La obligación de llevar contabilidad en México tiene un impacto fiscal significativo para todo contribuyente, ya sea persona física o persona moral. Mantener registros contables adecuados no solo es un deber legal, sino que influye directamente en la carga tributaria, el acceso a deducciones fiscales y la exposición a multas.
¿Quiénes están obligados a llevar contabilidad?
En México, todas las personas morales (empresas) deben llevar contabilidad conforme a las disposiciones fiscales, sin importar su tamaño o giro. Igualmente, las personas físicas con actividad empresarial, profesional o que obtienen ingresos por arrendamiento están obligadas a mantener registros contables y cumplir con la contabilidad electrónica.
Esta obligación está establecida en el Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF), que dispone que los contribuyentes llevarán sus registros y asientos contables mediante sistemas electrónicos autorizados, y deberán enviar mensualmente su información contable a través del portal del SAT. En otras palabras, la ley exige no solo llevar la contabilidad internamente, sino también presentarla en formato electrónico de forma periódica a la autoridad fiscal.
Personas morales (empresas)
Todas las sociedades mercantiles, personas morales con fines lucrativos y demás entidades legales deben llevar contabilidad completa. Esto implica registrar todas sus operaciones (ingresos, egresos, activos, pasivos, etc.), conservar comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI) de sus transacciones, elaborar estados financieros y, en general, mantener un control financiero conforme a las normas fiscales y financieras vigentes.
Para las personas morales, no existen excepciones en la obligación de llevar contabilidad; incluso las que tributan bajo el Régimen Simplificado de Confianza para personas morales (RESICO moral) deben hacerlo, aunque gozan de tasas reducidas de impuesto.
Personas físicas con actividad empresarial/profesional
Los individuos que realizan actividades empresariales (comercio, servicios, manufactura, etc.), profesionales (honorarios) o que obtienen ingresos por rentas de inmuebles, están igualmente obligados a llevar contabilidad y conservar sus registros. Esto les permite determinar correctamente sus ingresos acumulables, deducciones autorizadas y bases para impuestos como el ISR (Impuesto sobre la Renta) e IVA (Impuesto al Valor Agregado). Cabe señalar que en el caso de personas físicas, la propia Ley del ISR (artículos 110 y 118) y la Ley del IVA (artículo 32, fracción .I) establecen esta obligación de llevar registros contables para quienes tienen dichos ingresos.
Excepciones y regímenes simplificados
Existen facilidades administrativas para ciertos contribuyentes. Por ejemplo, aquellos inscritos en regímenes simplificados o de pequeños contribuyentes han tenido en el pasado la opción de usar herramientas simplificadas del SAT en lugar de llevar una contabilidad tradicional. Las personas físicas en RESICO no están obligadas a enviar su contabilidad electrónica mensualmente al SAT, lo cual reduce sus cargas administrativas. Asimismo, contribuyentes que utilizan la aplicación “Mis Cuentas” del SAT (una herramienta en línea para registrar ingresos y gastos de pequeños contribuyentes) se consideran cumplidos en el envío de contabilidad.
¡Importante! Estas facilidades solo eximen de enviar la información contable, pero no eliminan la obligación de llevar la contabilidad internamente. Es decir, incluso un contribuyente que no esté obligado a presentar su contabilidad electrónicamente debe tener sus registros contables al día por si la autoridad los solicita.
Un claro ejemplo son las personas físicas en RESICO: aunque la Ley del ISR no les exige contabilidad para ese régimen, si están gravadas por IVA u otros impuestos, el CFF y las leyes respectivas sí les exigen llevar registros contables.
Contabilidad electrónica y cumplimiento ante el SAT
Desde hace varios años, México ha transitado hacia la contabilidad electrónica, un esquema en el cual los registros contables se llevan en medios digitales y cierta información debe enviarse periódicamente al SAT. Esta obligación de entregar la contabilidad mensualmente se introdujo originalmente en la reforma fiscal de 2014 y entró en vigor escalonadamente a partir de 2015.
Actualmente, el cumplimiento de la contabilidad electrónica implica lo siguiente:
Envío mensual de la Balanza de Comprobación y Catálogo de Cuentas
Todos los contribuyentes obligados deben generar su Balanza de comprobación (que refleja saldos iniciales, movimientos y saldos finales de cada cuenta) y su Catálogo de cuentas conforme al Anexo 24 del SAT, y enviarlos en formato XML a través del portal del SAT cada mes.
