El CFDI de nómina es obligatorio por cada período de pago: no alcanza con timbrar una vez al mes si tu cliente paga quincenal o semanal. El SAT cruza los CFDI de nómina con la declaración anual del trabajador y con las retenciones que reporta el patrón. Un CFDI fuera de plazo, con RFC incorrecto o con claves equivocadas puede costar más que la multa: puede desatar una auditoría.
Este artículo te explica cuáles son los plazos reales de timbrado del CFDI de nómina en 2026, qué datos son obligatorios, cuáles son los errores que más generan rechazos y cómo gestionar el proceso si llevas cartera.
¿Qué es el CFDI de nómina y por qué es obligatorio?
El CFDI de nómina es el comprobante fiscal digital que el patrón está obligado a emitir por cada pago de sueldos, salarios, asimilados y conceptos asimilados a salarios. Su emisión está regulada por el artículo 99 de la LISR (obligación de expedir constancia de percepciones y retenciones) y por las reglas del Anexo 20 de la RMF 2026 en su versión CFDI 4.0 con complemento de nómina versión 1.2.
El SAT usa los CFDI de nómina para:
- Precargár la declaración anual de los trabajadores.
- Verificar que el ISR retenido declarado por el patrón coincide con los CFDI emitidos.
- Detectar patrones que pagan en efectivo sin timbrar (omisión de comprobantes).
- Cruzar la información con el IMSS (SBC declarado vs. percepciones en CFDI).
¿Cuál es el plazo para timbrar el CFDI de nómina?
La RMF 2026 establece en la regla 2.7.5.5 que el CFDI de nómina debe emitirse a más tardar el día en que se realice el pago o, si el pago ya ocurrió, dentro del plazo que corresponda según la siguiente tabla:
| Periodicidad de la nómina | Plazo máximo para timbrar |
| Semanal | 3 días hábiles después del pago |
| Decenal | 3 días hábiles después del pago |
| Catorcenal | 3 días hábiles después del pago |
| Quincenal | 3 días hábiles después del pago |
| Mensual | 3 días hábiles después del pago |
| Bimestral | 3 días hábiles después del pago |
En la práctica, la mayoría de los sistemas de facturación permiten configurar la fecha de pago y el PAC timbra con esa fecha. El error más frecuente es timbrar con la fecha del día en que el contador sube el archivo, no con la fecha real del pago al trabajador.
¿Qué datos son obligatorios en el CFDI de nómina 4.0?
El CFDI de nómina versión 4.0 con complemento 1.2 exige los siguientes datos críticos:
| Campo | Observación clave |
| RFC del trabajador | Debe ser el RFC con homoclave correcto, verificado en el SAT |
| Nombre completo del trabajador | Debe coincidir exactamente con el RFC en el SAT (CFDI 4.0 obligatorio) |
| Régimen fiscal del receptor | Para trabajadores: 605 (Sueldos y Salarios) o 606 (Arrendamiento) para asimilados |
| Uso del CFDI | CN01 (Nómina) |
| Tipo de nómina | O (Ordinaria) o E (Extraordinaria) |
| Fecha de pago | Día real en que se pagó al trabajador — no la fecha de timbrado |
| Período del pago | Fecha inicial y final del período de la nómina |
| Número de días pagados | Días naturales que cubre el recibo |
| Percepciones (clave SAT) | Cada concepto debe tener la clave correcta del catálogo SAT (001 sueldos, 002 gratificación anual, etc.) |
| Deducciones (clave SAT) | ISR retenido: clave 002; IMSS: clave 001; préstamos: clave 006 |
| Total sueldos | Suma de todas las percepciones gravadas y exentas |
| Total deducciones | ISR + IMSS + otras deducciones autorizadas |
| Neto a pagar | Total sueldos menos total deducciones |
¿Cuáles son los errores más frecuentes que generan rechazo?
Al emitir un CFDI de nómina 2026, los rechazos suelen originarse por errores en datos básicos del trabajador, inconsistencias con la Constancia de Situación Fiscal, claves incorrectas en percepciones o deducciones, fechas mal capturadas y diferencias en importes o retenciones. En esta sección revisamos los errores más frecuentes que pueden impedir el timbrado, obligar a cancelar y sustituir recibos o generar diferencias ante el SAT.
1. RFC del trabajador incorrecto o sin homoclave
Desde CFDI 4.0, el RFC del receptor debe validarse contra el RFC en el SAT. Si el RFC está mal o si el nombre no coincide exactamente con el que el SAT tiene registrado, el PAC rechaza el timbrado. La solución: valida el RFC del trabajador en el portal del SAT antes de procesar la nómina.
2. Fecha de pago posterior a la fecha de timbrado
La fecha de pago no puede ser posterior a la fecha de emisión del CFDI. Si el contador timbó el 30 de mayo pero puso fecha de pago del 31 de mayo, el PAC lo rechaza.
3. Claves de percepciones incorrectas
Usar clave 001 (sueldos) para pagar una gratificación, o clave 002 (gratificación anual) fuera de diciembre, genera inconsistencias que el SAT detecta en el cruce con la declaración anual del trabajador. El catálogo de claves está en el Anexo 20 RMF 2026.
4. ISR retenido en cero cuando debería haber retención
Si el CFDI reporta ISR retenido de $0 pero el SAT detecta que el trabajador debió pagar ISR según su nivel salarial, se genera una diferencia en la declaración anual que puede desencadenar una carta invitación o auditoría al patrón. Verifica que la tarifa del art. 96 LISR se esté aplicando correctamente.
5. Período de pago que no coincide con el tipo de nómina
Un período de 15 días registrado como nómina semanal, o un período de 7 días registrado como mensual, genera alertas. El período del CFDI debe coincidir con la periodicidad declarada en el contrato individual o colectivo de trabajo.
