Transmisión extemporánea de la nómina electrónica: ¿genera sanción?

La transmisión extemporánea de la nómina electrónica ocurre cuando el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica —DSNE— se envía a la Dian fuera del plazo normativo establecido. En Colombia, este soporte es obligatorio para deducir los gastos de nómina en impuestos, por lo que transmitirlo tarde puede afectar la deducibilidad fiscal de esos costos.

A continuación, explicamos en detalle qué implica una nómina electrónica extemporánea, las conclusiones del Concepto Dian 11042-1239 de diciembre 26 de 2024.

¿Qué es la transmisión extemporánea de la nómina electrónica?

El DSNE es el documento electrónico que respalda ante la Dian los pagos de salarios y prestaciones realizados por un empleador. Según la normativa vigente, este documento debe generarse y transmitirse dentro de los 10 primeros días hábiles del mes siguiente al pago de la nómina​.

Si se envía después de ese período, se considera una transmisión extemporánea.

• Ejemplo: Si una empresa paga los salarios de enero de 2025 durante ese mes, debe transmitir la nómina electrónica a más tardar el 14 de febrero de dicho año. Enviarla el 15 de febrero la convertiría en una transmisión extemporánea, es decir, fuera de plazo.

Impacto en la deducibilidad de costos y gastos de nómina

Para que los pagos de nómina sean deducibles del impuesto de renta, deben estar soportados por un DSNE validado en los plazos establecidos​.

En principio, si el soporte no se envía a tiempo, la norma indica que esos costos no serían deducibles. Sin embargo, el Concepto 11042-1239 de 2024 aclara un punto importante: si se corrige la omisión antes de presentar la declaración de renta anual y se demuestra la realidad de la relación laboral y los pagos efectuados, no se debe desconocer la deducibilidad de esos costos por el retraso​.

En resumen, de acuerdo con la Dian:

• Transmisión en plazo: los costos de nómina son deducibles sin problema, al cumplirse el requisito formal a tiempo.
• Transmisión extemporánea (antes de declarar renta): los costos siguen siendo deducibles siempre que el DSNE se transmita antes de la declaración de renta y se pueda probar la relación laboral y el pago correspondiente​.

El retraso no anula la deducción por tratarse de un error formal subsanado oportunamente.

• No transmitir el DSNE: Los costos y gastos de nómina no serán deducibles en la renta del contribuyente, al no existir el soporte electrónico obligatorio​. (Este es un escenario más grave que la extemporaneidad; la empresa perdería el beneficio fiscal de esos pagos).

Sanciones por nómina electrónica extemporánea según la normativa

El Concepto 11042-1239 de 2024 indica que actualmente no existe una sanción específica por enviar la nómina electrónica fuera de plazo. La Ley 2155 de 2021 modificó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario —ET— indicando que la no transmisión del DSNE debería sancionarse bajo el régimen del artículo 651 (multas del 1 % de lo no informado, o 0,5 % si se reporta de forma extemporánea, con tope de 7.500 UVT)​.

No obstante, dicha sanción no ha sido reglamentada, por lo que la Dian ha confirmado que no se está imponiendo multa alguna por transmisión extemporánea del DSNE en la práctica​.

¿Cómo regularizar una transmisión extemporánea de la nómina electrónica?

Si por alguna razón no se transmitió el DSNE dentro del plazo, es fundamental subsanar la omisión lo antes posible. Algunas recomendaciones para regularizar la situación son:

1. Transmitir el DSNE pendiente de inmediato: genera y envía el documento soporte en cuanto detectes el atraso. Mientras más pronto se envíe (preferiblemente antes de presentar la declaración de renta), mejor para efectos de soporte fiscal.​
   
2. Utilizar notas de ajuste si aplica: si ya habías enviado la nómina, pero con errores, debes corregirlos mediante una Nota de Ajuste electrónica dentro del mismo plazo (10 días del mes siguiente) o tan pronto sea posible​.

3. Conservar soportes y documentación: guarda la documentación laboral (ej. planillas de pago, recibos, comprobantes de pago de salarios y aportes) que respalden la nómina. En caso de una revisión, estos documentos adicionales ayudan a demostrar que los pagos se realizaron efectivamente​.
   
4. Solicitar habilitación a la Dian si el sistema bloquea el envío: En ocasiones, la plataforma podría no permitir cargar un DSNE extemporáneo (por estar fuera de las fechas habituales). Si te ocurre, presenta una solicitud PQRS dirigida a la Dian (Subdirección de Factura Electrónica), explicando el caso y pidiendo que habiliten la transmisión tardía.​
   
   La Dian evaluará la situación y podrá darte una solución operativa para enviar la nómina fuera de plazo.

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Tip Alegra: En el Concepto 11042-1239 de 2024, la Dian aplicó el principio de primacía de la sustancia sobre la forma, evitando que un retraso meramente formal anule un gasto laboral real y debidamente pagado.

¿Cómo evitar errores y retrasos en la nómina electrónica?

La mejor estrategia es prevenir la transmisión extemporánea de la nómina electrónica. Algunas buenas prácticas incluyen llevar un calendario de vencimientos, revisar los datos de la nómina con anticipación y automatizar el proceso con ayuda de un software especializado. En particular, contar con una solución de nómina electrónica como Alegra puede ser de gran ayuda para los contadores:

• Automatización y alertas: Alegra, software autorizado por la Dian, permite emitir, gestionar y enviar los comprobantes electrónicos de nómina de forma automatizada y en segundos, asegurando que se transmitan dentro del plazo legal. Esto reduce el riesgo de olvidos o atrasos humanos.
• Validación y precisión: la plataforma guía en el ingreso correcto de los datos de cada empleado y cálculo de devengados y deducciones, minimizando errores que luego requieran notas de ajuste. Un error de digitación puede implicar retrasos; con una herramienta confiable se previene desde el inicio.
• Cumplimiento sin complicaciones: al centralizar la información de nómina y conectarse directamente con la Dian para la validación, Alegra facilita el cumplimiento de la normativa sin trámites manuales engorrosos. Los contadores pueden enfocarse en el análisis financiero, mientras el software se encarga de la entrega oportuna del DSNE.

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