Expedición del tiquete POS electrónico: estas son las novedades a partir de 2024

¿Qué es el POS electrónico?

El POS electrónico o factura POS electrónica, es el nuevo documento que reemplaza al anterior tiquete POS generado de forma física. Recordemos que este es un tipo de documento equivalente que comúnmente es implementado por los contribuyentes cuando tienen puntos de venta y en estos se realizan ventas masivas o al detal, especialmente cuando se trata de ventas de contado.

¿Qué son los documentos equivalentes?

Cuando se habla de los documentos equivalentes a factura, se hace referencia a aquellos que cumplen con ciertos requisitos definidos fiscalmente para que sustenten  las transacciones comerciales.

Sin embargo, desde el proceso de implementación o masificación de la facturación electrónica, la cual se intensificó con las recientes reformas tributarias, algunos de estos documentos, como es el caso de los tiquetes POS dejaron de tener validez en materia de soportar costos y gastos ante la Dian.

Con relación a lo anterior, es importante tener en cuenta que la masificación de la factura electrónica se intensificó especialmente con las leyes 1819 de 2016, 1943 de 2018, 2010 de 2019 y la Ley 2155 de 2021, así como con la expedición de los respectivos decretos reglamentarios y las resoluciones por parte de la Dian, para establecer la operatividad de cada tipo de documento que entraría a formar parte del sistema de facturación electrónica. 

¿Cuál es el alcance de la nueva Resolución 000165 de 2023?

El 1 de noviembre de 2023 la Dian expidió la Resolución 000165, cuyo propósito es desarrollar el sistema de facturación, los proveedores tecnológicos y adoptar una nueva versión del anexo técnico de facturación electrónica (el 1.9) y el anexo técnico 1.0 en relación con el documento equivalente electrónico.

Sin embargo, al analizar el contenido de la resolución, se esperaría que al hacer alusión al “sistema de facturación” se tuviera una compilación de cada uno de los documentos que componen dicho sistema de facturación electrónica; por ejemplo, lo relativo al documento soporte de nómina electrónica, o el documento soporte con personas no obligadas a facturar; entre otros, pero en realidad esta norma se centra en la factura electrónica y los documentos equivalentes electrónicos.

Por lo anterior puede concluirse que en relación con los demás documentos que componen el sistema de facturación electrónica, se deberán atender cada una de las normas que se han expedido de forma específica para cada uno de estos documentos.

A continuación un resumen cronológico de las principales novedades normativas en relación con el sistema de facturación y documentos equivalentes que se han dado a la fecha:

Tiquetes POS físicos ¿hasta cuándo fueron válidos?

Mediante el Decreto 358 de 2020 y la Resolución 000042 de 2020 se reglamentaron los cambios efectuados por las leyes 1943 de 2018 y 2010 de 2019 al artículo 616-1 del Estatuto Tributario —ET—.

A partir de tales cambios y la reglamentación efectuada, se tuvo que los tiquetes POS solo fueron aceptados 100 % como soporte fiscal de los costos y gastos de los contribuyentes que adquirieran bienes y servicios  hasta el 1 de noviembre de 2020. Posterior a dicha fecha, los vendedores podrían optar por expedir tiquetes POS para soportar sus operaciones de venta; pero con la salvedad de que debían cambiarlos a factura electrónica si algún cliente lo solicitaba.

Cabe indicar que con el parágrafo transitorio del artículo 616-1 del ET se estableció que cierto porcentaje de los costos y gastos no soportados en factura electrónica serían válidos fiscalmente, indicación que aplicó hasta el año gravable 2022, pues con la Ley 2155 de 2021 se derogó tal parágrafo. 

Adicionalmente, el inciso 2 del parágrafo 2 del artículo 616-1 del ET especificó que solo los sujetos obligados a facturar podrían emitir el tiquete de máquina registradora con sistema POS, siempre que la venta del bien o la prestación del servicio no excediera las 5 UVT ($235.000 para 2024) por cada documento POS. Sin embargo, si el adquirente del bien o servicio solicitaba una factura electrónica, el obligado a facturar debía emitirla.

