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Facturación electrónica en Colombia: de la A a la Z

La implementación generalizada de la facturación electrónica en Colombia se ha consolidado. En este editorial, te presentamos un desglose detallado de las regulaciones clave, destacando especialmente las actualizaciones recientes dictadas por la Resolución 000165 de 2023.

Equipo Siempre al día

Actualizado el: 29 Abr 2024

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34 min de lectura

Facturación electrónica en Colombia

Índice

El sistema de facturación en Colombia es definido por el artículo 2 de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023 como el conjunto de funcionalidades que permiten la interoperabilidad e interacción de la factura electrónica, los documentos equivalentes y los documentos electrónicos determinados por la Dian que puedan servir para:

  • Permitir a la Dian ejercer su función de control.
  • Proporcionar soporte relacionado con la información de las declaraciones tributarias o aduaneras.
  • Apoyar los procedimientos realizados ante la Dian, así como los demás instrumentos electrónicos que se generen a partir de estos trámites.

¿Qué normativa regula el sistema de facturación en Colombia?

El 1 de noviembre de 2023, la Dian promulgó la Resolución 000165 con el objetivo de avanzar en la implementación del sistema de facturación, regular la actuación de los proveedores tecnológicos y adoptar nuevas versiones de los anexos técnicos relacionados con la facturación electrónica (versión 1.9) y con el documento equivalente electrónico (versión 1.0).

Esta medida responde a las actualizaciones introducidas por la Ley 2155 de 2021 al artículo 616-1 del Estatuto Tributario —ET—, que conciernen al sistema de facturación electrónica y que habían sido reguladas parcialmente por normativas anteriores, como las resoluciones 000085 001092 de 2022, y el Decreto 442 de 2023. Estas regulaciones abordaron, entre otros temas, la confirmación de facturas electrónicas a crédito, la implementación de límites en la expedición de tiquetes POS y modificaciones pertinentes a la facturación en plataformas digitales y por servicios públicos domiciliarios.

Al analizar el contenido de la Resolución 000165 de 2023, se esperaría que al hacer alusión al “sistema de facturación” se tuviera una compilación de cada uno de los documentos que componen dicho sistema de facturación; por ejemplo, lo relativo al documento soporte de nómina electrónica, o el documento soporte con personas no obligadas a facturar; entre otros, pero en realidad esta norma se centra en la factura electrónica y los documentos equivalentes electrónicos, por lo que en lo que respecta a estos dos temas la normativa central será la Resolución 000165 de 2023.

Para que comprendas las implicaciones y evolución de estas regulaciones, nuestro editorial Expedición de tiquetes POS electrónicos: estas son las novedades a partir de 2024 ofrece un resumen cronológico de los cambios normativos más significativos en el sistema de facturación y los documentos equivalentes hasta la fecha.

Facturación electrónica en Colombia

Como se ha señalado, la regulación de la factura electrónica en Colombia se sustenta principalmente en los Decretos 358 de 2020, 723 de 2021 y 442 de 2023. En cuanto a las resoluciones que desarrollan estas disposiciones, destacan la Resolución 000042 de 2020, la 000012 de 2021 y la reciente 000165 de 2023.

Tip Alegra: En cuanto a la regulación de la factura electrónica actualmente las normas que se encuentran vigentes son el Decreto 442 y la Resolución 000165 de 2023.

¿Quiénes se encuentran obligados a expedir factura electrónica de venta o documento equivalente?

De acuerdo con el artículo 7 de la Resolución 000165 de 2023 y el artículo 1.6.1.4.2 del Decreto 1625 de 2016,  se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente por todas y cada una de las operaciones que realicen, los siguientes sujetos:

  1. Los responsables del impuesto sobre las ventas —IVA—.
  2. Los responsables del impuesto nacional al consumo —INC—.
  3. Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dian, con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente sobre los cuales se hará precisión más adelante.
  4. Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
  5. Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables de IVA, de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del ET, por el servicio prestado, de conformidad con lo previsto en el artículo 618-2 del ET
  6. Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación, de conformidad con el numeral 6 del artículo 905 del ET.

Tip Alegra: La obligación de facturar no convierte a una persona natural en responsable de IVA. Ambas responsabilidades son independientes.

