En República Dominicana, toda factura electrónica emitida debe registrarse como un Comprobante Fiscal Electrónico (e-CF) autorizado por la DGII. Un e-CF es, en esencia, la representación digital de la factura tradicional: fue creado mediante la Norma General 05-2019 y debe cumplir con requisitos técnicos específicos (formato XML estándar, firma digital, etc.) establecidos por la DGII.
Solo los contribuyentes previamente certificados por la DGII pueden emitir e-CF válidos. Cada número de e-CF comienza con “E” (de electrónico), seguido de dos dígitos que identifican el tipo de comprobante (ejemplo: 31 para factura de crédito fiscal, 32 para factura de consumo, etc.) y una secuencia numérica de 10 dígitos. Esto da un código único de 13 caracteres para cada comprobante fiscal electrónico.
Ahora bien, los estados de comprobante fiscal electrónico en República Dominicana son asignados por la DGII a cada e-CF emitido a través del sistema de facturación electrónica. Estos estados reflejan la validez y situación del documento para efectos tributarios. Explicamos cómo consultarlos a continuación:
¿Cómo consultar el estado de un Comprobante Fiscal Electrónico en la DGII?
Tanto emisores como receptores pueden verificar el estado de un comprobante fiscal electrónico a través del portal web de la DGII. En la sección “Servicios > Consulta/NCF” del sitio de la DGII, se ingresa el RNC (Registro Nacional del Contribuyente) del emisor y el número de e-CF del documento para consultar su validez.. Al realizar la consulta, el sistema puede mostrar algunos mensajes preliminares sobre el NCF ingresado:
- “El NCF digitado es válido” – Indica que el número de e-CF existe y está autorizado, y que la DGII ha recibido ese comprobante. En este caso, se debe revisar a continuación el estado tributario del e-CF (detallado más abajo).
- “El Comprobante Fiscal Electrónico (e-CF) no fue encontrado” – Significa que la secuencia del comprobante sí estaba autorizada por la DGII, pero el emisor no ha enviado todavía el e-CF a la DGII. Puede ser un retraso temporal; se recomienda intentar la consulta más tarde. Si el mensaje persiste, indica que el emisor no remitió electrónicamente la factura a la DGII, lo cual representa un incumplimiento.
- “El número de Comprobante Fiscal ingresado no es correcto o no corresponde a este RNC” – Este mensaje aparece cuando el número e-CF digitado no existe o no coincide con el RNC del emisor proporcionado. En tal caso, conviene verificar que los datos fueron introducidos correctamente. Si aun tras verificar, el sistema no reconoce el comprobante, podría tratarse de un NCF inválido o inexistente.
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¿Cuáles son los estados del comprobante fiscal electrónico y qué significan?
Una vez confirmada la existencia del e-CF, la plataforma mostrará el estado en que se encuentra ese comprobante dentro del proceso de validación electrónica. La Ley 32-23 sobre Facturación Electrónica definió cuatro posibles estados de respuesta de la DGII al validar un e-CF (En Proceso, Aceptado, Aceptado Condicional o Rechazado) y la reglamentación posterior agregó un quinto estado: Anulado.
A continuación describimos cada estado del e-CF y su significado:
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Estado aceptado o aceptado condicional
Un e-CF en estado aceptado o aceptado condicional se considera válido ante la DGII, por lo que sirve para registrar la venta/ingreso en el caso del emisor, y para sustentar créditos fiscales o gastos deducibles en el caso del receptor.
La diferencia es que el estado condicional conlleva una alerta: el emisor debe revisar la observación dada (por ejemplo, datos que requieren un formato correcto) pero no necesita reemitir la factura, ya que esta sí fue aceptada. En la práctica, Aceptado Condicional tiene la misma validez que un Aceptado pleno, siempre y cuando se atienda la corrección indicada para el futuro.
Estado rechazado
Por otro lado, un e-CF rechazado no es válido fiscalmente. Esto significa que, si eres el emisor, esa factura no surte efecto ante la DGII: no podrás declararla como ingreso válido y tu cliente no podrá utilizarla para crédito fiscal. Deberás identificar el motivo del rechazo (la DGII suele rechazar por incumplimientos en la estructura XML, inconsistencias en datos, uso de secuencia no autorizada, problemas con la firma digital, etc.) y emitir un nuevo e-CF corregido para esa transacción.
Es importante atender de inmediato cualquier e-CF rechazado y corregir la causa antes de continuar emitiendo documentos electrónicos, para evitar incurrir en múltiples incumplimientos. Si eres el receptor de una factura electrónica rechazada, debes solicitar al proveedor una nueva factura válida, ya que no puedes registrar ni sustentar gastos con un comprobante que la DGII no ha aceptado.
Estado en proceso
En cuanto al estado en proceso, este suele ser transitorio. Indica que la factura electrónica fue recibida por la DGII y está en pleno proceso de verificación automatizada. Generalmente, tras unos instantes (o minutos) el estado cambiará a Aceptado/Condicional o a Rechazado una vez concluyan las validaciones.
Si un e-CF permanece demasiado tiempo «en proceso», podría señalar algún retraso o inconveniente en la comunicación; conviene monitorear y, de ser necesario, consultar nuevamente más tarde para asegurarse de que obtiene un resultado definitivo.
Estado anulado
Finalmente, el estado anulado refleja que el comprobante electrónico fue invalidado voluntariamente por el emisor después de haber sido emitido. Este estado aparece cuando el emisor envía a la DGII una solicitud de anulación siguiendo el formato establecido (por ejemplo, si emitió una factura por error o hubo una devolución que obliga a cancelarla).
Un e-CF anulado no tiene efecto fiscal: ni el emisor ni el receptor deben contabilizarlo como válido. En caso de anulación, si la operación comercial sigue en pie, el emisor tendría que generar un nuevo e-CF correcto (o emitir una nota de crédito electrónica, según corresponda, si lo que se busca es revertir una operación ya registrada).
Tip Alegra: Siempre que recibas un comprobante electrónico, consulta su estado en la plataforma de la DGII para asegurar que esté Aceptado. Y recuerda: si eres receptor de facturas electrónicas, debes reportarlas en tu Formato 606 de compras para poder deducir estos gastos (esto aplica únicamente si el e-CF fue debidamente aceptado por la DGII). Mantener un control riguroso de los estados de tus e-CF te ayudará a garantizar el cumplimiento de la normativa de facturación electrónica y la correcta gestión de tus obligaciones tributarias.
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