Una factura electrónica puede superar la validación técnica de Hacienda y, aun así, no respaldar una operación económica real. Por eso, detectar una factura falsa en Costa Rica exige revisar más que el XML: también deben analizarse la realidad de la compra, la actividad del proveedor, los soportes, el pago y la trazabilidad contable.
El tema cobró relevancia después de que el Ministerio de Hacienda anunciara, en julio de 2026, un proyecto para bloquear temporalmente del sistema de facturación a empresas relacionadas con operaciones simuladas y comunicara la presentación de denuncias penales contra contribuyentes que habrían utilizado facturas sin sustento.
Para el contador, el riesgo no se limita al rechazo del gasto o del crédito fiscal. Si se demuestra que asesoró, aconsejó o colaboró deliberadamente en la inclusión de información falsa, podría exponerse a la responsabilidad administrativa prevista en el artículo 81 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios —CNPT— y, según la conducta y la cuantía, a una eventual investigación penal.
Advertencia: este contenido es informativo. Ante una posible simulación, denuncia o investigación de Hacienda, el contador y el contribuyente deben solicitar asesoría legal especializada.
En resumen: ¿Cómo se detecta una factura falsa en Costa Rica?
- Revise el XML y la respuesta de Hacienda, pero recuerde que la aceptación técnica no demuestra que la operación haya ocurrido.
- Verifique al proveedor, su estado tributario, identificación, actividad económica y capacidad real para prestar el servicio o entregar el bien.
- Cruce la factura con contratos, órdenes de compra, entregables, comprobantes de recepción y pagos bancarios.
- No aplique automáticamente el crédito fiscal ni deduzca el gasto cuando existan dudas materiales sobre la realidad de la operación.
- Documente sus advertencias al cliente por escrito y conserve los soportes originales.
- El artículo 81 bis no crea un delito autónomo: establece una multa administrativa de uno a tres salarios base, sin perjuicio de posibles responsabilidades penales.
- El artículo 92 del CNPT sanciona el fraude a la Hacienda Pública cuando la cuantía defraudada supera 500 salarios base, con pena de prisión de cinco a diez años.
¿Qué se entiende por facturación falsa en Costa Rica?
La facturación falsa comprende la emisión, utilización o aceptación de comprobantes electrónicos que no corresponden a una operación real o que presentan información manipulada sobre una operación existente.
No siempre se trata de una factura completamente inventada. También puede existir falsedad cuando:
- se factura un servicio que nunca fue prestado;
- se registra una cantidad mayor a la realmente entregada;
- se modifica deliberadamente el precio;
- se utiliza un proveedor real para documentar una operación que nunca ocurrió;
- se registra un gasto personal como si fuera empresarial;
- se emite una factura por una actividad que el proveedor no tiene capacidad material de desarrollar;
- se simulan compras para aumentar costos, deducciones o créditos fiscales.
La factura electrónica genera evidencia digital y facilita el cruce de información, pero la existencia de un comprobante autorizado no sustituye la prueba de la realidad económica.
En otras palabras, Hacienda puede validar que el documento tenga una estructura correcta, que el emisor esté identificado y que el comprobante cumpla determinadas reglas técnicas. Sin embargo, la realidad de la prestación, la entrega del bien, el precio y el pago deben poder demostrarse con otros documentos.
¿Qué anunció Hacienda en julio de 2026 sobre las facturas falsas?
El 22 de julio de 2026, el Gobierno anunció un paquete de 24 proyectos de ley relacionados con recaudación, evasión, contrabando y gestión tributaria. Al día siguiente, Hacienda presentó tres primeras iniciativas ante la Asamblea Legislativa, entre ellas una relacionada con las facturas electrónicas falsas.
La propuesta busca permitir el bloqueo del sistema de facturación por un período de cinco años para empresas vinculadas con transacciones simuladas, como medida cautelar mientras demuestran que desarrollan una actividad económica real.
Además, Hacienda informó sobre denuncias penales relacionadas con contribuyentes que habrían comprado facturas falsas y las utilizaron en su contabilidad para reducir impuestos.
¿La medida ya está vigente?
No. Al momento de publicar este artículo, el bloqueo por cinco años corresponde a una iniciativa legislativa. Por tanto, no debe comunicarse como una sanción automática vigente para todos los emisores o receptores de facturas sospechosas.
