Llegado el 6 de octubre de 2025, TRIBU-CR estará disponible y será el único medio para realizar trámites tributarios en Costa Rica. ¿Qué debe hacer usted y sus clientes una vez abierta la plataforma? Básicamente, el primer paso es crear los nuevos accesos de usuario y actualizar la información requerida en el sistema.
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A continuación, describimos el proceso inicial para el ingreso a TRIBU-CR y quedar listo para operar:
Paso 1: Registro de usuario en la Oficina Virtual (OVI).
A partir del 6 de octubre de 2025, todos los contribuyentes –sin excepción– deberán generar un nuevo usuario en TRIBU-CR, incluso si antes usaban ATV. El acceso se realizará vía web, entrando a la Oficina Virtual (OVI) de TRIBU-CR (el enlace seguramente estará disponible en la página principal de Hacienda). En la pantalla de inicio, se presentará la opción de “Registrarse por primera vez”. Allí, el sistema solicitará validar la identidad:
Personas físicas (cédula nacional)
Deberán digitar su número de cédula y, adicionalmente, el código identificador único que aparece en el reverso de las cédulas nuevas. Este código es precisamente el “número de consecutivo” mencionado antes; su función es agregar una capa de seguridad para confirmar que quien se registra es el titular del documento. Tras esta verificación, se completará un formulario básico de registro donde el usuario elegirá un nombre de usuario (posiblemente será la misma cédula), una contraseña, y aportará un correo electrónico y teléfono de contacto.
Tip Alegra: Es probable que Hacienda implemente también un segundo factor de autenticación –como un código vía SMS o correo– durante el registro o inicio de sesión, aunque esto no ha sido confirmado oficialmente.
Personas jurídicas (empresas)
En este caso, el registro es indirecto. Primero, el representante legal (o apoderado) de la empresa debe registrarse como persona física siguiendo el paso anterior. Una vez que el representante tenga su usuario personal, dentro de la plataforma podrá vincular la cédula jurídica de su empresa para actuar en nombre de ella. Es decir, deberá agregar un “perfil” de contribuyente para la persona jurídica que representa.
Por seguridad, es de esperar que el sistema valide que dicha cédula jurídica exista y que el usuario tiene poderes registrados para representarla (posiblemente se pida ingresar el número de cédula jurídica y se compruebe contra la base de datos de representantes que se migró).
Importante: Si usted lleva la contabilidad de sociedades, coordine con los representantes legales para que ellos realicen su registro personal cuanto antes y le otorguen los accesos correspondientes. Una vez registrada la empresa, podrá asignar permisos a terceros (por ejemplo, darle a usted acceso como contador externo autorizado, tal como se hacía en ATV con los terceros autorizados, los cuales también se migrarán).
Paso 2: Confirmar o completar la información del Registro Único Tributario
Tras crear el usuario y acceder por primera vez a la Oficina Virtual, todos los contribuyentes deberán completar una “declaración de Registro Único Tributario” (RUT) en TRIBU-CR. Este es un paso obligatorio antes de empezar a presentar declaraciones en el nuevo sistema. En la práctica, se trata de revisar la información registral que se migró desde ATV/TRAVI y confirmar su veracidad o actualizarla.
La plataforma guiará al usuario por secciones (datos personales o de la empresa, domicilio fiscal, actividades económicas, obligaciones tributarias asignadas —es aquí donde verá su Vector Fiscal—, representantes, autorizados, etc.) para que corrobore o ingrese los datos correspondientes. Para muchos contribuyentes, gran parte de estos campos ya vendrán llenos con la data migrada; aun así, Hacienda solicita que se presente esta declaración RUT inicial a modo de confirmación. En caso de contribuyentes completamente nuevos (que no estaban en ATV), deberán ingresar toda su información desde cero siguiendo el formulario.
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Tip Alegra: Solo después de completar esta actualización/confirmación del RUT, el sistema considerará habilitado al contribuyente para cumplir sus obligaciones en TRIBU-CR.
Paso 3: Familiarizarse con los módulos y funcionalidades disponibles
Una vez registrado y con su RUT confirmado, dedique tiempo a explorar TRIBU-CR y conocer cómo realizar en la práctica las tareas que antes hacía en ATV u otros sistemas. Por ejemplo: ingresar al módulo de Declaraciones y Pagos, ubicar los formularios de declaración de impuestos periódicos (como el formulario de IVA). Según ha informado Hacienda, los formularios de declaración en TRIBU-CR tendrán algunos cambios con respecto a los anteriores (la interfaz será diferente).
