El sistema TRIBU-CR es la nueva plataforma virtual unificada de administración tributaria desarrollada por el Ministerio de Hacienda de Costa Rica. Forma parte del proyecto Hacienda Digital, una iniciativa de modernización tecnológica que integrará los sistemas fiscales, aduaneros y financieros del Estado. En su primera fase, TRIBU-CR entrará a regir el 6 de octubre de 2025, reemplazando gradualmente a las plataformas actuales de la Dirección General de Tributación (DGT), incluyendo Administración Tributaria Virtual (ATV), TRAVI y EDDI-7.
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Principales cambios y nuevas obligaciones para el contribuyente bajo TRIBU-CR
A continuación, se detallan las obligaciones y cambios más importantes que TRIBU-CR trae consigo para los contribuyentes costarricenses. Como contador profesional, es crucial que usted conozca estos aspectos para orientar correctamente a sus clientes y asegurar el cumplimiento oportuno de las disposiciones fiscales.
Creación de un nuevo “usuario fiscal” y credenciales de acceso
Todos los usuarios deberán registrarse por primera vez en TRIBU-CR, ya que las credenciales del antiguo ATV no serán válidas. El acceso se realizará a través de la Oficina Virtual (OVI) en la web. Durante el registro inicial, el sistema validará la identidad del contribuyente solicitando los datos de su documento de identificación.
En el caso de personas físicas (cédula de identidad), se debe digitar el número de cédula completo, incluyendo la fecha de nacimiento, fecha de vencimiento y el número consecutivo único que aparece al dorso de las cédulas modernas (este código está presente en las cédulas emitidas desde septiembre de 2016).
Si su cédula fue emitida antes de 2016 y carece de ese código, la DGT recomendó renovarla antes de mayo de 2025 para evitar problemas de registro. Para personas jurídicas, se usará el número de cédula jurídica (NITE) y se autenticará al representante legal con mecanismos similares.
Una vez ingresados estos datos, el contribuyente deberá proporcionar un correo electrónico y teléfono móvil actualizados, que serán verificados con códigos de seguridad. TRIBU-CR implementará un método de doble factor de autenticación: la antigua tarjeta inteligente virtual o token de acceso que se empleaba en ATV desaparece, siendo sustituida por códigos de verificación enviados al celular y al email registrado. Esta medida refuerza la seguridad de la plataforma y protege la información confidencial de cada contribuyente.
Actualización de datos de contacto en el RUT
Es imprescindible que la información registral del contribuyente esté al día antes de la migración. Usted, como contador, debe verificar que en el Registro Único Tributario (RUT) de cada cliente figuren correctamente el correo electrónico, el domicilio fiscal, el número de teléfono y la actividad económica registrada. TRIBU-CR tomará como base estos datos para la creación del usuario en la OVI y para el envío de notificaciones. Cualquier discrepancia o desactualización podría impedir o retrasar el acceso al sistema. La DGT ha enfatizado que la información consignada al crear el usuario debe coincidir exactamente con la que consta en el RUT, para que los datos puedan ser traspasados automáticamente.
Tip Alegra: Las personas físicas o jurídicas que tengan cambios pendientes en su RUT (por ejemplo, cambio de representante, de domicilio fiscal, etc.) deberían tramitarlos en el ATV o en la Administración Tributaria antes de que cierre el sistema antiguo, para entrar a TRIBU-CR con la información correcta.
Uso obligatorio de la Oficina Virtual (OVI) como canal de interacción
TRIBU-CR establece que la Oficina Virtual será el medio principal (y eventualmente único) de comunicación e interacción con la Administración Tributaria. Esto implica que, a partir de la entrada en vigor, todas las gestiones tributarias –inscripción de nuevos contribuyentes, actualización de datos, presentación de declaraciones, consultas de cuenta corriente, solicitudes, recursos, etc.– deberán canalizarse a través de la plataforma en línea.
Incluso las comunicaciones oficiales y notificaciones de la DGT (como avisos de cobro, requerimientos de información o resoluciones de procedimientos) se practicarán en el módulo de Comunicaciones y Notificaciones de TRIBU-CR.
El contribuyente tendrá la obligación de revisar periódicamente su buzón electrónico en la plataforma, ya que una notificación electrónica se tendrá por recibida legalmente tras determinado plazo de puesta a disposición (conforme a lo que establezca la resolución respectiva y el Código Tributario).
En otras palabras, ya no se enviarán comunicaciones en papel al domicilio fiscal como regla general; el contribuyente debe estar atento a su OVI para no incurrir en incumplimientos por desconocimiento de una notificación. Esta obligación de interacción digital se funda en los principios de eficiencia y economía procesal, y está amparada por la normativa que permite a Tributación implementar medios electrónicos (artículo 104 del Código Tributario, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, entre otras).
Vector de obligaciones tributarias
Una novedad importante de TRIBU-CR es la introducción del “vector de obligaciones tributarias”, un tablero o herramienta en la plataforma que presentará de forma centralizada todas las obligaciones activas de cada contribuyente.
