Las deducciones en el impuesto sobre la renta para trabajadores independientes permiten aliviar la carga fiscal de estas personas en el Impuesto sobre la Renta (ISR).
Los trabajadores independientes (personas físicas con actividad lucrativa) tributan ISR bajo el régimen de utilidades (ganancias). La Ley 7092 establece un monto mínimo exento y una escala progresiva de tarifas anuales aplicable a la renta neta de estas personas, similar a la de salarios pero con tramos específicos.
Estos tramos se actualizan cada año por costo de vida y, mediante una reforma reciente al inciso c) del artículo 15 de la Ley 7092, se están ampliando los mínimos exentos y reduciendo las tarifas para aliviar la carga tributaria de los independientes de menores ingresos.
Profundice sobre ISR para estos trabajadores en nuestro editorial: Impuesto sobre la renta para trabajadores independientes: estas son las tarifas y novedades.
¿En qué consiste la deducibilidad en el impuesto sobre la renta?
La deducibilidad de gastos constituye uno de los elementos más importantes dentro del sistema tributario costarricense, permitiendo a los contribuyentes restar de sus ingresos brutos aquellos gastos necesarios para generar la renta gravable. Este concepto se fundamenta en el principio de capacidad contributiva, según el cual se debe gravar la renta neta real del contribuyente.
¿Debe existir una correlación entre el IVA y la renta?
La coherencia entre las declaraciones del Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA) y el ISR es fundamental para evitar inconsistencias que puedan generar procesos de fiscalización. Esta correlación implica que lo declarado periódicamente en el IVA debe guardar congruencia con lo reportado en la declaración anual del impuesto sobre la renta.
En el régimen general, los contribuyentes deben presentar declaraciones mensuales de IVA y una declaración anual de renta. Por otra parte, en el Régimen de Tributación Simplificada (RTS), tanto el IVA como el impuesto sobre la renta se declaran trimestralmente, en períodos específicos: enero-marzo, abril-junio, julio-septiembre y octubre-diciembre.
La congruencia entre ambas declaraciones es crucial, ya que las ventas declaradas en el IVA deben reflejarse como ingresos en la declaración de renta, y las compras reportadas en el IVA pueden constituir parte de los gastos deducibles en renta. Si bien pueden existir diferencias justificadas (por ejemplo, ingresos no sujetos a IVA, gastos no deducibles en renta pero sí relacionados con compras sujetas a IVA, o viceversa), las magnitudes generales deben ser consistentes. Discrepancias significativas e inexplicables entre ambas declaraciones pueden ser una señal de alerta para la autoridad fiscal, pudiendo derivar en procesos de revisión o auditoría.
¿Cuáles son los requerimientos generales para la deducibilidad?
La deducibilidad de gastos en el sistema tributario costarricense trasciende una lista taxativa de elementos deducibles. Se fundamenta principalmente en el análisis real de la actividad económica del contribuyente y en el concepto de «sustancia económica», que se ha convertido en un pilar fundamental para comprender y aplicar correctamente la deducibilidad.
¿En qué consiste la sustancia económica?
La sustancia económica se define como la demostración real de que se está desarrollando una actividad mediante la gestión de elementos como patrimonio, trabajo y capital. Este concepto es particularmente relevante en el contexto actual, donde las administraciones tributarias a nivel global, incluyendo la costarricense, han intensificado sus esfuerzos para contrarrestar la planificación fiscal agresiva.
Para valorar la existencia de una adecuada sustancia económica, la normativa costarricense considera principalmente tres aspectos:
- Recurso humano: se requiere cumplir con el registro ante la CCSS y, en casos específicos como en la gestión de activos de inversión y rentas extraterritoriales, tener como mínimo un empleado contratado con ocupación profesional relacionada con estas actividades. Este requisito busca asegurar que existe una verdadera operación empresarial o profesional detrás de la actividad declarada.
- Infraestructura física: es necesario contar con un local, oficinas o centro de negocios, ya sea propio o alquilado, y disponer de mobiliario y equipo suficiente para la gestión de la actividad económica. La existencia de una infraestructura adecuada demuestra el compromiso real con la actividad desarrollada.
- Gastos y costos: el contribuyente debe incurrir en gastos y costos relacionados con la adquisición, tenencia o enajenación de bienes y servicios en territorio nacional para la gestión de sus activos, respaldados por facturas electrónicas y por una cuantía no menor a tres salarios base en algunos casos específicos. Estos gastos deben ser congruentes con la naturaleza y escala de la actividad desarrollada.
Tip Alegra: Es fundamental comprender que no existe una lista única y taxativa de requisitos para la deducibilidad. Cada caso debe evaluarse según sus propias circunstancias, considerando la naturaleza de la actividad, su escala, sector económico y otras variables relevantes.
¿Cuáles son las principales deducciones para trabajadores independientes en el impuesto sobre la renta?
La Ley del ISR permite deducir de los ingresos brutos todos los gastos necesarios y usuales para la obtención de la renta gravable, siempre que estén debidamente respaldados con comprobantes electrónicos autorizados.
A continuación se destacan las deducciones y beneficios más relevantes aplicables a personas físicas independientes:
1. Salarios y remuneraciones pagados
Si el trabajador independiente contrata empleados o se retribuye a sí mismo por su trabajo, esos pagos son deducibles siempre que se cumpla con las obligaciones laborales y de retención correspondientes. En particular, el artículo 8 inciso b) de la Ley 7092 permite deducir sueldos si se les practicó la retención de impuesto sobre salarios cuando correspondía, o, si estaban por debajo del mínimo exento salarial, que al menos se hayan pagado las cuotas obrero-patronales a la Caja del Seguro Social (CCSS).
