Los faltantes de inventario en Costa Rica no deberían resolverse únicamente con un ajuste contable. Cuando la diferencia física corresponde a un robo, hurto o destrucción de mercancías, el contador debe identificar la causa, determinar el valor contable de los bienes, reunir evidencia suficiente y analizar sus efectos en el Impuesto sobre las Utilidades y el IVA. Además, desde el 1.º de enero de 2027 entrará a regir la Resolución MH-DGT-RES-0015-2026, que actualiza los criterios de Hacienda sobre la documentación de estos eventos. Aquí encontrará el procedimiento para preparar el expediente correctamente.
Respuestas rápidas sobre los faltantes de inventario
Estas respuestas permiten ubicar rápidamente el tratamiento que debe analizar antes de realizar una baja de inventarios.
¿Qué es un faltante de inventario y por qué importa para efectos fiscales?
Existe un faltante cuando la cantidad física de mercancía es inferior a la registrada en la contabilidad o en el sistema de inventarios. Sin embargo, detectar la diferencia es apenas el primer paso: para determinar su tratamiento debe establecerse por qué desapareció la mercancía.
Un faltante puede originarse, por ejemplo, en un robo, hurto, destrucción de mercancías, retiro de bienes, errores operativos o diferencias que no pueden ser justificadas. La clasificación es relevante porque un inventario que desapareció por un hecho acreditable no tiene necesariamente el mismo tratamiento tributario que una diferencia física cuya causa no puede demostrarse.
¿Cuál es el tratamiento contable de un faltante de inventario?
Desde la perspectiva contable, el inventario debe representar las existencias que realmente controla la empresa. Por ello, cuando un conteo físico confirma que determinados bienes ya no existen, la diferencia debe analizarse y, cuando corresponda, reconocerse contablemente.
La NIC 2 para entidades que aplican NIIF completas y la Sección 13 para entidades que aplican NIIF para PYMES constituyen las referencias contables principales para inventarios. El ajuste contable, sin embargo, no determina por sí solo la aceptación tributaria de la pérdida.
Para profundizar en los controles físicos y contables, consulte nuestra guía sobre buenas prácticas en la gestión de inventarios en Costa Rica.
¿Qué regla aplica a robos, hurtos y destrucción de mercancías durante 2026?
Durante 2026 continúa vigente la Resolución DGT-R-029-2018. Su artículo 6 regula el tratamiento de los inventarios y establece que cuando los faltantes sean producto de robos, hurtos o destrucciones y puedan justificarse satisfactoriamente mediante documentos fidedignos y válidos, pueden tratarse como faltantes debidamente justificados.
La resolución también exige aportar pruebas idóneas y señala expresamente la necesidad de contar con una certificación de un Contador Público Autorizado independiente para determinar el valor contable de la mercancía faltante.
¿Qué cambia con los inventarios a partir del 1.º de enero de 2027?
La Resolución MH-DGT-RES-0015-2026 entrará a regir el 1.º de enero de 2027 y sustituirá a la DGT-R-029-2018. Para inventarios, el nuevo criterio aparece tanto en el artículo 10 —para NIIF completas— como en el artículo 29 —para NIIF para PYMES—.
La nueva resolución mantiene la necesidad de demostrar los robos, hurtos y destrucciones mediante documentación válida, pero desarrolla con mayor precisión los medios que pueden utilizarse para acreditar el evento. Entre ellos menciona evidencia audiovisual, informes técnicos y otras pruebas que permitan justificar satisfactoriamente el hecho ante la Administración Tributaria.
Además, conserva expresamente la necesidad de una certificación de un Contador Público Autorizado independiente para determinar el valor contable de la mercancía faltante.
| Control | 2026 | Desde 2027 |
|---|---|---|
| Resolución | DGT-R-029-2018 | MH-DGT-RES-0015-2026 |
| Justificación del hecho | Documentos fidedignos y válidos | Documentos fidedignos y válidos + desarrollo expreso de medios probatorios |
| Evidencia audiovisual | Puede formar parte del expediente probatorio | Se menciona expresamente como medio posible |
| Informe técnico | Según las circunstancias y prueba requerida | Se menciona expresamente entre los documentos posibles |
| CPA independiente | Necesario para determinar el valor contable | Se mantiene expresamente |
Si necesita revisar el cambio completo, consulte nuestro análisis sobre NIIF y conciliación fiscal en Costa Rica bajo la MH-DGT-RES-0015-2026.
