Certificado de ingresos y retenciones o formulario 220: ¿Quiénes deben expedirlo y para qué sirve?

El formulario 220, conocido oficialmente como el Certificado de Ingresos y Retenciones por Rentas de Trabajo y Pensiones, es un documento tributario de vital importancia en Colombia. 

• ¿Qué información es incluida en el formulario 220? Este certificado consolida la información sobre los pagos realizados a un trabajador o pensionado y las retenciones en la fuente practicadas durante un año gravable específico.
• ¿Cuál es el plazo máximo para emitir el formulario 220 en 2026? Hasta el 31 de marzo de 2026 en lo que respecta al formulario 220 por el año gravable 2025.

En este artículo, detallamos los principales interrogantes que surgen con relación a la expedición de este importante documento y cómo evitar errores. 

¿Qué es el formulario 220?

El formulario 220 es el Certificado de Ingresos y Retenciones por Rentas de Trabajo y Pensiones. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian)  prescribe anualmente el modelo que deben utilizar los obligados a expedirlo.. Su propósito es certificar de manera oficial los ingresos laborales o pensionales percibidos por una persona natural, así como las retenciones en la fuente que le fueron practicadas por concepto de impuesto de renta durante un año calendario específico. Este documento es esencial para la preparación de la declaración de renta y, en ciertos casos, puede incluso sustituirla .

¿Cómo descargar el formulario 220 de la Dian?

El formulario 220, en su formato oficial, puede ser descargado directamente desde el portal web de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) en la sección de «Formularios e Instructivos»:

Sin embargo, es importante destacar que, si bien el formato está disponible públicamente, el contenido del certificado es diligenciado y expedido por el empleador o agente retenedor. Muchas empresas utilizan software contable especializado para su emisión. Por ejemplo, en Alegra es posible  generar estos certificados de forma automática, integrando la información de nómina y asegurando la correcta consolidación de los datos.

¡Evita procesos manuales! Con Alegra los agentes retenedores pueden generar el formulario 220 fácilmente

La tecnología contable actual hace más sencilla la generación de estos certificados. Por ejemplo, en Alegra Nómina ahora es posible generar el formulario 220 de forma rápida y automatizada, garantizando que se cumpla con el formato oficial de la Dian y ahorrando tiempo en la preparación de este importante documento. 

Esto asegura que los contadores y empresas puedan expedir el certificado de ingresos y retenciones con agilidad y precisión, manteniéndose al día con sus obligaciones laborales y tributarias. ¡Conoce cómo funciona, agendando tu demo personalizada!

¿Quién diligencia el formulario 220 Dian?

La responsabilidad de diligenciar y expedir el formulario 220 recae exclusivamente en el empleador o agente retenedor. Esto incluye a toda persona jurídica o persona natural que, en su calidad de empleador, haya realizado pagos por conceptos de salarios, prestaciones sociales, pensiones y demás rentas de trabajo a sus empleados o pensionados durante el año gravable.

Tip Alegra: Es una obligación legal para empleadores consolidar y certificar esta información para cada uno de sus trabajadores.

¿Quién debe entregar el certificado de ingresos y retenciones?

El empleador o agente retenedor es el encargado de entregar el Certificado de Ingresos y Retenciones (Formulario 220) a sus empleados o pensionados.

¿Cuál es el plazo máximo para la entrega del formulario 2220 o certificado de ingresos y retenciones?

La fecha límite para esta entrega es el último día hábil del mes de marzo del año siguiente al año gravable que se está certificando, de acuerdo con el calendario tributario establecido mediante el Decreto 2229 de 2023. Por ejemplo, para el año gravable 2025, el plazo máximo de entrega será el 31 de marzo de 2026.

¿Para qué sirve el formulario 220?

El formulario 220 cumple dos funciones esenciales en el ámbito tributario colombiano:

• Base para la declaración de renta para los asalariados: proporciona al contribuyente toda la información necesaria (ingresos brutos, deducciones, retenciones practicadas) para diligenciar correctamente su declaración de renta (Formularios 210 o 110, según corresponda). Facilita el cálculo del impuesto a cargo y permite al contribuyente verificar que las retenciones aplicadas fueron correctas.
• Sustituto de la declaración de renta: para aquellas personas naturales que no están obligadas a presentar declaración de renta, el formulario 220 puede sustituir legalmente dicha declaración, siempre y cuando cumplan con las condiciones y topes establecidos por la Dian para no quedar obligadas en cuanto a patrimonio, ingresos y consumos en UVT. En estos casos, el contribuyente debe conservar el certificado por al menos 5 años como soporte legal.

¿Qué información contiene el formulario 220?

