Los nuevos tipos de identificación en la factura 4.4 son un tema esencial que como contador público y privado debe conocer; pues como profesional contable usted vive en un entorno de constante evolución normativa. La próxima transición obligatoria a la versión 4.4 de la facturación electrónica, con fecha límite el 1 de septiembre de 2025, representa mucho más que una simple actualización técnica.
- ¿Cuántos ajustes incluye la nueva versión de facturación 4.4? Más de 140 ajustes.
- ¿Qué categorías de identificación se destacan como novedad? Extranjero no domiciliado (código 05) y no contribuyente (código 06).
La inclusión de nuevos códigos de identificación, implica una mayor precisión en la identificación de las contrapartes en las transacciones; así como llevar una mayor trazabilidad de las mismas. Comprender su correcta aplicación no es solo un requisito para evitar sanciones; es una oportunidad para asesorar estratégicamente a sus clientes y asegurar la continuidad de sus operaciones comerciales.
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¿En qué consisten los nuevos tipos de identificación en la factura electrónica 4.4?
El objetivo de las nuevas identificaciones 05 y 06 es claro: cerrar lagunas de información y permitir a la Administración Tributaria una trazabilidad completa de transacciones que antes eran difíciles de rastrear. A continuación, aclaramos su propósito y aplicación.
¿Cuándo se utiliza el tipo de identificación “Extranjero no domiciliado”, código 05?
Esta categoría se ha creado para identificar a personas o empresas que no poseen un domicilio fiscal en Costa Rica y que, por lo tanto, no están inscritas en el Registro Único Tributario (RUT) con un Documento de Identidad Migratorio para Extranjeros (DIMEX) o un Número de Identificación Tributaria Especial (NITE). Para dar cabida a números de pasaporte o identificaciones fiscales extranjeras, el campo para el número de identificación se ha ampliado a 20 caracteres.
Los casos de uso prácticos son muy específicos:
- Como receptor en un tiquete electrónico: al realizar ventas a turistas (hoteles, restaurantes, tiendas).
- Como receptor en una factura de exportación: al vender bienes o servicios a una empresa en el extranjero.
- Como emisor en una factura de compra: se utiliza cuando una empresa en Costa Rica adquiere servicios o bienes intangibles (por ejemplo, licencias de software, consultoría, marketing digital) de un proveedor en el extranjero que no está registrado en el país. Este acto activa el mecanismo de inversión del sujeto pasivo para el IVA.
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¿Cuáles son las diferencias entre el tipo de identificación “Extranjero no domiciliado” y el DIMEX y el NITE?
- DIMEX: es para extranjeros con una categoría migratoria aprobada, es decir, residentes legales en el país.
- NITE: es un número especial asignado por Hacienda a entidades o personas extranjeras que, sin ser residentes, realizan actividades económicas que les generan obligaciones tributarias en Costa Rica.
- Extranjero no domiciliado: es para todos los demás; aquellos que no tienen residencia legal ni obligaciones tributarias preexistentes que requieran un NITE.
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¿Cuándo se utiliza el tipo de identificación “No contribuyente”, código 06?
Esta categoría es una herramienta para formalizar transacciones que ocurren fuera del sistema tributario tradicional. Se utiliza específicamente cuando un contribuyente necesita respaldar la compra de bienes usados a una persona (nacional o extranjera) que no es contribuyente del impuesto sobre las ventas y, por ende, no está obligada a emitir comprobantes electrónicos.
El caso de uso principal es cuando una empresa compra, por ejemplo, un vehículo, mobiliario o equipo de segunda mano a un particular. Para que ese gasto sea deducible y quede registrado contablemente, la empresa compradora debe emitir una factura electrónica de compra a su propio nombre, utilizando el código 06 «No Contribuyente» para identificar al vendedor.
Resumen sobre la aplicación de los nuevos códigos de identificación en la facturación 4.4
Para facilitar su consulta, la siguiente tabla resume la aplicación de estos nuevos códigos:
| Tipo de comprobante | Parte involucrada | Nuevo tipo de ID | Código | Caso de uso práctico |
| Tiquete electrónico | Receptor | Extranjero no domiciliado | 05 | Venta de un souvenir a un turista en una tienda. |
| Factura electrónica de compra | Emisor | Extranjero no domiciliado | 05 | Compra de una licencia de software a una empresa en Irlanda. |
| Factura electrónica de compra | Emisor | No contribuyente | 06 | Compra de un escritorio usado a un particular a través de un anuncio. |
| Factura electrónica de exportación | Receptor | Extranjero no domiciliado | 05 | Exportación de café a un tostador en Alemania. |
¿Cuál es el impacto de los nuevos códigos de identificación en la facturación 4.4 a nivel contable?
La implementación de estos cambios va más allá de conocer la teoría; exige acciones concretas en sus sistemas y procesos diarios, principalmente la adecuación de sus sistemas de ERP y contabilidad. Debe asegurarse de que las bases de datos de clientes y proveedores incluyan nuevos campos para:
- Tipo de identificación: un campo seleccionable que contenga las nuevas opciones.
- Número de identificación: el campo debe aceptar hasta 20 caracteres para alojar números de pasaporte o identificaciones extranjeras.
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¿Qué sucede si no se acatan las actualizaciones a la versión 4.4 de facturación electrónica?
Cualquier comprobante que no cumpla con el formato 4.4 a partir del 1 de septiembre de 2025 será automáticamente rechazado por los sistemas de validación de Hacienda.
Un comprobante rechazado no es solo un problema fiscal; es un documento comercialmente nulo. No tiene validez legal para respaldar la transacción. Esto desencadena una peligrosa reacción en cadena:
- Se emite una factura no conforme.
- Hacienda la rechaza.
- Los clientes reciben la notificación de rechazo y no pueden utilizar esa factura para deducir el gasto ni acreditarse el IVA.
- Legítimamente, sus clientes retendrán el pago hasta recibir un comprobante válido.
- El flujo de caja de la empresa o cliente que asesora se ve directamente afectado, pues las cuentas por cobrar envejecen y la relación comercial se deteriora.
Las sanciones monetarias son directas y severas. No emitir o no entregar un comprobante electrónico válido conlleva una multa de dos salarios base, de acuerdo con el artículo 85 del Código Nacional de Procedimientos Tributarios, lo que equivale a ₡924.400 por cada infracción. La reincidencia puede llevar incluso al cierre del establecimiento por 5 días naturales (artículo 86 del CNPT).
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¿Qué pasa si Hacienda rechaza una factura 4.4 por un error en la identificación?
Si Hacienda rechaza una factura 4.4 automáticamente queda nula.
¿Cuáles son los tipos de identificación que permanecen con la factura 4.4 luego de la actualización?
Los tipos de identificación que permanecen en la factura electrónica versión 4.4, con la nueva actualización en Costa Rica son:
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