La factura electrónica versión 4.4 en Costa Rica representa una actualización normativa de gran alcance para todos los contribuyentes. Esta nueva versión, definida por la Dirección General de Tributación mediante la Resolución MH-DGT-RES-0027-2024 en noviembre de 2024, introduce 146 cambios técnicos en el esquema de comprobantes electrónicos. Su adopción será obligatoria a partir del 1 de septiembre de 2025, luego de un período de transición (inicialmente se preveía a junio, extendido al 1 de septiembre de 2025 para facilitar la adaptación). Entre las modificaciones más destacadas de la versión 4.4 se encuentra la creación del Recibo Electrónico de Pago (REP), un nuevo tipo de comprobante electrónico diseñado para ciertas operaciones a crédito.
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¿Cuándo empezará a regir la versión 4.4 de comprobantes electrónicos?
El Ministerio de Hacienda publicó la versión 4.4 del anexo de comprobantes electrónicos con el objetivo de mejorar la precisión, trazabilidad y cumplimiento tributario en la facturación digital. Esta versión reemplazará completamente a la anterior (v4.3) una vez vencido el plazo de transición. Desde el 1 de abril de 2025 se permitió opcionalmente utilizar el formato 4.4 para irse adaptando, y a partir del 1 de septiembre de 2025 será el único formato válido para emitir facturas electrónicas en Costa Rica.
Para los contribuyentes, esto significa que todos los sistemas de facturación deben actualizarse antes de esa fecha, ya que los comprobantes 4.3 dejarán de ser aceptados por Hacienda. La nueva normativa fue establecida formalmente en el “Reglamento de Comprobantes Electrónicos para Efectos Tributarios” (Resolución MH-DGT-RES-0027-2024) y su anexo técnico versión 4.4. Esta actualización no solo incorpora nuevos campos y documentos, sino que también refuerza obligaciones existentes con el fin de mejorar el control fiscal y facilitar futuras automatizaciones en las declaraciones de impuestos.
Uno de los principales cambios que impacta a todos los sectores es la inclusión del Recibo Electrónico de Pago (REP). Este comprobante responde a la necesidad de documentar de forma electrónica ciertos cobros de facturas a crédito, alineando el momento del pago con la declaración del impuesto al valor agregado (IVA). Veamos en detalle qué es el REP y cómo funciona bajo la normativa costarricense.
¿Qué es el Recibo Electrónico de Pago (REP)?
El Recibo Electrónico de Pago (REP) es un nuevo tipo de comprobante electrónico introducido en la versión 4.4, destinado a registrar pagos recibidos de facturas emitidas a crédito o con pago diferido. En otras palabras, el REP es un “recibo” digital que se emite cuando el cliente realiza el pago (total o parcial) de una factura previamente emitida a crédito, con el fin de informar a la Administración Tributaria sobre dicho cobro.
Es importante destacar que el REP no sustituye a la factura electrónica original, sino que la complementa. La factura electrónica sigue emitiéndose en el momento de la venta o prestación del servicio, incluso si es a crédito; luego, el REP se genera en el momento del cobro. De esta forma, el sistema de factura electrónica costarricense logra dar trazabilidad a las ventas a crédito, vinculando cada pago recibido con la factura correspondiente.
Desde el punto de vista fiscal, la incorporación del REP tiene un objetivo claro: permitir diferir la declaración y pago del IVA hasta el momento en que efectivamente se recibe el dinero, en aquellos casos autorizados por la ley. La Ley del Impuesto al Valor Agregado (Ley Nº 6826) en su artículo 27 prevé la posibilidad de trasladar el impuesto al fisco al momento del cobro en ciertas ventas a crédito. El REP es la herramienta electrónica que materializa esa disposición legal dentro del esquema de comprobantes, ya que permite liquidar el IVA cuando se recibe el pago del cliente en lugar de al emitir la factura, siempre de forma excepcional y cumpliendo los requisitos normativos.
Tip Alegra: El REP es un comprobante electrónico obligatorio en la versión 4.4 para documentar determinados cobros diferidos, asegurando que Hacienda reciba la información del pago y el IVA asociado en tiempo real. A continuación, detallamos en qué situaciones específicas se debe emitir este REP y cómo se aplica en la práctica.
¿Cuándo se debe emitir un REP?
La normativa establece que el Recibo Electrónico de Pago debe emitirse en dos supuestos principales:
1. Servicios prestados a instituciones del Estado
Si su empresa o usted como profesional brinda un servicio a una entidad pública (Gobierno, ministerios, autónomas, etc.) y esa factura se emite a crédito (es decir, la institución pagará posteriormente), debe emitirse un REP una vez que la institución realiza el pago. Esto se debe a que, en Costa Rica, las entidades del Estado suelen pagar con retraso y la ley permite diferir el pago del IVA hasta la recepción del dinero en estos casos especiales.
