Calcular correctamente la PTU es solo parte de las responsabilidades. Los patrones deben también cumplir con plazos y formalidades ante sus trabajadores, la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) y el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para asegurar la legalidad del proceso. A continuación, abordamos el plazo para el reparto de la PTU en 2025, las obligaciones principales y fechas clave en 2025:
Presentación de la declaración anual 2024
Las personas morales presentaron su declaración anual de ISR a más tardar el 31 de marzo de 2025. Las personas físicas (régimen general) la presentan a más tardar el 30 de abril de 2025. En estas declaraciones se debió determinar la utilidad gravable y el monto de PTU (10 %) conforme a la ley. Este dato es fundamental, ya que establece la cantidad a repartir. (En caso de personas físicas RESICO sin declaración anual, se omite este paso formal, pero igualmente deben tener el monto determinado de manera interna.)
Entrega de copia de la declaración a los trabajadores
De acuerdo con el artículo 121 de la LFT, el patrón debe entregar a sus trabajadores una copia de la declaración anual dentro de los 10 días hábiles siguientes a su presentación. Esto significa que las empresas entregan copia de la declaración 2024 a más tardar el 15 de abril de 2025, y los patrones personas físicas a más tardar el 15 de mayo de 2025 (considerando días hábiles posteriores a la fecha límite de presentación).
Junto con la copia, deben ponerse a disposición de los trabajadores los anexos de la declaración (papeles de trabajo, estados financieros, etc. presentados al SAT) durante 30 días en las oficinas de la empresa y, de ser solicitado, ante la autoridad.
Tip Alegra: Los trabajadores están obligados a guardar confidencialidad sobre la información fiscal recibida.
Período de pago de utilidades (PTU) 2025
La LFT (artículo 122) indica que el reparto de utilidades debe efectuarse dentro de los 60 días naturales siguientes a la fecha en que deba pagarse el impuesto anual. En términos prácticos:
- Para personas morales (empresas), cuyo impuesto anual vence el 31 de marzo, el periodo para pagar utilidades es del 1 de abril al 30 de mayo de 2025. La fecha límite es el 30 de mayo de 2025.
- Para personas físicas, cuyo impuesto vence el 30 de abril, el período para pagar es del 1 de mayo al 29 de junio de 2025 (60 días cuentan hasta el 29 de junio; en muchos casos se menciona 30 de junio como fecha límite, que en 2025 es un lunes, por lo que efectivamente el 29 es el último día del periodo de 60 días). Es recomendable considerar el 29 de junio de 2025 como límite estricto para evitar contratiempos.
El pago puede ser en una sola exhibición antes de la fecha límite. Si el trabajador no cobra su PTU, las utilidades no reclamadas permanecen a su disposición durante un año; pasado ese plazo, el patrón debe sumar esos importes no cobrados a la utilidad repartible del siguiente ejercicio (artículo 122 último párrafo LFT y artículo 516 LFT). Es decir, el dinero de PTU no cobrado por algún empleado en 2025 se redistribuirá entre todos en el reparto de 2026.
Comisión mixta y proyecto de reparto
Aunque no está explícitamente calendarizado en la ley, es práctica obligatoria formar la Comisión Mixta de Reparto de Utilidades en la empresa (mitad representantes de trabajadores, mitad de la empresa) antes de efectuar el pago. Esta comisión elabora el proyecto de reparto, que consiste en el cálculo detallado de cuánto corresponde a cada trabajador conforme a días y salarios. Dicho proyecto se suele dar a conocer a todos los empleados con algunos días de anticipación al pago para aclaraciones.
La LFT exige que se hagan las observaciones y se firmen las actas correspondientes de la comisión. No hay una fecha fija para crear esta comisión, pero debe ser con tiempo suficiente para cumplir con el pago puntual (generalmente en abril para empresas, o mayo en caso de personas físicas).
