Transmisión extemporánea de la nómina electrónica: ¿Afecta la deducibilidad de costos laborales en renta?

La transmisión extemporánea de la nómina electrónica ha sido uno de los temas más debatidos entre contadores y la Dian durante 2025 y 2026. La pregunta central es si enviar el documento soporte de pago de nómina electrónica —DSNE— fuera del plazo legal invalida la deducción de los costos y gastos de nómina en la declaración de renta. La respuesta ha cambiado varias veces: desde una postura favorable en 2024, pasando por una línea formalista en marzo de 2026, hasta el más reciente Concepto 010193 de julio de 2026 que vuelve a inclinar la balanza a favor del contribuyente.

Aquí te presentamos la evolución doctrinal completa, los escenarios de deducibilidad vigentes y las acciones que debes tomar antes de que tus clientes personas naturales declaren renta del año gravable 2025.

• ¿La extemporaneidad anula la deducción? No. Según el Concepto 010193 de 2026, la transmisión tardía del DSNE no impide deducir costos laborales.
• ¿Genera sanción enviar el DSNE fuera de plazo? No existe sanción específica reglamentada hoy; el riesgo es la pérdida de deducibilidad, no la multa.
• ¿Qué debo hacer si tengo DSNE pendientes de 2025? Transmitirlos antes de que tu cliente presente la declaración de renta y documentar la relación laboral.

¿Qué es la transmisión extemporánea de la nómina electrónica?

El DSNE es el documento electrónico que respalda ante la Dian los pagos de salarios, prestaciones sociales y demás conceptos derivados de una relación laboral. Según el artículo 3 de la Resolución 000013 de febrero 11 de 2021, este documento debe generarse y transmitirse dentro de los 10 primeros días hábiles del mes siguiente al pago de la nómina, sin importar si la empresa paga quincenal o mensualmente.

Cuando el DSNE se envía después de ese plazo, se configura una transmisión extemporánea. Por ejemplo: si una empresa pagó la nómina de marzo de 2025, debía transmitir el DSNE a más tardar el 14 de abril de 2025. Enviarlo el 15 de abril ya constituye extemporaneidad.

La importancia de este documento va más allá de lo operativo: es un requisito para soportar los costos y deducciones por nómina en la declaración del impuesto sobre la renta, lo que lo convierte en un tema de impacto directo para la gestión tributaria de tus clientes.

Te puede interesar nuestro artículo: Calendario nómina electrónica 2026: estas son las fechas máximas de transmisión a la Dian

¿Cómo ha evolucionado la doctrina de la Dian sobre el DSNE extemporáneo?

La postura de la Dian sobre la deducibilidad de costos laborales cuando el DSNE se transmite fuera de plazo no ha sido lineal. Entre 2024 y julio de 2026 se han emitido cuatro pronunciamientos que configuran una evolución doctrinal que todo contador debe conocer para asesorar correctamente a sus clientes.

¿Qué estableció el Concepto 11042-1239 de diciembre de 2024?

Con el Concepto 11042-1239 de diciembre 26 de 2024, la Dian abordó por primera vez de forma directa las dos preguntas que más inquietaban a los contadores: ¿el envío tardío del DSNE genera sanción? y ¿puede la Dian rechazar los costos y gastos de nómina por extemporaneidad?

Sobre la sanción, la Dian confirmó que, aunque el artículo 616-1 del Estatuto Tributario prevé la posibilidad de sancionar la no transmisión del DSNE bajo el régimen del artículo 651 del ET, esa sanción no ha sido reglamentada. En la práctica, la Dian no está imponiendo multa alguna por enviar la nómina electrónica fuera de plazo.

Sobre la deducibilidad —que es el riesgo real—, la Dian aplicó el principio de primacía de la sustancia sobre la forma y estableció una regla clara: si el DSNE se transmite de forma extemporánea pero antes de que el contribuyente presente la declaración de renta, los costos y gastos de nómina siguen siendo deducibles, siempre que se acredite que la relación laboral existió y que los pagos se realizaron efectivamente. Es decir, la Dian reconoció que el retraso meramente formal no debe anular un gasto laboral real y debidamente pagado.

En cambio, si al momento de presentar la declaración de renta el DSNE aún no ha sido transmitido, la Dian puede rechazar esos costos y gastos. No por la extemporaneidad, sino por la omisión total del soporte documental. Esta distinción fue fundamental: el problema no es enviarlo tarde, sino no enviarlo en absoluto.

