¿Has recibido en tu Buzón Tributario un aviso del SAT por incumplimiento de contabilidad electrónica? No estás solo: el Servicio de Administración Tributaria ha intensificado la fiscalización y está enviando avisos y exhortos a contribuyentes que, estando obligados, no han enviado su contabilidad electrónica. Ignorar estos comunicados podría derivar en sanciones formales, por lo que es fundamental entender qué hacer al respecto.
A continuación, te explicamos qué es la contabilidad electrónica, quiénes deben cumplirla, cómo responder al aviso del SAT paso a paso, y las consecuencias legales de no atender esta obligación.
¿Qué es la Contabilidad Electrónica?
La contabilidad electrónica es la obligación fiscal de llevar los registros contables mediante medios electrónicos y enviar de forma mensual cierta información contable al SAT a través de su portal. En términos prácticos, esto implica que los contribuyentes obligados deben generar archivos en formato XML con su Catálogo de Cuentas (lista de cuentas contables con el código agrupador del SAT) y su Balanza de Comprobación mensual (saldos iniciales, movimientos y saldos finales de cada cuenta) para ingresarlos en el sistema del SAT.
- Catálogo de Cuentas: Se envía la primera vez junto con la balanza del primer periodo, y posteriormente solo si hay modificaciones en el catálogo.
- Balanza de Comprobación: Debe enviarse mensualmente – las personas morales a más tardar el día 3 del segundo mes posterior al mes que corresponde la información, y las personas físicas a más tardar el día 5 del segundo mes. Por ejemplo, la balanza de octubre se envía a más tardar el 3 (morales) o 5 (físicas) de diciembre.
- Pólizas y auxiliares: No se envían mensualmente por regla general; solo se entregan si el SAT las requiere en una auditoría o al solicitar devoluciones/compensaciones de impuestos.
El fundamento legal principal se encuentra en el Código Fiscal de la Federación (CFF). El artículo 28 del CFF establece la obligación de llevar la contabilidad en medios electrónicos y la fracción IV ordena ingresar mensualmente la información contable en la página del SAT. Asimismo, la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) vigente detalla los sujetos obligados, plazos y especificaciones técnicas (por ejemplo, las reglas 2.8.1.5 y 2.8.1.6 de la RMF 2025 describen el procedimiento de envío a través del Buzón Tributario).
En resumen, si estás obligado a llevar contabilidad, probablemente también lo estés a enviar estos archivos contables al SAT cada mes.
¿Quiénes están obligados a enviar la contabilidad electrónica?
No todos los contribuyentes deben enviar su contabilidad electrónica, pero muchos sí. Las obligaciones varían según el tipo de contribuyente y su régimen fiscal:
- Personas morales (empresas): Todas las personas morales del régimen general (títulos II de la Ley del ISR) están obligadas a llevar contabilidad completa y, por ende, a cumplir con el envío de la contabilidad electrónica. Esto incluye empresas grandes y PYMES, así como personas morales con fines no lucrativos en la medida en que realicen actividades gravadas. En la práctica, casi cualquier sociedad o asociación debe cumplir, con contadas excepciones muy específicas.
- Personas físicas (individuos): Solo están obligadas aquellas que realizan actividades empresariales o profesionales, o que obtienen ingresos por arrendamiento de inmuebles, así como quienes están inscritas en impuestos como IVA o IEPS. En otras palabras, si eres persona física con negocio propio, profesional por honorarios, rentas propiedades o manejas actividad lucrativa más allá de un salario, debes llevar contabilidad formal y enviarla al SAT. Por el contrario, los asalariados puros o quienes tributan únicamente en sueldos y salarios no tienen esta obligación.
Exenciones y facilidades
Existe una importante facilidad para los contribuyentes pequeños. Las personas físicas con ingresos bajos (hasta $4,000,000 anuales) que realizan actividades empresariales, profesionales o rentan inmuebles, pueden quedar exentas de enviar la contabilidad electrónica siempre y cuando utilicen la aplicación “Mis Cuentas” del SAT. Esto ha incluido históricamente a regímenes como el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) y actualmente el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO): tanto personas físicas como morales en RESICO están relevadas de enviar los XML mensuales, dado que llevan un sistema simplificado. Asociaciones religiosas y otros contribuyentes específicos también gozan de esta facilidad si optan por Mis Cuentas.
