cámara emite el nuevo certificado el mismo día o en pocos días hábiles.
Tip Alegra: Si la renovación es “sin documentos a registrar” (es decir, no hay ningún cambio en la empresa), la tarifa es fija según el rango de capital. Si junto con la renovación se presentan modificaciones (por ejemplo, cambio de capital, junta de socios, nuevo gerente, cambio de dirección, etc.), entonces podrían aplicarse tarifas adicionales por concepto de registro de documentos asociados a esos cambios.
Documentos adicionales en renovaciones con cambios
Si durante el período desde la última inscripción la empresa tuvo variaciones importantes (aumento o reducción de capital, cambio de nombre, traslado a otra provincia, nuevos socios o administradores, etc.), es obligatorio registrar esos actos en la Cámara y generalmente se hace junto con la renovación bienal.
En tales casos, se deben anexar los documentos que soportan el cambio: por ejemplo, acta de asamblea que aprueba un aumento de capital, lista de nuevos socios, acta de designación de un nuevo gerente, entre otros. La Cámara inscribirá esos documentos en el registro (lo que conlleva un costo adicional por cada documento registrado) y luego emitirá el certificado renovado con la información actualizada de la empresa.
Tip Alegra: Si la empresa no tuvo ningún cambio en su estructura ni datos, la renovación solo actualiza la vigencia. En caso de haber cambios y no presentarlos, la empresa estaría en falta por no suministrar información relativa a los cambios, lo cual la ley sanciona (por ejemplo, no registrar cambios obligatorios puede acarrear multas equivalentes al 50 % de un salario mínimo). Por ello, se recomienda aprovechar la renovación para poner al día cualquier actualización pendiente.
Inscripción y renovación del registro mercantil
Para facilitar la comprensión, a continuación presentamos un cuadro comparativo con los aspectos clave de la inscripción (matriculación) inicial versus la renovación del registro mercantil en República Dominicana:
| Aspecto | Inscripción | Renovación |
| ¿Cuándo se realiza? | Al iniciar el negocio (dentro del primer mes de operaciones). Solo se hace una vez al constituir la empresa. | Cada 2 años a partir de la inscripción inicial. Es un trámite periódico bienal durante la vida de la empresa. |
| ¿Dónde se tramita? | En la Cámara de Comercio y Producción de la provincia donde opera la empresa (jurisdicción del domicilio). | En la misma Cámara de Comercio donde se inscribió. Puede hacerse presencialmente o mediante plataformas en línea. |
| Documentos principales | Formulario de Registro Mercantil, documento de identidad (cédula/pasaporte), documentos constitutivos de la empresa (estatutos, actos notariales), comprobante de pago impuesto constitución (DGII), copia del nombre comercial (ONAPI) si aplica, entre otros según el tipo societario. | Formulario de renovación, certificado original de registro mercantil vigente. Si hubo cambios en la empresa, anexar documentos que evidencien esos cambios (actas de asamblea, nuevas designaciones, etc.) para registrarlos junto con la renovación. |
| Costo del trámite | Variable según el capital social y tipo de empresa. Las tarifas las fija cada Cámara. | Se paga una tarifa fija de renovación (también escalonada por rangos de capital). Si se registran cambios adicionales, se suman costos por cada documento registrado. |
| Resultado / vigencia | Obtención del certificado de registro mercantil con vigencia de 2 años. Incluye el número de registro, fecha de emisión y fecha de vencimiento, entre otros datos de la empresa. | Nuevo certificado de Registro Mercantil con vigencia extendida por 2 años más (a partir de la fecha de renovación). Mantiene el mismo número de registro, actualizando la fecha de expiración y reflejando cualquier cambio inscrito. |
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Puedo renovar mi registro mercantil via virtual
¡Hola Ofitecca! Gracias por tu comentario.
Sí, en República Dominicana se puede renovar el registro mercantil de forma virtual a través de la plataforma digital de la Cámara de Comercio y Producción correspondiente. Para hacerlo, se debe crear una cuenta en la plataforma, solicitar acceso a la empresa agregando los documentos requeridos como el poder de representante, y luego completar el formulario para la renovación. Este proceso permite actualizar la vigencia del certificado del registro mercantil y se puede realizar sin necesidad de desplazarse presencialmente, con entrega rápida del certificado renovado, en algunos casos en pocas horas. El pago se realiza en línea mediante tarjeta de crédito o débito.
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