Conocer los elementos que debe contener la comunicación mediante la cual se inicie la actuación de comprobación o investigación, es fundamental para todo contador público o privado:
- Información sobre funcionarios encargados
- Justificación de los criterios de selección
- Delimitación y alcance de la actuación
- Requerimiento específico de información
- Claridad sobre la fecha de inicio de la actuación
- Información sobre los derechos y deberes del contribuyente
¿En qué consiste la actuación de comprobación o investigación?
Es la primera etapa del proceso de fiscalización. La actuación de comprobación o investigación en Costa Rica es un procedimiento administrativo mediante el cual la Administración Tributaria verifica el cumplimiento de las obligaciones fiscales por parte de los contribuyentes.
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Su finalidad principal es investigar los hechos y obligaciones tributarias, descubrir aquellos que sean desconocidos o ignorados por la Administración, comprobar la veracidad y exactitud de las declaraciones presentadas, obtener información relevante, verificar valores y constatar el cumplimiento de requisitos para beneficios o devoluciones tributarias.
Tip Alegra: De acuerdo con el artículo 139 del Decreto Legislativo 38277 a actuación de comprobación e investigación deberá iniciarse mediante comunicación escrita notificada al sujeto pasivo, al menos diez días hábiles antes. A esta comunicación de inicio se le acompañará el requerimiento de información.
¿Qué debe contener la comunicación del inicio de la actuación de comprobación o investigación?
A continuación, se profundiza en cada uno de los elementos que debe contener esta comunicación y su relevancia dentro del marco de la fiscalización tributaria.
1. Identificación detallada de los funcionarios encargados de las actuaciones
La claridad en la identificación de los funcionarios a cargo del proceso de fiscalización va más allá de simplemente enumerar sus nombres. Es imperativo que se incluyan sus cargos, unidades administrativas a las que pertenecen y, en algunos casos, sus números de identificación profesional.
Esta información detallada no solo facilita la comunicación entre el contribuyente y la Administración Tributaria, sino que también permite verificar la legitimidad de los funcionarios y su competencia para llevar a cabo la auditoría.
Tip Alegra: Esta transparencia contribuye a prevenir posibles actos de corrupción o abuso de autoridad, ya que los funcionarios son conscientes de que sus acciones están sujetas a escrutinio.
2. Justificación exhaustiva de los criterios de selección para la fiscalización
Informar al sujeto fiscalizado sobre los criterios que motivaron su selección para la revisión tributaria es un aspecto crítico para la legitimidad del proceso. Estos criterios deben ser objetivos, verificables y no discriminatorios. Pueden incluir indicadores de riesgo identificados a través de análisis de datos, como discrepancias significativas entre los ingresos declarados y los gastos, operaciones con paraísos fiscales, o sectores económicos con alta tasa de evasión.
Es fundamental que la Administración Tributaria documente y comunique estos criterios de manera clara y precisa, permitiendo al contribuyente comprender las razones detrás de la fiscalización y ejercer su derecho a la defensa en caso de considerarlos injustificados.
3. Delimitación precisa del alcance de la actuación: tributos y períodos fiscales
La especificación detallada de los tributos y períodos fiscales que serán objeto de revisión es esencial para evitar ambigüedades y controversias durante el proceso de fiscalización. Esto implica indicar con precisión los impuestos específicos que se revisarán (por ejemplo, impuesto sobre la renta, Impuesto al Valor Agregado, etc.) y los años fiscales correspondientes.
Además, es importante señalar si la revisión será integral o parcial, es decir, si abarcará todos los aspectos de la obligación tributaria o solo algunos específicos. Esta información permite al contribuyente enfocar sus esfuerzos en la preparación de la documentación relevante y facilita la labor de los funcionarios encargados de la fiscalización.
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4. Requerimiento específico de registros, documentos y bienes a disposición
El requerimiento de registros, documentos y bienes debe ser lo más específico posible, evitando solicitudes genéricas o excesivas que puedan resultar onerosas para el contribuyente.
Es recomendable que la Administración Tributaria proporcione una lista detallada de los documentos y registros que se necesitan, así como el formato en que deben ser presentados (por ejemplo, copias físicas, archivos electrónicos, etc.). Además, es importante establecer plazos razonables para la entrega de la documentación y garantizar la confidencialidad de la información proporcionada.
Tip Alegra: En caso de que se requiera la inspección de bienes, se debe especificar el lugar, la fecha y la hora en que se llevará a cabo, así como los motivos de la inspección.
5. Determinación clara de la fecha de inicio de las actuaciones materiales
La comunicación de la fecha exacta en que comenzarán las actuaciones prácticas de fiscalización es un aspecto fundamental para garantizar el debido proceso y el derecho a la defensa del contribuyente.
Esta fecha debe ser notificada con suficiente antelación para permitir al contribuyente prepararse adecuadamente. Además, es importante informar sobre el lugar donde se llevarán a cabo las actuaciones (por ejemplo, las oficinas del contribuyente, las oficinas de la Administración Tributaria, etc.) y la duración estimada del proceso. En caso de que se produzcan cambios en la fecha o el lugar de las actuaciones, se debe notificar al contribuyente con la mayor brevedad posible.
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6. Información completa sobre los derechos y obligaciones del contribuyente
La información sobre los derechos y obligaciones del contribuyente durante el proceso de fiscalización debe ser clara, completa y accesible. Esto implica explicar en detalle los derechos del contribuyente, tales como el derecho a ser informado, a presentar pruebas, a la confidencialidad, a la asistencia de un abogado, y a recurrir las decisiones de la Administración Tributaria.
Asimismo, se deben especificar las obligaciones del contribuyente, como la obligación de proporcionar la documentación requerida, de colaborar con los funcionarios encargados de la fiscalización, y de responder a las preguntas que se le formulen. Es recomendable que esta información se proporcione por escrito y en un lenguaje claro y sencillo, evitando tecnicismos o jerga jurídica que puedan resultar confusos para el contribuyente.
Importancia estratégica de la comunicación efectiva en el inicio de la fiscalización
El inicio del proceso de fiscalización no solo es un acto formal, sino un momento estratégico para establecer una comunicación efectiva entre la Administración Tributaria y el contribuyente. Una comunicación clara, transparente y respetuosa puede contribuir a fomentar la confianza en el sistema tributario, a prevenir conflictos y a facilitar la resolución de las controversias.
Por el contrario, una comunicación deficiente o ambigua puede generar desconfianza, incertidumbre y resistencia por parte del contribuyente, lo que dificulta el proceso de fiscalización y puede dar lugar a litigios costosos y prolongados.
En resumen, el cumplimiento riguroso de los elementos establecidos en el artículo 139 del Decreto Legislativo 38277 es esencial para garantizar un proceso de fiscalización justo, transparente y eficiente en Costa Rica. La comunicación efectiva, la transparencia en los criterios de selección, la delimitación precisa del alcance de la actuación, el requerimiento específico de la documentación, la determinación clara de la fecha de inicio y la información completa sobre los derechos y obligaciones del contribuyente son aspectos clave para fomentar la confianza en el sistema tributario y asegurar el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
¿Por qué Alegra ayuda a evitar fiscalizaciones?
Porque fomenta el cumplimiento con la automatización de cálculos. Además, al integrar facturación y contabilidad, asegura que la información que llega a Hacienda (por ejemplo, vía comprobantes electrónicos) coincida con sus libros contables. Esto minimiza discrepancias que podrían despertar alertas.
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