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Nota: Si eres persona física y cumples las condiciones para no enviar la contabilidad por usar Mis Cuentas, asegúrate de haber ejercido esa opción oficialmente. En años anteriores se requirió presentar una aclaración en el portal del SAT manifestando el uso de “Mis Cuentas” para quedar exceptuado de enviar la contabilidad electrónica. Revisa si realizaste este trámite; de lo contrario, el SAT podría seguir considerándote como obligado al envío. En cualquier caso, aunque estés exento de enviar, debes llevar tu contabilidad en forma correcta. La obligación de llevar contabilidad es universal para quienes realizan actividades lucrativas, aunque no siempre deban enviarla.
Aviso del SAT por incumplimiento de contabilidad electrónica
Desde 2023 y durante 2024 – 2025, el SAT ha reforzado la supervisión del cumplimiento de esta obligación. Muchos contribuyentes –especialmente personas morales del régimen general– han empezado a recibir en su Buzón Tributario un “Aviso por Incumplimiento de Contabilidad Electrónica”. ¿Qué es exactamente este aviso? Básicamente, es una carta invitación electrónica donde la autoridad fiscal te notifica que, según sus registros, no has enviado tu información contable de ciertos periodos y te exhorta a ponerte al día.
En estos avisos, el SAT suele detallar el fundamento: por ejemplo, señala que:
“derivado del análisis de la información en sus bases, se identificó que tributas como Persona Moral del Régimen General y, por el monto de tus ingresos, estás obligado a llevar contabilidad electrónica; se advierte que no has cumplido con ingresar tu información contable del ejercicio fiscal correspondiente a través del portal del SAT”.
Acto seguido, invita a cumplir con tus obligaciones enviando la contabilidad electrónica a la brevedad. Habitualmente incluye instrucciones sobre cómo hacer el envío en el portal, y aclara que si ya lo habías realizado antes de recibir el mensaje, puedes ignorarlo.
Un ejemplo de este aviso del SAT muestra el formato típico: está dirigido al contribuyente por nombre y RFC, menciona el régimen (Persona Moral del Régimen General de Ley en ese caso), el ejercicio fiscal omitido (por ejemplo: 2024) y la obligación no cumplida (no enviar la balanza de comprobación al SAT) – todo con base en lo establecido en el CFF.
Finalmente “se te invita a cumplir” con tus obligaciones fiscales enviando la contabilidad electrónica a través del portal (Trámites y Servicios > Herramientas de cumplimiento > Contabilidad Electrónica), y se indica que si al recibir el mensaje ya remitiste la información, hagas caso omiso al aviso. Estas cartas invitación suelen permanecer visibles en el Buzón Tributario por 30 días y no implican todavía una sanción, pero ignorarlas es riesgoso: el siguiente paso del SAT podría ser un requerimiento formal o una auditoría.
