Retenciones en la fuente en TRIBU-CR: formularios 131-147 y plazos en 2026

El formulario D-103 fue durante años la declaración única de retenciones en la fuente en Costa Rica. Con la entrada en operación de TRIBU-CR el 6 de octubre de 2025, ese formulario único dejó de existir y se desdobló en 17 formularios autoliquidativos distintos según el tipo de retención y el tipo de contribuyente. Si usted busca presentar las «retenciones en la fuente» hoy en TRIBU-CR, primero debe identificar cuál de esos 17 formularios le corresponde. En este artículo le explicamos la matriz completa, cómo presentar la declaración paso a paso y qué sanciones aplica la DGT por incumplimiento.

Nota importante sobre el formulario D-103: Con la nueva codificación TRIBU-CR, el código D-103 ya no corresponde a las retenciones en la fuente. En el sistema TRIBU-CR, el formulario 103 identifica el Impuesto sobre Utilidades de Persona Pública (ISU03), una declaración anual de renta. Las retenciones en la fuente pasaron a ser los 17 formularios autoliquidativos de la Serie 100 (códigos 131 al 147) que se detallan en este artículo.

• ¿El formulario D-103 sigue siendo retenciones en TRIBU-CR? No. Desde octubre de 2025, las retenciones en la fuente se reportan a través de los formularios 131 al 147 (Serie 100), uno por cada combinación de tipo de retención y tipo de contribuyente. El código 103 en TRIBU-CR corresponde al Impuesto sobre Utilidades de Persona Pública (ISU03).
• ¿Cuándo vencen las retenciones del período abril 2026? El viernes 15 de mayo de 2026, dentro de los primeros 15 días naturales del mes siguiente al período retenido.

¿Qué eran las retenciones en la fuente con el antiguo D-103?

Las retenciones en la fuente son un mecanismo mediante el cual el pagador de ciertas rentas retiene una parte del monto pagado y la entera directamente al Ministerio de Hacienda en nombre del receptor de la renta. Funcionan como un anticipo del impuesto sobre la renta del retenido, cobrado en el origen del pago. Su fundamento normativo se encuentra en la Ley del Impuesto sobre la Renta (Ley 7092), específicamente en los artículos 23, 27 y 60, que definen los hechos generadores, las tarifas y los obligados a retener.

Hasta septiembre de 2025, todos estos hechos generadores se reportaban a través de un único formulario: el D-103, denominado oficialmente «Declaración Jurada de Retenciones en la Fuente». Ese formulario consolidaba retenciones por salarios, dividendos, intereses, remesas al exterior, transacciones del Estado y pagos del 3% sobre utilidades, entre otros conceptos. La presentación se realizaba mensualmente a través del sistema ATV.

Son agentes de retención todas las personas físicas, jurídicas o públicas que efectúan pagos sujetos a retención: empleadores que pagan salarios, sociedades que distribuyen dividendos, entidades financieras que pagan intereses, instituciones del Estado que pagan facturas a proveedores, y empresas que contratan servicios con proveedores en el exterior, entre otros casos.

Tip Alegra: El agente de retención asume responsabilidad solidaria ante Hacienda en virtud del artículo 24 de la Ley del Impuesto sobre la Renta. Si no retiene cuando debía hacerlo, o si retiene y no entera el monto al fisco, la DGT puede cobrarle directamente la deuda más intereses y multas. Por eso es indispensable identificar correctamente cada hecho generador antes de procesar el pago al beneficiario.

¿En qué se transformó el D-103 con la entrada de TRIBU-CR?

Con la implementación de TRIBU-CR, la DGT abandonó la lógica del formulario único y adoptó una nueva estructura basada en dos series numéricas correlacionadas. Esta nueva arquitectura busca cerrar puntos ciegos de fiscalización al separar la declaración del pago (autoliquidación) de la declaración del detalle de cada operación (informativa).