Lo que sí está vigente es el régimen general del CNPT sobre inexactitud tributaria, responsabilidad de terceros y fraude a la Hacienda Pública.
La diferencia es importante:
| Situación | Consecuencia posible |
|---|---|
| Factura con errores formales | Solicitud de corrección, rechazo o incumplimiento formal |
| Gasto o crédito fiscal sin soporte suficiente | Ajuste tributario y sanción administrativa |
| Asesoría o colaboración dolosa o con culpa grave | Multa del artículo 81 bis y posibles responsabilidades adicionales |
| Evasión superior a 500 salarios base | Posible delito del artículo 92, si se acreditan sus elementos |
¿Cuáles son las señales de alerta de una factura falsa?
Una señal aislada no demuestra que exista una factura falsa. Sin embargo, varias señales combinadas deben activar una revisión más profunda.
1. El proveedor no tiene una situación tributaria coherente
Revise la condición del proveedor en los sistemas oficiales de Hacienda y conserve evidencia de la consulta.
El hecho de que aparezca como omiso, moroso o con información desactualizada no demuestra por sí solo que la factura sea falsa. No obstante, sí aumenta el riesgo y exige revisar con mayor detalle la operación.
La consulta debe realizarse considerando la fecha en que ocurrió la transacción, no únicamente la situación actual del proveedor.
2. La actividad económica no coincide con la operación
Compare la actividad registrada por el proveedor con el bien o servicio facturado.
Por ejemplo, una empresa cuya actividad principal corresponde al comercio minorista podría generar una alerta si factura servicios especializados de ingeniería, asesoría financiera o desarrollo tecnológico sin demostrar que cuenta con personal, activos o experiencia para prestarlos.
Esta inconsistencia tampoco es una prueba definitiva, pero sí requiere explicación y soporte.
3. La descripción es genérica o insuficiente
Descripciones como “servicios profesionales”, “asesoría general” o “trabajos varios” pueden ser insuficientes cuando no permiten identificar:
- la naturaleza del servicio;
- el período en que fue prestado;
- el entregable;
- la unidad o cantidad;
- el proyecto relacionado;
- el responsable de la prestación.
Mientras más relevante sea el monto, mayor debe ser el nivel de detalle y soporte.
4. El monto rompe los patrones normales
Analice si el valor facturado es coherente con:
- operaciones anteriores;
- cotizaciones;
- precios de mercado;
- volumen de bienes recibidos;
- horas de servicio;
- capacidad económica del cliente;
- capacidad operativa del proveedor.
Una factura que multiplica varias veces el promedio histórico, sin una justificación comercial, debe clasificarse como una operación de riesgo.
5. No existe evidencia de entrega o prestación
Solicite, según el caso:
- contrato;
- cotización;
- orden de compra;
- acta de entrega;
- informe técnico;
- evidencia de recepción;
- correos de coordinación;
- fotografías;
- reportes de avance;
- archivos entregables;
- comprobantes de transporte;
- registros de inventario.
La factura por sí sola no siempre permite probar que el bien o servicio fue recibido.
6. El pago presenta comportamientos inusuales
Revise si:
- el pago se hizo en efectivo sin justificación;
- el dinero regresó total o parcialmente al cliente;
- el proveedor recibió el pago y luego transfirió fondos a personas relacionadas;
- se utilizaron cuentas de terceros;
- existen pagos circulares;
- el valor facturado no coincide con el valor efectivamente pagado.
El movimiento bancario no reemplaza la prueba de la operación, pero puede confirmar o contradecir la información registrada.
7. El proveedor no parece tener capacidad material
Pregunte si el proveedor cuenta con:
- personal suficiente;
- instalaciones;
- inventario;
- equipos;
- vehículos;
- subcontratistas;
- experiencia;
- permisos o licencias;
- capacidad financiera.
Una persona o empresa que factura una operación de gran magnitud sin mostrar capacidad para realizarla representa un riesgo importante.
8. El XML y la operación contable no coinciden
Compare el XML con:
- el PDF entregado;
- la orden de compra;
- el registro contable;
- la cuenta bancaria;
- el comprobante de pago;
- el inventario;
- la declaración de IVA;
- la declaración del impuesto sobre las utilidades.