El límite de las 5 UVT, regulado por la Resolución 001092 de 2022, se empezó a aplicar de manera progresiva desde el 1 de febrero de 2023, dependiendo de la categoría del sujeto obligado respecto al impuesto sobre la renta y complementario.

Tip Alegra: El artículo 21 de la Resolución 000165 de 2023 indica que la expedición de los documentos equivalentes físicos solo procederá cuando se presenten inconvenientes tecnológicos en la generación y transmisión del documento equivalente electrónico.

¿Quiénes están obligados a facturar con POS electrónico?

En este punto es fundamental tener en cuenta que en la Resolución 0000165 de 2023, en su artículo 7 y el artículo 1.6.1.4.2 del Decreto 1625 de 2016, se exponen quiénes son los sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente. Es decir, inicialmente todos los mencionados en dichos artículos están obligados a facturar electrónicamente, pero el artículo 14 de la resolución en referencia ha dispuesto que, aun teniendo esa obligación de facturar, se permite que para ciertas operaciones, en lugar de emitir dicha factura electrónica, se emita un documento equivalente. Los casos son:

1. El tiquete de máquina registradora POS.
2. La boleta de ingreso a cine.
3. El tiquete de transporte de pasajeros.
4. El extracto.
5. El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.
6. El documento en juegos localizados (máquinas tragamonedas, bingos, video-bingos, esferódromos, los operados en casino y similares).
7. La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizado.
8. El documento expedido para el cobro de peajes.
9. El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores.
10. El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.
11. El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios.
12. La boleta de ingreso a espectáculos públicos.
13. El documento equivalente electrónico.

Sin embargo, con la obligatoriedad de la implementación de los documentos equivalentes electrónicos, la cual inició de forma escalonada desde el 1 de mayo de 2024 (para el caso del documento POS electrónico), y teniendo en cuenta que estos tienen la misma estructura que la factura electrónica, se espera que por practicidad y funcionalidad muchos de los que pueden emitir estos documentos equivalentes electrónicos migren a la facturación electrónica. 

En relación con el documento POS electrónico, si un obligado a emitir documento equivalente emitía el antiguo tiquete de máquina registradora POS; entonces debe migrar al documento POS electrónico o en su defecto facturar electrónicamente.

¿Quiénes no están obligados a facturar o emitir documento equivalente?

De acuerdo con el artículo 8 de la Resolución 000165 de 2023, no están obligados:

• Los bancos, las corporaciones financieras y las companias de financiamiento
• Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
• Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del ET, siempre que cumplan Ia totalidad de las condiciones establecidas en Ia citada disposicion, como no responsable de IVA.
• Las personas naturales de que trata el artículo 512-1 3 del ET, siempre y cuando cumplan Ia totalidad de las condiciones establecidas en Ia citada disposicion, para ser no responsables del impuesto nacional al consumo.
• Las empresas constituidas coma personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relaciôn con estas actividades.
• Las personas naturales vinculadas por una relaciôn laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relaciôn con los ingresos que se deriven de estas actividades.
• Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores 3.500 UVT. Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.
• Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por Ia prestación de los servicios electránicos o digitales.
• Las juntas de acción comunal, siempre y cuando no requieran solicitar devolución y/o compensación de saldos a favor en IVA.

¿Qué pasa con los tiquetes POS a partir de 2024?

Con la expedición de la Resolución 000165 de 2024, se creó el nuevo documento POS electrónico, tiquete de máquina registradora POS, el cual difiere de los tiquetes POS físicos, dejando inoperantes a estos últimos desde las fechas de implementación obligatoria establecidas en el artículo 23 de la resolución en mención, las cuales inician el 1 de mayo de 2024 para los grandes contribuyentes. De allí en adelante, se da una implementación escalonada dependiendo de la calidad del obligado frente al impuesto de renta y complementario (ver nuestro análisis: Adopción del anexo técnico 1.9 de facturación electrónica: estas son las nuevas fechas de implementación de los documentos equivalentes electrónicos).