¿Qué documentos debería conservar ante una destrucción de inventarios?
La documentación debe construirse alrededor del hecho real. No todos los casos requieren exactamente el mismo soporte: la destrucción de alimentos vencidos, un incendio, una inundación o un robo presentan circunstancias distintas. El objetivo es que un tercero pueda reconstruir qué ocurrió y comprobar la razonabilidad de la baja.
¿Qué debe contener el acta de destrucción de inventarios?
El acta interna es útil para construir la trazabilidad del evento, aunque por sí sola no sustituye los demás medios probatorios. Debe permitir relacionar la decisión de destruir los bienes con el inventario afectado y con el posterior registro contable.
¿Qué ocurre con el IVA cuando se pierde o destruye inventario?
Este es uno de los puntos más importantes del análisis. La desaparición física de la mercancía no significa automáticamente que exista una venta o autoconsumo.
El criterio tributario distingue entre un faltante debidamente justificado por robo, hurto o destrucción y un faltante cuya causa no puede acreditarse. Cuando el evento está debidamente demostrado conforme a las reglas aplicables, el faltante no debe considerarse autoconsumo y, por esa sola causa, no genera el débito fiscal que correspondería a un retiro gravado.
→ Construya expediente probatorio.
→ Determine valor contable.
→ Obtenga certificación del CPA independiente.
→ Analice el tratamiento fiscal aplicable.
→ No se trata automáticamente como autoconsumo.
→ No asuma que la baja contable resuelve el tratamiento fiscal.
→ Analice la regla de faltantes injustificados.
→ Evalúe efectos en IVA y renta.
→ Documente el ajuste en el expediente fiscal.
¿Qué pasa cuando el faltante de inventario no puede justificarse?
Un faltante sin evidencia suficiente representa un escenario distinto. La Administración Tributaria puede cuestionar que la salida corresponda realmente a una pérdida y analizar si existe una operación con efectos tributarios que no fue declarada.
Por ello, el contador no debería utilizar automáticamente una cuenta de “pérdida de inventario” como solución fiscal. Primero debe reconstruir movimientos, revisar documentos electrónicos, entradas y salidas del sistema, notas de crédito, devoluciones, traslados entre bodegas y cualquier otra operación que pueda explicar la diferencia.
¿Merma, deterioro y destrucción de inventario son lo mismo?
No. Uno de los errores frecuentes es utilizar estos conceptos como sinónimos. El contador debe determinar qué ocurrió realmente porque cada escenario responde a un hecho económico diferente.
| Situación | ¿Qué ocurrió? | Control principal |
|---|---|---|
| Faltante | El físico es menor que el registro. | Determinar la causa. |
| Robo o hurto | La mercancía desapareció por sustracción. | Prueba del evento + valoración. |
| Destrucción | Los bienes se eliminan físicamente. | Trazabilidad de la destrucción. |
| Deterioro | El bien existe, pero ha perdido valor. | Valor neto realizable y tratamiento fiscal. |
| Merma | Existe una disminución física vinculada al proceso, manipulación o naturaleza del producto. | Causa, medición, política y evidencia histórica/técnica. |
Caso práctico: destrucción de mercancía vencida
Suponga que una empresa distribuidora identifica durante el conteo físico mercancía vencida que ya no puede comercializar. El sistema todavía muestra esas unidades como inventario disponible.