El documento original debe conservarse sin alteraciones. Si existe una diferencia, registre el hallazgo y solicite una explicación formal.
¿Qué debe hacer el contador ante una factura sospechosa?
Paso 1. Clasifique la alerta
No toda inconsistencia implica falsedad. Clasifique el caso como:
- riesgo bajo: error formal o diferencia explicable;
- riesgo medio: falta de algunos soportes o inconsistencia relevante;
- riesgo alto: operación sin evidencia, proveedor sin capacidad o información contradictoria;
- riesgo crítico: simulación manifiesta, devolución de dinero o instrucciones expresas para registrar una operación inexistente.
Paso 2. Preserve la evidencia
Conserve:
- XML original;
- respuesta de Hacienda;
- PDF;
- correos;
- contratos;
- órdenes de compra;
- comprobantes bancarios;
- documentos de recepción;
- papeles de trabajo;
- comunicaciones con el cliente.
No elimine archivos ni sustituya documentos para “corregir” la historia de la operación.
Paso 3. Solicite soportes al cliente
La solicitud debe hacerse por escrito. Indique qué documentos hacen falta, por qué son necesarios y cuál es la fecha límite para entregarlos.
Es recomendable evitar acusaciones definitivas. En esta etapa, el contador debe hablar de “inconsistencias”, “riesgo” o “falta de evidencia suficiente”, salvo que exista una conclusión sustentada por una investigación formal.
Paso 4. Documente su análisis
El papel de trabajo debe incluir:
- fecha de revisión;
- identificación del proveedor;
- número y fecha de la factura;
- monto;
- impuestos involucrados;
- consultas realizadas;
- soportes recibidos;
- inconsistencias encontradas;
- explicación entregada por el cliente;
- conclusión profesional;
- decisión adoptada.
La documentación demuestra que el contador actuó con diligencia y que no aceptó automáticamente la información entregada por el cliente.
Paso 5. Comunique la advertencia al cliente
Si la evidencia no es suficiente, informe por escrito que:
- no se ha podido comprobar la realidad económica;
- existe riesgo de rechazo del gasto o del crédito fiscal;
- la información podría generar ajustes y sanciones;
- el registro contable requiere soportes adicionales;
- cualquier decisión de continuar debe ser tomada por el cliente con conocimiento del riesgo.
Paso 6. No incluya beneficios tributarios sin respaldo
Mientras exista una duda material no resuelta, el contador debe evaluar si corresponde:
- no reconocer el gasto para efectos fiscales;
- no aplicar el crédito fiscal;
- registrar la operación contablemente con una advertencia;
- solicitar la corrección del comprobante;
- reversar un registro anterior;
- rectificar una declaración;
- realizar un pago adicional;
- consultar a un abogado tributarista.
La decisión depende de los hechos, del período, del impuesto involucrado y del estado del procedimiento.
Paso 7. Evalúe la escalada legal
Cuando existan indicios de simulación deliberada, falsificación documental, devolución de dinero o participación organizada, el caso debe escalarse a asesoría legal especializada.
La denuncia ante Hacienda o el Ministerio Público no debe utilizarse como una reacción automática frente a cualquier error. Debe evaluarse con base en la evidencia, las obligaciones de confidencialidad, la relación profesional y las reglas aplicables al caso.
¿Qué riesgo establece el artículo 81 bis del CNPT?
El artículo 81 bis regula la responsabilidad de terceros. Según el texto vigente consultado, se sanciona con una multa de uno a tres salarios base a quien:
- asesore, aconseje o preste servicios para omitir total o parcialmente el pago de un impuesto; o
- colabore en la alteración o inscripción de cuentas, asientos o datos falsos en la contabilidad o en documentos expedidos.
La norma no sanciona automáticamente al contador por registrar una factura que después resulte cuestionada. Para que exista responsabilidad deben demostrarse, entre otros elementos:
- participación del asesor en decisiones determinantes;
- dolo o culpa grave;
- relación entre la actuación del asesor y la infracción;
- existencia de una conducta tributaria sancionable.
Además, el propio artículo indica que la multa administrativa se aplica sin perjuicio de las eventuales responsabilidades penales que puedan surgir.
Por eso, la simple aceptación técnica de un XML no equivale a una participación penal. El análisis debe centrarse en lo que el contador sabía, lo que recomendó, las advertencias que realizó y las acciones que ejecutó.