Pasos a seguir si recibes un aviso por incumplimiento de contabilidad electrónica
Si encuentras una notificación de este tipo en tu Buzón Tributario, es importante actuar con prontitud. A continuación, te presentamos los pasos recomendados para responder adecuadamente:
| Acción | Descripción |
| 1. Revisa tu Buzón Tributario a la brevedad: | Tan pronto tengas conocimiento (ya sea por correo de alerta o porque ingresaste al Buzón), abre la notificación. Recuerda que, por ley, cuando el SAT te envía un documento al Buzón Tributario, tienes 3 días para verlo; si no lo haces, se considera legalmente notificado al cuarto día. No dejes pasar el tiempo sin leer el contenido completo del aviso. |
| 2. Lee y entiende los detalles del aviso: | Identifica qué período o períodos contables menciona el SAT como incumplidos. Por ejemplo, el aviso podría señalar que “no has enviado la balanza de comprobación del ejercicio 2023” (como en el ejemplo de la imagen) o de ciertos meses específicos. Fíjate si la comunicación indica plazos para regularizarte. Muchas cartas invitación establecen una fecha límite para cumplir o aclarar la situación – por ejemplo, 15 días o 30 días desde la recepción. Toma nota de esa fecha para no sobrepasarla. |
| 3. Verifica tu situación fiscal | Pregúntate: ¿Realmente estaba yo obligado a enviar la contabilidad electrónica en esos períodos? En la mayoría de los casos la respuesta será sí (el SAT difícilmente envía estos avisos por error, ya que identifica obligaciones por el régimen e ingresos declarados). Sin embargo, podrían darse situaciones especiales: por ejemplo, si eres persona física que recientemente cambió de régimen o empresa de nueva creación que aún no tenía obligación en cierto periodo. O quizás sí enviaste la información pero por algún fallo no le aparece al SAT. Revisa tus acuses de recepción y asegúrate si cumpliste o no.Si consideras que no estás obligado o que hay un error: Prepárate para presentar una aclaración al SAT. Tendrás que explicar por qué crees que el aviso no aplica (por ejemplo, “soy persona física con ingresos bajos y uso Mis Cuentas, por lo que estoy exento” o “ya envié la balanza en tal fecha, anexo acuse”). Reúne evidencia, como el acuse de envío si lo tienes, o referencias normativas de tu exención. Más adelante explicamos cómo enviar una aclaración vía portal. Si efectivamente estás obligado y omitiste el envío: Entonces corresponde regularizarte cuanto antes. No esperes a que se cumpla el plazo; es recomendable enviar la información faltante lo antes posible para demostrar cumplimiento espontáneo. En el siguiente paso describimos cómo hacerlo. |
| 4. Prepara y envía tu contabilidad electrónica pendiente: | Reúne la contabilidad de los periodos omitidos. Normalmente, esto significa generar los archivos XML de la balanza de comprobación de los meses o años que no se enviaron, y el catálogo de cuentas (si es la primera vez que lo envías o si tu catálogo cambió). Necesitarás el sistema contable con el que llevas tus registros (por ejemplo, un software como Alegra) para exportar la balanza y catálogo con el formato del Anexo 24 del SAT. Una vez que tengas los archivos XML (comprimidos en ZIP), ingresa al portal del SAT con tu e.firma o contraseña, y ubica la sección de “Enviar Contabilidad Electrónica”. El camino dentro del portal es: Trámites > Más trámites y servicios > Herramientas de cumplimiento > Contabilidad Electrónica > Envía tu contabilidad electrónica. Adjunta tu archivo .ZIP y envía; el sistema generará un acuse de recepción. Guarda ese acuse como comprobante. |
| 5. Presenta una aclaración en el portal (si aplica): | Una vez que hayas cumplido (o si necesitas explicar alguna situación), es aconsejable responderle formalmente al SAT a través del mismo Buzón Tributario. Aunque el aviso sea “informativo”, puedes levantar un caso de aclaración para dejar constancia de tu actuación. Para ello, entra al portal del SAT en la sección “Mi Portal” con tu RFC y contraseña. Luego navega a Servicios por Internet > Aclaraciones > Solicitud. Ahí podrás redactar un mensaje indicando, por ejemplo: “En atención al aviso por incumplimiento de contabilidad electrónica recibido el [fecha], le informo que he presentado la información contable de los períodos correspondientes el [fecha de envío]”. Si ya habías enviado la contabilidad con anterioridad o consideras que no estabas obligado, explica los motivos y, de ser posible, adjunta un escrito libre en PDF con la argumentación y documentos de soporte (por ejemplo, el acuse de recepción de la contabilidad enviada, o la referencia a la regla que te exime). Una aclaración bien fundamentada puede ayudar a cerrar el asunto y evitar malentendidos más adelante. |
| 6. Mantente al pendiente de la respuesta del SAT: | Tras enviar tu aclaración o cumplir con el requerimiento, el SAT podría enviar una respuesta por el mismo Buzón Tributario. Revisa periódicamente por si hay alguna notificación de “Caso de aclaración atendido” con la resolución. En la mayoría de casos, si se trata de una carta invitación y ya cumpliste, no habrá mayor seguimiento; pero si fue un requerimiento formal, podrían emitir un oficio de conclusión. Guarda todos los comprobantes de estos trámites. |
| 7. Consulta a un profesional si tienes dudas: | Si no estás seguro de cómo generar los XML, cómo enviar los archivos o cómo redactar la aclaración, acude a un contador de confianza. Un especialista sabrá exactamente cómo proceder y te dará tranquilidad. Recuerda que equivocarse en la presentación de información o en las comunicaciones con el SAT puede prolongar el problema; es mejor hacerlo correctamente desde el inicio. |
Siguiendo estos pasos demostrarás una actitud proactiva frente al aviso del SAT. Lo importante es no ignorar la notificación y regularizarte dentro del plazo otorgado. El SAT valora el cumplimiento voluntario: de hecho, ha indicado que si se cumple de forma espontánea, normalmente no procede multa. En el mejor de los casos, atender la invitación resolverá el asunto sin consecuencias.
