La obligación de los contribuyentes de llevar contabilidad y las condiciones para la devolución de impuestos están intrínsecamente ligadas en la legislación fiscal mexicana. El incumplimiento de la primera tiene consecuencias directas sobre la segunda, derivando en una improcedencia de la devolución de saldos a favor por no llevar contabilidad.
El Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) establece de manera inequívoca la obligación para las personas que, de acuerdo con las disposiciones fiscales, deben llevar contabilidad. Esta obligación no es meramente formal, sino que constituye la base para la correcta determinación de las contribuciones y para el ejercicio de las facultades de comprobación por parte de la autoridad fiscal.
¿Para efectos fiscales como está integrada la contabilidad?
La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por una amplia gama de documentos e información, que incluye :
- Libros, sistemas y registros contables.
- Papeles de trabajo y estados de cuenta.
- Control de inventarios y método de valuación.
- Equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros.
- Documentación comprobatoria de los asientos respectivos.
- Toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, que acredite ingresos y deducciones.
Tip Alegra: Para contribuyentes del sector de hidrocarburos o petrolíferos, se añaden controles volumétricos y certificados específicos. El Artículo 33 del Reglamento del CFF (RCFF) detalla aún más los elementos que integran la contabilidad, como los registros auxiliares, el catálogo de cuentas, las pólizas, avisos al RFC, declaraciones anuales e informativas, y la documentación de importaciones y exportaciones, entre otros.
Requisitos de los registros contables
Los registros o asientos contables deben ser analíticos y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones, a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación. Deben permitir la identificación de cada operación, sus características, y conectar los comprobantes fiscales con las pólizas y estas con los estados financieros. Es crucial que identifiquen las contribuciones que se deban cancelar o devolver.
Medios electrónicos y envío mensual
El CFF mandata que los registros contables se lleven en medios electrónicos y que la información contable se ingrese de forma mensual a través de la página de Internet del SAT, conforme a las reglas de carácter general. Esto se refiere al envío de la contabilidad electrónica.
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Devolución de saldos a favor y sus condicionantes
El Artículo 22 del CFF fundamenta el derecho de los contribuyentes a obtener la devolución de cantidades pagadas indebidamente o de saldos a favor que procedan conforme a las leyes fiscales. Sin embargo, este derecho está supeditado al cumplimiento de diversos requisitos y a la capacidad de la autoridad para verificar la procedencia de la solicitud.
Plazos y requerimientos de información
El SAT dispone de un plazo general de 40 días hábiles para efectuar la devolución, contados a partir de la presentación de la solicitud con todos los datos requeridos. No obstante, este plazo puede suspenderse si la autoridad requiere al contribuyente datos, informes o documentos adicionales, para lo cual cuenta con 20 días posteriores a la solicitud.
El contribuyente, a su vez, tiene 20 días para cumplir con el primer requerimiento. Un segundo requerimiento es posible bajo ciertas condiciones. Es importante destacar que la presentación de la declaración del ejercicio es generalmente un requisito para solicitar la devolución de saldos a favor.
Facultades de comprobación del SAT en devoluciones
El SAT puede iniciar facultades de comprobación (auditorías) con el objeto de verificar la procedencia de la devolución solicitada. Durante este proceso, los plazos de devolución se suspenden. La autoridad puede solicitar expresamente las pólizas contables y la documentación relacionada, precisamente para validar la información que sustenta el saldo a favor. Si la contabilidad es inexistente o deficiente, la verificación se vuelve imposible para el SAT.
Consecuencias directas de no llevar contabilidad en la solicitud de devolución
La omisión de la obligación de llevar contabilidad, o su incorrecta gestión, desencadena una serie de consecuencias negativas que impactan directamente la viabilidad de obtener una devolución de impuestos.
Improcedencia automática de la solicitud de devolución
La consecuencia más directa y perjudicial es la improcedencia de la solicitud de devolución. El SAT, al ejercer sus facultades de revisión para una solicitud de devolución, requiere la contabilidad electrónica (balanza de comprobación y, crucialmente, las pólizas y sus CFDI asociados cuando son solicitados) para verificar la materialidad de las operaciones y la correcta determinación del saldo a favor.
Si el contribuyente no ha llevado contabilidad o no la ha enviado conforme a los requisitos, la autoridad no puede realizar esta validación.
Falta de elementos para la verificación
Sin los registros contables, el SAT no puede rastrear el origen del saldo a favor, ni confirmar que las operaciones que lo generaron (compras, gastos, inversiones) fueron reales, efectivamente pagadas y correctamente registradas.
Incumplimiento de un requisito fundamental
La obligación de llevar contabilidad es un prerrequisito. El artículo 22 del CFF, si bien otorga el derecho a la devolución, opera bajo el supuesto de que el contribuyente ha cumplido con sus demás obligaciones fiscales, entre ellas, la contable.
Imposibilidad de aportar pólizas y auxiliares requeridos por el SAT
Durante el proceso de una solicitud de devolución, es una práctica común que el SAT requiera al contribuyente la presentación de las pólizas contables y sus auxiliares correspondientes a las operaciones que originaron el saldo a favor.
- Pólizas como evidencia clave: Las pólizas contables, con sus CFDI asociados (identificados por su UUID), son la evidencia primordial que vincula los comprobantes fiscales con los registros financieros de la empresa y, por ende, con la determinación de los impuestos.
- Sin pólizas, sin devolución: Si un contribuyente no lleva contabilidad, simplemente no tendrá pólizas que aportar. Este incumplimiento ante un requerimiento expreso de la autoridad fiscal es una causal directa para que la devolución sea negada. La autoridad necesita estos documentos para constatar, por ejemplo, el correcto acreditamiento del IVA o la correcta aplicación de deducciones que generaron un saldo a favor de ISR.
