La contabilidad es esencial para la administración empresarial, ya que ofrece un seguimiento preciso de todas las transacciones financieras. En México, la contabilidad electrónica se ha instaurado como una herramienta clave para mejorar la eficiencia y la transparencia en el manejo de la información contable.
Cuando se introdujo la obligatoriedad de la contabilidad electrónica se buscó modernizar el proceso y facilitar la supervisión. Por ello, a continuación se analizan las generalidades de la obligación de enviar la contabilidad electrónica.
¿Qué integra la contabilidad?
Para cumplir con las obligaciones fiscales, es crucial que los sujetos obligados mantengan una documentación y registros contables completos. Esto incluye, pero no se limita a, los siguientes elementos:
- Libros y sistemas contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, y registros de cuentas especiales.
- Registros sociales, control de inventarios y métodos de valuación.
- Medios electrónicos de almacenamiento de datos, como discos, cintas, y equipos o sistemas de registro fiscal.
- Documentación que respalde los asientos contables y la información relacionada con el cumplimiento de las obligaciones fiscales, como ingresos, deducciones y otros requisitos legales específicos para contribuyentes de hidrocarburos.
- Para estos últimos, también se deben incluir equipos y programas informáticos para control volumétrico, certificados de operación y funcionamiento, y dictámenes de laboratorio que certifiquen características como el tipo de hidrocarburo, el poder calorífico del gas natural y el octanaje de la gasolina.
Además, el Reglamento del Código Fiscal de la Federación (RCFF) establece la obligación de mantener:
- Registros contables auxiliares, catálogo de cuentas y pólizas correspondientes.
- Avisos o solicitudes de inscripción al Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y su documentación soporte.
- Declaraciones anuales, informativas, y de pagos provisionales, ya sean mensuales, bimestrales, trimestrales o definitivos.
- Estados de cuenta bancarios y conciliaciones relacionadas, incluyendo los estados de cuentas de inversiones, tarjetas de crédito, débito, servicios y monederos electrónicos utilizados para pagos de combustibles y vales de despensa.
- Documentación sobre acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que participe el contribuyente.
- Registros de la contratación y servicios de personas físicas, incluyendo su inscripción y avisos relacionados con seguridad social y aportaciones.
- Documentación de importaciones y exportaciones, así como de las operaciones y actividades comerciales, asegurando que todas se registren conforme a los sistemas de control interno necesarios.
Estos documentos y registros son esenciales para el adecuado cumplimiento de las disposiciones fiscales aplicables.
¿Qué es la contabilidad electrónica?
De conformidad con la regla 2.8.1.5. de la Resolución Miscelánea Fiscal 2025 (RMF 2025), la contabilidad electrónica implica la obligación de registrar y mantener los asientos contables mediante medios digitales, así como de enviar mensualmente esta información a través del portal del SAT. Para cumplir con esta obligación, los contribuyentes deben enviar la balanza de comprobación y el catálogo de cuentas utilizando el código agrupador proporcionado por el SAT, lo que facilita la interpretación de los datos.
Catálogo de cuentas
Debe detallar el catálogo utilizado en el período conforme a los Anexos 24 y técnico del SAT, añadiendo un campo con el código agrupador del SAT. El catálogo debe reflejar adecuadamente el número de cuenta tanto en el catálogo como en la balanza de comprobación.
Balanza de comprobación
Debe incluir saldos iniciales, movimientos del período y saldos finales de todas las cuentas, reflejando impuestos por cobrar y pagar, y diferenciando tasas y cuotas. La balanza de cierre del ejercicio debe incluir ajustes fiscales.
Pólizas y auxiliares
Deben presentar un nivel de detalle que permita identificar los folios fiscales de los comprobantes, la forma de pago, y las contribuciones involucradas. Los auxiliares deben permitir la identificación de cada operación conforme a los Anexos 24 y técnico del SAT.
La información contable debe elaborarse siguiendo el marco contable aplicable al contribuyente, ya sean las Normas de Información Financiera (NIF), los principios estadounidenses (USGAAP), las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS), o cualquier otro marco contable pertinente.
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Plazo para el envío de la contabilidad electrónica
Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad y enviar su información contable mensual a través del portal del SAT, deben enviar sus datos mediante el buzón tributario o el portal «Trámites y Servicios» del SAT. Deben seleccionar la opción correspondiente en el submenú «Otros trámites y servicios» bajo la categoría de contabilidad electrónica y seguir los siguientes plazos.
Adicional a todo esto, los contribuyentes deberán enviar la balanza de comprobación ajustada. Las personas morales deben enviar el archivo de la balanza de comprobación ajustada al cierre del ejercicio a más tardar el 20 de abril del año siguiente. Para las personas físicas, el plazo es hasta el 22 de mayo del año siguiente.
Relevados del envío de la contabilidad
La regla 2.8.1.17 de la RMF establece que las personas físicas que tributan bajo los regímenes de actividad empresarial, enajenación de bienes o arrendamiento y cuyos ingresos del año anterior no superen los cuatro millones de pesos, o quienes comiencen actividades y proyecten ingresos menores a esa cifra, están exentas de enviar contabilidad electrónica y de presentar la DIOT.
Además, la regla 3.13.16 de la RMF aclara que los contribuyentes en el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO), sin importar el monto de sus ingresos, también pueden estar exentos de estas obligaciones.
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