La contabilización de los costos operativos, así como su optimización es crucial para la salud financiera de cualquier negocio. Estos costos incluyen gastos esenciales del día a día (materias primas, servicios, nóminas, alquileres, etc.) y suelen representar una porción significativa de los egresos, afectando directamente la rentabilidad. Por ello, llevar un control riguroso de los costos operativos es una de las responsabilidades principales del contador.
Los profesionales de la contabilidad en República Dominicana deben aplicar las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), que buscan la estandarización y comparabilidad global, y simultáneamente, observar la legislación fiscal local, principalmente el Código Tributario y las normativas de la DGII, para la determinación de las obligaciones tributarias. Este artículo identifica la contabilización de costos operativos bajo estos dos regímenes, destacando los tratamientos contables específicos y su clasificación.
¿Qué son los costos operativos?
Los costos operativos, también llamados gastos operativos u OPEX, son todos los gastos necesarios para que la empresa funcione en su operación diaria. Incluyen tanto costos fijos (que no cambian con el nivel de producción, por ejemplo, alquileres o sueldos) como costos variables (que fluctúan según la actividad, por ejemplo, materias primas o energía).
Estrategias para optimizar los costos operativos
Optimizar los costos operativos significa reducir o controlar mejor los gastos sin comprometer la calidad de las operaciones ni el valor ofrecido al cliente. A continuación, se presentan algunas estrategias efectivas que un contador puede implementar o recomendar para lograr mayor eficiencia en los costos:
- Revisión de proveedores y compras: negociar periódicamente con proveedores para obtener mejores precios o condiciones. Es importante revisar los contratos de servicios clave regularmente y buscar alternativas más económicas.
- Automatización y uso de tecnología: la inversión en tecnología, como software contable o sistemas de gestión. A largo plazo reduce los costos operativos al automatizar tareas repetitivas, minimizar errores humanos y mejorar la eficiencia.
- Eliminar actividades innecesarias (enfoque Lean): aplicar metodologías Lean (mejora continua) ayuda a eliminar procesos o actividades sin valor agregado, reduciendo costos y acelerando la operación.
- Externalizar tareas no esenciales: evaluar qué funciones de soporte se pueden tercerizar de forma más eficiente en costos. Externalizar tareas no esenciales evita incurrir en gastos de contratar y capacitar personal interno.
- Teletrabajo y flexibilidad laboral: Permitir que los empleados trabajen desde casa puede disminuir gastos de oficina, servicios públicos y mantenimiento. Muchas empresas han comprobado que el teletrabajo reduce costos fijos sin afectar la productividad.
- Presupuesto y monitoreo continuo: establecer un presupuesto de gastos operativos y monitorear mensualmente su cumplimiento. Este seguimiento permite detectar desviaciones a tiempo y corregir el rumbo antes de que los costos se descontrolen.
Tip Alegra: Al poner en práctica estas estrategias, es fundamental mantener el equilibrio: se busca recortar gastos superfluos sin sacrificar la calidad del producto o servicio ni la satisfacción del cliente. La meta es gastar de manera inteligente, invirtiendo solo en lo que realmente aporta valor al negocio.
Contabilización de costos operativos bajo NIIF
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) buscan desarrollar un conjunto único de normas contables de alta calidad, comprensibles y de cumplimiento obligatorio. Aunque las NIIF no ofrecen una definición única de «costos operativos» como una partida obligatoria antes de la NIIF 18, el término generalmente se refiere a los desembolsos de las actividades ordinarias principales que generan ingresos.
La Norma Internacional de Contabilidad 1 (NIC 1) Presentación de Estados Financieros establece cómo se deben presentar los gastos. Permite a las entidades presentar líneas adicionales y subtotales si es relevante para entender el rendimiento financiero.
Ejemplo de contabilización:
La Pyme Soluciones Creativas XYZ, SRL, que se dedica a ofrecer servicios de diseño gráfico. Durante el mes de enero, incurre en los siguientes costos operativos:
- Compra de Suministros de Oficina (papelería y tinta): RD$5,000
- Publicidad en Redes Sociales: RD$10,000
Bajo la NIIF para PYMES, estos costos se reconocen generalmente como gastos en el período en que se incurren. La empresa podría clasificarlos por su naturaleza o por su función. Para este ejemplo, usaremos una clasificación por naturaleza.
| Gasto operativo | Débito | Crédito | Observación |
| Gasto de Suministros de Oficina | RD$5,000 | Compra suministros de oficina, según e-CF E31YYYYYYYYY | |
| Gasto de Publicidad y Mercadeo | RD$10,000 | Pago campaña publicidad en redes sociales, según e-CF E31WWWWWWWWW | |
| Efectivo y equivalentes | RD$ 15,000 |
Tip Alegra: Llevar una contabilización de los costos operativos detallada permite conocer exactamente en qué se está gastando el dinero y detectar oportunidades de ahorro. Al identificar y registrar todos los gastos operativos y analizarlos periódicamente, es posible comparar su evolución en el tiempo y descubrir desviaciones o incrementos inesperados. Este control es vital para tomar decisiones informadas: permite ajustar precios acorde a los costos reales, identificar ineficiencias y planificar presupuestos con mayor precisión. Un buen seguimiento de los costos operativos vuelve a la empresa más competitiva, protegiendo sus márgenes de ganancia.
Clasificación de Gastos según NIC 1
La NIC 1 (párrafos 99-105) exige un desglose de los gastos reconocidos en el resultado, usando una clasificación por su naturaleza o su función, según cuál proporcione información fiable y más relevante.
