Su cliente pauta en Google Ads todos los meses, la tarjeta corporativa se debita automáticamente y usted recibe una factura de Google Ireland Limited en dólares. A partir de ahí arranca un proceso mensual de 7 pasos que —si se omite alguno— convierte el gasto en no deducible ante Hacienda.
Esta guía es un playbook operativo del cómo procesar factura de Google Ads en TRIBU-CR: dónde encontrar cada dato, en qué fecha se causa la retención, cómo llenar los formularios de la Serie 100 en TRIBU-CR y qué conciliar antes de cerrar el mes contable.
- ¿Cuántos pasos operativos toma procesar una factura de Google Ads? El proceso completo consta de 7 pasos que deben ejecutarse dentro de los primeros 15 días naturales del mes siguiente al pago o acreditamiento.
- ¿Cuál es el error operativo más frecuente que detecta Hacienda en el cruce automático? Registrar el gasto con el tipo de cambio de la fecha de la factura en lugar del tipo de cambio del día del cargo a la tarjeta corporativa.
Para el marco normativo de fondo, revise antes nuestra guía sobre retención por remesas al exterior en pagos a Meta Ads.
¿Dónde encuentra la factura mensual de Google Ads y qué modelo de facturación tiene su cliente?
El primer paso del proceso es identificar el modelo de facturación bajo el cual opera la cuenta de Google Ads de su cliente, porque de eso depende la fecha del hecho generador de la retención. Google ofrece 3 modelos distintos y cada uno tiene un tratamiento operativo diferente:
| Modelo de facturación | Cuándo se cobra | Fecha del hecho generador |
| Pago automático (postpago) | El día 1 de cada mes o al alcanzar el umbral de facturación | Fecha del cargo a la tarjeta |
| Pagos manuales (prepago) | Cuando el cliente recarga saldo | Fecha de aplicación del consumo, no de la recarga |
| Facturación mensual con crédito | El día del vencimiento acordado (usualmente 30 días fecha factura) | Fecha del pago efectivo o acreditamiento |
Para ubicar el modelo activo, entre en la cuenta de Google Ads de su cliente, vaya a Facturación > Configuración y revise el campo «Método de pago principal». La factura mensual se descarga desde Facturación > Documentos en formato PDF y también queda disponible como registro de transacciones exportable a CSV. Descargue siempre ambos formatos: el PDF para el archivo permanente y el CSV para la conciliación con el estado de cuenta bancario.
Tip Alegra: Configure el proveedor «Google Ireland Limited» en Alegra Contabilidad con la etiqueta de modelo de facturación asignada (postpago, prepago o crédito). Esta clasificación le sirve al cierre para generar reportes filtrados y detectar cuentas cuyo modelo cambió durante el año fiscal.
¿Qué datos debe extraer de la factura de Google Ireland Limited para el asiento contable?
La factura mensual de Google Ads incluye más información de la que aparenta. Estos son los 6 campos que su libro contable necesita:
| Campo en la factura | Ubicación dentro del PDF | Uso contable |
| Número de factura (Invoice number) | Encabezado superior derecho | Referencia única del asiento |
| Periodo facturado (Billing period) | Debajo del número de factura | Mes al que corresponde el gasto |
| Total facturado en USD | Sección de totales, línea «Total» | Base para conversión a colones |
| Fecha de emisión (Invoice date) | Encabezado, línea «Date» | Referencia editorial, no fiscal |
| Datos fiscales de Google Ireland Limited | Pie de página del PDF | Identificación del proveedor no domiciliado |
| Desglose por campaña o producto | Cuerpo de la factura | Trazabilidad ante fiscalización |
La razón social exacta que debe aparecer en su asiento y en el D-104 es Google Ireland Limited, con domicilio en Gordon House, Barrow Street, Dublín 4, Irlanda. No use variantes como «Google LATAM» o «Google Costa Rica» —esas entidades no facturan Google Ads a Costa Rica y confunden el cruce con TRIBU-CR.
¿Cómo determinar la fecha exacta del hecho generador según el modelo de pago?