La nueva codificación funciona así:

• Serie 100 (códigos 101-176): declaraciones autoliquidativas. Son los formularios donde el contribuyente determina y paga el impuesto. El antiguo D-103 se desdobló en 17 formularios dentro de esta serie (códigos 131 al 147), siguiendo la sigla RFT (Retenciones en la Fuente). El código 103 de esta serie corresponde ahora al ISU03 — Impuesto sobre Utilidades de Persona Pública, que es una declaración anual y no mensual.
• Serie 200 (códigos 201-299): declaraciones informativas. Detallan a quién se le retuvo, por qué concepto y en qué monto. Cada formulario autoliquidativo de la Serie 100 tiene su informativa correlacionada en la Serie 200.

Esta segmentación responde a un cambio de fondo: la DGT ya no es solo un colector de formularios, sino el gestor de una base de datos relacional que cruza automáticamente lo declarado por el agente retenedor con lo declarado por el receptor de la renta. Cualquier inconsistencia entre Serie 100 y Serie 200 dispara una alerta de fiscalización.

Profundice sobre este tema en nuestro editorial: Codificación de declaraciones informativas en TRIBU-CR: ¿Qué cambió?

¿Cuál formulario debe presentar según el tipo de retención?

La siguiente matriz muestra los 17 formularios autoliquidativos en los que se desdobló el antiguo D-103, junto con su informativa correlacionada. Identifique primero el tipo de retención que está practicando y luego el tipo de contribuyente que es su empresa o cliente. La intersección le indica el código exacto que debe presentar en TRIBU-CR.

Nota sobre la retención del 2%: el formulario 143 (RFT13) aplica exclusivamente cuando el pagador es el Estado, instituciones autónomas o semiautónomas, municipalidades, empresas públicas u otros entes públicos, y el beneficiario es una persona física o jurídica domiciliada en Costa Rica. Este 2% es una retención a cuenta del Impuesto sobre Utilidades del proveedor, no una retención general por servicios profesionales aplicable a cualquier pagador. Para pagos a personas no domiciliadas en el país, la tarifa aplicable corresponde a las remesas al exterior reguladas en el artículo 59 de la Ley 7092 (formularios 140-142), cuya tarifa general es del 25%.

Para fijar el uso correcto, revisemos cuatro casos prácticos representativos del trabajo cotidiano del contador costarricense:

Caso 1: SRL paga salarios a empleados costarricenses

Una sociedad de responsabilidad limitada (persona jurídica) procesó la planilla del mes y aplicó retención del impuesto al salario a sus empleados según los tramos vigentes en 2026. Como agente retenedor persona jurídica, debe presentar el formulario 138 (RFT08) con el monto total retenido y la informativa correlacionada 208 con el detalle por empleado.

Nota: Es importante destacar que en el flujo, primero se debe presentar la informativa y automáticamente TRIBU-CR presenta la autoliquidativa, además recomienda descargar ambos formularios.

Caso 2: Persona jurídica distribuye dividendos a accionista persona física

Una sociedad anónima acordó la distribución de dividendos a sus accionistas. Sobre los pagos a accionistas que son personas físicas debe practicar la retención correspondiente y presentar el formulario 131 (RFT01) con la informativa 201 que detalla a cada beneficiario.

Caso 3: Empresa paga regalías a proveedor en el exterior

Una empresa costarricense contrata licencias de software a un proveedor en Panamá. El pago al exterior está sujeto a retención por remesa al exterior. Como persona jurídica que efectúa la remesa, presenta el formulario 141 (RFT11) y la informativa 211 con el detalle del beneficiario no domiciliado. La tarifa aplicable es del 25% sobre el monto bruto según el artículo 59 de la Ley 7092.

Caso 4: Institución pública retiene 2% al pagar facturas a proveedores

Una institución del Estado paga facturas a sus proveedores domiciliados y debe retener el 2% como pago a cuenta del Impuesto sobre las Utilidades del proveedor, conforme al artículo 23 inciso g) de la Ley 7092. Esa retención se reporta en el formulario 143 (RFT13) con la informativa 213. El proveedor utilizará esa retención como pago a cuenta en su declaración anual D-101 o formulario 102, según corresponda. Esta retención del 2% aplica exclusivamente cuando el pagador es un ente público; no es una obligación general para empresas privadas.