No obligados a facturar o expedir documento equivalente

El artículo 8 de la Resolución 000165 de 2023 y el artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016 expone los sujetos que no están obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente así:

  1. Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.
  2. Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades. 
  3. Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del ET, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsable de IVA.
  4. Las personas naturales de que trata el artículo 512-13 del ET, siempre y cuando cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsables del INC.
  5. Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
  6. Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria, y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades. 
  7. Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a 3.500 UVT ($148.442.000 para 2023 y $164.728.000 para 2024). Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.
  8. Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia, por la prestación de los servicios electrónicos o digitales. 
  9. Las Juntas de Acción Comunal, siempre y cuando no requieran solicitar devolución y/o compensación de saldos a favor en IVA.

Tip Alegra: Los sujetos que, sin estar obligados a emitir factura de venta y/o documento equivalente, decidan hacerlo voluntariamente, deberán asumir las mismas responsabilidades que incumben a los obligados, incluyendo el cumplimiento de los requisitos y condiciones establecidos para la emisión de estos documentos.

Requisitos de la factura electrónica según el anexo 1.9

El artículo 11 de la Resolución 000165 de 2023 señala que la factura electrónica de venta debe expedirse con el cumplimiento de los siguientes requisitos:

  1. Estar denominada expresamente como «factura electrónica de venta».
  2. Contener apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria —NIT— del vendedor o de quien presta el servicio.
  3. Identificación del adquiriente según corresponda así:
  • Apellidos y nombres o razón social y NIT del adquiriente de bienes y/o servicios.
  • Apellidos y nombres y número de identificación del adquiriente de bienes y/o servicios cuando este no suministre el NIT.
  • La frase “consumidor final” o apellidos y nombre y el número “222222222222” en caso de adquirientes de bienes y/o servicios que no suministren la información de los 2 bullets anteriores.

Cuando la operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador electrónico, se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio, a excepción de cuando en la identificación del adquiriente se opte por la de “consumidor final”.

Si la entrega del bien o servicio se realiza en el exterior, el registro de la dirección no será obligatorio.

  1. Llevar un  número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura electrónica de venta, indicando el prefijo compuesto por hasta 4 caracteres alfanuméricos, cuando a ello hubiere lugar, el número consecutivo, la fecha y vigencia de la autorización de numeración generada en el servicio informático electrónico de numeración de facturación de la Dian.
  2. Fecha y hora de generación. 
  3. Contener la fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación de que trata el artículo 616-1 del ET. De esta manera, la factura electrónica de venta se entenderá expedida en todo caso cuando sea validada y entregada al adquirente de manera física o electrónica según corresponda, cumpliendo con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en la Resolución 000165 de 2023.

Tip Alegra: En caso de que la validación de la factura electrónica de venta se vea impedida por problemas tecnológicos imputables a la Dian, se considerará como fecha y hora de expedición de la misma el momento en que fue generada.

  1. Deberá entregarse al adquirente la factura electrónica de venta en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación.  Este requisito implica que ya no se podrá facturar ni días anteriores ni días posteriores a la fecha en la que ocurre la operación, es decir, la fecha de generación y validación debe ser la misma.
  2. Indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados.
  3. Incluir el valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que conforman la factura electrónica de venta. 
  4. Señalar la forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito, en este último caso se debe señalar el plazo.
  5. Cuando la forma de pago es de contado, se debe indicar el medio de pago registrando si es efectivo, con tarjeta de crédito, tarjeta débito.
  6. Indicar la calidad de agente retenedor del IVA, de autorretenedor del impuesto sobre la renta y complementario, de gran contribuyente y/o de contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación, cuando corresponda. 
  7. Indicar la discriminación del IVA, el INC, el INC de las bolsas plásticas, impuestos saludables y en general la discriminación de otros impuestos que por disposiciones legales así la exijan, con la correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.
  8. Llevar la firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Dian, al momento de la generación, como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta. 
  9. Incluir el Código Único de Factura Electrónica —CUFE—.
  10. Señalar la dirección de internet en la Dian en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
  11. Incorporar el contenido del anexo técnico de la factura electrónica de venta establecido en el artículo 60 de la Resolución 000165 de 2023  para la generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en relación con los requisitos establecidos.
  12. Señalar apellidos y nombre a razón social y NIT del fabricante del software, el nombre del mismo y del proveedor tecnológico si lo tuviere.