¿Qué cambió con la reconsideración del DSNO en enero de 2026?

En el Concepto 0158 de enero 26 de 2026, la Dian reconsideró su propia doctrina sobre el documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar —DSNO— y concluyó que el parágrafo 2 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario sí resulta aplicable al DSNO. Según este parágrafo, los costos realizados durante el año gravable son aceptados fiscalmente aunque la factura o documento equivalente tenga fecha del año siguiente, siempre que se acredite la operación en el período correspondiente.

Si bien este concepto versó sobre el DSNO y no sobre el DSNE, sentó un precedente clave: la Dian reconoció que la sustancia económica prevalece sobre la formalidad del momento de expedición del soporte electrónico.

¿Qué postura tomó la Dian en el Concepto 378 de marzo de 2026?

El Concepto 004136 int. 378 de marzo 16 de 2026 reabrió la controversia. Consultada sobre si los DSNE del año gravable 2025 podían transmitirse válidamente antes de la declaración de renta de 2026, la Dian reiteró que la deducibilidad de los costos y gastos respaldados con el DSNE está condicionada a su generación y transmisión dentro de los plazos de la Resolución 000013 de 2021, calificando el plazo como un requisito formal del impuesto sobre la renta.

Este pronunciamiento reactivó una línea formalista que parecía superada por la reconsideración del DSNO de enero. Si bien admitió que la omisión puede subsanarse transmitiendo antes de declarar, su tono fue notablemente más restrictivo que el del concepto de 2024, al condicionar la deducibilidad al cumplimiento del plazo como regla general.

Tip Alegra: la tensión entre la línea formalista del Concepto 378 y la línea sustancialista del Concepto 0158 sobre DSNO generó incertidumbre entre contadores durante abril, mayo y junio de 2026. El siguiente pronunciamiento de la Dian vino a resolver esa tensión.

¿Qué resolvió el Concepto 010193 de julio de 2026?

El Concepto 010193 de 2026, el más reciente de la Dian sobre este tema, resuelve la controversia de forma clara y favorable al contribuyente. La entidad precisó que la generación y transmisión extemporánea del DSNE no impide, por sí sola, el reconocimiento fiscal de los costos y deducciones en el período gravable en que fueron causados o pagados, aun cuando la transmisión se efectúe en el año siguiente.

La Dian estableció tres condiciones para que proceda el reconocimiento fiscal cuando la transmisión ha sido extemporánea:

• La existencia de la relación laboral o legal y reglamentaria.
• El pago o abono en cuenta correspondiente.
• El cumplimiento de los requisitos previstos en la normativa tributaria para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta.

Además, precisó que el documento debe generarse y transmitirse dentro de un plazo razonable y compatible con la finalidad del sistema. La interpretación se fundamenta en el principio de sustancia sobre la forma: el DSNE tiene como propósito acreditar el hecho económico, no crearlo.

Dos precisiones operativas adicionales del concepto que no debes pasar por alto:

• Solo es válida la transmisión realizada en el ambiente de producción en operación — los ambientes de prueba o habilitación no cuentan.
• El DSNE debe generarse mensualmente, consolidando los valores devengados y deducidos por cada trabajador, con independencia de que los pagos se efectúen en períodos inferiores como las quincenas.

¿Qué respaldo jurisprudencial tiene la línea sustancialista?

La postura favorable al contribuyente que consolida el Concepto 010193 no es un hecho aislado. Tiene respaldo en la jurisprudencia del Consejo de Estado. En la sentencia de la Sección Cuarta, expediente 29509 del 10 de julio de 2025, el alto tribunal anuló la doctrina de la Dian que exigía que los mensajes electrónicos de recibido de la factura electrónica se enviaran antes de presentar la declaración de IVA para soportar impuestos descontables.

El criterio del Consejo de Estado fue contundente: la obligación es documental, pero la Dian no puede convertir un deber formal en una barrera temporal fatal cuando el legislador no previó expresamente esa consecuencia. La propia Dian reconoció esta lectura en el Concepto 15517 de 2025, al admitir que la exigencia temporal fue anulada por constituir una extralimitación de su potestad interpretativa.