¿Cuándo podría existir fraude a la Hacienda Pública?
El artículo 92 del CNPT tipifica el fraude a la Hacienda Pública cuando una persona, mediante acción u omisión y con propósito de obtener un beneficio patrimonial, evade tributos, utiliza indebidamente devoluciones o disfruta beneficios fiscales de forma indebida.
Actualmente, el delito exige que la cuantía defraudada supere 500 salarios base y contempla una pena de prisión de cinco a diez años.
Para calcular el umbral no se incluyen intereses, multas ni recargos sancionatorios. La cuantía se analiza conforme a las reglas previstas para cada tipo de tributo y período.
En 2026, el monto de 500 salarios base se ha estimado en aproximadamente ₡231,1 millones. Sin embargo, el valor debe verificarse con el salario base oficial aplicable al período y a los hechos investigados.
¿El proyecto de reforma cambia este umbral?
El paquete legislativo anunciado por Hacienda y otras iniciativas discutidas en la Asamblea Legislativa han planteado reducir el umbral, sumar cuantías de varios períodos e incorporar multas penales y agravantes.
Mientras esos cambios no sean aprobados, sancionados y publicados, el umbral vigente del artículo 92 continúa siendo el aplicable.
Ejemplo práctico para el contador
Una empresa recibe una factura por ₡8 millones por servicios de consultoría. El XML fue aceptado por Hacienda, pero se presentan las siguientes situaciones:
- el proveedor normalmente vende alimentos;
- no existe contrato;
- no hay informe ni entregable;
- el pago se hizo a una cuenta personal;
- el cliente no puede explicar quién recibió el servicio;
- parte del dinero regresó posteriormente a la empresa.
En este caso, la aceptación del XML no basta. El contador debería:
- conservar el XML y la respuesta de Hacienda;
- solicitar una explicación y los soportes;
- documentar las inconsistencias;
- informar el riesgo al cliente;
- abstenerse de aplicar el crédito fiscal o la deducción mientras no exista evidencia suficiente;
- consultar a un abogado si aparecen indicios de simulación deliberada;
- evaluar la rectificación o regularización que corresponda.
¿Cómo puede apoyar Alegra la trazabilidad contable?
Una solución contable puede ayudar a centralizar comprobantes electrónicos, soportes, registros, conciliaciones y papeles de trabajo en un mismo entorno.
Alegra puede apoyar al contador en tareas como:
- organizar comprobantes recibidos;
- conservar documentos asociados;
- relacionar operaciones con cuentas contables;
- revisar pagos y conciliaciones;
- mantener una trazabilidad de los registros;
- facilitar la consulta de información durante una revisión.
Sin embargo, ningún software puede determinar por sí solo si una operación económica ocurrió realmente. La validación técnica del comprobante no sustituye el juicio profesional ni la revisión de contratos, entregables y pagos.
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Diagnóstico de trazabilidad contador-cliente
Como material descargable para este artículo, se recomienda ofrecer un Diagnóstico de trazabilidad contador-cliente, con preguntas sobre:
- identificación del proveedor;
- actividad económica;
- existencia de contrato;
- recepción del bien o servicio;
- evidencia del pago;
- revisión del XML;
- documentación de las advertencias;
- decisión tributaria adoptada;
- seguimiento de operaciones de alto riesgo.
- Este recurso permite que el contador identifique rápidamente qué expedientes están completos y cuáles requieren soportes antes del cierre fiscal.
Errores frecuentes al revisar facturas sospechosas
Revisar una factura sospechosa exige más que comprobar si el XML fue aceptado por Hacienda. Estos son los errores más comunes que pueden debilitar la trazabilidad de la operación, generar ajustes tributarios y aumentar la exposición del contribuyente y del contador.
