La cancelación de CFDI antes de la declaración anual es un proceso crucial para los contribuyentes y contadores en México. Un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) cancelado en tiempo puede evitar discrepancias fiscales y contables, mientras que cancelarlo fuera de plazo puede acarrear sanciones.
En este artículo exploramos cuándo y cómo se puede cancelar una factura electrónica antes del cierre del ejercicio fiscal, los casos específicos de cancelación permitidos y su impacto en la contabilidad electrónica. También resolveremos preguntas frecuentes sobre el tema.
Plazos oficiales para cancelar un CFDI antes de la declaración anual
La regla general establecida en el Código Fiscal de la Federación (CFF) señala que los CFDI solo pueden cancelarse en el mismo ejercicio fiscal en que se expiden y con la aceptación del receptor.
Esto significa que, por ley, una factura emitida en un año determinado debería cancelarse a más tardar el 31 de diciembre de ese mismo año, contando con la autorización de la persona a la que se expidió. Sin embargo, dada la práctica contable y las dificultades operativas, la autoridad fiscal introdujo facilidades para extender este plazo.
Según la regla 2.7.1.46 de la Resolución Miscelánea Fiscal de 2025, la cancelación de un CFDI puede efectuarse hasta el mes en que se presenta la declaración anual del ISR del ejercicio en que fue emitido.
En otras palabras, se permite cancelar facturas del año anterior durante los meses en que se realizan las declaraciones anuales sin incurrir en infracción.
Por ejemplo: los CFDI emitidos en 2024 por una persona moral podrán cancelarse hasta marzo de 2025, mientras que los emitidos por una persona física podrán cancelarse hasta abril de 2025, que son los meses límite para presentar la declaración anual del ejercicio 2024.
Es importante destacar que tras pasar dichos plazos ya no es posible cancelar CFDI del ejercicio anterior.
Si al 31 de marzo (personas morales) o al 30 de abril (personas físicas) no se canceló un comprobante de año previo, ese CFDI quedará firme en los registros fiscales de ese ejercicio. Además, la legislación contempla consecuencias: cancelar un CFDI fuera del plazo permitido, o no cancelarlo cuando correspondía por errores, constituye una infracción. La sanción puede ir de un 5 % a un 10 % del monto de cada comprobante fiscal cancelado fuera de tiempo.
En otras palabras, una factura no atendida a tiempo podría implicar pagar multas significativas al SAT.
Casos específicos de cancelación de CFDI y su impacto
No todos los CFDI se cancelan por la misma razón. El SAT define cuatro motivos de cancelación específicos para las facturas electrónicas:
- 01 – Error con relación: Cuando la factura tuvo errores (en clave de producto, valor, etc.) y se emitirá otro CFDI que la sustituye. Se debe indicar el folio del nuevo CFDI que reemplaza al cancelado.
- 02 – Error sin relación: Errores en la factura que no requieren expedir un CFDI de reemplazo (por ejemplo, se emitió duplicada por equivocación y simplemente no era necesaria).
- 03 – No se llevó a cabo la operación: La transacción amparada por el comprobante nunca se realizó en la realidad (p. ej., se canceló la venta o el servicio). El ingreso registrado deberá eliminarse de contabilidad.
- 04 – Operación nominativa relacionada en factura global: Cuando una venta estaba en una factura global (al público en general) y posteriormente el cliente pide su CFDI individual. En este caso se cancela la parte correspondiente de la factura global para emitir el comprobante individual.
Cada motivo de cancelación tiene un tratamiento contable particular. En casos 01 y 02 (errores), si la operación subsiste, se debe emitir un nuevo CFDI corregido tras la cancelación y registrar la factura correcta en contabilidad. En el motivo 03 (operación no realizada), la empresa debe eliminar el ingreso o egreso de sus libros: la cancelación implica que ese movimiento ya no forma parte de las ventas o gastos del ejercicio. Por último, en el caso 04 (sustitución de factura global), habrá que ajustar las ventas al público en general y registrar por separado la factura nominativa, asegurando que no se dupliquen ingresos.
Situaciones especiales
Cabe mencionar que existen reglas particulares para ciertos contribuyentes. Por ejemplo, los contribuyentes del Régimen Simplificado de Confianza (RESICO) que emiten CFDI globales (factura al público en general) tienen un plazo más corto para cancelar: solo hasta el día 17 del mes siguiente al que se expidió el CFDI global.
Fuera de ese plazo, dichos comprobantes globales ya no podrán cancelarse, lo cual es relevante para quienes manejan ventas al menudeo con factura global.
¿Necesito la autorización del receptor para cancelar un CFDI?
Sí. Por regla general, se requiere la aceptación del receptor (cliente o beneficiario) para que un CFDI sea cancelado. Esta aceptación se realiza a través del buzón tributario o portal del SAT: cuando intentas cancelar, al receptor le llega una notificación y debe aprobar la cancelación.
Solo en casos especiales previstos por la autoridad (por ejemplo, CFDI de nómina, pagos en efectivo al público en general, o ciertos supuestos de facilidades) no se necesita esta autorización. Si el receptor nunca responde, el SAT considera el silencio como aceptación tácita después de un cierto tiempo, pero es importante procurar la respuesta oportuna para evitar retrasos.