La estructura del formulario 220, prescrita por la Dian a través de la Resolución 000022 de febrero de 2024 que es la que se ha utilizado desde el año gravable 2024 tiene la siguiente estructura:

• Datos del empleador/agente retenedor: incluye el NIT, razón social y datos de contacto de la entidad que expide el certificado.
• Datos del empleado/pensionado: contiene el nombre completo, número de identificación, período trabajado o pensionado, entre otros.
• Detalle de ingresos brutos: lista los diferentes conceptos de pagos laborales o pensionales, como salarios, honorarios, comisiones, viáticos, prestaciones sociales, cesantías e intereses, y pensiones, con sus respectivos valores. Al final, se totalizan los ingresos brutos.

¿Qué se debe tener en cuenta al diligenciar los pagos por alimentación?

Es importante tener en cuenta que el formulario 220 incluye la casilla 38, destinada a reportar el valor pagado por concepto de alimentación que exceda las 41 UVT, con el fin de aplicar el beneficio establecido en el artículo 387-1 del Estatuto Tributario (ET). Esta casilla debe diligenciarse únicamente en los siguientes casos:

• Cuando el empleado haya recibido más de 310 UVT en salario, situación en la que todos los pagos por alimentación se consideran gravados.
• Cuando, aun sin superar el tope de 310 UVT en salario, los pagos por alimentación otorgados superen las 41 UVT; en este caso, el valor que exceda dicho límite constituye ingreso gravado.

• Aportes y deducciones: detalla los aportes obligatorios a salud y pensión, así como otras deducciones permitidas por la ley.
• Retenciones en la fuente practicadas: muestra el valor total de las retenciones en la fuente que el empleador practicó al trabajador durante el año.
• Al final hay un bloque de autodeclaración donde el trabajador marca si cumple seis condiciones (límites de patrimonio, ingresos, consumos, compras y consignaciones) que determinan si está o no obligado a declarar renta; si las cumple todas, el formulario 220 reemplaza su declaración de renta por ese año.

¿Qué pasa si no se entrega el formulario 220?

Si un empleador no entrega el formulario 220 dentro de los plazos establecidos, se expone a sanciones por parte de la Dian. Para el trabajador, la falta de este certificado puede dificultar la preparación de su declaración de renta. En tal situación, el empleado puede utilizar sus desprendibles de nómina, extractos bancarios y otros documentos de soporte para consolidar la información de ingresos y retenciones. Sin embargo, es recomendable solicitar formalmente el certificado al empleador y, en caso de persistencia, buscar asesoría legal o contable para proceder con la reclamación ante las autoridades competentes.

Tip Alegra: De acuerdo con el artículo 667 del ET la sanción por no expedir certificados de retención en la fuente es del 5 % del valor de los pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos. 

¿Cómo se relaciona el formulario 220 con el formato 2276 de información exógena?

El formulario 220 y el formato 2276 de exógena están intrínsecamente relacionados. El formato 2276 hace parte del reporte de información exógena que los empleadores deben presentar a la Dian, detallando los pagos realizados a sus empleados y las retenciones practicadas. 

Es crucial que la información contenida en el formulario 220 que se entrega al trabajador coincida exactamente con la información reportada por el empleador en el formato 2276. Cualquier inconsistencia puede generar requerimientos y posibles sanciones por parte de la autoridad tributaria.

¿Qué vigencia tiene el formulario 220?

El formulario 220 tiene una vigencia anual. Se emite para un año gravable específico, que corresponde al año calendario inmediatamente anterior a su expedición. Por ejemplo, el formulario 220 expedido en marzo de 2026 certificará los ingresos y retenciones correspondientes al año gravable 2025. Cada año se debe obtener un nuevo certificado para el período fiscal correspondiente.

El formulario 220 es un pilar fundamental en el sistema tributario colombiano para personas naturales. Su correcta emisión, recepción y comprensión son clave para el cumplimiento de las obligaciones fiscales, ya sea como base para la declaración de renta o como su sustituto legal. Mantenerse informado sobre las fechas límite y la normativa vigente es esencial para evitar inconvenientes con la Dian.

¿Cuál es la diferencia entre el formulario 220 y otros certificados de retención?

Si bien el formulario 220 es el certificado de retenciones más común para las personas naturales, no es el único. En Colombia existen diversos certificados que documentan las retenciones practicadas según la naturaleza del ingreso. La principal diferencia radica en el tipo de renta que certifican y la normativa que los regula. Mientras el formulario 220 se enfoca exclusivamente en rentas de trabajo y pensiones, los demás certificados abarcan un espectro más amplio de transacciones económicas.

A continuación, se presenta una matriz comparativa que resume las diferencias clave:

Fuentes oficiales

• Presidencia de la República. (1989). Decreto 624 de 1989 – Estatuto Tributario Nacional y modificaciones posteriores.
• Ministerio de Hacienda y Crédito Público. (2023). Decreto 2229 de diciembre 22 de 2023. 
• Dian. (2024). Resolución 000022 de febrero 20 de 2024. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

¿Conocías toda esta información sobre el formulario 220? Comparte tu respuesta en la sección de comentarios y mantente actualizado co nuestro portal Siempre Al Día con los cambios a nivel fiscal, contable y laboral.