Tip Alegra: Para deducir salarios como gasto, el independiente debe demostrar que actuó como buen patrono, reteniendo el impuesto de renta salarial o pagando la seguridad social del trabajador.
2. Gastos operativos y costos
Todos los gastos relacionados con la actividad lucrativa son deducibles: compras de mercadería o materias primas, insumos, rentas de locales, pago de servicios públicos del negocio, combustibles, viáticos vinculados a la actividad, intereses de préstamos utilizados en la actividad, pólizas de seguro empresariales, honorarios pagados a terceros, etc.
Asimismo, los activos fijos utilizados en la actividad (vehículos, maquinaria, equipo, mobiliario, computadoras, etc.) pueden deducirse mediante depreciación anual según las cuotas y métodos que establece el Reglamento de la ley.
En todos los casos, los gastos deben ser estrictamente necesarios para generar los ingresos y estar respaldados por documentación fehaciente (factura electrónica, contratos, etc.), cumpliendo así con lo estipulado en el artículo 8 de la Ley 7092 y sus reformas.
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3. Deducción estándar del 25% para ciertos profesionales
Existe un beneficio especial para trabajadores independientes de ciertas profesiones liberales y actividades técnicas. El artículo 8 de la Ley 7092 permite a los profesionales y técnicos titulados, así como a agentes de ventas, comisionistas y agentes de seguros independientes, deducir un 25% de sus ingresos brutos como gasto único, sin necesidad de aportar comprobantes.
Este gasto presunto del 25% sustituye a la inclusión de gastos reales, y es opcional: el contribuyente elegible puede elegir entre usar esta deducción estándar o deducir sus gastos efectivamente incurridos (aportando comprobantes).
Tip Alegra: Este beneficio no aplica a cualquier trabajador independiente – únicamente a quienes prestan servicios profesionales o técnicos por cuenta propia (incluyendo ventas por comisión) y no tienen relación de dependencia con un empleador. Aun si el profesional tuvo un solo cliente en el año, puede aplicar el 25% siempre que se trate de un contrato independiente y no de una relación laboral encubierta.
En cambio, los trabajadores en relación de dependencia tributan bajo el régimen de salarios y no pueden usar esta deducción especial. Para aplicar este beneficio en la práctica, Hacienda requiere que el profesional esté debidamente colegiado o certificado en su rama técnica/profesional, de modo que demuestre su condición para acogerse a la deducción única del 25%.
Tip Alegra: Esta es una deducción única en todo caso y no se requiere comprobantes contables de respaldo.
4. Donaciones autorizadas
Según el artículo 8 de la Ley 7092, las donaciones hechas por el contribuyente a ciertas entidades permiten una deducción con límites. Las personas físicas pueden deducir donativos realizados durante el período hasta por un 10% de su renta neta del año, siempre que la donación cumpla requisitos.
Requisitos para la deducción por donaciones
Únicamente son deducibles las donaciones a entidades autorizadas por la Administración Tributaria (por ejemplo, organizaciones benéficas, fundaciones, ONGs, iglesias o instituciones calificadas oficialmente) o hechas al Estado y entes públicos determinados.
Debe documentarse el donativo con los datos del donante, beneficiario, fecha, monto y descripción del aporte, y conservar ese comprobante. Hacienda publica un listado de entidades autorizadas a recibir donaciones deducibles.
5. Aportes a pensiones complementarias
Si el trabajador independiente realiza cotizaciones voluntarias a un régimen de pensión complementaria (por ejemplo, a través de operadoras de pensiones autorizadas, plan voluntario de jubilación), puede deducir esos aportes de su renta imponible con cierto límite.
La Ley de Protección al Trabajador (Ley 7983) dispone en su artículo 71 que las contribuciones a planes de pensión voluntarios pueden deducirse, hasta un máximo del 10% del ingreso bruto anual en el caso de personas físicas con actividades lucrativas.
En otras palabras, el independiente puede rebajar de su utilidad imponible lo aportado a su plan de pensión complementaria durante el año, pero sin exceder el 10% de sus ingresos brutos. Cualquier exceso sobre ese porcentaje no será deducible en ese período.
Tip Alegra: Al aplicar la deducción en la declaración, es importante contar con certificaciones de la operadora de pensiones que respalden el monto aportado en el año.
6. Otros gastos deducibles
Asimismo, el independiente puede deducir otros conceptos autorizados por la ley, como por ejemplo: pérdidas por cuentas incobrables (debidamente estimadas o con acciones de cobro agotadas), gastos de representación razonables, pagos de impuestos locales empresariales (ej. impuestos municipales sobre actividades comerciales), y cargas sociales obligatorias.
En particular, los pagos obligatorios a la CCSS que realice el trabajador independiente por su seguro de salud y pensión (como asegurado voluntario o independiente) son considerados gasto deducible, ya que equivalen a contribuciones necesarias para ejercer su actividad.
De igual forma, si el independiente debe pagar el impuesto al valor agregado (IVA) en sus compras o servicios contratados, ese IVA puede formar parte del costo deducible (cuando no tenga derecho a crédito fiscal, por ejemplo en actividades exentas). Es fundamental que todos estos gastos cumplan con el principio de necesariedad, proporcionalidad y documentación para que sean aceptados en caso de fiscalización.
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Regímenes especiales e incentivos para independientes
La normativa tributaria costarricense prevé regímenes especiales y tratamientos preferenciales que pueden aplicar algunos contribuyentes independientes, ya sea para simplificar sus obligaciones o para fomentar pequeñas empresas.
Le invitamos a profundizar en estos temas a través de nuestros editoriales Régimen simplificado: estos son los datos clave sobre su funcionamiento y Conozca cómo funcionan las exenciones fiscales en el impuesto sobre la renta.
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