2. Ventas a crédito con plazo de pago del IVA hasta 90 días
Cuando usted emite una factura a crédito con un plazo pactado de hasta 90 días para el pago, puede acogerla al tratamiento excepcional de IVA diferido. En tal caso, una vez que el cliente realice un abono o pague la factura (ya sea total o parcialmente dentro de ese plazo), usted deberá generar un REP para informar a Hacienda sobre el monto cobrado y así liquidar el IVA pendiente en ese momento. Esto permite que el impuesto se reporte efectivamente al cobrarse, en lugar de en la fecha de facturación, tal como lo autoriza la Ley de IVA mencionada.
Cabe señalar que no todas las empresas pueden acogerse libremente a este mecanismo. La opción de diferir el IVA mediante REP está orientada principalmente a profesionales independientes, pequeñas y medianas empresas, y en general no aplica para los grandes contribuyentes clasificados por Hacienda. Es decir, los contribuyentes de mayor tamaño usualmente deben seguir declarando el IVA sobre sus ventas en el periodo de la emisión de la factura, aun si otorgan créditos más extensos. En cambio, las PYMEs y profesionales, bajo ciertas condiciones, pueden usar el REP para ajustar el momento del pago del impuesto.
¿Qué ocurre si el cliente no paga dentro de los 90 días?
La ley permite el diferimiento del IVA solo hasta por 90 días. Por tanto, si la factura a crédito no es cancelada en ese lapso, el contribuyente deberá igualmente declarar y pagar el IVA pendiente al vencimiento de los 90 días, haya o no recibido el dinero. El REP se emitirá entonces cuando finalmente se reciba el pago, pero a efectos de Hacienda el impuesto ya debió ser reportado al cumplirse el plazo máximo.
Tip Alegra: El REP se utiliza únicamente para cobros dentro del plazo autorizado; más allá de este, la operación deja de estar exenta de la regla general de devengar el impuesto en la facturación inicial.
En cualquier caso, siempre que se concrete un pago correspondiente a una venta a crédito acogida al diferimiento, es obligatorio emitir el REP de inmediato. La información que contiene el REP incluye la referencia a la factura electrónica original (número de clave del comprobante), la fecha y monto del pago recibido (sea pago completo o parcial) y otros datos necesarios para enlazar el cobro con la transacción original. De esta manera, Hacienda puede cruzar la información y verificar que el IVA diferido se esté pagando correctamente en el periodo fiscal correspondiente al cobro.
Ejemplo práctico de uso del REP
Para ilustrar el funcionamiento del Recibo Electrónico de Pago, consideremos un ejemplo práctico:
Ejemplo: Una consultora independiente brinda un servicio profesional a un cliente corporativo. El monto facturado es ₡10.000.000, más ₡1.300.000 de IVA (13%). Dado que el cliente solicitó crédito, la consultora emite una factura electrónica en agosto de 2025 indicando condición de venta: crédito a 60 días. Esta factura se transmite a Hacienda como de costumbre, pero gracias a la versión 4.4 y a que esta consultora cumple los requisitos para solicitar el IVA diferido, se puede marcar que el IVA será diferido hasta el cobro (amparado en que el plazo no excede 90 días).
- Emisión de la factura (agosto 2025): La consultora registra la venta a crédito. En ese momento no debe pagar el IVA de ₡1.300.000 en la declaración de enero, porque la operación califica para diferirlo. La factura incluye la leyenda o campo según el anexo 4.4 que indica venta a crédito con pago diferido del IVA.
- Cobro parcial (septiembre 2025): El cliente realiza un primer abono de ₡5 000 000 en febrero. Al recibir este pago parcial, la consultora debe emitir inmediatamente un Recibo Electrónico de Pago por los ₡5.000 000 cobrados. En el REP se referencia la factura original y se indica que se está reportando un pago parcial. Hacienda, al recibir el REP, registra que se han cobrado ₡5.000.000 de la factura y exige el pago del IVA proporcional a ese cobro (en este caso, ₡650.000 de IVA, que corresponde al 13% de ₡5.000.000). Este IVA ahora sí deberá incluirse en la declaración de IVA de febrero.
- Cobro final (octubre 2025): El cliente cancela el saldo pendiente de ₡5.000.000 dentro del plazo acordado. Nuevamente, la consultora emite otro Recibo Electrónico de Pago por este segundo pago. Al enviarlo a Hacienda, liquida el IVA restante (otros ₡650.000). Con este segundo REP, queda totalmente documentado que la factura original fue pagada en su totalidad, y el IVA completo de ₡1.300.000 ha sido finalmente declarado (₡650.000 en febrero y ₡650.000 en marzo, en lugar de todo en enero).
Tip Alegra: En Costa Rica, pueden solicitar el crédito de IVA diferido (es decir, diferir el pago del IVA en ventas a crédito hasta por 90 días) los siguientes contribuyentes:
• Trabajadores independientes.
• Prestadores de servicios profesionales (como abogados, ingenieros, médicos, entre otros).