Novedades en los requisitos de la factura electrónica de venta y las notas débito y crédito con el anexo 1.9

Conforme a las actualizaciones presentadas en el anexo 1.9 de facturación electrónica y los requisitos descritos, se destacan principalmente los siguientes cambios:

  1. La fecha y hora de emisión de las facturas electrónicas de venta, junto con las de las notas de débito y crédito, deben coincidir con el momento en que se efectúa el envío a la Dian. De no ser así, este desajuste será causal de rechazo durante el proceso de validación del documento.
  2. Se ha suprimido de los requisitos la necesidad de incluir la frase “bien cubierto”, ya que esta solo era requerida para las ventas efectuadas en los días sin IVA, los cuales fueron eliminados conforme al artículo 96 de la Ley 2277 de 2022.
  3. Se establece que, además de detallar el IVA, el INC y el INC aplicable a las bolsas plásticas, es necesario desglosar los impuestos saludables y cualquier otro gravamen que resulte aplicable según la normativa vigente.
  4. La información contenida en el perfil de cada entidad dentro de la plataforma del proveedor tecnológico, como Alegra, debe ser congruente con los datos registrados en el RUT. Si durante la verificación de esta información se detecta alguna discrepancia, ello constituirá una causa para el rechazo de la validación de la factura electrónica.
  5. Al generar las notas débito y crédito, resulta imperativo especificar la fecha de la factura electrónica de venta que se está modificando. Por ejemplo, si se emite una nota de crédito en febrero de 2024 que corresponde a una factura de enero del mismo año, se debe indicar en la nota de crédito la fecha de la factura de enero.
  6. Durante la creación de las notas débito y crédito, se ha eliminado la opción de motivo «otros» y se han añadido específicamente los motivos relacionados con «descuento comercial por pronto pago» y «descuento comercial por volumen de ventas».
  7. Se ha incluido en la lista de tipos de identificación el código PPT, que corresponde al Permiso de Protección Temporal.
  8. Se enfatiza que en la creación de los documentos que forman parte del sistema de facturación se debe emplear el idioma español y la moneda del peso colombiano como principales. Sin embargo, se aclara que el valor expresado en pesos puede ser convertido y presentado adicionalmente en otra moneda o idioma. Esto significa que, aunque el español y el peso colombiano deben prevalecer, se permite la inclusión de una reexpresión en una moneda o idioma diferente.
Facturación electrónica en Colombia según el anexo 1.9

Otras novedades importantes que incluye la Resolución 000165 de 2023 

A continuación presentamos un resumen de otras novedades importantes incluidas en la Resolución 000165 de 2023 frente a la facturación electrónica:

TemaNovedad
Definiciones en el sistema de facturaciónLa comparación entre el artículo 1 de la Resolución 000042 de 2020, que incluía 33 definiciones clave para comprender el sistema de facturación, y el mismo artículo de la Resolución 000165 de 2023, revela cambios significativos en el marco definitorio.

En la versión más reciente, el número de definiciones se ha reducido a 27. Esto se debe a la eliminación de 14 términos y la incorporación de 8 nuevos. Entre las definiciones eliminadas se encuentran términos como «acceso al software», «adquiriente», «calendario de implementación de la factura electrónica de venta», «consumidor o usuario», y «expedición y entrega de la factura de venta y/o del documento equivalente», entre otros. Por otro lado, las adiciones incluyen conceptos tales como «documento electrónico», «documento equivalente electrónico», «tiquete de máquina registradora con sistema POS», «factura electrónica de venta generada por inconvenientes tecnológicos», y «notas de ajuste del documento equivalente electrónico», entre otros.