| Error | Consecuencia | Cómo corregirlo |
|---|---|---|
| Creer que la aceptación del XML demuestra la operación | Se aplican gastos o créditos sin evidencia económica | Revisar contratos, entregables, recepción y pagos |
| Considerar que un proveedor activo siempre es confiable | Se ignoran operaciones simuladas o inconsistentes | Evaluar cada transacción, no solo al proveedor |
| Registrar la factura pese a una advertencia documentada | Puede aumentar la exposición del cliente y del asesor | Suspender el efecto fiscal hasta aclarar el caso |
| Acusar al proveedor sin investigación | Se generan conflictos y riesgos legales | Utilizar lenguaje técnico y documentar los hechos |
| Eliminar o reemplazar archivos originales | Se pierde trazabilidad | Conservar XML, respuestas, correos y versiones |
| Confundir el artículo 81 bis con un delito | Se comunica incorrectamente el riesgo | Explicar que es una multa administrativa, sin perjuicio de otras responsabilidades |
| Aplicar automáticamente el artículo 85 | Se atribuye una sanción que corresponde a otra conducta | Distinguir no emisión, inexactitud, responsabilidad de terceros y fraude |
| Suponer que el proyecto de ley ya está vigente | Se informa una obligación inexistente | Indicar siempre el estado legislativo de la iniciativa |
Preguntas frecuentes sobre facturación falsa en Costa Rica
Estas preguntas frecuentes aclaran las principales dudas sobre la facturación falsa en Costa Rica: cómo identificar una operación simulada, qué valor tiene la aceptación del XML por parte de Hacienda y cuándo podrían generarse consecuencias administrativas o penales para el contribuyente y el contador.
¿Una factura aceptada por Hacienda puede ser falsa?
Sí. La aceptación confirma determinados requisitos técnicos del comprobante, pero no prueba que el bien haya sido entregado o que el servicio haya sido prestado.
¿El contador responde penalmente por toda factura falsa de un cliente?
No automáticamente. Para establecer responsabilidad deben analizarse su conocimiento, participación, conducta, advertencias, nivel de intervención y los demás elementos del caso.
¿El artículo 81 bis establece cárcel para el contador?
No. El artículo 81 bis establece una multa administrativa de uno a tres salarios base. Sin embargo, la norma deja a salvo otras posibles responsabilidades penales cuando la conducta también pueda constituir un delito.
¿Qué pasa si el proveedor está omiso o moroso?
Es una señal de alerta, pero no demuestra por sí sola que la factura sea falsa. Debe revisarse la realidad de la operación y la situación del proveedor en la fecha de la transacción.
¿Puedo deducir una factura si solo tengo el XML?
Depende de la operación y de las reglas aplicables, pero el XML normalmente no es suficiente para demostrar por sí solo la realidad económica cuando el gasto es relevante o presenta inconsistencias.
¿Qué debe hacer el contador si la factura ya fue declarada?
Debe conservar la evidencia, informar al cliente, cuantificar el posible impacto y evaluar con asesoría tributaria y legal si corresponde rectificar, reversar el registro o pagar las diferencias.
¿El artículo 88 permite reducir la multa del artículo 81 bis?
El artículo 88 menciona expresamente las sanciones de los artículos 78, 79, 81 y 83. No debe asumirse que la reducción aplica automáticamente al artículo 81 bis.
¿El umbral penal es de 200 o de 500 salarios base?
Para el delito vigente del artículo 92, el umbral es superior a 500 salarios base. El monto de 200 salarios base aparece en reglas administrativas y en propuestas de reforma, pero no debe confundirse con el umbral penal vigente.
Conclusión
La mejor defensa del contador frente al riesgo de una factura falsa es demostrar un proceso de revisión razonable, consistente y documentado.
La aceptación electrónica del comprobante es apenas el primer filtro. La operación debe estar respaldada por evidencia comercial, contable, bancaria y operativa. Cuando existan inconsistencias relevantes, el contador debe advertirlas por escrito, evitar la aplicación automática de beneficios fiscales y solicitar asesoría especializada si aparecen indicios de simulación.
La facturación electrónica aumenta la trazabilidad y facilita los cruces de información. Por eso, cada comprobante debe analizarse como parte de un expediente completo y no como un documento aislado.
Fuentes oficiales
- Código de Normas y Procedimientos Tributarios, Ley N.° 4755 — SINALEVI/PGR
- Texto compilado del Código de Normas y Procedimientos Tributarios
- Opinión Jurídica OJ-138-2020 de la Procuraduría General de la República
- Ministerio de Hacienda: sitio oficial
- Hacienda presenta sus primeros proyectos para combatir las facturas falsas — La Nación
- Proyectos presentados por Hacienda para combatir las facturas falsas — El Observador