Te puede interesar: CFDI 4.0 para contadores 2026: cómo timbrar sin rechazos toda tu cartera
¿Qué pasa si el CFDI de nómina tiene errores y ya fue timbrado?
El proceso correcto es cancelar y sustituir:
- Cancela el CFDI original con el motivo 01 (Comprobante emitido con errores con relación) si ya generó un sustituto, o con motivo 02 (Comprobante emitido con errores sin relación) si no generarás sustituto.
- Emite el CFDI correcto con los datos actualizados.
- Guarda ambos CFDI (original cancelado + sustituto) como soporte documental.
Para CFDI de nómina del ejercicio anterior, la RMF 2026 establece un plazo especial de corrección. En 2026, la ventana para corregir CFDI de nómina 2025 venció el 28 de febrero de 2026 (regla 2.7.5.6 RMF 2026). Para los CFDI del ejercicio 2026 la corrección puede hacerse durante el mismo ejercicio.
Te puede interesar: Cómo cancelar una factura en el SAT: motivos CFDI 4.0 y errores frecuentes
¿Qué consecuencias tiene no timbrar la nómina en tiempo?
No emitir o no timbrar el CFDI de nómina implica:
- No deducibilidad del gasto de nómina: sin CFDI timbrado en tiempo, los sueldos pagados no son deducibles para ISR (art. 27 fracc. V LISR).
- Multa por no emitir CFDI: de $14,230 a $28,490 pesos por cada obligación no cumplida (CFF art. 84 fracc. IV).
- Diferencias en la declaración anual del trabajador: el SAT no precárga los datos correctos y el trabajador puede recibir carta invitación por ingresos no declarados.
- Riesgo de fiscalización: el SAT detecta pagos a trabajadores sin CFDI al cruzar los movimientos IMSS con los timbrados del patrón.
¿Cómo gestionar el CFDI de nómina si llevas cartera de clientes?
Si gestionas nómina para varios patrones, estas prácticas reducen errores y tiempos:
- Configura en tu sistema las periodicidades reales de cada cliente (semanal, quincenal, mensual). Un error de periodicidad afecta todos los timbrados del ejercicio.
- Valida los RFC de los trabajadores al inicio del ejercicio o al dar de alta a cada trabajador, no el día del timbrado.
- Usa la carga masiva con archivo XML o .txt si tu cliente tiene más de 10 trabajadores; reduce errores de captura manual.
- Concilia mensualmente los CFDI de nómina timbrados contra el SUA del IMSS: si hay diferencias de SDI entre el CFDI y el SUA, el IMSS puede emitir cédulas de diferencias.
- Guarda los acuses de cancelación y sustitución. En una auditoría, el SAT puede pedir el histórico de CFDI cancelados y sus motivos.
Te puede interesar: Obligaciones fiscales de junio de 2026: calendario completo · Anexo 20 SAT 2026: guía completa de llenado del CFDI 4.0
Preguntas frecuentes sobre el CFDI de nómina
En esta sección resolvemos las preguntas frecuentes sobre el CFDI de nómina, incluyendo cuándo debe timbrarse, qué requisitos debe cumplir, qué datos del trabajador se deben validar, cómo corregir errores y cuándo procede cancelar o sustituir un recibo.
¿El CFDI de nómina requiere aceptación del trabajador?
No. El CFDI de nómina no requiere aceptación del receptor para cancelarse o sustituirse. Es uno de los supuestos de excepción del proceso de cancelación con aceptación (art. 29-A CFF y regla 2.7.4.3 RMF 2026).
¿El trabajador puede descargar su CFDI de nómina?
Sí. Todos los CFDI timbrados quedan disponibles en el portal del SAT, sección “Factura electrónica > Consulta de CFDI”, usando el RFC del trabajador. El patrón también está obligado a entregarle una copia o hacer accesible el CFDI.
¿Las gratificaciones y bonos necesitan CFDI separado?
No necesariamente. Los bonos y gratificaciones del período pueden incluirse en el CFDI de nómina ordinario del mismo período con la clave de percepción correcta. Solo se emite un CFDI extraordinario (tipo E) cuando el pago ocurre fuera del período normal de nómina.
¿Hay plazo especial para corregir CFDI de nómina del ejercicio 2026?
Sí. La RMF 2026 otorga una facilidad para corregir CFDI de nómina del ejercicio en curso. Puedes cancelar y sustituir durante todo el ejercicio hasta el vencimiento de la declaración anual de personas morales (31 de marzo del siguiente ejercicio) o de personas físicas (30 de abril). Consulta la regla 2.7.5.6 RMF 2026 para las condiciones exactas.
¿Qué diferencia hay entre el CFDI de nómina y la constancia de retenciones?
El CFDI de nómina es el comprobante de cada pago periódico. La constancia de retenciones (forma 37) es un resumen anual que el patrón entrega al trabajador a más tardar el 28 de febrero del siguiente año (o al momento de la baja del trabajador). Desde que existe el CFDI de nómina, la constancia solo se exige si el trabajador la solicita expresamente.
Fuentes
- Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR). (2026). Arts. 27 fracc. V, 96, 99. Cámara de Diputados.
- Código Fiscal de la Federación (CFF). (2026). Arts. 29-A, 84. Cámara de Diputados.
- Resolución Miscelánea Fiscal 2026 (RMF 2026). Reglas 2.7.4.3, 2.7.5.5, 2.7.5.6 y Anexo 20. SAT / DOF 28 de diciembre de 2025.
- Servicio de Administración Tributaria (SAT). (2026). Guía de llenado del CFDI con complemento de nómina versión 1.2.