Estos cambios reflejan una actualización y adaptación del marco normativo a las nuevas realidades tecnológicas y operativas del sistema de facturación electrónica.
Alcance de la Dian para crear nuevos documentos electrónicosEl artículo 2 de la Resolución 000165 de 2023 amplía el alcance del sistema de facturación electrónica más allá de las facturas de venta y los documentos equivalentes. Ahora se incluirán también aquellos documentos electrónicos que la Dian determine como necesarios para facilitar sus funciones de control en los ámbitos tributario y aduanero. Esta disposición sugiere una flexibilidad en el sistema para incorporar futuros documentos electrónicos que puedan ser requeridos para una mejor gestión y supervisión de las obligaciones fiscales y aduaneras.
Validez de la factura de talonario o de papelEl artículo 3 de la Resolución 000165 de 2023 establece que la factura de talonario o en papel será válida en situaciones en las que el sujeto obligado a facturar electrónicamente enfrente problemas tecnológicos que le impidan realizar la facturación de esta manera. Además, esta disposición es aplicable a los contribuyentes que se acojan al régimen simple de tributación, siempre y cuando no esten obligados a facturar electrónicamente antes de optar por este régimen. En este contexto, el parágrafo del artículo 915 del ET ofrece una facilidad adicional al permitir que los contribuyentes que elijan el régimen simple puedan cumplir con la obligación de facturar electrónicamente hasta dos meses después de su inscripción en el RUT, brindando así un período de gracia para la adaptación a los requisitos de facturación electrónica.
Nuevas excepciones para no estar obligado a facturarEl artículo 8 de la Resolución 000165 de 2023 especifica que las juntas de acción comunal están exentas de la obligación de emitir facturas, siempre que no necesiten solicitar la devolución y/o compensación de saldos a favor en el IVA. Esta disposición está alineada con la versión modificada del artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016, la cual fue actualizada mediante el artículo 2 del Decreto 442 de 2023.
Requisitos de la factura de venta de talonario o de papelEn el artículo 12 de la Resolución 000165 de 2023 se detallan los requisitos que una factura de venta en formato físico (de talonario, de papel o en computador) debe cumplir. En relación con este tema, se ha establecido una novedad importante: la obligación de incluir la «dirección de entrega del bien y/o prestación del servicio» no será requerida si el bien o servicio se entrega en el extranjero.

Así mismo, siguiendo la misma línea que se aplicó a la factura electrónica de venta, se ha eliminado la instrucción de incluir el ítem de «bien cubierto,» el cual solo era aplicable durante los días sin IVA que fueron derogados por la Ley 2277 de 2022. Además, es importante mencionar que en esta factura se deberán desglosar claramente los impuestos saludables y otros impuestos que sean requeridos por la normativa vigente.
Identificación de los agentes de retención de IVAEl artículo 13 de la Resolución 000165 de 2023 establece que todas las personas que sean consideradas agentes de retención en relación con el IVA están obligadas a indicar esta condición de manera explícita en el contenido de las facturas electrónicas o en formato físico, así como en los documentos equivalentes.
Validez fiscal de las facturas por servicios públicosEl artículo 25 de la Resolución 000165 de 2023 ha aclarado que las facturas de servicios públicos domiciliarios pueden ser utilizadas como soporte tanto por el suscriptor o usuario o  por el propietario del inmueble para justificar impuestos descontables en el IVA, así como costos y deducciones en el impuesto de renta y complementario. Esta aclaración se hizo necesaria debido a la eliminación del parágrafo 1 del artículo 1.6.1.4.8 del Decreto 1625 de 2016 mediante el Decreto 442 de 2023. Anteriormente, este párágrafo permitía que quienes arrendaban inmuebles pudieran deducir los gastos por servicios públicos domiciliarios, sin importar que la factura estuviera a nombre del propietario. Esta modificación disipó la incertidumbre sobre si únicamente el propietario del inmueble podría deducir estos gastos, debido a que la factura llegaba a su nombre.
Confirmación de facturas de venta a créditoEl artículo 27 de la Resolución 000165 de 2023 introduce un nuevo párrafo que reitera lo establecido previamente en la Resolución 000085 de 2022. En este nuevo inciso se confirma que, para efectos de la aceptación fiscal de costos, gastos e impuestos descontables, será necesario contar con los mensajes electrónicos especiales de aceptación por parte del adquiriente emitidos al emisor, en el caso de las facturas electrónicas relacionadas con bienes y/o servicios a crédito.
Calendarios de implementación de la factura electrónicaLa Resolución 000165 de 2023 excluye los calendarios que estaban contemplados en los artículos 19 y 20 de la Resolución 000042 de 2020. El primero de estos calendarios se refería a las pautas a seguir en los días sin IVA, mientras que el segundo abordaba los calendarios, tanto transitorios como permanentes, para la implementación de la factura electrónica de venta. En particular, el calendario permanente permitía que, al asumir por primera vez la responsabilidad de emitir facturas de venta, el obligado tenía un plazo de hasta 2 meses después de la constitución de la sociedad o la realización de la primera venta para cumplir con los procesos de habilitación. Sin embargo, al excluirse este calendario, se interpreta que no habrá un período de gracia de 2 meses.