Matriz rápida para auditar bajas de inventario
Antes de aceptar una baja como cerrada, utilice esta matriz para identificar si el expediente tiene vacíos que podrían convertirse en un problema durante una fiscalización.
| Pregunta | Sí | No | Acción |
|---|---|---|---|
| ¿La causa del faltante está identificada? | 🟢 | 🔴 | Investigue antes de registrar. |
| ¿Existe detalle por producto y cantidad? | 🟢 | 🔴 | Reconstruya el auxiliar. |
| ¿Puede demostrarse el evento? | 🟢 | 🔴 | Complete el expediente probatorio. |
| ¿Está determinado el valor contable? | 🟢 | 🔴 | Valore antes de realizar la baja. |
| ¿Existe certificación del CPA independiente cuando es exigible? | 🟢 | 🔴 | No cierre el expediente. |
| ¿El asiento está vinculado con los soportes? | 🟢 | 🔴 | Construya la trazabilidad. |
Errores frecuentes al registrar faltantes y destrucciones de inventario
El mayor riesgo no suele estar en el asiento contable, sino en la falta de evidencia que permita explicar el ajuste varios meses después durante una revisión de Hacienda.
Checklist para preparar el expediente de un faltante de inventario
Antes de cerrar el ajuste, compruebe que puede reconstruir el evento desde el conteo físico hasta el registro contable.
¿Cómo puede Alegra ayudarle a controlar las diferencias de inventario?
La evidencia tributaria se construye fuera del software cuando corresponde a informes, certificaciones o documentos externos; sin embargo, el punto de partida es contar con información consistente sobre entradas, salidas y existencias de cada producto.
Preguntas frecuentes sobre faltantes de inventario en Costa Rica
Estas son algunas de las consultas que debería resolver antes de registrar y cerrar una baja de mercancías.
¿Un acta interna basta para justificar un faltante de inventario?
No necesariamente. El acta contribuye a documentar el procedimiento interno, pero el tratamiento fiscal requiere pruebas idóneas y documentos capaces de demostrar satisfactoriamente las circunstancias del faltante. Además, para determinar el valor contable de la mercancía faltante se exige la certificación de un CPA independiente en los supuestos regulados.
¿Las fotografías serán obligatorias desde 2027?
La MH-DGT-RES-0015-2026 señala que los documentos utilizados para justificar robos, hurtos o destrucciones podrán contener evidencia audiovisual, informes técnicos y otras pruebas. Por ello, no debe interpretarse que una fotografía específica sea, por sí sola y en todos los casos, el único requisito probatorio.
¿Se necesita un CPA independiente para valorar la mercancía faltante?
Sí. Tanto el criterio vigente durante 2026 como la nueva resolución que regirá desde 2027 contemplan expresamente una certificación de un Contador Público Autorizado independiente para determinar el valor contable de la mercancía faltante en estos supuestos.
¿Un faltante debidamente justificado genera débito fiscal de IVA?
Cuando el faltante por robo, hurto o destrucción se encuentra debidamente justificado conforme a la normativa aplicable, no se trata como autoconsumo por esa sola circunstancia y no genera el débito fiscal asociado a ese supuesto.
¿Es lo mismo deteriorar que destruir un inventario?
No. En un deterioro la mercancía continúa existiendo, aunque su valor recuperable haya disminuido. En una destrucción, la mercancía deja de existir físicamente. Esta diferencia afecta tanto el reconocimiento contable como el análisis tributario y la documentación requerida.
¿La MH-DGT-RES-0015-2026 ya aplica en 2026?
No. Su vigencia comienza el 1.º de enero de 2027. Durante 2026 continúa vigente la DGT-R-029-2018. Sin embargo, 2026 es un período adecuado para actualizar los procedimientos internos y preparar los expedientes bajo el estándar probatorio que operará desde 2027.
Siga preparando el cierre contable y fiscal
El control de inventarios es solo una de las partidas que conviene revisar antes del cierre. Continúe profundizando con estos contenidos de Siempre Al Día Costa Rica:
Fuentes oficiales
- Dirección General de Tributación — Resolución DGT-R-029-2018, artículo 6: tratamiento tributario de inventarios.
- Dirección General de Tributación — Resolución MH-DGT-RES-0015-2026, artículos 10 y 29: tratamiento de inventarios bajo NIIF y NIIF para PYMES.
- Ley del Impuesto sobre la Renta y su Reglamento.
- Ley del Impuesto sobre el Valor Agregado y su Reglamento.