Tip Alegra: Si su despacho gestiona varios clientes con perfiles distintos (físicas, jurídicas, públicas) que practican varios tipos de retención, llevar una matriz manual es una receta para errores de codificación. Alegra Contabilidad permite parametrizar cada tipo de retención al cliente correcto y generar reportes que cuadran automáticamente la Serie 100 con la Serie 200 antes de presentarlas en TRIBU-CR.

¿Cómo presentar las retenciones en la fuente paso a paso en TRIBU-CR?

Una vez identificado el formulario que le corresponde según la matriz anterior, el flujo de presentación en la Oficina Virtual (OVi) de TRIBU-CR sigue una secuencia de seis pasos. Antes de iniciar, asegúrese de tener creado el usuario fiscal, el RUT actualizado y al menos una cuenta IBAN registrada para el pago mediante Débito en Tiempo Real.

1. Ingrese a la Oficina Virtual en ovitribucr.hacienda.go.cr con su usuario, contraseña y el código temporal de autenticación en dos pasos.
2. Acceda al Vector de Obligaciones Tributarias de su perfil. Allí verá únicamente los formularios que aplican a su condición de contribuyente y a su actividad económica registrada.
3. Seleccione el formulario informativo correspondiente (Serie 200) e ingrese el detalle de cada beneficiario: identificación, monto bruto pagado, monto retenido y concepto. La plataforma valida los datos en tiempo real.
4. Al completar la informativa, el sistema genera automáticamente el formulario autoliquidativo correlacionado (Serie 100) con el monto total a pagar.
5. Confirme el formulario autoliquidativo y proceda al pago mediante Débito en Tiempo Real (DTR) con la cuenta IBAN registrada, o genere el comprobante para pago en bancos autorizados.
6. Conserve el acuse de recibo electrónico que TRIBU-CR genera. Este documento es la prueba formal de cumplimiento ante una eventual fiscalización.

Profundice sobre este tema en nuestro editorial: Guía para registrar cuenta IBAN en TRIBU-CR y pagar deudas tributarias

¿Cuándo vencen las retenciones de abril 2026 y qué viene en mayo?

La regla general establece que las retenciones en la fuente practicadas durante un mes deben declararse y pagarse dentro de los primeros 15 días naturales del mes siguiente. Para el período abril 2026, esto significa que el vencimiento es el viernes 15 de mayo de 2026, fecha hábil que no se traslada.

Mayo 2026 concentra varios vencimientos críticos además del de retenciones. El siguiente cuadro resume las fechas clave que su despacho debe tener en agenda:

Tenga presente que el artículo 10 inciso c) del Código de Normas y Procedimientos Tributarios (CNPT) establece que los plazos que vencen en día inhábil para la Administración Tributaria se extienden hasta el primer día hábil siguiente. En mayo 2026 el único feriado del mes es el viernes 1 de mayo (Día del Trabajador), que no afecta los vencimientos del 15 de mayo. La D-270 vence el 25 de mayo de 2026, que es domingo, por lo que se traslada al lunes 26 de mayo de 2026.

Nota sobre la D-270: La Resolución MH-DGT-RES-0010-2026 modificó el artículo 4 de la Resolución MH-DGT-RES-0055-2025, eliminando el plazo de los primeros 10 días que regía originalmente. El plazo vigente es único: dentro de los primeros 25 días naturales del mes siguiente al período reportado. Para el período abril 2026, la fecha de vencimiento es el 25 de mayo de 2026 (trasladable al 26 de mayo por caer en domingo).

¿Qué sanciones aplica la DGT por incumplimiento de las retenciones en la fuente?

El régimen sancionatorio del Código de Normas y Procedimientos Tributarios contempla varios escenarios cuando un agente retenedor incumple sus obligaciones. Conocer la diferencia entre cada infracción es clave para asesorar correctamente a sus clientes y, cuando aplique, gestionar reducciones por subsanación voluntaria.