El catálogo de cuentas se envía una sola vez (y solo nuevamente cuando sufra modificaciones), mientras que la balanza se envía cada mes con la información acumulada al mes en cuestión. Este envío debe hacerse a más tardar en los primeros días del segundo mes posterior al que corresponde la información (por ejemplo, la balanza de enero se entrega a inicios de marzo, según los plazos que marca la Miscelánea Fiscal).
Pólizas contables y auxiliares
Si bien no se envían de manera rutinaria, el contribuyente está obligado a tener pólizas detalladas de sus registros (es decir, el detalle de cada asiento contable con folios de factura, RFC de terceros, método de pago, etc.). Estas pólizas y auxiliares de cuenta deben estar disponibles en formato electrónico (XML) y solo se envían al SAT cuando la autoridad las solicita, ya sea durante una auditoría (ejercicio de facultades de comprobación) o al tramitar una devolución o compensación de impuestos.
Requisitos previos
Para cumplir con la contabilidad electrónica es indispensable que el contribuyente cuente con su e.firma (firma electrónica) vigente y tenga activo su Buzón Tributario, ya que el envío de la información se realiza a través de estos medios.
Es importante recalcar que prácticamente todos las personas morales y la mayoría de las personas físicas deben cumplir con la contabilidad electrónica, salvo aquellas personas físicas acogidas a regímenes simplificados que les otorgan una dispensa.
En particular, personas físicas con ingresos bajos que usan “Mis Cuentas” o tributan en RESICO no están enviando su contabilidad mes a mes. No obstante, como se mencionó, esto no significa que estén exentas de llevar contabilidad, solo que el SAT les simplifica la presentación. Para todos los demás, la falta de envío de la contabilidad electrónica constituye una infracción sujeta a sanciones.
Impacto fiscal de no llevar contabilidad: Consecuencias y sanciones
No llevar una contabilidad adecuada puede resultar sumamente costoso. El impacto fiscal se manifiesta de varias formas, desde multas por incumplimiento normativo hasta el pago de impuestos más altos por no poder demostrar deducciones. Veamos las principales consecuencias:
Multas por incumplir con la contabilidad electrónica
La autoridad fiscal ha establecido sanciones específicas si un contribuyente obligado no envía su contabilidad electrónica en tiempo y forma. Las multas pueden oscilar entre aproximadamente $7,110 y $21,310 pesos por no remitir la información requerida conforme a la fracción XLI del artículo 81 del Código Fiscal de la Federación (CFF).
Incluso, el SAT ha llegado a imponer multas que van de $5,000 a $15,000 pesos por cada mes o período no enviado, dependiendo de la gravedad y el tiempo de atraso. Estas cifras se actualizan conforme a la UMA (Unidad de Medida y Actualización) y podrían incrementarse.
Adicionalmente, en casos de reincidencia o incumplimientos graves, el SAT podría escalar las sanciones e incluso cancelar sellos digitales o iniciar auditorías formales. En escenarios extremos, la autoridad puede estimar utilidades presuntivamente si no se tienen registros (lo que suele resultar en créditos fiscales elevados) e imponer sanciones accesorias.
Pérdida de deducciones y acreditamientos
Desde el punto de vista del cálculo de impuestos, si una empresa o persona no lleva contabilidad, en la práctica no podrá comprobar sus gastos y deducciones de forma adecuada. La legislación fiscal requiere que toda deducción esté amparada por un comprobante fiscal (CFDI) y registrada contablemente. Si al momento de una revisión no se cuenta con la documentación o registros de un gasto, ese monto puede ser rechazado como deducible por el SAT. Esto implica que la base gravable de impuestos como el ISR aumentará, y por tanto, se pagarán más impuestos de los necesarios.
En el caso del IVA, no llevar contabilidad podría impedir registrar correctamente el IVA acreditable (el IVA pagado en insumos), provocando que el contribuyente termine pagando al fisco más IVA neto del que le correspondería.
En pocas palabras, la falta de un control contable puede traducirse en mayores cargas tributarias porque el contribuyente pierde beneficios fiscales a los que legítimamente tendría derecho si documentara sus operaciones.
Riesgo de salida de regímenes fiscales beneficiosos
Para ciertos contribuyentes, cumplir con las obligaciones de contabilidad es condición para permanecer en regímenes fiscales de beneficio. Por ejemplo, en el RESICO (régimen de confianza) se otorgan tasas reducidas de ISR a cambio de cumplir cabalmente con emisión de facturas y otras obligaciones.
