En el registro de las operaciones que impactan a una entidad económica, no basta con conocer el monto de la transacción; también es crucial considerar el momento en el que se refleja en los libros contables (devengación contable). Por ejemplo, si una operación se paga en un momento diferente al de la entrega del bien o la prestación del servicio, ¿cuándo debe registrarse en la contabilidad?
¿Qué es la devengación contable?
Con relación a esta situación, el principio básico de «devengación contable» establece que los efectos de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos que afectan económicamente a la entidad deben reconocerse en su totalidad en el momento en que ocurren.
A veces, las empresas realizan operaciones recíprocas (donde ambas partes reciben y transfieren recursos) y no recíprocas (donde solo una parte recibe el recurso). Independientemente de la naturaleza de la operación, el registro contable debe reflejarla cuando ocurre.
No solo las transacciones deben reconocerse contablemente, sino también las modificaciones internas, ya que alteran la estructura financiera de la entidad y, por ende, sus recursos. Estos ajustes deben registrarse contablemente cuando modifican la estructura de los recursos y sus fuentes.
El momento del registro contable debe considerar no solo las transacciones, transformaciones internas y eventos pasados que implicaron cobros o pagos de efectivo, sino también las obligaciones de pago futuras y los recursos que representen efectivo a cobrar en el futuro.
Es importante señalar que la devengación contable de una partida no necesariamente coincide con su realización, ya que esta última se refiere al momento en que se efectúa el cobro o pago de la operación. Por otro lado, la devengación considera la operación como ocurrida cuando esta se realiza.
¿Cómo influye el período contable?
Un concepto fundamental que incluye el principio de la devengación contable es el de «período contable», el cual define que las transacciones, transformaciones internas y otros eventos que afectan a una entidad deben identificarse con un período determinado, con el objetivo de conocer periódicamente la situación financiera y los resultados de las operaciones de la empresa.
Para este propósito, se establece que el período contable sea equivalente a un ciclo normal de operaciones de la entidad, siempre que este ciclo sea igual o mayor a un año. Si el ciclo es menor a un año o no puede identificarse, debe considerarse como período contable el ejercicio social de la entidad.
El ciclo normal de operaciones de una entidad es el tiempo comprendido entre la adquisición de activos para su procesamiento y la realización de esta derivada de su enajenación.
La necesidad de efectuar cortes convencionales en la vida de la entidad facilita, entre otras cosas, que:
- Se delimite la información financiera reconociendo en el período correspondiente las operaciones que se han devengado, aunque se vayan a realizar en períodos contables futuros.
- Se refleje oportunamente y se asocien con el período en que ocurren las operaciones que lleva a cabo una entidad y que son susceptibles de ser cuantificadas.
- Se tomen decisiones económicas sobre los aspectos financieros de la entidad, así como sobre su continuidad.
- Se muestren en forma separada en el balance general los activos y pasivos de acuerdo con su disponibilidad o exigibilidad, respectivamente.
- Se elaboren estimaciones y provisiones contables que, aunque presenten incertidumbres en cuanto a su monto, periodicidad y destinatario, deben reconocerse contablemente por considerarse devengadas.
Aspectos de la devengación contable
La devengación contable en cada período abarca tres situaciones:
- El reconocimiento de activos y pasivos en espera de que se devenguen sus ingresos, costos o gastos relativos para su adecuado enfrentamiento en resultados.
- El reconocimiento en resultados de ingresos y gastos.
- El reconocimiento de entradas y salidas de efectivo.
Ventajas de la devengación contable
- Reflejo fiel de la realidad económica de la empresa: La devengación contable permite representar de manera más precisa la situación de una empresa en un período determinado. Esto evita distorsiones que podrían ser causadas por retrasos en los pagos o cobros.
- Información relevante para la toma de decisiones: Al proporcionar una imagen más completa y coherente de las operaciones comerciales, la devengación contable ofrece información relevante para los usuarios de los estados financieros, como inversores, acreedores y gerentes, ayudándoles a tomar decisiones informadas.
- Comparabilidad y análisis histórico: La aplicación del devengo hace que los estados financieros sean comparables entre diferentes períodos contables. Esto facilita el análisis y la identificación de tendencias y patrones a lo largo del tiempo.
Desventajas del principio de devengación contable
- Implicaciones en el flujo de efectivo: Al reconocer ingresos y gastos que aún no han generado movimientos de efectivo, el devengo puede distorsionar la percepción del flujo de efectivo real de la empresa, dificultando la gestión financiera a corto plazo.
- Dificultad en la estimación: Precisar el momento exacto en que se generan algunos ingresos o gastos puede ser complicado, lo que puede introducir subjetividad en la aplicación del principio de devengo.
- IVA no cobrado: Según el principio de devengo, las empresas deben pagar el IVA de facturas pendientes al SAT, incluso si aún no han recibido el pago correspondiente; situación que difiere de lo previsto en las disposiciones fiscales.
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