Sanciones por no cumplir con la Contabilidad Electrónica
El aviso por incumplimiento es una alerta preventiva. Si no atiendes este llamado y persistes en el incumplimiento, el SAT puede ejercer sus facultades de comprobación (auditorías, revisiones electrónicas, etc.) y derivar en sanciones más serias.
A continuación, resumimos las principales consecuencias y multas contempladas en la ley por no llevar o no enviar la contabilidad electrónica:
| Sanción | Descripción |
| Multas económicas: | El Código Fiscal de la Federación, en sus artículos 81 y 82, establece diversas infracciones y sus sanciones monetarias. En particular: no ingresar la información contable a través de la página del SAT estando obligado a ello (o hacerlo fuera de plazo, con alteraciones que impidan su lectura, o incumpliendo las especificaciones) es una infracción (CFF art. 81 fracción XLI) que conlleva una multa de $7,110 a $21,310 pesos por cada obligación no enviada en tiempo. Asimismo, la falta absoluta de llevar contabilidad (no registrar operaciones en libros o sistemas) es otra infracción (art. 83 fracción I) con multas que van de ~$1,960 hasta $19,530 pesos.Otras conductas relacionadas (llevar la contabilidad en forma distinta a la que marcan las disposiciones, no hacer los asientos, no conservar la contabilidad por el periodo obligatorio, etc.) también se sancionan con multas variables. |
| Recargos y actualización: | Si el incumplimiento de contabilidad electrónica viene acompañado de omisión en pago de impuestos (por ejemplo, porque al no llevar bien la contabilidad se dejaron de calcular correctamente impuestos), el SAT podría determinar créditos fiscales. Estos incluyen actualización, recargos y multas por la omisión de pago en sí misma. Es decir, la falta de contabilidad puede derivar en hallazgos de adeudos fiscales que incrementen el costo financiero para el contribuyente. |
| Posible restricción del Certificado de Sello Digital (CSD): | Una de las medidas más severas que puede tomar la autoridad es la restricción temporal del sello digital, que te impediría emitir facturas electrónicas (CFDI) hasta que regularices la situación. De acuerdo con las disposiciones del CFF (art. 17-H Bis), el SAT puede bloquear tu CSD si detecta incumplimientos fiscales graves. No enviar la contabilidad electrónica, combinado con otros incumplimientos, puede llevar a esta consecuencia. Perder temporalmente el sello paraliza la operación de tu negocio, ya que no podrías facturar, así que es una sanción que conviene evitar a toda costa cumpliendo en tiempo. |
| Opinión de Cumplimiento Negativa | El SAT emite a solicitud del contribuyente una “opinión de cumplimiento” (positiva o negativa) que muchas empresas y entidades requieren para ciertos trámites (participar en licitaciones, obtener ciertos beneficios, etc.). La falta de cumplimiento en obligaciones como la contabilidad electrónica puede reflejarse en una opinión negativa, afectando tu imagen y limitando oportunidades de negocio. Por ejemplo, clientes o proveedores podrían rehusarse a trabajar con contribuyentes que tengan opinión negativa, ya que implica riesgo fiscal. |
| Auditorías y determinación de créditos | Ignorar requerimientos o avisos suele desencadenar una revisión más profunda por parte del SAT. En el caso de la contabilidad electrónica, la autoridad podría iniciar una revisión electrónica solicitándote mediante oficio toda la información contable de ciertos ejercicios. Si en esa revisión se detecta omisiones de impuestos o irregularidades, no solo te impondrán las multas mencionadas, sino que te podrán determinar un adeudo fiscal (impuestos omitidos más sanciones). Recuerda que el SAT tiene hasta 5 años para ejercer sus facultades de comprobación de ejercicios pasados. Ese plazo se cuenta a partir de la fecha en que se cometió la infracción, o si es una infracción continua (como no llevar contabilidad por meses), el reloj empieza cuando cesa la conducta. Por tanto, la falta de envío de contabilidad en 2024, por ejemplo, podría ser sancionable hasta 2029. ¡No desaparece con el tiempo corto! |
En conclusión, no cumplir con la contabilidad electrónica puede salir muy caro. Es mejor prevenir estas consecuencias cumpliendo en forma espontánea (antes de que sean requeridas formalmente). Si ya recibiste una invitación o aviso, tómalos como una oportunidad para regularizarte sin incurrir en penalizaciones mayores.