Este antecedente refuerza la posición de que la extemporaneidad del DSNE no debe conducir automáticamente al rechazo de la deducción, siempre que la operación esté acreditada y la ley no haya previsto esa consecuencia invalidante de forma expresa.

¿Cuáles son los escenarios de deducibilidad según la doctrina vigente?

Con el panorama doctrinal consolidado a julio de 2026, la situación de deducibilidad del DSNE extemporáneo se resume en tres escenarios que debes tener presentes para cada cliente:

Tip Alegra: el escenario intermedio —extemporáneo pero subsanado— es el que más relevancia práctica tiene para tu asesoría. El Concepto 010193 confirma que la extemporaneidad per se no destruye la deducción, pero debes poder probar la relación laboral y el pago efectivo. Documenta siempre.

¿Genera sanción el envío tardío del DSNE?

La Ley 2155 de 2021 modificó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario indicando que la no transmisión del DSNE debería sancionarse bajo el régimen del artículo 651 del ET, con multas del 1 % de lo no informado o del 0,5 % si se reporta extemporáneamente, con tope de 7.500 UVT.

Sin embargo, esta sanción no ha sido reglamentada. Los Conceptos 11042-1239 de 2024, 378 de 2026 y 010193 de 2026 coinciden en que actualmente no existe una sanción específica aplicable en la práctica. La Dian no está imponiendo multa alguna por transmisión extemporánea del DSNE.

El riesgo real no es la multa: es el desconocimiento de la deducción de gastos de nómina en la declaración de renta. Y ese riesgo, como vimos, se mitiga transmitiendo antes de declarar y documentando la operación.

¿Qué revisar antes de la declaración de renta de personas naturales AG 2025?

Con las declaraciones de renta de personas naturales del año gravable 2025 venciendo entre agosto y octubre de 2026, este es el momento para hacer el cruce de DSNE con tus clientes que son empleadores. El Concepto 010193 te da respaldo doctrinal, pero la diligencia probatoria sigue siendo tu responsabilidad.

Estos son los pasos que debes seguir con cada cliente:

• Descarga el histórico de transmisiones DSNE de la plataforma Dian para cada período de 2025 y verifica las fechas de envío.
• Cruza esas fechas con el calendario de los 10 primeros días hábiles de cada mes para identificar qué envíos fueron extemporáneos.
• Para cada DSNE enviado fuera de plazo, confirma que ya fue transmitido o transmítelo de inmediato antes de la fecha de presentación de la declaración de renta.
• Documenta la causa del retraso: falla técnica, cambio de software, error administrativo. Esta documentación es la defensa ante una fiscalización posterior.
• Si hay DSNE de 2025 aún no transmitidos, envíalos de inmediato. La omisión total al momento de declarar compromete la deducibilidad de forma definitiva.

Te puede interesar nuestro artículo: Nómina electrónica y cierre fiscal: 7 recomendaciones para el proceso de revisión

¿Cómo regularizar una transmisión extemporánea de la nómina electrónica?

Si detectas que algún cliente tiene DSNE pendientes o enviados fuera de plazo, estas son las acciones clave para regularizar la situación antes de que presente su declaración de renta:

• Transmitir el DSNE pendiente de inmediato: genera y envía el documento soporte en cuanto detectes el atraso. El Concepto 010193 de 2026 confirma que la transmisión fuera de plazo no anula la deducción por sí sola, pero el documento sí debe existir.
• Utilizar notas de ajuste si aplica: si ya enviaste la nómina pero con errores, corrígelos mediante una Nota de Ajuste electrónica dentro del mismo plazo o tan pronto sea posible.
• Conservar soportes y documentación: guarda planillas de pago, recibos, comprobantes de pago de salarios y aportes. Ante una fiscalización, estos documentos acreditan la relación laboral y los pagos efectivos.
• Solicitar habilitación a la Dian si el sistema bloquea el envío: si la plataforma no permite cargar un DSNE extemporáneo, presenta una solicitud PQRS a la Subdirección de Factura Electrónica explicando el caso y solicitando habilitación.

Te puede interesar nuestro artículo: Reporte de cesantías en la nómina electrónica

¿Cómo puede Alegra Nómina ayudarte a evitar retrasos?

Con Alegra Nómina, software autorizado por la DIAN, puedes centralizar la gestión de nómina de todos tus clientes y eliminar el riesgo de extemporaneidad desde la raíz. La plataforma transmite el DSNE dentro del plazo legal y te permite consultar el historial de envíos de cada cliente directamente desde el panel.