Características de la nueva factura POS electrónica

El documento POS electrónico o factura POS electrónica es definido en el artículo 1 de la Resolución 000165 de 2023 como aquel que es elaborado mediante un hardware y software que interactúan, permitiendo el control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como la generación, trasmisión para validación de la Dian, impresión de la representación gráfica del tiquete, las notas de ajuste cuando correspondan; así como la programación departamentos, códigos, familias y subfamilias.

De tal definición puede identificarse que este documento es totalmente diferente al tiquete POS físico, principalmente porque:

1. El nuevo documento POS electrónico se transmitirá a la Dian y por ende permitirá soportar costos y gastos a nivel fiscal (parágrafo del artículo 16 de la Resolución 000165 de 2023), característica que no tienen los tiquetes POS físicos (pues si la compra se realiza a un obligado a facturar y tales costos y gastos desean ser tomados por el comprador en su declaración de renta, este debe solicitar la expedición de la factura electrónica).

Tip Alegra: para que el nuevo documento equivalente POS electrónico sirva como soporte de costos y gastos, se deberá identificar el  nombre o razón social, así como la identificación del adquiriente.

2. El nuevo documento POS electrónico no tiene ninguna limitación en pesos para ser expedido, a diferencia de los tiquetes POS físicos que de acuerdo al artículo 1 de la Resolución 001092 de 2022 solo pueden ser expedidos si el monto de la compra es igual o inferior a 5 UVT ($235.000 para 2024). Esta instrucción empezó a aplicar de manera escalonada desde febrero de 2023  (dependiendo de la calidad del obligado).

Requisitos del nuevo documento POS electrónico

De acuerdo los artículos 19 y 20 de la Resolución 000165 de 2023, el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora POS deberá cumplir los siguientes requisitos: 

1. Estar denominado utilizando la expresión «Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS”.
2. Contener apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria —NIT— del vendedor o del que presta el servicio.
3. Incluir la discriminación del IVA, impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, otros impuestos que por disposiciones legales, así lo exijan, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.
4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva determinada por el sujeto obligado. Además, se debe incluir el número, rango y vigencia autorizada por la Dian.
5. Fecha y hora de generación.
6. Fecha y hora de expedición.

Tip Alegra: el documento equivalente electrónico solo se entenderá expedido cuando sea validado por la Dian y entregado al adquiriente.

7. Deberá entregarse al adquirente el documento equivalente electrónico en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: <Documento validado por la Dian>, los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico; salvo cuando el documento equivalente electrónico no pueda ser validado por inconvenientes tecnológicos presentados por la Dian.
8. Incluir el valor total de la operación.
9. Indicar la calidad del agente retenedor del IVA y autorretenedor en el impuesto sobre la renta y complementario, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación, según corresponda.
10. Señalar apellidos y nombre a razón social y NIT, del fabricante del software y el nombre de este último.
11. Contener el código único de documento equivalente electrónico —CUDE—.
12. Indicar la dirección de internet en la Dian en la que se encuentra información del documento equivalente electrónico contenida en el código QR de la representación gráfica.
13. Incluir la firma digital del emisor del documento equivalente electrónico al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca.
14. Cumplir con las condiciones técnicas y tecnológicas señaladas en el <Anexo técnico documento equivalente electrónico>.

Tip Alegra: Si el adquiriente del bien o servicio no suministra la información necesaria respecto a su identificación, el obligado a expedir documento equivalente electrónico podrá registrarlo como consumidor final utilizando el número 222222222222. Sin embargo, en esta situación el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS no podrá constituir soporte de costos, gastos e impuestos descontables.

15. Indicar cantidad, unidad de medida, y descripción específica y códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos y/o servicios prestados, utilizando códigos que permitan la identificación y relación de los mismos.
16. El desarrollo tecnológico utilizado para la generación del documento equivalente electrónico deberá permitir la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, identificar los bienes o servicios con  indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas e impuesto nacional al consumo asociadas a cada bien o servicio, (la agrupación puede hacerse en forma diferente a la de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido el sujeto obligado, deberá poder identificarse en el servidor del punto de venta a en la terminal de venta, según el caso). Adicionalmente, el artículo exhibido al público deberá encontrarse identificado mediante código de barras u otro tipo de identificación interna.