Derecho de objeción de los trabajadores
Una vez que los trabajadores reciben la copia de la declaración anual y anexos, tienen 30 días hábiles para formular por escrito objeciones ante el SAT, si consideran que el patrón declaró menos utilidades de las realmente obtenidas o hizo deducciones indebidas afectando la base de PTU (LFT artículo 121 fracción II). Por ejemplo, si los trabajadores detectan que en la declaración anual la empresa aplicó una pérdida fiscal del año anterior que no debió restarse para PTU, podrían objetarlo. Las objeciones son básicamente denuncias que el SAT investigará tanto en el ámbito fiscal como laboral.
El SAT debe responder por escrito tras concluir su proceso de revisión (auditoría) sobre esos puntos objetados. Si el SAT determina que la base gravable era mayor que la declarada, emitirá una resolución ordenando al patrón recalcular y pagar la diferencia de PTU.
El patrón deberá acatar esa resolución en un plazo de 30 días, aun si la impugna legalmente (artículo 121 fracción IV). Las resoluciones del SAT en esta materia son definitivas para los trabajadores (no pueden ser apeladas por ellos). Este proceso de objeción garantiza que los trabajadores puedan vigilar la correcta determinación de la utilidad fiscal base.
Constancias y registros contables
Desde el punto de vista contable-financiero, las empresas deben reconocer la PTU causada como un pasivo en sus libros (NIF D-3 Beneficios a Empleados, en el caso de contabilidad financiera). Fiscalmente, el pago de PTU 2025 será deducible para el ejercicio 2025 (se reflejará en la declaración del siguiente año).
Es importante conservar documentación soporte del cálculo: la declaración anual sellada por SAT, los papeles de trabajo donde se ajustó la utilidad gravable para PTU (especialmente si se hicieron ajustes como el de prestaciones exentas no deducibles), las actas de la comisión mixta, el listado de reparto por trabajador, comprobantes de pago de PTU (recibos firmados o transferencias bancarias), etc. Esto por dos razones: 1) para atender posibles inspecciones de la STPS, que puede solicitar evidencia del cumplimiento del reparto; y 2) para respaldar la deducción del gasto de PTU ante el SAT.
Informe a la STPS
No existe una obligación de presentar un informe específico a la STPS sobre el reparto (no se “entrega” la PTU a la STPS, se paga directamente a trabajadores). Sin embargo, la Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo (PROFEDET) y la STPS llevan campañas de vigilancia; un trabajador que no reciba utilidades puede acudir a la STPS/PROFEDET, que podría requerir al patrón comprobar si tuvo utilidades o está exento.
Adicionalmente, si una empresa incumple con el reparto estando obligada, puede ser sancionada con multas por la autoridad laboral. Las multas por no pagar PTU van de 250 a 5000 unidades de medida (UMAs) según la Ley Federal del Trabajo, lo que en 2025 puede equivaler a sumas significativas. Por ello, es fundamental cumplir en tiempo y forma.
Es esencial también diferenciar las obligaciones según el tipo de contribuyente: las empresas (personas morales) tienen un calendario más adelantado (marzo-abril) y un régimen de ISR diferente al de las personas físicas, pero en ambos casos el objetivo es que los trabajadores reciban, a más tardar en mayo o junio de 2025, la parte de utilidades que por ley les corresponde.
En 2025 en particular, se deben tomar en cuenta las reformas recientes, como el límite de 3 meses de salario por trabajador que sigue vigente, y situaciones nuevas como el régimen RESICO para personas físicas que implica desafíos administrativos para el reparto (ausencia de declaración anual formal). No obstante, la autoridad fiscal ha reiterado que ningún cambio de régimen exime ni modifica la obligación de repartir utilidades: los patrones deben encontrar la manera de cumplir cabalmente.
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Finalmente, más allá del cálculo numérico, cumplir con las formalidades (integración de la comisión, entrega de copia de la declaración, pago puntual, documentación de recibos) garantiza transparencia y previene conflictos. Un reparto de PTU correcto y en tiempo, fortalece la relación laboral y cumple con el mandato constitucional de justicia en la distribución de las ganancias empresariales, evitando sanciones fiscales o laborales.
Como profesionales contables, debemos mantenernos actualizados con los criterios del SAT y jurisprudencia aplicable, y asesorar a los patrones para que el PTU 2025 se pague en forma correcta, completa y conforme a la ley vigente.