• Micro, pequeñas y medianas empresas (MIPYMES), especialmente aquellas inscritas en el Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG) o en el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC).
En este ejemplo se observa cómo el REP sirvió para fraccionar la declaración del IVA de acuerdo a los pagos efectivamente recibidos, tal y como permite la ley Si el cliente no hubiese pagado nada en el plazo estipulado, la consultora hubiera estado obligada a incluir el IVA completo en su declaración de marzo (al cumplirse 60 días o, por norma, antes de 90 días máximo). Gracias al REP, se pudo dar aviso a Hacienda de cada cobro y trasladar el impuesto en partes, evitando desembolsos antes de tener el dinero en caja. Esto mejora la liquidez del negocio y formaliza un procedimiento que antes muchos contribuyentes manejaban manualmente con notas o ajustes.
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Recomendaciones para implementar con éxito la factura 4.4
Dada la magnitud de los cambios de la versión 4.4, es fundamental que los contadores y las empresas en Costa Rica se preparen con anticipación. A continuación, se ofrecen recomendaciones prácticas para una transición sin contratiempos:
Actualice o reemplace su sistema de facturación electrónica
Verifique con tiempo que el software de facturación que utiliza sea compatible con la versión 4.4 y cumpla todos los nuevos requerimientos técnicos (campos obligatorios, formatos XML, emisión de REP, etc.). Si su empresa utiliza el facturador gratuito del Ministerio de Hacienda pero ya no califica para seguir usándolo (por crecimiento u otras razones), evalúe e instale con anticipación una solución alternativa.
Herramientas en la nube como Alegra –un software contable y de facturación electrónica reconocido para Pymes en Costa Rica– ya integran la versión 4.4 y simplifican la emisión de todos estos comprobantes actualizados (incluyendo REP), garantizando el cumplimiento normativo. Contar con un sistema actualizado evitará rechazos de comprobantes y posibles sanciones una vez llegada la fecha límite.
Capacite al personal involucrado
Asegúrese de entrenar a su equipo contable y de facturación en las novedades de la versión 4.4. Todos los colaboradores que emiten o reciben comprobantes electrónicos deben conocer cómo registrar la nueva información: por ejemplo, cómo ingresar el código de actividad económica del cliente, cómo seleccionar correctamente la condición de venta, cómo adjuntar información de exoneración cuando aplica, cómo emitir un Recibo Electrónico de Pago en los casos necesarios, etc. Un personal bien capacitado minimizará errores operativos al generar las facturas bajo las nuevas reglas.
Considere también instruir al departamento de cuentas por cobrar sobre la firma electrónica de recepción de facturas, ya que aprovechar esa opción de endoso podría agilizar el cobro en caso de clientes morosos.
No espere al último momento: realice pruebas piloto
Implementar cambios de esta magnitud puede requerir tiempo para ajustes. Se recomienda hacer pruebas en su sistema antes de la fecha límite, emitiendo comprobantes de ejemplo en versión 4.4 (muchos proveedores ofrecen entornos de prueba o puede emitir facturas de bajo monto a clientes de confianza). Esto le permitirá detectar cualquier inconveniente o campo faltante y solucionarlo con su proveedor de software o con su equipo de TI.
Recuerde que a partir del 1 de septiembre de 2025 Hacienda solo aceptará documentos en formato 4.4. Si llegado septiembre usted no está emitiendo correctamente en 4.4, sus facturas podrían ser rechazadas, implicando la imposibilidad de respaldar ventas y créditos fiscales, con el consiguiente riesgo de multas por incumplimiento.
Integre la facturación electrónica con la contabilidad
Aproveche la nueva estructura de datos para optimizar procesos internos. Los comprobantes 4.4 contienen más información estructurada, lo que facilita su carga automática al sistema contable. Considere integrar (o sincronizar) su software de facturación con el sistema contable de la empresa para evitar doble digitación.
Por ejemplo, cuando se emita un REP, el sistema podría registrar automáticamente la entrada de dinero y el IVA por pagar en la contabilidad. Una integración bien diseñada puede reducir hasta un 50 % el tiempo invertido en tareas contables repetitivas relacionadas con la facturación, permitiendo al contador enfocarse en análisis de la información en lugar de en digitación.
En resumen, la transición a la factura electrónica 4.4 requiere una combinación de tecnología actualizada, formación al personal y planeación anticipada. La extensión del plazo hasta septiembre de 2025 brinda una ventana para ajustar procesos sin apresuramientos. Conviene aprovecharla para realizar las mejoras necesarias que no solo eviten sanciones, sino que también resulten en procesos contables más eficientes y confiables. Con una implementación ordenada, su empresa no solo cumplirá con la ley, sino que puede beneficiarse de la mayor precisión y automatización que trae consigo esta nueva versión de facturación electrónica.
Para estar al tanto de los cambios que trae la facturación electrónica 4.4 continúe consultando Siempre Al Día, para que esté siempre informado.