• Presentación tardía de la declaración (artículo 79 del CNPT): medio salario base por cada declaración omitida en plazo, equivalente a ₡231.100 en 2026 (sobre la base del salario base de ₡462.200). La sanción aplica por declaración, de modo que omitir varios formularios genera una multa por cada uno.
• Mora en el pago de retenciones declaradas (artículo 80 bis del CNPT): multa del 1% por cada mes o fracción de mes transcurrido desde el vencimiento, calculada sobre el monto adeudado, con tope máximo del 20% de esa suma. Esta sanción se acumula con los intereses moratorios calculados día a día.
• Omisión de la retención (no haber retenido cuando correspondía): el agente retenedor responde solidariamente ante la DGT por el monto no retenido, conforme al artículo 24 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (Ley 7092), además de las multas e intereses correspondientes.
• Incumplimiento en el suministro de información (artículo 83 del CNPT): aplica cuando se omite o presenta tardíamente la declaración informativa correlacionada (Serie 200). La sanción es del 2% de los ingresos brutos del período del Impuesto sobre las Utilidades anterior, con un mínimo de 3 salarios base (₡1.386.600 en 2026) y un máximo de 100 salarios base (₡46.220.000 en 2026).

El artículo 88 del CNPT contempla un régimen de reducción de sanciones para las infracciones tipificadas en los artículos 78, 79, 81 y 83 (incluida la presentación tardía de declaraciones). Los escalones de reducción son cinco:

• 75% cuando el infractor subsane su incumplimiento de forma espontánea, sin que medie ninguna actuación de la Administración Tributaria.
• 80% cuando, además de subsanar, autoliquide y pague la sanción al mismo tiempo.
• 50% cuando subsane después de la actuación de la Administración Tributaria, pero antes de la notificación del traslado de cargos.
• 55% cuando, además de subsanar en ese momento, autoliquide y pague la sanción.
• 25% cuando, una vez notificado el traslado de cargos y dentro del plazo para impugnarlo, acepte los hechos y subsane.

Importante: el régimen de reducción del artículo 88 no aplica a la sanción por mora del artículo 80 bis (no enterar las retenciones declaradas), la cual se calcula directamente al 1% mensual con tope del 20%. Tampoco condona los intereses moratorios, que siguen corriendo hasta la fecha del pago efectivo.

Profundice sobre este tema en nuestro editorial: Salario base en Costa Rica 2026: monto oficial y aplicación en multas tributarias

¿Está perdiendo tiempo identificando manualmente cuál formulario aplica?

El cambio del D-103 único a 17 formularios distintos multiplicó el riesgo de errores de codificación en los despachos contables. Un error de selección entre, por ejemplo, RFT08 (salarios persona jurídica) y RFT05 (intereses persona jurídica) genera inconsistencias automáticas en el cruce que hace TRIBU-CR entre Serie 100 y Serie 200, lo que dispara requerimientos de la DGT.

Alegra Contabilidad están adaptados a la nueva codificación de TRIBU-CR. El sistema clasifica automáticamente cada operación según el tipo de retención y el tipo de contribuyente, calcula el monto retenido aplicando los tramos vigentes del impuesto al salario en 2026, y genera reportes que cuadran las casillas del autoliquidativo (Serie 100) con el detalle de la informativa (Serie 200) antes de la presentación.

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Fuentes

• Asamblea Legislativa de Costa Rica. (1971). Código de Normas y Procedimientos Tributarios, Ley N.° 4755.
• Asamblea Legislativa de Costa Rica. (1988). Ley del Impuesto sobre la Renta, Ley N.° 7092.
• Dirección General de Tributación. (2025). Resolución MH-DGT-RES-0011-2025. Implementación del Sistema Integrado de Gestión Tributaria TRIBU-CR.
• Dirección General de Tributación. (2026). Resolución MH-DGT-RES-0010-2026. Modificación del artículo 4 de la Resolución MH-DGT-RES-0055-2025 (plazo D-270).
• Ministerio de Hacienda de Costa Rica. (2025). Nueva codificación de declaraciones en TRIBU-CR. Consolidado de declaraciones (PP, PF, PJ).