Opinión de cumplimiento negativa y sus repercusiones
No llevar o no enviar la contabilidad electrónica afecta directamente la Opinión de cumplimiento de obligaciones fiscales emitida por el SAT.
- Causal de opinión negativa: La omisión en el envío de la contabilidad electrónica o la presentación de declaraciones con errores (que se nutren de la contabilidad) son causales directas para que el SAT emita una Opinión de Cumplimiento negativa.
- Impacto en operaciones comerciales: Una opinión negativa puede impedir al contribuyente participar en licitaciones gubernamentales, acceder a financiamiento bancario, y puede generar desconfianza en clientes y proveedores, quienes cada vez más solicitan este documento para asegurar que trabajan con negocios fiscalmente responsables. Si bien esto no niega directamente la devolución per se, sí refleja un incumplimiento grave que el SAT considerará. Además, para ciertos trámites o beneficios fiscales, se requiere una opinión positiva.
Multas y sanciones adicionales por no llevar contabilidad
Más allá de la improcedencia de la devolución, no llevar contabilidad o no cumplir con los requisitos de su envío conlleva sanciones económicas específicas.
Multas por no llevar contabilidad o no enviarla
No enviar la contabilidad electrónica: El incumplimiento del envío de la contabilidad electrónica en 2025 se considera una infracción según la fracción XLI del artículo 81 del CFF, sancionable con una multa que oscila entre $7,110 y $21,310 pesos, conforme a la fracción XXXVIII del artículo 82 del CFF. Estas multas pueden ser impuestas por cada mes de incumplimiento.
Otras omisiones relacionadas con la contabilidad
No llevar contabilidad, no llevarla conforme a las disposiciones, o no presentarla cuando es requerida, puede generar multas que van de $5,000 a $15,000 pesos por cada omisión.
Otras sanciones posibles
Cancelación de Sellos Digitales (CSD): La omisión en la presentación de declaraciones (que se basan en la contabilidad) o el incumplimiento reiterado de obligaciones fiscales puede llevar a la restricción o cancelación de los CSD, impidiendo la facturación.
Imposibilidad de obtener futuras devoluciones
Un historial de incumplimiento en materia contable dificulta la obtención de cualquier devolución futura, ya que el contribuyente es marcado como riesgoso.
La falta de contabilidad no solo cierra la puerta a la devolución actual, sino que genera un círculo vicioso de incumplimientos, multas y restricciones operativas que pueden comprometer seriamente la viabilidad financiera de una empresa o la actividad profesional de una persona física.
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El papel del anexo 24 y la contabilidad electrónica en las devoluciones
El Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente es la piedra angular técnica para el cumplimiento de la contabilidad electrónica y, por ende, un factor determinante en la procedencia de las devoluciones.
Estructura y requisitos del Anexo 24 (Catálogo de cuentas, balanza, pólizas)
El Anexo 24 establece las especificaciones técnicas y funcionales que deben cumplir los archivos XML de la contabilidad electrónica. Esto incluye:
- Catálogo de cuentas: Debe enviarse por primera vez junto con la primera balanza de comprobación y actualizarse cada vez que se modifique. Debe utilizar el código agrupador del SAT.
- Balanza de comprobación: Se envía mensualmente y debe incluir saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados y cuentas de orden, a nivel de cuenta mayor y subcuenta de primer nivel.
- Pólizas contables: Aunque solo se envían a requerimiento expreso de la autoridad (por ejemplo, en una solicitud de devolución o una auditoría), deben generarse conforme a la estructura del Anexo 24. Cada póliza debe detallar las transacciones, cuentas afectadas, y fundamentalmente, asociar los UUID (Folio Fiscal) de los CFDI que soportan la operación. Este último punto es crítico para la trazabilidad que busca el SAT.
Errores comunes en los XML de contabilidad electrónica
El incumplimiento de las especificaciones del Anexo 24 puede generar errores en los archivos XML, lo que a su vez puede ser motivo de rechazo de la contabilidad y, consecuentemente, de la devolución. Algunos errores frecuentes son:
- Estructura incorrecta del XML: No seguir el esquema XSD definido por el SAT.
- Códigos agrupadores inválidos: Utilizar códigos en el catálogo de cuentas que no corresponden a los publicados por el SAT.
- Descuadres en la balanza de comprobación: Sumas incorrectas, saldos que no coinciden.
- Falta de asociación de UUIDs en pólizas: No vincular los CFDI a las pólizas o hacerlo incorrectamente impide al SAT verificar la relación entre el comprobante y el registro contable. Este es un punto de frecuente revisión.
- Información incompleta o inconsistente: Omisión de cuentas, movimientos no registrados, discrepancias entre la información de los CFDI y lo asentado en pólizas.
- Errores en catálogos (Bancos, Métodos de Pago): No utilizar los catálogos correctos o actualizados proporcionados por el SAT.
El SAT utiliza validadores automáticos para procesar la contabilidad electrónica. Si los archivos XML no pasan estas validaciones, se consideran como no presentados o presentados con errores, lo que puede derivar en multas y, crucialmente, en la negativa de la devolución, ya que la autoridad no puede procesar ni verificar la información.
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El SAT es claro: sin una contabilidad que cumpla con todos los requisitos, la solicitud de devolución de saldos a favor puede ser rechazada. No dejes que un detalle administrativo te cueste el dinero que te corresponde. Alegra es el software de contabilidad y facturación electrónica que necesitas. Con Alegra, puedes llevar un registro, asegurando el cumplimiento de la Contabilidad Electrónica que el SAT exige. ¡Empieza tus 15 días grátis!