- Clasificación por Naturaleza: Los gastos se agrupan por su índole (por ejemplo: depreciación, compras, costos de transporte, beneficios a empleados, publicidad) sin distribuirlos entre funciones.
- Clasificación por Función (Método del «costo de ventas»): Clasifica gastos según su función (costo de ventas, distribución, administración).
Tip Alegra: La elección del método de clasificación de los gastos o costos operativos depende de factores históricos, sectoriales y de la entidad, buscando la presentación más fiable y relevante.
Tratamiento en las NIIF de costos operativos específicos
El tratamiento de ciertos costos bajo NIIF, especialmente la NIIF para las PYMES, es particular:
- Costos de Investigación y Desarrollo (I+D): Según la Sección 18 de la NIIF para las PYMES, todos los gastos de I+D se reconocen como gasto del período en que se incurren, sin permitir capitalización. Esto difiere de las NIIF Plenas (NIC 38), que permiten capitalizar costos de desarrollo bajo criterios estrictos.
- Costos por Préstamos (Intereses): La Sección 25 de la NIIF para las PYMES permite reconocer todos los costos por intereses como gasto del período. La NIC 23 (NIIF Plenas) exige capitalizar costos por préstamos directamente atribuibles a «activos aptos».
- Arrendamientos (NIIF 16): Para entidades con NIIF Plenas, la NIIF 16 eliminó la distinción entre arrendamientos operativos y financieros. El arrendatario reconoce un «activo por derecho de uso» (ADU) y un «pasivo por arrendamiento». En resultados, se presenta un gasto por depreciación del ADU (operativo) y un gasto por intereses del pasivo (financiero). Esto impacta el EBITDA (aumenta) y otros ratios. Las PYMES bajo NIIF para PYMES mantienen la distinción operativo/financiero (similar a la antigua NIC 17) , lo que genera diferencias con quienes aplican NIIF 16.
¿Cuál es el tratamiento fiscal de los costos operativos en República Dominicana?
Para empezar, debe resaltarse que la perspectiva fiscal se rige por el Código Tributario –Ley 11-92 – y normativas de la DGII.
Principio General de Deducibilidad
El artículo 287 del Código Tributario establece que un gasto es deducible si:
- Es necesario para obtener, mantener y conservar la renta gravada.
- Es efectivamente realizado y no excede lo usual.
Además, el artículo 288 del código tributario lista partidas de gastos no deducibles, como:
- Gastos personales del contribuyente o dueños.
- Retiros o sueldos no sujetos a retención de ISR de asalariados, cuando corresponda.
- ISR pagado y otros impuestos no relacionados con la renta.
- Recargos, multas e intereses por incumplimiento tributario.
- Gastos sin comprobantes fehacientes.
Clasificación de Costos y Gastos para el Formato 606
El Formato 606 de la DGII exige un reporte mensual de compras con una clasificación específica :
- Gastos de Personal
- Gastos por Trabajos, Suministros y Servicios
- Arrendamientos
- Gastos de Activos Fijos
- Gastos de Representación
- Otras Deducciones Admitidas (o Gastos Extraordinarios según la fuente)
- Gastos Financieros
- Compras y Gastos que Forman Parte del Costo de Venta
- Adquisiciones de Activos
- Gastos de Seguros
Tratamiento contable y fiscal de los costos operativos
A continuación, presentamos una tabla comparativa del tratamiento contable y fiscal de los costos operativos:
| Costo Operativo | Tratamiento NIIF | Tratamiento Fiscal (Código Tributario) | Posible Diferencia Principal |
| Depreciación | Basada en vida útil estimada, valor residual y método de depreciación que refleje el patrón de consumo de beneficios económicos. | Tasas fijas por categoría de activo según Artículo 287, literal f) del Código Tributario. | Diferencia Temporal (Valor del gasto por depreciación y tiempo total de depreciación del activo). |
| Arrendamientos (Locatario bajo NIIF 16) | NIIF 16: Reconocimiento de Activo por Derecho de Uso (ADU) y Pasivo por Arrendamiento. Gasto: Depreciación del ADU + Gasto por Intereses del Pasivo. | Generalmente, deducción del canon de arrendamiento efectivamente pagado durante el período fiscal. | Diferencia Temporal (Momento y naturaleza del reconocimiento del gasto: depreciación e interés vs. pago de alquiler). |
| Costos de Investigación y Desarrollo (I+D) | NIIF para PYMES: Todos los costos de I+D se reconocen como gasto en el período. NIIF Plenas: Costos de investigación son gastos; costos de desarrollo pueden capitalizarse si cumplen criterios. | Deducible si cumple los criterios generales del Artículo 287 (necesario, realizado, documentado). | Puede alinearse con NIIF para PYMES si el gasto es aceptado fiscalmente. Diferencia si se capitaliza bajo NIIF Plenas y la amortización no es aceptada fiscalmente o se trata diferente. |
| Provisiones (por ejemplo, para garantías, litigios) | NIC 37: Se reconoce una provisión si existe una obligación presente, es probable una salida de recursos y el importe es estimable fiablemente. | Generalmente, la deducción se permite cuando el gasto se realiza o paga efectivamente, o si existe una provisión específica permitida por ley (por ejemplo, cuentas incobrables del Artículo 287 del CT). | Diferencia Temporal (Momento del reconocimiento de la deducción: probabilidad NIIF vs. realización efectiva fiscal). |
