Transmisión extemporánea de la nómina electrónica: ¿Genera sanción?

Enviar el DSNE fuera de plazo no genera sanción específica hoy, pero sí condiciona la deducibilidad de los costos de nómina en renta. La Dian lo reiteró en 2026 con el Concepto 378: el plazo es un requisito formal que no puede ignorarse. Aquí te explicamos el alcance exacto y cómo actuar antes de declarar.

• ¿El envío tardío del DSNE genera sanción? No existe sanción específica aplicable hoy, según el Concepto 11042-1239 de 2024 y el Concepto 378 de 2026, porque la norma aún no ha sido reglamentada.
• ¿Afecta la deducibilidad? Sí. La Dian reiteró en 2026 que el plazo de transmisión es un requisito formal: si el DSNE no se envía a tiempo, esos costos podrían no ser aceptados en renta, salvo que subsanes antes de declarar.
• ¿Puedo recuperar la deducción si me atrasé? Sí, si transmites el DSNE antes de presentar la declaración de renta y demuestras la relación laboral y el pago efectivo, la Dian no debe desconocer la deducción.

La transmisión extemporánea de la nómina electrónica ocurre cuando el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica —DSNE— se envía a la Dian fuera del plazo normativo. En Colombia, este soporte es obligatorio para deducir los gastos de nómina en impuestos. El tema vuelve al centro del debate en 2026: la Dian emitió el Concepto 378 de 2026 reiterando que el plazo de transmisión es un requisito formal ineludible para soportar costos y deducciones en renta, lo que afina y refuerza el alcance del Concepto 11042-1239 de 2024. Si tienes clientes con DSNE atrasados del año gravable 2025, este artículo es tu hoja de ruta.

¿Qué es la transmisión extemporánea de la nómina electrónica?

El DSNE es el documento electrónico que respalda ante la Dian los pagos de salarios y prestaciones realizados por un empleador. Según el artículo 3 de la Resolución 000013 de febrero 11 de 2021, este documento debe generarse y transmitirse dentro de los 10 primeros días hábiles del mes siguiente al pago de la nómina, independientemente de la periodicidad del pago.

Si se envía después de ese período, se considera una transmisión extemporánea.

• Ejemplo: si una empresa paga los salarios de enero de 2025 durante ese mes, debe transmitir el DSNE a más tardar el 14 de febrero de 2025. Enviarlo el 15 de febrero lo convierte en una transmisión extemporánea.

¿Qué aclaró la Dian en 2026 sobre la deducibilidad del DSNE extemporáneo?

La Dian emitió el Concepto No. 378 de 2026 precisamente para responder si los DSNE del año gravable 2025 podían transmitirse válidamente antes de la presentación de la declaración de renta en 2026. La respuesta de la entidad fue clara y reforzada: reiteró que la deducibilidad de los costos y gastos respaldados con el DSNE está condicionada a su generación y transmisión dentro de los plazos establecidos en la Resolución 000013 de 2021, reiterando su carácter de requisito formal para efectos del impuesto sobre la renta.

Este pronunciamiento se complementa con lo establecido en el Concepto 11042-1239 de diciembre 26 de 2024. En conjunto, la doctrina de la Dian establece tres escenarios:

• Transmisión en plazo: los costos son deducibles sin problema, al cumplirse el requisito formal a tiempo.
• Transmisión extemporánea subsanada antes de declarar renta: los costos siguen siendo deducibles si el DSNE se transmite antes de presentar la declaración y se puede probar la relación laboral y el pago. El retraso no anula la deducción por tratarse de un error formal subsanado oportunamente, en aplicación del principio de primacía de la sustancia sobre la forma.
• Omisión total o DSNE no transmitido al momento de declarar: los costos y gastos de nómina no serán deducibles. Este es el escenario más grave y sin remedio una vez presentada la declaración.

Tip Alegra: el Concepto 378 de 2026 no suaviza la exigencia —la refuerza. El mensaje de la Dian es claro: el plazo es un requisito formal que no puede ignorarse. La única válvula de escape sigue siendo transmitir antes de declarar, pero esa ventana se cierra en el momento en que se presenta la declaración.

¿Genera sanción el envío tardío del DSNE?

Tanto el Concepto 11042-1239 de diciembre 26 de 2024 como el Concepto 378 de 2026 coinciden en que actualmente no existe una sanción específica por enviar la nómina electrónica fuera de plazo. La Ley 2155 de 2021 modificó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario indicando que la no transmisión del DSNE debería sancionarse bajo el régimen del artículo 651 del ET —multas del 1 % de lo no informado o 0,5 % si se reporta extemporáneamente, con tope de 7.500 UVT.

No obstante, dicha sanción no ha sido reglamentada, por lo que la Dian ha confirmado que no se está imponiendo multa alguna en la práctica. Sin embargo, el riesgo real no es la multa: es el desconocimiento de la deducción de gastos de nómina en la declaración de renta.

¿Qué revisar con tus clientes antes del cierre de abril 2026 para la transmisión de la nómina electrónica?

Con las declaraciones de renta de personas jurídicas en el horizonte de abril y mayo de 2026, este es el momento crítico para hacer el cruce de DSNE del año gravable 2025. El Concepto 378 de 2026 refuerza la urgencia: cada mes en que el DSNE se transmitió fuera de plazo es un riesgo de pérdida de deducibilidad que debes subsanar antes de que tu cliente presente su declaración.