Conclusión y recomendaciones
Atender un aviso por incumplimiento de contabilidad electrónica no tiene por qué ser traumático si actúas con diligencia. La clave está en mantener tus obligaciones al día. Para el futuro, considera estas recomendaciones finales:
- Prevención: Evita llegar a la situación de incumplimiento llevando una contabilidad organizada y puntual. Apóyate en tu contador y en sistemas contables modernos para generar los archivos XML mes a mes sin retrasos.
- Uso de herramientas tecnológicas: Automatiza tu cumplimiento fiscal con herramientas como Alegra, un software administrativo en la nube que te ayuda a llevar la contabilidad de forma fácil y cumplir automáticamente con la normativa del SAT. Estas soluciones agilizan la generación de balanzas y otros reportes, alertándote de obligaciones pendientes y manteniéndote al día con tus envíos. Alegra, por ejemplo, permite mantener la contabilidad al día con el SAT y gestionar múltiples RFC desde un solo lugar, ideal para contadores o dueños de negocios que manejan varias empresas.
- Consulta fuentes confiables: Mantente informado con las actualizaciones fiscales de cada año (miscelánea fiscal, cambios al CFF, etc.). Sigue portales especializados y verifica siempre en la página oficial del SAT cualquier cambio en reglas de contabilidad electrónica.
- Asesoría continua: Ten a la mano el contacto de un asesor fiscal. Ante cualquier duda o notificación, consultarlo te dará claridad. También, revisa tu Buzón Tributario con frecuencia para no perder ninguna comunicación importante del SAT.
Mantente Siempre Al Día con tus obligaciones contables y fiscales. Si recibes algún comunicado del SAT, ¡no entres en pánico! Ocúpate pronto del tema y busca apoyo profesional. Cumpliendo en tiempo y forma, evitarás multas y asegurarás la tranquilidad financiera de tu negocio. En pocas palabras, la mejor defensa contra sanciones es una buena cultura de cumplimiento: libros actualizados, reportes presentados y asesoría cuando la necesites.
¿Necesitas ayuda para llevar tu contabilidad electrónica al día? Considera apoyarte en soluciones digitales como Alegra y en el consejo de expertos contables. Mantenerse informado y cumplir oportunamente es la fórmula para evitar problemas con el SAT.
Fuentes
- Cámara de Diputados. (2023). Código Fiscal de la Federación. Última reforma publicada en DOF 29-12-2022. Artículos 28 (fr. III y IV), 81, 82, 83 y 84. México.
- Servicio de Administración Tributaria (SAT). (2025). Resolución Miscelánea Fiscal para 2025. Reglas 2.8.1.4 a 2.8.1.17 (facilidades para contabilidad electrónica) y Anexo 24 (formatos de contabilidad electrónica). México: SAT.
- Servicio de Administración Tributaria (SAT). (s.f.). Buzón Tributario – Avisos y notificaciones electrónicas. Recuperado de sat.gob.mx (portal del SAT, sección Trámites y Servicios).