Si un contribuyente en RESICO incumple sistemáticamente (por ejemplo, no emite CFDIs de sus ingresos o no mantiene sus registros básicos), podría ser expulsado de dicho régimen preferencial y pasar al régimen general. Esto tendría un impacto fiscal grande, ya que pasaría de pagar una tasa baja sobre ingresos a pagar según el régimen general (tarifa progresiva en personas físicas de hasta 35 %, o tasa corporativa de 30 % en personas morales).
En consecuencia, la diferencia en impuestos por perder el régimen simplificado puede ascender a decenas de miles de pesos anuales, un impacto directo atribuible a la falta de cumplimiento en contabilidad y obligaciones formales.
Ejemplo 1: Persona moral – efecto en ISR por falta de registros
Una empresa (persona moral) reporta ingresos anuales por $1,000,000 de pesos y gastos deducibles por $600,000 pesos (suponiendo que todos los gastos cumplen requisitos fiscales). Si lleva contabilidad correctamente, su utilidad fiscal sería de $400,000, y con la tasa de ISR corporativo del 30 %, pagaría aproximadamente $120,000 pesos de ISR.
Ahora, supongamos que la empresa no llevaba una contabilidad adecuada y, en una auditoría, el SAT determina que no puede comprobar $100,000 de esos gastos (por falta de facturas o registros). Esto significa que solo reconocerán $500,000 de gastos. La utilidad fiscal ajustada sería de $500,000, y el ISR ascendería a $150,000 pesos.
Resultado: por no llevar contabilidad (y perder $100,000 en deducciones), la empresa termina pagando $30,000 pesos adicionales de ISR.
A esto podrían sumarse multas por la infracción (por ejemplo, la multa por no contar con registros podría ser cercana a $20,000 pesos). En total, el impacto fiscal negativo superaría los $50,000 pesos en este caso hipotético, sin contar recargos por actualización.
Ejemplo 2: Persona física – efecto en deducciones personales
Imaginemos una persona física con actividad profesional (por ejemplo, un consultor independiente) que en 2025 obtuvo ingresos por $500,000 pesos en el año. Esta persona tiene diversos gastos deducibles asociados a su actividad (pagos a subcontratistas, rentas, equipo de cómputo, gasolina, etc.) por $150,000 pesos, todos con CFDI.
Si mantiene su contabilidad al día, al hacer su declaración anual podrá restar esos $150,000, obteniendo una base gravable de $350,000. Su ISR anual se calcularía sobre $350,000 (supongamos una tasa efectiva promedio del ~20 % por ser ingresos medios), resultando en unos $70,000 pesos de ISR.
Ahora, ¿qué pasa si no llevó contabilidad ni guardó comprobantes de muchos de esos gastos? El SAT solo le reconocerá, digamos, $50,000 de gastos comprobados. En ese caso su base gravable sube a $450,000 y el impuesto podría rondar $90,000 pesos. Esto es $20,000 pesos más de ISR pagado simplemente por no haber registrado y respaldado $100,000 en gastos.
Adicionalmente, podría enfrentar una multa por no registrar operaciones en contabilidad o no contar con contabilidad (multas que, como vimos, pueden ser de varios miles de pesos). Nuevamente, la falta de contabilidad se traduce en pagar más al fisco.
Herramientas para facilitar el cumplimiento contable-fiscal
Cumplir con la obligación de llevar contabilidad puede ser complejo, especialmente ante las demandas de la contabilidad electrónica y el manejo de múltiples obligaciones mensuales. Por fortuna, existen herramientas tecnológicas que simplifican y automatizan gran parte del trabajo, reduciendo errores y ahorrando tiempo. Usar un software contable adecuado es altamente recomendable para cualquier contador o empresa en México que busque mantenerse al día con el SAT.
Una de las soluciones destacadas en el mercado mexicano es Alegra, un software administrativo y contable en la nube, y con un plan especial para contadores. Alegra está actualizado con los requerimientos fiscales mexicanos (facturación CFDI 4.0, catálogos SAT, contabilidad electrónica, etc.), lo que significa que la plataforma ayuda a generar y organizar la información tal como el SAT la solicita.
El impacto fiscal de llevar (o no llevar) contabilidad es enorme. Para los contadores en México, transmitir a sus clientes la importancia de esta obligación es parte fundamental de su labor. En la era actual, con un SAT cada vez más digitalizado e interconectado, la contabilidad representa la columna vertebral del cumplimiento fiscal. Llevarla adecuadamente significa paz financiera: los números cuadran, los impuestos se pagan correctamente, no hay sorpresas de último minuto ni multas inesperadas. Por el contrario, descuidar la contabilidad puede derivar en costos fiscales altos, desde pagos duplicados de impuestos hasta sanciones que golpean la liquidez de cualquier negocio.
