Es posible que aún no sienta urgente adaptarse a la factura electrónica versión 4.4 d en Costa Rica, ¡pero el tiempo ya se acabó! Hoy, 1 de septiembre de 2025, la facturación 4.4 es obligatoria para todos los contribuyentes. Esto significa que Hacienda dejará de aceptar comprobantes en la versión anterior. Si aún usa la versión 4.3 o un sistema no certificado, sus facturas podrían perder validez oficial.
- ¿Habrá prórroga para quiénes no puedan adoptar la facturación 4.4? Solo para quiénes con razones justificadas y demostradas soliciten la respectiva prórroga en el sistema de Trámites Virtuales (TRAVI) y esta sea aprobada por el Ministerio de Hacienda.
- ¿Cuándo se conocerá para quiénes aplicará la prórroga en la adopción de la factura 4.4? El Ministerio de Hacienda indica que el listado de las empresas autorizadas para esta prórroga será publicada a partir del 2 de septiembre de 2025.
¡A continuación exponemos aspectos clave que debe conocer sobre la versión 4.4 de facturación electrónica!
¿Qué es la versión 4.4 de facturación electrónica?
Es la nueva estructura de comprobantes electrónicos definida por Hacienda de Costa Rica, con más de 146 cambios (nuevos comprobantes, campos y validaciones). Reemplaza la versión anterior (4.3) para mejorar el control fiscal y la trazabilidad.
¿Cuáles son los cambios clave de la versión 4.4 de facturación electrónica?
La versión 4.4 incorpora alrededor de 146 cambios al formato de factura electrónica, incluyendo nuevos tipos de comprobantes y campos adicionales. Entre los principales ajustes están:
- Recibo Electrónico de Pago (REP): un documento obligatorio cuando se factura a crédito (IVA diferido) o a entidades estatales. Este comprobante registra el pago del IVA al recibir el dinero, no al emitir la factura.
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- Campos adicionales: se añaden campos especiales para el sector farmacéutico (“Registro de medicamento” y “Forma farmacéutica”) transacciones con impuestos específicos, descuentos detallados y combos desglosados.
- Actividad económica del receptor: ahora es obligatorio (en compras a partir del 1 de septiembre de 2025) incluir el código de la actividad económica del cliente.
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- Nuevos tipos de identificación: se agregan categorías “Extranjero no domiciliado” y “No contribuyente”.
- Pagos electrónicos: se suman métodos de pago como SINPE Móvil y plataformas digitales. También se trasladó el campo “medio de pago” al resumen de la factura.
¿Cuándo entra en vigencia la factura 4.4 y quién debe usarla?
Desde el 1 de septiembre de 2025 la versión 4.4 será obligatoria para todos los contribuyentes que usan factura electrónica. Respecto a este tema, el Ministerio de Hacienda publicó el 26 de agosto de 2025 un comunicado ratificando esta fecha y precisando que si los contribuyentes no logran actualizarse a la versión 4.4 con razones justificadas y demostradas podrán solicitar una prórroga.
Conozca los detalles del comunicado de Hacienda en nuestro editorial: Hacienda confirma obligatoriedad de la factura electrónica 4.4 a partir del 1 de septiembre de 2025.
¿Qué pasa si el software que utiliza no ha actualizado su sistema?
Ignorar esta actualización puede ser muy costoso. Hacienda impondrá multas muy altas a quien no emita comprobantes según la versión 4.4 (sin haber presentado la solicitud de prórroga de forma justificada y demostrada). Por ejemplo, la legislación vigente contempla multas por facturar mal o no reportar los documentos a tiempo. En casos de reincidencia, incluso puede ordenarse el cierre del establecimiento hasta por 5 días. Los principales hechos sancionables derivados del incumplimiento de la facturación electrónica son:
- No emitir factura electrónica o comprobante autorizado.
- No aceptar medios de pago electrónicos (tarjetas u otros).
