La facturación electrónica en Costa Rica se introdujo como una medida obligatoria para todos los contribuyentes, con el objetivo de digitalizar y optimizar los procesos fiscales, garantizando la autenticidad, integridad y trazabilidad de las transacciones comerciales. Desde 2018, tras un proyecto piloto iniciado en 2017, todos los contribuyentes deben emitir y recibir comprobantes electrónicos a través del Ministerio de Hacienda, que valida cada documento en tiempo real. Esta normativa, regulada por resoluciones como la DGT-R-48-2016, ha generado un interés significativo en las sanciones asociadas al incumplimiento, lo que motiva preguntas frecuentes entre las empresas y profesionales independientes.
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La facturación electrónica incluye documentos como facturas electrónicas, notas de crédito, notas de débito y tiquetes electrónicos, todos definidos en formato XML y validados por la Dirección General de Tributación (DGT). Para cumplir, los contribuyentes deben registrarse en el sistema ATV (Administración Tributaria Virtual) y obtener una llave criptográfica, un requisito de seguridad obligatorio.
A continuación, se abordan algunas preguntas frecuentes que suelen plantear los contadores sobre las implicaciones y sanciones por incumplir con la factura electrónica en Costa Rica, con respuestas basadas en la normativa vigente.
¿Cuál es la multa por no emitir factura electrónica obligatoria?
La multa específica por no emitir comprobantes electrónicos autorizados (o no entregarlos al cliente) es de dos salarios base por cada infracción. Actualmente esto equivale a ₡924.400 por infracción (dado el salario base de ₡462.200). Esta sanción está definida en el artículo 85 del Código de Normas y Procedimiento Tributarios (CNPT) y la impone directamente la DGT. No hay reducción por pronto pago en este caso, por lo que es importante cumplir desde el inicio. En caso de duda, se debe emitir la factura electrónica inmediatamente después de la venta o servicio para evitar esta multa.
Si olvido enviar el archivo XML de una factura al Ministerio de Hacienda, ¿me pueden sancionar?
Sí. No remitir el archivo XML para su validación es equivalente a no emitir la factura ante los ojos de la Administración. Aunque inicialmente Tributación intentó sancionar esto como un incumplimiento informativo (con multas del 2% de ingresos), el criterio vigente –respaldado por fallos del Tribunal Fiscal– es aplicar la multa de 2 salarios base por no emisión (artículo 85 CNPT).
En otras palabras, si usted generó la factura en su sistema, pero no la envió o no fue aceptada por el sistema de Hacienda, se considera como no emitida y la sanción sería ₡924.400 por cada comprobante omitido. Para evitar esto, es crucial verificar en el Portal de la Administración Tributari Virtual (ATV) que todas las facturas hayan sido aceptadas. Si el comprobante fue rechazado por error, se debe corregir y reenviar de inmediato (dentro del mismo día hábil) para que quede validado. Documente cualquier falla del sistema que le impida el envío, de modo que pueda demostrar que no hubo intención de omitir.
¿Pueden cerrar mi negocio por no usar facturación electrónica?
Sí, en casos de reincidencia grave. La primera vez que se detecta el incumplimiento, la sanción es normalmente la multa económica. Sin embargo, si un contribuyente reincide en no emitir/entregar facturas electrónicas después de haber sido sancionado, la DGT puede ordenar el cierre del establecimiento por 5 días conforme al artículo 86 CNPT.
Este cierre es una medida drástica que requiere que exista una resolución sancionatoria firme previa (es decir, no basta con una simple detección informal, tiene que haberse impuesto la multa inicial y que el contribuyente haya vuelto a incumplir). La Administración debe seguir un debido proceso para ejecutar el cierre, notificando la resolución respectiva. Es una situación que todos los negocios deben evitar, ya que además de la pérdida de ingresos durante el cierre, afecta la imagen comercial.
Por ello, tras una primera sanción es imperativo corregir de inmediato el comportamiento y adoptar controles internos para que todas las transacciones queden facturadas electrónicamente.
¿La sanción por no facturar electrónicamente se puede reducir o perdonar si corrijo el problema?