En este vector se listarán los distintos impuestos, regímenes y formularios que correspondan a ese contribuyente (por ejemplo, IVA mensual, retenciones en la fuente, Impuesto sobre la Renta anual, Régimen Simplificado trimestral, etc.), indicando para cada uno el estado actual: vigente (al día), suspendido o vencido. Esto le permitirá al usuario visualizar rápidamente si tiene presentaciones pendientes o períodos omisos, facilitando el seguimiento de sus deberes fiscales.
Para los contribuyentes, esto se traduce en la obligación tácita de monitorear su vector y asegurarse de cumplir oportunamente con cada obligación reflejada. Si alguna aparece como vencida u omisa, se espera que regularice de inmediato su situación (presentando la declaración atrasada o realizando el pago correspondiente) para evitar sanciones.
Desde la perspectiva de la DGT, el vector servirá para cruzar y controlar el cumplimiento en tiempo real; un impuesto marcado como vencido podría generar automáticamente un aviso al contribuyente o incluso el inicio de un procedimiento sancionatorio si no se subsana. Es decir, la transparencia de las obligaciones será mayor, pero también lo será la responsabilidad del contribuyente de mantenerse al día.
Pago de impuestos exclusivamente mediante cuentas bancarias IBAN
Otro cambio trascendental es que los pagos de impuestos se harán únicamente vía transferencia o débito a cuentas bancarias locales identificadas con formato IBAN. TRIBU-CR elimina el mecanismo previo de “conectividad bancaria” que existía en ATV (donde uno autorizaba débitos directos desde ciertas entidades financieras) y también busca prescindir del uso de ventanillas físicas para pagar en efectivo. Por tanto, cada contribuyente deberá registrar una cuenta bancaria IBAN a su nombre en la plataforma, o digitar el IBAN correspondiente cada vez que realice un pago. Si bien en principio se acepta pago con tarjeta de débito o crédito, debe estar asociada a la cuenta IBAN registrada para el contribuyente.
En la práctica, esto significa que el contribuyente debe contar con al menos una cuenta bancaria activa en el país para cumplir con sus pagos tributarios. Como obligación formal, Hacienda solicitará la información de cuenta desde el primer ingreso a TRIBU-CR o al momento de efectuar un pago.
Tip Alegra: Se recomienda seleccionar una única cuenta IBAN primaria para uso tributario, de forma que lleve un orden en sus transacciones y facilite eventuales devoluciones de saldos a favor. Cabe destacar que ya no se generarán Números de Identificación Tributaria Temporal (NITE) para pagos en ventanilla como se hacía en el pasado para quienes no tenían cuenta; ahora todos los obligados deben tener su medio de pago electrónico. Esta disposición está respaldada por la normativa bancaria y tributaria que busca la bancarización de los pagos al fisco, brindando mayor trazabilidad. A la vez, reduce riesgos de manipulación de efectivo y simplifica la aplicación automática de los pagos en la cuenta tributaria del contribuyente.
Cuenta tributaria integrada y consulta de estado de cuenta en línea
Con TRIBU-CR, cada contribuyente dispondrá de una Cuenta Integral Tributaria accesible en línea, donde podrá consultar en cualquier momento sus saldos a favor, deudas tributarias, créditos fiscales pendientes, pagos realizados, intereses y multas. Esta cuenta integrada consolida la información que antes podía requerir solicitar un “estado de cuenta” formal a Hacienda. De hecho, una vez implementado TRIBU-CR, ya no será necesario pedir estados de cuenta físicos o por correo, pues el sistema mostrará al contribuyente todo su historial de créditos y débitos con la Administración.
Eso sí, solo se migrarán saldos de los últimos 4 años (períodos no prescritos) más aquellos que estén activos por haberse recalculado en rectificaciones. Cualquier saldo a favor generado en los últimos años se trasladará automáticamente, evitando su prescripción.
Como contador, usted debe revisar junto con su cliente esos saldos migrados apenas se habilite la cuenta en TRIBU-CR, para verificar que coincidan con sus registros contables y que no haya omisiones. En caso de detectar diferencias (por ejemplo, un pago que no se reflejó, o un crédito fiscal mal trasladado), se deberá gestionar la aclaración con Hacienda de inmediato. Adicionalmente, el sistema reflejará multas e intereses en tiempo real, calculados según corresponda a las obligaciones vencidas.
Esta transparencia implica que el contribuyente tendrá menos margen para el descuido: cualquier pendiente será visible. La obligación aquí es clara: mantener su cuenta tributaria en cero o a favor, cumpliendo pagos a tiempo, para evitar acumulación de deudas que podrían incluso ser cobradas por la vía administrativa o judicial si permanecen en el estado de cuenta.