Impacto en la contabilidad electrónica de cancelar CFDI
Desde el punto de vista contable, cancelar un CFDI afecta la contabilidad electrónica de la empresa. Recordemos que cada factura representa un ingreso o un egreso registrado en los libros; por tanto, su eliminación o modificación afecta estados financieros, conciliaciones bancarias y declaraciones.
Una cancelación mal gestionada puede provocar diferencias entre la contabilidad y los informes fiscales presentados.
Para mantener la contabilidad electrónica alineada con las facturas canceladas, se deben seguir mejores prácticas:
Registro de ajustes
Al cancelar una factura, asegúrate de registrar en el sistema contable un asiento de ajuste que anule el ingreso o gasto previamente contabilizado. Esto preserva la integridad de los libros. Por ejemplo, si se canceló un CFDI de ingreso, se debe quitar esa venta de las utilidades; si era un CFDI de gasto cancelado, se debe retirar esa deducción de los egresos.
Emisión de CFDI sustituto
Si la cancelación fue por error y la operación sigue vigente (motivos 01 o 02), emite el nuevo CFDI corregido de inmediato y regístralo en la contabilidad. De esta manera, la póliza original errónea queda reemplazada por la correcta, manteniendo consistente la información.
Conciliación y monitoreo
Verifica periódicamente en el portal del SAT cuáles CFDI aparecen como cancelados y concílialos contra tu contabilidad. La contabilidad electrónica (pólizas, balanza de comprobación, etc.) debe reflejar esos cambios para que, en caso de requerirse enviarla al SAT, no haya discrepancias.
Declaraciones complementarias
Si un CFDI de un ejercicio anterior se cancela en el periodo de gracia (enero a marzo/abril del año siguiente), se puede requerir presentar una declaración complementaria del año anterior para corregir los efectos fiscales. De hecho, es requisito que cuando la operación cancelada impacte impuestos ya declarados, se envíe la complementaria dentro del mes en que se realizó la cancelación. Esto ajusta oficialmente los ingresos, deducciones e impuestos del ejercicio previo en los sistemas del SAT.
Recuerda que el SAT lleva control de los folios fiscales emitidos y cancelados. Si no actualizas la contabilidad y las declaraciones conforme a las cancelaciones efectuadas, podrías pagar impuestos de más o de menos por error, o incluso enfrentar sanciones por inconsistencias. Mantener la contabilidad electrónica al día con las cancelaciones es tan importante como con las facturas vigentes.
¿Cómo registro en contabilidad la cancelación de un CFDI?
Debes hacer un asiento contable de reversión. Si la factura cancelada estaba registrada como ingreso, se debe registrar un contra-ingreso (una partida negativa) que la elimine de la utilidad. Si era un egreso (compra/gasto), se registra un contra-gasto que ajuste la deducción. Además, debes vincular en tus registros que el folio X fue cancelado y, si corresponde, que el folio Y es su sustituto (en caso de reexpedir factura).
En sistemas de contabilidad electrónica, esto suele implicar marcar la póliza original como cancelada o ajustada y adjuntar la documentación de soporte (XML de cancelación, nuevo CFDI, etc.). Así, tus balances y reportes reflejarán correctamente la cancelación.
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¿La cancelación de un CFDI afecta la declaración anual del impuesto?
Puede afectarla si la factura cancelada corresponde a ingresos o gastos ya declarados. Por eso la norma permite cancelarla antes o justo al presentar la declaración anual, para que puedas ajustar esas cifras. Si cancelas un CFDI de ingresos del año pasado, tus ingresos acumulables de ese año bajarán en el monto de la factura, y en justicia tus impuestos también. Pero si ya habías presentado la declaración anual con esa factura incluida, entonces tendrías que presentar una declaración complementaria quitando dicho ingreso. Lo mismo aplica para deducciones de facturas de gasto canceladas.
En resumen, afecta la declaración anual en la medida en que cambia tus ingresos o deducciones del ejercicio; por eso es vital detectar y cancelar antes del cierre anual cualquier CFDI incorrecto.
Conclusión
La cancelación de CFDI antes de la declaración anual es un procedimiento que los contadores en México deben manejar con precisión. Cumplir con los plazos oficiales garantiza que las facturas incorrectas no distorsionen los cálculos de impuestos del ejercicio, y evita multas por cancelaciones fuera de tiempo. Además, entender los diferentes casos de cancelación (errores, operaciones no realizadas, sustitución de comprobantes) ayuda a dar el tratamiento contable adecuado a cada situación, manteniendo la contabilidad electrónica consistente con la realidad fiscal de la empresa.
En 2025, las reglas vigentes ratifican la importancia de cancelar a tiempo: hasta marzo/abril del año siguiente según el tipo de contribuyente, con los debidos ajustes en libros y declaraciones. Siguiendo estas pautas y las mejores prácticas, los profesionales contables pueden cerrar el ejercicio fiscal de forma ordenada, sin sorpresas por facturas mal emitidas o no canceladas.
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