• Automatización y alertas: emite, gestiona y envía los comprobantes electrónicos de nómina de forma automatizada, asegurando la transmisión dentro del plazo legal y reduciendo el riesgo de olvidos o atrasos humanos.
• Validación y precisión: la plataforma guía el ingreso correcto de datos de cada empleado y el cálculo de devengados y deducciones, minimizando errores que luego requieran notas de ajuste.
• Cumplimiento sin complicaciones: al centralizar la información de nómina y conectarse directamente con la Dian para la validación, Alegra Nómina facilita el cumplimiento normativo sin trámites manuales engorrosos.

¡Realiza tu prueba gratuita por 15 días y descubre el poder de la Contabilidad Inteligente! Prueba Alegra Nómina gratis por 15 días →

Preguntas frecuentes sobre la transmisión extemporánea de la nómina electrónica

Estas son las dudas más frecuentes que tienen los contadores sobre la transmisión extemporánea del DSNE tras el Concepto 010193 de 2026.

¿El Concepto 010193 de 2026 deroga el Concepto 378 de marzo de 2026?

No lo deroga expresamente, pero lo supera en alcance. El Concepto 378 condicionaba la deducibilidad al cumplimiento estricto del plazo; el Concepto 010193 aclara que la extemporaneidad no impide, por sí sola, el reconocimiento fiscal. La postura vigente más reciente es la del Concepto 010193, que prevalece como última doctrina de la Dian sobre el tema.

¿Puedo transmitir el DSNE de períodos de 2025 después de que mi cliente haya presentado su declaración de renta?

El Concepto 010193 abre la puerta a que la transmisión tardía no destruya la deducción, siempre que se acredite la relación laboral, el pago y los requisitos del ET. Sin embargo, la recomendación sigue siendo transmitir antes de declarar para evitar cualquier discusión en sede de fiscalización. La omisión total del DSNE al momento de declarar es el escenario de mayor riesgo.

¿El principio de sustancia sobre forma protege también al documento soporte con no obligados a facturar (DSNO)?

Sí. El Concepto 0158 de enero de 2026 confirmó que el parágrafo 2 del artículo 771-2 del ET aplica al DSNO. Junto con la sentencia del Consejo de Estado (exp. 29509 de julio 2025) y el Concepto 010193 de 2026 sobre el DSNE, la tendencia doctrinal y jurisprudencial apunta a que la sustancia económica prevalece sobre la formalidad temporal del soporte electrónico.

¿Qué pasa si la plataforma de la Dian no me permite transmitir un DSNE extemporáneo?

Debes radicar una solicitud PQRS en el portal de la Dian dirigida a la Subdirección de Factura Electrónica, explicando el caso y pidiendo que habiliten la transmisión tardía. La Dian evaluará la situación y podrá darte una solución operativa. Recuerda que solo es válida la transmisión en el ambiente de producción en operación.

Fuentes oficiales

• Dian. (2021). Resolución 000013 de febrero 11 de 2021 — Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.
• Dian. (2024). Concepto 11042-1239 de diciembre 26 de 2024 — Deducibilidad del DSNE extemporáneo.
• Congreso de la República de Colombia. (2021). Ley 2155 de septiembre 14 de 2021 — Ley de Inversión Social.
• Presidencia de la República de Colombia. (1989). Decreto 624 de marzo 30 de 1989 — Estatuto Tributario Nacional.
• Dian. (2026). Concepto 0158 de enero 26 de 2026 — Reconsideración sobre aplicabilidad del parágrafo 2 del artículo 771-2 del ET al DSNO.
• Dian. (2026). Concepto 004136 int. 378 de marzo 16 de 2026 — Plazo de transmisión del DSNE como requisito formal.
• Dian. (2026). Concepto 010193 de 2026 — Transmisión extemporánea del DSNE y reconocimiento fiscal de costos laborales.

¿Ya revisaste el historial de transmisiones DSNE de tus clientes para el año gravable 2025? Cuéntanos en los comentarios si has tenido que regularizar documentos extemporáneos y cómo fue tu experiencia.

No olvides que en la sección de impuestos de Siempre Al Día podrás encontrar más contenido actualizado sobre nómina electrónica, plazos y normativa Dian para apoyar tu asesoría profesional.