- Reincidencia en la no emisión de comprobantes electrónicos.
Las consecuencias indirectas de tales incumplimientos implican:
- Pérdida de beneficios o créditos fiscales.
- Bloqueo de trámites y acceso a sistemas.
- Implicaciones laborales y comerciales.
- Riesgos de auditorías y acciones penales.
Le puede interesar nuestro editorial: Sanciones por incumplimiento de la facturación electrónica: Todo lo que debe conocer para evitarlas.
¿Cómo actuar si su software no se ha actualizado a la versión 4.4?
- Actualizar el sistema de facturación electrónica: se debe migrar a un sistema de facturación que soporte la versión 4.4. Esto implica actualizar o cambiar el software para cumplir con los nuevos requisitos técnicos y estructurales del formato XML, incluyendo nuevos campos como la clasificación económica actualizada (CIIU4), nuevos códigos y detalles para términos de pago, y otros requisitos.
¡Alegra es la mejor opción; fue el primer software en actualizarse a la versión 4.4 de facturación electrónica!
- Obtener o actualizar la llave criptográfica: es necesario contar con la llave criptográfica vigente para firmar digitalmente las facturas electrónicas y enviarlas a la Dirección General de Tributación (DGT).
- Adecuar los procesos operativos internos: la migración puede requerir cambios en los procedimientos contables y administrativos, ya que la nueva facturación requiere información más detallada y puede afectar flujos como la emisión de comprobantes y el registro de pagos diferidos o parciales.
- Capacitación y comunicación: el equipo responsable debe conocer los cambios, nuevas obligaciones y el uso correcto de la factura 4.4 para evitar errores y sanciones.
¿Cuál es el mejor software para cumplir con la factura 4.4 en Costa Rica?
Para facilitar esta transición, le recomendamos Alegra, que lidera el mercado costarricense de facturación electrónica. Alegra fue el primer sistema contable del país en habilitar la versión 4.4 y garantiza compatibilidad total con Hacienda. Con Alegra puede activar la facturación 4.4 en su cuenta en cuestión de segundos, y continuar facturando sin interrupciones. De hecho, más del 30% de las facturas emitidas en Alegra ya usan el formato 4.4.
Además, Alegra ofrece funcionalidades impulsadas con inteligencia artificial que simplifica enormemente el trabajo del contador. Por ejemplo, usted puede registrar facturas enviando una imagen o PDF por WhatsApp: la IA de Alegra extrae automáticamente los datos clave (proveedor, montos, impuestos, etc.) sin salir del chat.
También puede dictar facturas por voz desde el móvil o cargar archivos desde la app para que la IA complete los campos fiscales. El sistema sugiere productos e impuestos basándose en su historial, predice el impacto financiero de las operaciones y analiza sus reportes contables, detectando oportunidades y riesgos con un clic. Con funciones como conciliación bancaria automática y redacción profesional de mensajes con IA, Alegra transforma tareas manuales en procesos sencillos.
Alegra es 100% en la nube, accesible desde cualquier dispositivo y ofrece soporte gratuito 24/7. Su software se actualiza automáticamente con cada cambio normativo, evitando errores y retrasos.
La implementación obligatoria de la facturación 4.4 no es una recomendación, sino una obligación legal desde el 1 de septiembre de 2025. Postergar la actualización puede acarrear sanciones económicas, bloqueos del sistema de facturación y pérdida de datos fiscales válidos.
Su mejor decisión es actuar de inmediato: actualice su software a uno certificado para 4.4 (como Alegra), capacite a su equipo y aproveche las ventajas de la tecnología. Así evitará inconvenientes futuros, ahorrará tiempo con herramientas inteligentes y asegurará que sus operaciones cumplan con la nueva normativa tributaria. Continúe consultando nuestro portal contable Siempre Al Día para que esté actualizado en las tendencias normativas que impactan su profesión.