Aplicación universal (incluye regímenes especiales y pymes)
TRIBU-CR abarcará a todos los obligados tributarios en Costa Rica, sin excepción por tamaño o régimen. Esto incluye a las micro y pequeñas empresas inscritas en el Régimen de Tributación Simplificada, que declaran IVA e impuesto sobre la renta de manera simplificada cada trimestre mediante el formulario D-105. Dichos contribuyentes simplificados también deberán usar la nueva plataforma para sus declaraciones y pagos.
Es posible que inicialmente el formulario D-105 no esté completamente prellenado, pero Hacienda planea adecuarlo gradualmente, aprovechando que incluso estas empresas emiten facturas electrónicas que podrían alimentar sus declaraciones. De hecho, ya se discute una reforma a la Resolución DGT-R-73-2019 (que regula el régimen simplificado) para ajustarla a TRIBU-CR. Por ahora, su cliente en simplificado debe prepararse igual que cualquier otro: registrarse en TRIBU-CR, actualizar su facturación a 4.4 y continuar cumpliendo sus pagos trimestrales en los plazos establecidos, pero presentándolos vía OVI.
La buena noticia es que TRIBU-CR podría simplificar aún más los trámites de estos pequeños negocios en el futuro, al automatizar cálculos. Sin embargo, en el corto plazo, muchas pymes necesitarán asesoría y apoyo adicional en la transición, especialmente aquellas con menos recursos tecnológicos. Usted, como contador, deberá acompañar de cerca a sus clientes pequeños para asegurarse de que no queden rezagados en la adopción de la plataforma.
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No hay período de gracia: cumplimiento estricto desde el inicio
Las autoridades fiscales han sido enfáticas en que no habrá prórrogas ni “período de gracia” para la implementación de TRIBU-CR. Es decir, los plazos de presentación de declaraciones y pago de impuestos no se extenderán por motivo del cambio de sistema. Se espera que la plataforma esté plenamente operativa desde su arranque y que los contribuyentes la adopten sin demora.
Cualquier incumplimiento o atraso se sancionará conforme a las multas vigentes en el Código Tributario, sin consideraciones especiales. De hecho, la multa por omisión o presentación tardía de declaraciones puede ascender a aproximadamente ₡260.000 (medio salario base), por cada obligación no atendida a tiempo. Igualmente, si un contribuyente no realiza un pago dentro del plazo legal, incurrirá en intereses moratorios diarios y eventualmente en sanciones por morosidad. La DGT confía en que TRIBU-CR es suficientemente intuitivo y robusto para no requerir extensiones extraordinarias, por lo que la responsabilidad recae en el contribuyente de estar preparado desde el día uno.
Respaldo de información del antiguo sistema
Un punto crítico que no debe pasarse por alto es la migración de datos desde ATV a TRIBU-CR. Hacienda ha aclarado que solo se trasladarán los saldos e información básica de los contribuyentes, pero no todos los documentos respaldatorios que reposan en ATV. Por ejemplo, es probable que las declaraciones presentadas históricamente (formularios D-101, D-104, etc.), los comprobantes de pago de débito directo, las constancias de recepción de declaraciones, y otros archivos adjuntos o certificaciones que estuvieran almacenados en ATV no estén accesibles automáticamente en TRIBU-CR una vez desactivado el sistema anterior.
Por tal motivo, la DGT y diversos expertos fiscales han recomendado respaldar toda la información importante antes del cambio. Como mínimo, se sugiere descargar y archivar las declaraciones de impuestos de los últimos 4 años (2021, 2022, 2023, 2024) –que son los períodos aún sujetos a fiscalización ordinaria según la prescripción del Código Tributario–, así como cualquier declaración de años anteriores que haya sido rectificada dentro de ese período (lo cual reactiva el cómputo de prescripción). Igualmente, conservar los acuses de recibo de declaraciones, los comprobantes de pagos realizados por conectividad bancaria, y las constancias del RUT que evidencian la situación registral histórica.
De esta forma, si en el futuro la Administración solicita algún comprobante o si se requiere demostrar el cumplimiento de una obligación anterior, usted dispondrá de la documentación necesaria.
Recuerde que el Código de Normas y Procedimientos Tributarios exige mantener los registros contables y legales al día y disponibles; no llevarlos adecuadamente podría derivar en multas e incluso en el desconocimiento de gastos o créditos fiscales en una auditoría. Esta obligación de llevar contabilidad continúa intacta con TRIBU-CR, solo que ahora el ecosistema digital facilitará la revisión de esos registros.
Tip Alegra: Adoptar una solución tecnológica robusta es la forma más directa de garantizar el cumplimiento en esta transición. Apoyarse en plataformas como Alegra le permitirá llevar el control de su contabilidad manteniendo los registros contables en la nube por el tiempo que sea necesario para asegurar el resguardo de los soportes. Active su prueba gratis por 15 días y conozca el poder de la contabilidad inteligente.
En resumen, antes de decir adiós al ATV, extraiga sus datos clave: más vale prevenir que lamentar ante cualquier diferencia de información entre sistemas.
