Uno de los errores más costosos en la práctica contable costarricense es asumir que un gasto pagado y registrado en contabilidad es automáticamente deducible para efectos del Impuesto sobre la Renta (ISR). El artículo 8 de la Ley N.° 7092 establece 4 condiciones que deben cumplirse simultáneamente para que un gasto sea deducible ante la Dirección General de Tributación (DGT). A eso se suma que la resolución MH-DGT-RES-0015-2026, vigente desde el 1 de enero de 2027, actualiza los criterios de deducibilidad para partidas específicas como inventarios faltantes, activos intangibles y deterioro de activos. Como contador responsable de la conciliación fiscal de sus clientes, dominar estas reglas es indispensable para evitar ajustes en fiscalización.
- ¿Qué ley regula los gastos deducibles del ISR en Costa Rica? El artículo 8 de la Ley N.° 7092 (Ley del Impuesto sobre la Renta) establece las deducciones permitidas. El artículo 9 de la misma ley enumera los gastos expresamente no deducibles.
- ¿Aplica lo mismo para personas físicas y jurídicas? Los 4 criterios de deducibilidad aplican a ambas. Sin embargo, el tipo y límite de algunos gastos varía: los asalariados tienen un régimen propio (tramos y créditos fiscales), mientras que personas físicas con actividades lucrativas y personas jurídicas determinan su renta neta restando gastos necesarios de la renta bruta.
¿Cuáles son los 4 requisitos para que un gasto sea deducible del ISR?
La Ley del ISR no permite deducir cualquier gasto pagado por el contribuyente. Para que un gasto sea admitido como deducción al determinar la renta neta gravable, debe cumplir en forma simultánea los 4 criterios siguientes. Si falta cualquiera de ellos, la DGT puede rechazarlo en una fiscalización y ajustar la base imponible, lo que genera impuesto adicional más intereses moratorios.
- Necesidad: el gasto debe ser necesario para producir la renta gravable o para conservar su fuente. Un gasto de lujo o personal, aunque esté facturado a nombre de la empresa, no cumple este criterio. La DGT evalúa la vinculación causal entre el gasto y la actividad generadora de renta del contribuyente.
- Proporcionalidad: el monto debe ser razonable y proporcional al volumen de las operaciones del negocio. Un gasto desproporcionado respecto a los ingresos —aunque sea necesario en abstracto— puede ser objetado parcialmente.
- Comprobación con comprobante electrónico: desde la implementación de la factura electrónica en Costa Rica, el gasto debe estar respaldado por un comprobante electrónico autorizado por la DGT, emitido a nombre del contribuyente y validado en TRIBU-CR. Un tiquete electrónico, que no identifica al receptor, no es suficiente para sustentar un gasto empresarial deducible.
- Registro contable: el gasto debe estar registrado en la contabilidad de la empresa en el período al que corresponde. La omisión del registro, aunque el pago exista, puede ser motivo de rechazo en una revisión.
Tip Alegra: Al registrar cada compra en Alegra, el sistema vincula automáticamente el comprobante electrónico recibido con el asiento contable correspondiente, generando la trazabilidad que Hacienda exige para aceptar la deducción. Esta integración es especialmente valiosa durante fiscalizaciones, cuando la DGT solicita la línea completa desde el pago hasta el comprobante validado.
¿Cuáles gastos son deducibles del ISR en Costa Rica? Ejemplos por categoría
El artículo 8 de la Ley N.° 7092 enumera las deducciones permitidas, que corresponden a gastos típicos de cualquier actividad económica. La siguiente tabla resume las categorías más frecuentes en la práctica de un despacho contable, con los elementos de documentación que la DGT suele requerir.
| Categoría de gasto | Deducible | Documentación clave |
| Salarios y cargas sociales (CCSS, INS) | Sí | Planilla CCSS al día, comprobante de pago, contrato laboral |
| Alquileres de locales comerciales | Sí | Contrato de arrendamiento inscrito, factura electrónica del arrendador |
| Servicios públicos (electricidad, agua, teléfono, internet) | Sí (uso empresarial) | Factura a nombre del contribuyente o empresa; en teletrabajo, documento del acuerdo |
| Honorarios profesionales (abogados, contadores, consultores) | Sí | Factura electrónica; para independientes, verificar inscripción en RUT |
| Publicidad y mercadeo | Sí (proporcional) | Facturas electrónicas, contrato de servicio o pauta |
| Depreciación de activos fijos | Sí (tasas reglamentarias) | Inventario de activos con fecha de adquisición y costo; registro según las tasas máximas del Reglamento de la Ley del ISR (Decreto N.° 43198-H) |
| Intereses bancarios sobre préstamos empresariales | Sí | Estado de cuenta del banco, comprobante de pago de intereses |
| Seguros relacionados con la actividad | Sí | Póliza a nombre de la empresa, factura o recibo del INS u aseguradora autorizada |
| Insumos, materias primas y mercadería | Sí | Facturas electrónicas de proveedores; inventario documentado |
| Gastos de viaje y viáticos (límites reglamentarios) | Sí (con límites) | Boletos, facturas de hospedaje, bitácoras; justificación de propósito empresarial |
¿Qué gastos NO son deducibles del ISR en Costa Rica?
