Cuando un cliente nuevo te entrega su nómina y descubres que la mitad de los empleados no tiene su Constancia de Situación Fiscal (CSF) actualizada, tienes dos caminos: pedirle a cada trabajador que saque cita en el SAT — con la saturación de citas que conocemos — o aprovechar la ficha 320/CFF «Solicitud de datos en el RFC de asalariados», que permite al empleador obtener directamente del SAT el RFC, nombre, código postal y régimen fiscal de cada trabajador, en una sola operación masiva.
Esta guía cubre cómo presentar la solicitud de datos en el RFC de trabajadores al SAT paso a paso conforme a la Resolución Miscelánea Fiscal 2026, los requisitos exactos del archivo .txt que se adjunta, los plazos del SAT y cuándo conviene usar este trámite versus pedir CSF a cada empleado.
¿Qué es la ficha 320/CFF y por qué le importa al contador con cartera?
La ficha 320/CFF «Solicitud de datos en el RFC de asalariados» del Anexo 1-A de la RMF 2026 permite a los empleadores obligados a emitir CFDI por sueldos y salarios solicitar al SAT, por una única ocasión, los datos registrados en el RFC de cada uno de sus trabajadores, siempre que en los últimos 12 meses les haya hecho pagos por estos conceptos.
Para un contador que lleva cartera, este trámite resuelve un dolor recurrente: cuando un cliente te onboarda con 30, 50 o 200 empleados, en lugar de perseguir CSF individuales, en una sola solicitud el SAT te entrega los 4 datos que el CFDI 4.0 valida en tiempo real (RFC, nombre, código postal del domicilio fiscal, régimen fiscal). Sin esos datos correctos, los CFDI de nómina rebotan masivamente.
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Resumen rápido del trámite
| Elemento | Detalle |
| Nombre del trámite | Ficha 320/CFF — Solicitud de datos en el RFC de asalariados |
| Fundamento legal | Anexo 1-A de la RMF 2026 |
| Quién lo presenta | Empleador obligado a emitir CFDI por sueldos y salarios |
| Requisito previo | Haber pagado sueldos al trabajador en los últimos 12 meses |
| Frecuencia | Una sola ocasión por trabajador |
| Canal | Portal del SAT (Servicios por Internet) |
| Formato del archivo | .txt comprimido en .zip, ASCII o ANSI si incluye Ñ |
| Plazo de respuesta del SAT | Hasta 10 días hábiles desde la presentación |
| Datos que devuelve | RFC, nombre, código postal del domicilio fiscal y régimen fiscal del trabajador |
¿Cómo se presenta la solicitud paso a paso?
- El contribuyente ingresa al portal del SAT con su RFC y contraseña, y selecciona «Iniciar sesión».
- Selecciona la opción «Servicios por Internet» / «Servicio o solicitudes» / «Solicitud» para acceder al formulario.
- Llena el formulario seleccionando en descripción del servicio: «SOLICITUD DATOS TRABAJADORES»; en dirigido a: «Servicio de Administración Tributaria»; en asunto: «Solicitud de datos en el RFC»; en descripción: «Solicitud de datos de RFC de trabajadores», como se muestra a continuación:
- Para anexar la información, oprime «Adjuntar Archivo» / «Examinar» y selecciona el archivo .txt comprimido en .zip con los RFC de los trabajadores.
- Oprime «Enviar» para completar la presentación. El sistema genera un «Acuse de recepción» con folio del trámite, que sirve para dar seguimiento a la solicitud.
- Dentro de los 10 días hábiles siguientes, ingresa al portal del SAT con tu folio para verificar la respuesta. Si el SAT requiere información adicional, tendrás 10 días hábiles para entregarla — si no la presentas, la solicitud se cierra automáticamente y deberás iniciar un nuevo proceso.
Tip Alegra: conserva el acuse y la respuesta del SAT en el expediente del cliente. Es la prueba documental de que los datos del CFDI de nómina vienen del padrón oficial — útil ante auditorías electrónicas y cuando un trabajador reclama datos del comprobante.
¿Cómo debe estructurarse el archivo .txt con los RFC?
El archivo .txt es la pieza más sensible del trámite. Si no cumple las especificaciones técnicas exactas, el SAT rechaza la solicitud y debes iniciar el proceso de nuevo. Estas son las características obligatorias:
- Sin tabuladores en el documento.
- Letras únicamente en mayúsculas.
- Formato ASCII (Código Estándar Americano para Intercambio de Información). Si el archivo incluye RFC con la letra «Ñ», debe guardarse en formato ANSI compatible.
- Nombre del archivo: el RFC del solicitante (empleador).
- Una sola columna con el RFC del trabajador a 13 posiciones, sin espacios en blanco.
- Sin títulos ni encabezados en la columna.
- Sin registros vacíos entre RFC.
- Comprimido en formato .zip antes de adjuntar.
El error más frecuente es exportar el archivo desde Excel sin convertir a texto plano: Excel agrega tabuladores, encabezados y formato que el SAT rechaza. La salida correcta es exportar la lista de RFC a CSV, abrirla en un editor de texto plano (Notepad, Sublime Text, VS Code) y guardar como .txt.