Incluso se introducirán nuevos formularios para ciertos regímenes, como un formulario D-105 (Régimen Simplificado) ajustado a la plataforma digital, y en el futuro el formulario de Impuesto sobre la Renta también se modernizará antes de 2026. Por esto, como profesional contable usted deberá estudiar el diseño de los nuevos formularios: aunque muchos campos serán similares a los ya conocidos, la distribución y la forma de ingreso podrían variar.
Hacienda suele publicar manuales o guías cuando introduce formularios nuevos, así que esté atento a esos comunicados para cada impuesto. Mientras tanto, en la plataforma, intente simular la presentación de una declaración (sin enviarla) para ver los pasos: la selección del período, el diligenciamiento de las casillas (algunas podrían venir prellenadas con información de facturas electrónicas, por ejemplo en IVA), la forma de adjuntar notas si aplica, etc. También pruebe el módulo de Pagos: verifique cómo se realiza un pago en línea, qué datos bancarios requiere (por ejemplo, tener a mano el IBAN de la cuenta del contribuyente desde la cual se hará el débito, si es necesario registrar cuentas previamente, etc.).
Asimismo, explore el buzón de Comunicaciones para ver cómo lucen las notificaciones electrónicas, revise la Cuenta Integral de algún cliente para cerciorarse de que los saldos migrados coinciden con sus registros (debe ver los créditos fiscales acumulados, los saldos a favor o deudores que traía el contribuyente). Cualquier discrepancia observada, tome nota para comunicarla al soporte de Hacienda más adelante.
Recuerde que Hacienda ha enfatizado que durante todo el proceso de transición habrá equipos técnicos brindando acompañamiento —ya sea mediante atención telefónica, chatbots o en las administraciones tributarias físicamente— para resolver problemas que surjan. No dude en utilizar esos canales si algo no cuadra con la información que tenía antes.
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Paso 4: Presentación de las primeras obligaciones en TRIBU-CR
Con su usuario creado y datos confirmados, el 6 de octubre de 2025, sus clientes podrán comenzar a cumplir obligaciones en la nueva plataforma. La primera gran prueba será, como hemos indicado, el impuesto al valor agregado (IVA) del período de septiembre de 2025, cuya declaración y pago deberán realizarse a más tardar el 24 de octubre de 2025 utilizando TRIBU-CR.
Para ese día, asegúrese de haber repasado el procedimiento: según la guía divulgada, el contribuyente ingresará al módulo de declaraciones, elegirá el formulario de IVA, encontrará potencialmente algunas casillas prellenadas con base en sus facturas electrónicas del mes (ventas y compras registradas) –no obstante, la verificación y eventual corrección de esos datos sigue siendo responsabilidad del contribuyente–. Luego completará las casillas faltantes (por ejemplo, créditos no asociados a facturas, o ajustes) y al final podrá enviar la declaración.
Inmediatamente, el sistema ofrecerá la opción de pago en línea, donde el usuario puede seleccionar pagar total o parcialmente el monto adeudado mediante un débito a su cuenta bancaria (Hacienda ha indicado que en TRIBU-CR se podrá hacer el pago con tarjeta o cuenta bancaria directamente, evitando el trámite separado en el banco). Una vez realizado el pago, se generará el comprobante correspondiente.
La plataforma está diseñada para soportar todo tipo de declaraciones (mensuales, trimestrales, anuales, eventuales) en un solo lugar. Como contador, usted deberá posiblemente asistir a sus clientes en los primeros usos para garantizar que comprendan el procedimiento. Puede ser útil preparar un pequeño instructivo personalizado o una sesión demostrativa para sus clientes empresariales, especialmente aquellos que manejan sus propias declaraciones, de modo que conozcan la nueva interfaz.
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Paso 5: Adopción de la nueva facturación electrónica e integración con TRIBU-CR
Un aspecto crucial de esta transición es la actualización a la versión 4.4 de comprobantes electrónicos. TRIBU-CR explotará al máximo la facturación electrónica, por lo que todos los contribuyentes deben migrar a la versión 4.4 en 2025. Si sus clientes ya emiten facturas electrónicas con un sistema privado, verifique que dicho sistema haya implementado el estándar 4.4 y esté generando las facturas con los nuevos campos requeridos (por ejemplo, campos relacionados con medios de pago, identificación de receptores no contribuyentes, entre otros que trae la nueva versión).
Hacienda extendió el plazo para esta migración hasta el 1 de septiembre de 2025, permitiendo el uso de la versión 4.3 durante parte del año. Sin embargo, lo ideal es actualizar cuanto antes para evitar sobresaltos.
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