En general, no aplica reducción para la multa por no emitir factura electrónica. A diferencia de otras infracciones tributarias donde el CNPT en el artículo 88 permite reducciones si se subsana en forma voluntaria (por ejemplo, presentar declaraciones atrasadas antes de un requerimiento puede reducir la multa en un 75 %), en el caso de la infracción del artículo 85 la norma expresamente no indica que hay rebaja.
Esto significa que, una vez cometida la falta, aunque luego emita la factura o se ponga al día, la sanción económica completa procede. No obstante, si el contribuyente advierte que incumplió y aún no ha sido detectado por Tributación, es recomendable que regularice la situación de inmediato (emitir los comprobantes pendientes y entregarlos a los clientes) y documente dicha acción.
Si eventualmente es objeto de un proceso sancionador, esa conducta proactiva podría ser considerada como atenuante en sede administrativa o judicial, aunque la multa base siga siendo la misma. En casos muy particulares, se podría intentar un arreglo de pago con Hacienda para cancelar la multa en cuotas, pero esto no la elimina. En resumen, la prevención es clave: una vez impuesta, la multa de facturación electrónica no tiene descuento.
¿No usar factura electrónica afecta mis trámites con otras instituciones (Bancos, Municipalidad, etc.)?
Sí, puede afectar. Aunque la multa y sanción las impone la DGT, las consecuencias trascienden a otros ámbitos. Por ejemplo, para participar en licitaciones públicas o trámites municipales (como renovación de patentes comerciales), suele exigirse estar al día con las obligaciones tributarias y aportar una certificación de cumplimiento tributario emitida por Hacienda.
Si la empresa tiene sanciones pendientes o un historial de incumplimiento (como no facturar), es probable que Hacienda no extienda dicha certificación hasta que se corrija la situación. De igual forma, los bancos al realizar análisis crediticios pueden solicitar comprobantes de ingresos; no contar con facturas electrónicas formales podría influir negativamente en la evaluación crediticia de la empresa.
Asimismo, si su negocio fue objeto de un cierre temporal ordenado por Tributación, esa información puede trascender públicamente, dañando reputación y generando desconfianza en socios o inversionistas. En cuanto a la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) u otras entidades, no sancionan directamente la falta de factura electrónica, pero un incumplimiento tributario suele estar correlacionado con otros incumplimientos (por ejemplo, si una empresa no factura ventas, podría también sub-declarar planillas). Esto podría detonar eventualmente revisiones de la CCSS o el Ministerio de Trabajo.
En resumen, el no usar factura electrónica formal compromete la imagen de cumplimiento integral de la empresa, creando trabas en diversos trámites donde se exige una conducta fiscal transparente.
¿Qué hago si un proveedor no me da factura electrónica por una compra?
En Costa Rica, todos los proveedores (salvo contadísimas excepciones de sectores aún no obligados, que son casi nulas a 2025) deben emitir comprobantes electrónicos. Si usted, como contador, detecta que un proveedor de su empresa cliente no entrega factura electrónica por una transacción, debe tomar acciones porque esto puede afectar a su cliente. Lo primero es exigir formalmente la factura electrónica al proveedor. Recuerde que comercialmente es un derecho del comprador recibir su comprobante. Si el proveedor se niega o alega no poder emitirla, está incumpliendo la ley.
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Su empresa no podrá respaldar ese gasto adecuadamente ante Hacienda, y eventualmente el monto podría ser rechazado como deducible. En tal caso, se tienen dos opciones: 1) Insistir y educar al proveedor sobre su obligación (quizás está desactualizado), o 2) Si persiste la negativa, considerar reportarlo a la DGT.
Tributación cuenta con canales de denuncia tributaria donde se puede notificar que “X” negocio no está dando factura. Esto podría desencadenar una fiscalización a dicho proveedor. Paralelamente, evalúe sustituir de proveedor, pues trabajar con quien incumple pone en riesgo a su empresa. Como medida interna, documente el intento de obtener la factura (correos electrónicos, notas) de modo que si su cliente es auditado, pueda mostrar que la intención de cumplir existió de su parte. Sin embargo, lo recomendable es no contabilizar un gasto sin factura electrónica; si es un insumo crítico, quizás emitir usted mismo una “factura de compra” electrónica (una figura autorizada por Hacienda para respaldar compras a informales) podría ser la solución, siempre que el caso aplique conforme a la resolución DGT respectiva.