El hecho generador de la retención por remesas al exterior ocurre en el momento en que se paga o se acredita la renta al no domiciliado. Para Google Ads, esa fecha no siempre coincide con la fecha de emisión de la factura, y ahí es donde muchos contadores se equivocan. Use esta regla operativa según el modelo:
| Modelo | Fecha a usar para el tipo de cambio | Documento de respaldo |
| Pago automático (tarjeta corporativa) | Día del cargo a la tarjeta (estado de cuenta bancario) | Extracto bancario que muestra el débito |
| Pagos manuales (prepago) | Día en que Google aplica el consumo contra el saldo prepagado | Reporte de transacciones de Google Ads (Facturación > Transacciones) |
| Facturación con crédito | Día en que el cliente ejecuta la transferencia bancaria | Comprobante SWIFT o SPB de la transferencia internacional |
Descargue siempre el tipo de cambio del Banco Central de Costa Rica del día que corresponda y adjúntelo al asiento contable como documento anexo. En una fiscalización, ese respaldo es lo que sostiene la base gravable convertida a colones y evita ajustes al cierre.
Tip Alegra: Active la conexión del tipo de cambio del BCCR en Alegra Contabilidad para que cada asiento en dólares se convierta automáticamente al tipo de cambio oficial del día. Al momento de la fiscalización, el sistema conserva el histórico exacto del tipo de cambio aplicado a cada operación.
¿Cómo calcular la retención por remesas y el IVA autoliquidado en el mismo mes?
Con el modelo identificado, la fecha del hecho generador clara y la factura descargada, el cálculo mensual se ejecuta en 4 operaciones aritméticas. Suponga una factura de USD 1.200 y un tipo de cambio de venta del BCCR de ₡520 el día del cargo:
| Paso | Cálculo | Resultado |
| 1. Convertir la base a colones | USD 1.200 × ₡520 | ₡624.000 (base gravable) |
| 2. Calcular retención remesas 25% | ₡624.000 × 25% | ₡156.000 (a enterar) |
| 3. Calcular IVA autoliquidado 13% | ₡624.000 × 13% | ₡81.120 (autoliquidado) |
| 4. Determinar desembolso total del cliente | Base + Retención + IVA | ₡861.120 |
La tarifa del 25% aplica bajo la interpretación mayoritaria del artículo 59 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (Ley N.° 7092), que asimila la publicidad digital a servicios de asesoramiento técnico o de otra índole. La guía completa de retenciones en Costa Rica desarrolla las tarifas por concepto en detalle.
¿Cómo registrar el asiento contable completo mes a mes en el libro?
El asiento contable de la factura de Google Ads reconoce simultáneamente el gasto, los dos pasivos tributarios (retención + IVA por pagar) y el crédito del IVA acreditable. Este es el asiento completo del ejemplo anterior:
| Cuenta contable | Naturaleza | Débito (₡) | Crédito (₡) |
|---|---|---|---|
| Gastos de publicidad digital — Google Ads | Gasto operativo | 624.000 | — |
| IVA acreditable — servicios transfronterizos | Activo | 81.120 | — |
| Impuesto sobre remesas al exterior por pagar | Pasivo tributario | — | 156.000 |
| IVA por pagar — servicios transfronterizos | Pasivo tributario | — | 81.120 |
| Bancos (débito a tarjeta corporativa) | Activo | — | 468.000 |
| Totales | 705.120 | 705.120 |
Adjunte al asiento: el PDF de la factura de Google Ireland, el extracto bancario que muestra el débito a la tarjeta y la publicación del tipo de cambio del BCCR del día. Con esos 3 documentos, el asiento resiste cualquier revisión cruzada de TRIBU-CR contra los comprobantes electrónicos 4.4 y las informativas de la Serie 200.
Tip Alegra: En Alegra Contabilidad puede adjuntar los tres documentos directamente al asiento (PDF, extracto y tipo de cambio) y quedan permanentemente asociados. Esto elimina el archivo físico paralelo y acelera la respuesta ante requerimientos de información de Hacienda.
¿Cómo llenar los formularios 140, 141 o 142 en TRIBU-CR con los datos de Google Ads?
La retención se entera dentro de los primeros 15 días naturales del mes siguiente al pago mediante los formularios autoliquidativos de la Serie 100 en TRIBU-CR. El formulario que corresponde depende del perfil del agente de retención:
| Formulario | Perfil del agente de retención | Informativa equivalente (Serie 200) |
|---|---|---|
| Formulario 140 | Persona física | Formulario 210 |
| Formulario 141 | Persona jurídica | Formulario 211 |
| Formulario 142 | Institución pública | Formulario 212 |
Dentro del formulario, la operación de Google Ads se declara con estos datos:
- Concepto: remesas al exterior — asesoramiento técnico o servicios (código según catálogo TRIBU-CR).
- Beneficiario: Google Ireland Limited (nombre completo, dirección Dublín, país Irlanda).
- Base gravable: el monto en colones del paso 1 del cálculo (₡624.000 en el ejemplo).
- Tarifa aplicada: 25%.