¿Cuándo conviene usar la ficha 320/CFF en lugar de pedir CSF a cada empleado?
La ficha 320/CFF está diseñada para casos donde el empleador necesita datos masivos de trabajadores ya activos. Esta es la matriz de decisión:
| Situación | Camino recomendado |
| Onboarding de cliente nuevo con 30+ empleados | Ficha 320/CFF — solicitud masiva |
| Cliente recurrente con 1-2 empleados nuevos | Pedir CSF directamente al trabajador |
| Empleador con alta rotación de personal | Ficha 320/CFF al cierre de cada trimestre |
| CFDI de nómina rebotando por datos del receptor | Ficha 320/CFF para validar datos oficiales |
| Empleado nuevo (sin pagos en últimos 12 meses) | Pedir CSF al trabajador (320/CFF requiere pagos previos) |
| Cliente con declaración anual de personas físicas pendiente | Combinar — 320/CFF para datos generales + CSF si requieres detalles adicionales |
La regla operativa: la ficha 320/CFF es la herramienta del despacho contable cuando administra nómina de varios clientes. La CSF individual sigue siendo necesaria para empleados sin historia laboral con el patrón solicitante.
¿Qué hacer cuando el SAT pide información adicional?
Es común que el SAT, después de presentar la solicitud, requiera información adicional dentro de los 10 días hábiles posteriores. Las causas más frecuentes son:
- RFC en estatus suspendido o cancelado en la lista enviada — el SAT no puede entregar datos de contribuyentes inactivos.
- Trabajadores sin historia de pagos en los últimos 12 meses — la ficha 320/CFF requiere relación laboral activa.
- Inconsistencia entre el RFC del solicitante y los CFDI de nómina emitidos — el SAT puede pedir comprobar la relación con el patrón.
- Archivo .txt con formato incorrecto — generalmente devuelven el archivo con observaciones y el plazo para corregirlo.
El plazo para responder al requerimiento es de 10 días hábiles. Si no respondes, la solicitud se cierra automáticamente y el folio queda invalidado — debes iniciar un nuevo trámite con la lista corregida.
Preguntas frecuentes
¿Quién puede presentar la solicitud de datos de trabajadores ante el SAT?
Puede presentarla cualquier empleador obligado a emitir CFDI por pagos de sueldos y salarios, siempre que haya realizado pagos a esos trabajadores en los últimos 12 meses. Los contadores externos pueden hacerlo en representación del cliente, accediendo al portal del SAT con el RFC y contraseña del empleador.
¿Cuántas veces puedo solicitar los datos de un mismo trabajador?
La ficha 320/CFF permite solicitar los datos de un trabajador por única ocasión. Si ya solicitaste sus datos antes, debes consultarlos en tu expediente — el SAT no procesa solicitudes repetidas para el mismo RFC del mismo empleador.
¿Cuánto tarda el SAT en responder?
Hasta 10 días hábiles desde la presentación. La respuesta queda disponible en el portal del SAT al consultar el folio del acuse de recepción. Si el SAT requiere información adicional, recibirás aviso en el Buzón Tributario y tendrás otros 10 días hábiles para entregarla.
¿Qué pasa si el archivo .txt tiene errores de formato?
El SAT rechaza la solicitud o pide corrección, dependiendo del tipo de error. Errores estructurales graves (encabezados, formato distinto a ASCII, RFC con caracteres inválidos) generan rechazo inmediato y debes iniciar nuevo trámite. Errores menores (algunos RFC con espacios) pueden generar requerimiento de corrección dentro del mismo folio.
¿La ficha 320/CFF reemplaza la Constancia de Situación Fiscal del trabajador?
Para fines del CFDI 4.0 de nómina, sí — el SAT entrega los 4 datos que el comprobante valida (RFC, nombre, código postal del domicilio fiscal y régimen fiscal). Sin embargo, no sustituye a la CSF cuando el trabajador o el patrón requiere documento oficial impreso para otros trámites.
¿Funciona la ficha 320/CFF para trabajadores recién contratados?
No directamente. La ficha 320/CFF requiere que el solicitante haya pagado sueldos al trabajador en los últimos 12 meses. Para empleados nuevos sin historia con el patrón, la vía correcta es pedir la Constancia de Situación Fiscal directamente al trabajador o, si es persona sin RFC, gestionar su inscripción al RFC vía la ficha 40/CFF (Solicitud de inscripción en el RFC de trabajadores).
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Fuentes
- Servicio de Administración Tributaria. (2025). Resolución Miscelánea Fiscal 2026. Diario Oficial de la Federación, 30 de diciembre de 2025.
- Servicio de Administración Tributaria. (2026). Anexo 1-A de la RMF 2026 — Trámites fiscales. Ficha de trámite 320/CFF «Solicitud de datos en el RFC de asalariados».
- Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión. (2026). Código Fiscal de la Federación. Artículos 27 y 29-A. Última reforma DOF 12 de noviembre de 2025