Revisa con cada cliente estos cinco puntos:

• Descarga el histórico de transmisiones DSNE de la plataforma Dian para cada periodo de 2025 y verifica las fechas de envío.
• Cruza esas fechas con el calendario de los 10 primeros días hábiles de cada mes para identificar qué envíos fueron extemporáneos.
• Para cada DSNE enviado fuera de plazo, confirma que ya fue transmitido antes de la fecha de presentación de la declaración de renta — ese es el criterio de los Conceptos 11042-1239 de 2024 y 378 de 2026 para mantener la deducibilidad.
• Documenta la causa del retraso: falla técnica, cambio de software, error administrativo. Esta documentación es la defensa ante una fiscalización posterior.
• Si hay DSNE de 2025 aún no transmitidos, envíalos de inmediato. La omisión total al momento de declarar compromete la deducibilidad de forma definitiva.

¿Cómo regularizar una transmisión extemporánea de la nómina electrónica?

Si no se transmitió el DSNE dentro del plazo, es fundamental subsanar la omisión antes de presentar la declaración de renta. Estas son las acciones clave:

1. Transmitir el DSNE pendiente de inmediato: genera y envía el documento soporte en cuanto detectes el atraso. El Concepto 378 de 2026 refuerza que esta subsanación debe ocurrir antes de presentar la declaración, no después.
2. Utilizar notas de ajuste si aplica: si ya enviaste la nómina pero con errores, corrígelos mediante una Nota de Ajuste electrónica dentro del mismo plazo o tan pronto sea posible.
3. Conservar soportes y documentación: guarda planillas de pago, recibos y comprobantes de pago de salarios y aportes. Ante una fiscalización, estos documentos son clave para demostrar que la relación laboral existió y los pagos se realizaron efectivamente.
4. Solicitar habilitación a la Dian si el sistema bloquea el envío: si la plataforma no permite cargar un DSNE extemporáneo, presenta una solicitud PQRS a la Subdirección de Factura Electrónica de la Dian explicando el caso y solicitando habilitación. La Dian evaluará la situación y podrá darte una solución operativa.

Te puede interesar nuestro editorial: Calendario nómina electrónica 2026: estas son las fechas máximas de transmisión a la Dian.

Tip Alegra: en el Concepto 11042-1239 de 2024 y el Concepto 378 de 2026, la Dian aplicó el principio de primacía de la sustancia sobre la forma: el retraso formal no debe anular un gasto laboral real y debidamente pagado, siempre que se subsane antes de declarar.

¿Cómo puede Alegra Nómina ayudarte a evitar retrasos?

Con Alegra Nómina, software autorizado por la Dian, puedes centralizar la gestión de nómina de todos tus clientes y eliminar el riesgo de extemporaneidad desde la raíz. La plataforma transmite el DSNE dentro del plazo legal y te permite consultar el historial de envíos de cada cliente directamente desde el panel.

• Automatización y alertas: emite, gestiona y envía los comprobantes electrónicos de nómina de forma automatizada, asegurando la transmisión dentro del plazo legal y reduciendo el riesgo de olvidos o atrasos humanos.
• Validación y precisión: la plataforma guía el ingreso correcto de datos de cada empleado y el cálculo de devengados y deducciones, minimizando errores que luego requieran notas de ajuste.
• Cumplimiento sin complicaciones: al centralizar la información de nómina y conectarse directamente con la Dian para la validación, Alegra Nómina facilita el cumplimiento normativo sin trámites manuales engorrosos.

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Preguntas frecuentes sobre la transmisión extemporánea de la nómina electrónica

Entre las preguntas frecuentes relacionados con la transmisión extemporánea de la nómina electrónica se destacan:

¿Qué cambió con el Concepto 378 de 2026 respecto al Concepto de 2024?

El Concepto 378 de 2026 no estableció reglas nuevas, sino que reafirmó y refuerzó las del Concepto 11042-1239 de 2024. La Dian precisó que el plazo de transmisión del DSNE es un requisito formal del impuesto sobre la renta, respondiendo directamente a la consulta sobre si los DSNE de 2025 podían transmitirse válidamente antes de declarar en 2026. La respuesta es sí —pero solo si se hace antes de presentar la declaración.

¿Qué pasa si nunca transmití el DSNE de un mes?

La omisión total del DSNE al momento de presentar la declaración implica que los costos de nómina de ese periodo no serán deducibles. A diferencia de la extemporaneidad —que se puede subsanar transmitiendo antes de declarar—, la no transmisión al cierre de la declaración es el escenario más grave. Envía el DSNE pendiente de inmediato.

¿Puedo transmitir el DSNE de períodos de 2025 antes de declarar en 2026?

Sí. Tanto el Concepto 11042-1239 de 2024 como el Concepto 378 de 2026 lo confirman: si transmites el DSNE antes de presentar la declaración de renta del año gravable correspondiente y demuestras la realidad de la relación laboral y el pago efectivo, la Dian no debe desconocer la deducción.

Fuentes oficiales

• Resolución 000013 de febrero 11 de 2021 — artículo 3 (plazo de transmisión del DSNE)
• Concepto Dian 11042-1239 de diciembre 26 de 2024 (sin sanción específica / deducibilidad extemporánea)
• Concepto Dian No. 378 de 2026 (reiteración del plazo como requisito formal / deducibilidad DSNE 2025)
• Ley 2155 de 2021 — artículo 13 (modificación art. 616-1 ET)