Calendario de implementación del nuevo documento POS electrónico

El calendario de implementación para el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora POS, se encuentraba detallado en el numeral 1 del artículo 23 de la Resolución 000165 de 2023 y depende de la calidad que tenga el contribuyente en relación con el impuesto de renta y complementario.

Sin embargo, el 29 de enero de 2024, la Dian publicó el proyecto de resolución, el cual se materializó con la expedición de la Resolución 000008 de enero 31 del mismo año para modificar las fechas de implementación para la generación y transmisión de forma electrónica del documento equivalente electrónico y de las notas de ajuste; así como la adopción del anexo de facturación electrónica 1.9.

Plazo para la implementación del POS electrónico 2024

En este orden de ideas, a continuación presentamos los plazos que estaban planteados en la resolución inicial y los que aplican según la nueva resolución:

Estas fechas constituyen de igual manera el plazo para cambiar el tiquete POS por factura electrónica; para el caso en el que el obligado prefiera por practicidad y estructura emitir esta última en vez de emitir el documento POS electrónico.

Tip Alegra: Los otros documentos equivalentes electrónicos se iban a implementar desde el 1 de mayo al 1 de agosto de 2024, dependiendo del tipo de documento (ver numeral 2 del artículo 23 de la Resolución 000165 de 2023). Con la Resolución 000008 de 2024 de la Dian, estas fechas cambiaron desde el 1 de agosto al 1 de noviembre de 2024. Sin embargo, el 30 de julio de 2024 la Dian expidió la Resolución 000119 para incorporar varios cambios relacionados con la implementación de los documentos equivalentes electrónicos, modificando algunas de estas fechas.

En lo que respecta a la adopción de la versión 1.9 del anexo técnico de la factura electrónica de venta la cual se contemplaba en la Resolución 000165 de 2023 a partir de febrero de 2024, se modifica a través de la nueva Resolución 000008 de 2024 para máximo el 1 de mayo del mismo año.

Domina todas las novedades que trae el anexo de facturación electrónica 1.9 con nuestro editorial “Sistema de facturación electrónica en Colombia: de la A a la Z“.

Recuerda que en Siempre Al Día, podrás consultar el calendario de implementación del sistema de facturación electrónica, en donde encontrarás todas las fechas para el cumplimiento de tus obligaciones. ¡Todo en un solo lugar! 

Los nuevos sujetos que opten por expedir el documento equivalente electrónico y las notas de ajuste a estos documentos con posterioridad a las fechas máximas de implementación, deberán hacerlo una vez surtan el procedimiento de habilitación establecido en el artículo 28 de la mencionada resolución.

De igual manera, se podrá realizar una implementación anticipada a las fechas indicadas, siempre y cuando se encuentre disponible la funcionalidad dentro del sistema de facturación.

Tip Alegra: La resolución de numeración que se tiene a la fecha sobre el documento equivalente POS, se tendrá que inhabilitar desde el momento en que se llegue la obligatoriedad  del documento equivalente POS electrónico. Posteriormente, se debe gestionar una nueva numeración para empezar a emitir documento equivalente POS electrónico.

¿Expedir documento equivalente POS electrónico o facturar electrónicamente?

Con el contexto expuesto anteriormente, es claro que quienes expiden los documentos equivalentes a la factura de venta, podrán decidir no implementar el documento equivalente electrónico y en su lugar facturar electrónicamente el 100 % de sus operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios (ver Comunicado de prensa Dian 009 de enero 22 de 2024). En todo caso, se deberá evaluar la situación específica en relación con costos de implementación, capacitación y cómo afectaría esto la operatividad del negocio.