El artículo 9 de la Ley N.° 7092 enumera los gastos expresamente no deducibles. Conocerlos es tan importante como conocer los deducibles, porque son la fuente principal de ajustes en las fiscalizaciones de la DGT. La siguiente lista recoge los más frecuentes en la práctica contable.
- Gastos personales del dueño o socios: alimentación personal, ropa que no sea uniforme requerido, gastos de vehículo personal, colegiaturas de hijos, entre otros. Aunque se facturen a nombre de la empresa, no tienen vinculación con la actividad generadora de renta.
- Multas, recargos e intereses por incumplimiento tributario: los pagos al fisco por mora o sanciones no son deducibles, independientemente de su cuantía.
- Impuesto sobre la Renta propiamente: el impuesto sobre las utilidades que paga la empresa no es deducible de su propia base imponible.
- Depreciación de activos a tasas superiores a las reglamentarias: si el contador aplica tasas de depreciación más aceleradas que las establecidas en el Reglamento de la Ley del ISR, el exceso es un gasto no deducible.
- Gastos de representación que excedan los límites reglamentarios: la ley permite ciertos gastos de representación, pero con límites porcentuales sobre los ingresos.
- Liberalidades, donaciones no autorizadas y contribuciones gratuitas: el artículo 8 de la Ley N.° 7092 permite deducir donaciones únicamente cuando se efectúan a entidades autorizadas expresamente por Hacienda y dentro de los límites establecidos en la propia ley y su reglamento.
¿Qué cambia en la deducibilidad de gastos con la resolución NIIF 2026?
La resolución MH-DGT-RES-0015-2026, publicada el 29 de abril de 2026 y vigente desde el 1 de enero de 2027, actualiza los criterios de deducibilidad para varias partidas contables vinculadas a NIIF y NIIF para PYMES. Su impacto práctico en la determinación de gastos deducibles es directo y significativo para los clientes del Régimen General y los Grandes Contribuyentes.
En síntesis, la resolución refuerza la separación entre la utilidad contable bajo NIIF y la renta líquida gravable: el deterioro, las revaluaciones, el goodwill y los costos financieros capitalizables tienen un tratamiento fiscal distinto al contable, y deben ajustarse en la conciliación. Las pérdidas por faltantes de inventario, por su parte, ahora requieren un estándar probatorio más exigente para ser deducibles.
Profundice sobre los criterios técnicos de la resolución y los ajustes específicos por partida en nuestros artículos: NIIF y conciliación fiscal en Costa Rica: MH-DGT-RES-0015-2026 y NIIF 2027 en Costa Rica: el conflicto entre Hacienda y el Colegio de Contadores.
¿Cómo documentar correctamente los gastos deducibles para una fiscalización de Hacienda?
La mejor estrategia ante una revisión de la DGT es contar con la documentación ordenada desde el momento en que se incurre en el gasto, no al recibir la notificación. Las fiscalizaciones en Costa Rica se concentran en las mismas categorías: gastos de representación, honorarios a partes vinculadas, faltantes de inventario y deducción de activos. Para cada una de estas categorías, conviene establecer en el despacho un protocolo de documentación proactiva.
- Vincule cada gasto a su comprobante electrónico validado en TRIBU-CR. El sistema registra la aceptación del comprobante; si hubo rechazo inicial y posterior corrección, mantenga el registro de ambos mensajes.
- Archive el contrato, pedido o acuerdo que da origen al gasto. Para servicios profesionales, el contrato establece la proporcionalidad y la necesidad. Para compras de mercadería, la orden de compra y la recepción confirman la entrega real.
- Para gastos de viaje y representación, documente la vinculación empresarial. La DGT solicita evidencia de que el viaje se realizó para fines del negocio: minutas de reunión, correos con clientes, contratos firmados en el viaje.
- Para inventarios faltantes, inicie el expediente documental inmediatamente. No espere el cierre fiscal para documentar un robo o una destrucción. La evidencia audiovisual, el informe técnico y la certificación del CPA independiente deben obtenerse en el momento del hecho.
- Mantenga la conciliación contable-fiscal actualizada durante el año. Un cuadro de conciliación que distingue entre utilidad contable y renta líquida gravable —con cada ajuste debidamente identificado— es el documento más valioso en una fiscalización.
Fuentes oficiales
Las fuentes normativas que fundamentan este artículo, en orden cronológico ascendente:
- Asamblea Legislativa de Costa Rica. (1988). Ley N.° 7092, Ley del Impuesto sobre la Renta, artículos 8 y 9. Sistema Costarricense de Información Jurídica.
- Ministerio de Hacienda de Costa Rica. (2021). Decreto Ejecutivo N.° 43198-H, Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta. Ministerio de Hacienda.
- Dirección General de Tributación. (2026). Resolución MH-DGT-RES-0015-2026: Criterios interpretativos sobre la aplicación de las NIIF y NIIF PYMES en materia tributaria. Alcance N.° 45 a La Gaceta N.° 78, 29 de abril de 2026.