- Retención declarada: el resultado del paso 2 (₡156.000 en el ejemplo).
La presentación se hace desde la Oficina Virtual (OVi) de TRIBU-CR. Genere el reporte mensual de retenciones desde su sistema contable y transcriba los totales al formulario. Si su cartera tiene varias operaciones con Google en el mismo mes (por ejemplo, múltiples cuentas MCC), consolide los totales antes de llenar el formulario.
Tip Alegra: El reporte de retenciones mensuales en Alegra Contabilidad exporta el detalle exacto por proveedor no domiciliado que necesita para llenar los formularios de la Serie 100. Puede filtrar por Google Ireland Limited y el periodo específico, y obtener base gravable, tarifa y retención listos para transcribir a TRIBU-CR.
¿Cómo conciliar la retención declarada con el gasto reportado en la declaración de renta?
Al cierre del periodo fiscal, TRIBU-CR ejecuta un cruce automático entre la sumatoria de las retenciones declaradas mes a mes (Serie 100), las informativas correspondientes (Serie 200) y el gasto reportado en la declaración anual de renta. Cualquier diferencia genera una observación automática. Antes de presentar la declaración anual, ejecute esta conciliación en 4 pasos:
| Paso | Verificación | Fuente del dato |
| 1 | Sumar las 12 bases gravables mensuales de Google Ads del año | Reporte anual del libro contable |
| 2 | Sumar las 12 retenciones declaradas en los formularios 140/141/142 | Historial de presentaciones en TRIBU-CR |
| 3 | Confirmar que suma total retenida = suma bases × 25% | Calculadora + comparación cruzada |
| 4 | Confirmar que el gasto de Google Ads en el estado de resultados = suma bases del año | Estado de resultados anual |
Si alguno de los 4 números no cuadra, identifique el mes específico donde ocurrió la diferencia y ajuste antes de presentar la declaración de renta. Los desajustes típicos vienen de facturas donde se aplicó el tipo de cambio equivocado (fecha factura vs. fecha cargo) o de meses donde se omitió la retención por completo.
Checklist final antes de cerrar el mes contable
Antes de dar por cerrada la operación mensual de Google Ads, valide con su cliente que los siguientes 8 puntos están completos. Cada casilla en blanco es un riesgo de deducibilidad o de sanción por parte de Hacienda:
| Punto de control | Cumplido |
| Factura de Google Ireland Limited descargada en PDF y CSV | — |
| Modelo de facturación identificado (postpago, prepago o crédito) | — |
| Fecha del hecho generador determinada con respaldo documental | — |
| Tipo de cambio del BCCR del día del hecho generador adjunto | — |
| Asiento contable balanceado con los 5 movimientos (gasto, IVA acreditable, retención por pagar, IVA por pagar, banco) | — |
| Retención declarada en el formulario 140, 141 o 142 dentro del plazo de 15 días naturales | — |
| IVA autoliquidado declarado en el formulario de servicios digitales que corresponda | — |
| Documentación completa adjunta al asiento (factura, extracto bancario, tipo de cambio) | — |
¿Está ejecutando este proceso manualmente para varios clientes cada mes?
Cuando un despacho administra 5, 10 o 20 clientes con pauta activa en Google Ads, Meta Ads y otras plataformas digitales, ejecutar este proceso manualmente consume días completos y multiplica el riesgo de omitir un paso en alguna cuenta. Alegra Contabilidad automatiza los 7 pasos del playbook: identifica el proveedor no domiciliado, calcula la retención al 25%, autoliquida el IVA transfronterizo, aplica el tipo de cambio del día y deja el reporte mensual listo para transcribir a los formularios 140, 141 o 142 en TRIBU-CR.
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Monto que su cliente debe enterar a Hacienda mediante los formularios 140, 141 o 142 de la Serie 100 en TRIBU-CR.
Fuentes oficiales
- Asamblea Legislativa de Costa Rica. (1971). Código de Normas y Procedimientos Tributarios, Ley N.° 4755.
- Asamblea Legislativa de Costa Rica. (1982). Ley del Impuesto sobre el Valor Agregado, Ley N.° 6826.
- Asamblea Legislativa de Costa Rica. (1988). Ley del Impuesto sobre la Renta, Ley N.° 7092.
- Ministerio de Hacienda. (2021). Reglamento a la Ley del Impuesto sobre la Renta, Decreto Ejecutivo N.° 43198-H.
- Dirección General de Tributación. (2025). Formularios autoliquidativos 140, 141 y 142 de la Serie 100 — TRIBU-CR.