¿Emitir una factura electrónica con datos erróneos conlleva multa?
En principio, no hay una multa específica por errores accidentales en la factura electrónica, siempre y cuando el comprobante sea enviado y validado por el sistema del Ministerio de Hacienda. El propio sistema de facturación electrónica está diseñado para rechazar comprobantes con errores de formato o datos faltantes, impidiendo su emisión
Por ello, no existe una sanción aplicada por “factura mal hecha” como tal, ya que el error debe corregirse antes de que el comprobante quede aceptado. Cabe destacar que el artículo 83 del CNPT, que prevé una multa del 1% del salario base por cada dato incorrecto en informes tributarios, no se aplica a los comprobantes electrónicos.
Esto fue aclarado oficialmente por el Ministerio de Hacienda en 2018, indicando que los errores en facturas electrónicas no generan esa multa del 1 %, dado que el sistema no admite datos inconsistentes. Sin embargo, si los “errores” en realidad implican falsear información (ejemplo: poner un nombre o cédula que no corresponda al cliente deliberadamente, o fraccionar facturas para evadir controles), la Administración podría considerar que se trata de un intento de evadir o de no suministrar la información real, y sancionarlo por vías indirectas.
En tal caso extremo, podrían invocarse otras normas (por ejemplo: sanción por registros inexactos si se detecta en una auditoría). Para errores genuinos, la solución es usar las notas de crédito o refacturar según corresponda tan pronto se detecte el fallo, de modo que la información quede correcta. Mientras el error no implique omisión de impuesto, normalmente no trasciende a sanción.
¿Cómo puedo asegurarme de estar cumpliendo correctamente con la facturación electrónica para evitar sanciones?
Para garantizar el cumplimiento y evitar cualquier sanción relacionada con la factura electrónica, se recomiendan las siguientes buenas prácticas:
- Capacitación y actualización: Asegúrese de que usted y su equipo conozcan la normativa vigente, incluyendo las resoluciones de DGT sobre factura electrónica y los cambios técnicos (por ejemplo, nuevos catálogos como el de códigos CAByS, versiones del esquema XML, etc.). La DGT suele anunciar actualizaciones (v.g. nuevas versiones 4.3 o 4.4 del formato) con tiempo; esté atento a comunicados oficiales y sitios confiables.
- Uso de software confiable: Utilice un sistema de facturación electrónica autorizado o el portal gratuito de Hacienda. Los sistemas confiables le avisarán de errores y cumplen con los requisitos legales automáticamente. Evite mecanismos informales o “facturar por fuera”. Cada transacción debe pasar por el sistema oficial.
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- Control interno de secuencia: Verifique que por cada venta o servicio efectivamente se genere una factura electrónica. Puede implementar listas de control diarias contra el inventario o las órdenes de servicio para detectar cualquier omisión antes de que termine el día. Si encuentra que algo no se facturó, emítalo de inmediato (no espere a que Hacienda lo note).
- Conservación de comprobantes y acuses: Aunque la DGT almacena las facturas, es buena práctica llevar un archivo (digital) propio con todas las facturas y sus acuses de recibo/aceptación. Esto facilita atender cualquier requerimiento de información y demostrar cumplimiento.
- Revisión periódica en ATV: Ingrese regularmente a la plataforma ATV y utilice la opción de “Consulta de Comprobantes” para verificar que no tenga documentos rechazados o pendientes de aceptar por parte de sus clientes. Si ve anomalías, corríjalas prontamente.
- Asesoría profesional: Como contador, mantenga comunicación con sus clientes sobre la importancia de estas medidas. Si identifica áreas de riesgo (por ejemplo, personal de ventas que olvida facturar, o fallos de internet frecuentes en el punto de venta), recomiende soluciones (capacitación al personal, planes de contingencia como tener datos móviles para enviar facturas, etc.). También, asesórelos para que en caso de recibir una notificación de Hacienda se atienda oportunamente y con asesoría legal tributaria si es grave, a fin de evitar sanciones mayores.
Aplicando estas prácticas, minimizará la posibilidad de incurrir en infracciones. En esencia, el mejor consejo es integrar la facturación electrónica en la rutina diaria del negocio como un paso obligatorio, tal como abrir el local o encender las computadoras, de forma que nunca se pase por alto.
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