A continuación, presentamos un resumen sobre las principales diferencias entre el nuevo documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS y la factura electrónica:

Desde el Equipo Siempre Al Día, consideramos que la Resolución 000165 de 2023 tiene como propósito masificar la implementación de la factura electrónica, teniendo en cuenta que esta, además de servir como soporte de costos y gastos, permitirá que las personas naturales que tengan la calidad de declarantes del impuesto de renta y complementario, puedan deducir el 1 % del valor de las adquisiciones de bienes y servicios sin exceder las 240 UVT ($10.179.000 por 2023 y $11.296.000 por 2024). Justamente este escenario, ha incentivado que cada vez sean más los compradores que soliciten factura electrónica, al momento de realizar sus compras. 

El documento equivalente electrónico permitirá al adquiriente soportar impuestos descontables de IVA, costos y deducciones, siempre y cuando el documento identifique al comprador con nombre o razón social y NIT; más no dará derecho a la deducción adicional del 1 %.

Beneficios de implementar el POS electrónico

El uso del documento POS electrónico representa una evolución significativa en la gestión operativa y contable de los negocios en Colombia; pues entre otros:

• Permite soportar los impuestos descontables de IVA, así como los costos y deducciones en el impuesto de renta siempre y cuando el documento identifique al comprador.
• Agiliza y simplifica el proceso de venta en los establecimientos de comercio, creando una experiencia óptima tanto a clientes como a usuarios internos de la información.
• Automatiza muchos procesos, aumentando el registro de las operaciones de forma precisa y minimizando errores humanos.
• Asegura el cumplimiento tributario de las normativas fiscales exigidas por la Dian, facilitando la generación y almacenamiento de la información de forma segura y conforme a la ley.
• Incluye medidas de seguridad avanzadas que protegen la información contenida en dichos documentos.

En definitiva, la decisión que se adopte dependerá de factores financieros y operativos en cada caso en particular; pues para un negocio en el que el paso de documento equivalente POS a factura electrónica implique retrasos en su operatividad y mayores costos, la mejor decisión será empezar a expedir el nuevo documento equivalente POS electrónico.

Te invitamos a revivir el debate sobre este importante tema en la grabación del evento Entre contadores: una visión para el 2024, realizado el 20 de enero de 2024 por Alegra en la ciudad de Medellín.  Las intervenciones en relación con este tema se encuentran desde el corte 5:50:36 hasta 6:53:00. Este espacio en particular contó con la participación de los expertos Carlos Guerra, Liliana Delgado, Andrés Torres y Juliana Mateus.

¿Qué soluciones brinda Alegra para enfrentar estos cambios normativos?

En el evento Entre contadores: una visión para el 2024 Andrés Torres, Product Regulation Manager en Colombia de Alegra, compartió como desde la empresa se está respondiendo a los diferentes cambios normativos que se han gestado recientemente con la expedición de la Resolución 000165 de 2023 en relación con el ecosistema de facturación electrónica, específicamente en lo que atañe a la nueva versión del anexo 1.9 de la factura electrónica y el 1.0 de los documentos equivalentes electrónicos. Destacó que se vienen adelantando las diferentes implementaciones para que los usuarios puedan tener la confianza y seguridad frente al cumplimiento de esta normativa, sea cual sea la solución que decidan adoptar frente a la expedición del documento equivalente POS electrónico.

En el artículo ”Errores frecuentes al emitir documentos soporte electrónicos” podrás conocer las principales inconsistencias que se pueden presentar al momento de facturar, para que no tengas inconvenientes al momento de realizar las respectivas emisiones.

Recuerda que si actualmente expides documentos POS físicos, con Alegra tendrás la solución adecuada para implementar estos nuevos cambios: Alegra facturación y Alegra POS.

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¡Eso no es todo! tenemos nuestro “Webinar: El futuro es digital: adáptate al nuevo documento POS“, donde conocerás más detalles sobre esta nueva obligación.

Desde Siempre Al Día, estamos comprometidos con tu actualización; así que te invitamos a explorar nuestro portal y llevar tus conocimientos y tu profesión al siguiente nivel.