Esto significa que en el momento en que surja la obligación de emitir facturas electrónicas, el obligado deberá hacerlo de manera electrónica de inmediato, sin la posibilidad de emitir facturas de talonario o en papel o aplazar este proceso.
Proceso de habillitación de la factura electrónicaEl artículo 28 de la Resolución 000165 de 2023 establece dos puntos importantes:

a. El servicio gratuito proporcionado por la Dian no puede utilizarse para habilitarse en la emisión de documentos equivalentes electrónicos. Esto significa que este servicio gratuito no está destinado a la habilitación de emisión de dichos documentos.

b. En el caso de que las personas utilicen los servicios de un proveedor tecnológico autorizado y dicho proveedor deje de existir debido a una fusión o escisión con otro proveedor tecnológico, las personas deben realizar nuevamente el proceso de habilitación.
Documento «factura tipo 3» para inconvenientes tecnológicosEl numeral 1.1.2 del artículo 37 de la Resolución 000165 de 2023 establece que en caso de que se presenten problemas tecnológicos que requieran que el obligado emita temporalmente facturas en formato papel, deberá transmitir a la Dian, dentro de las 48 horas siguientes a la resolución de dichos problemas, los datos de estas facturas utilizando el documento denominado «factura tipo 3». Anteriormente, este documento se conocía como «documento electrónico de transmisión».
Alcance del servicio gratuito de la DianEl artículo 38 de la Resolución 000165 de 2023 establece que el servicio gratuito podrá ser utilizado sin restricciones de cantidad, montos de los documentos, adquirientes, bienes y/o servicios por parte de los sujetos obligados a emitir factura electrónica de venta. Además, aquellos sujetos que no estén obligados a facturar electrónicamente, pero que se habiliten para generar el mensaje de confirmación de recepción de facturas de bienes y/o servicios cuya forma de pago sea a crédito, también podrán utilizar este servicio gratuito.

Así mismo, se permite el uso de este servicio para la generación y transmisión del soporte de pago de nómina electrónica y del documento soporte para pagos con sujetos no obligados a emitir factura o documento equivalente.
Numeración consecutiva de la factura electrónicaEl artículo 43 de la Resolución 000165 de 2023 enfatiza que la numeración de la factura no puede ser diferente a la que fue específicamente autorizada. Además, se prohíbe la práctica de anteponer ceros a la numeración cuando estos ceros no formen parte del rango de numeración autorizado. En otras palabras, se requiere que la numeración de la factura siga estrictamente las pautas de autorización y no se permiten modificaciones que no estén dentro de los parámetros establecidos.

Plazo máximo para adoptar las novedades del anexo 1.9 de facturación electrónica

El artículo 62 de la Resolución 000165 de 2023 establecía que los anexos técnicos mencionados en el artículo 60 de la misma resolución, incluyendo el anexo 1.9, debían ser adoptados por los sujetos obligados en un plazo de 3 meses a partir de la fecha de publicación de dicha resolución. Esto implicaba que la implementación de estos anexos técnicos debía comenzar desde febrero de 2024, considerando la fecha de publicación de la resolución como punto de inicio para su aplicación.

No obstante, el 29 de enero de 2024, la Dian publicó un proyecto de resolución que proponía cambios en las fechas de adopción del anexo 1.9 de facturación electrónica y en la implementación de los documentos equivalentes electrónicos. Dicho proyecto se materializó con la expedición de la Resolución 000008 de enero 31 de 2024.

En relación con la adopción del anexo 1.9 de facturación electrónica, el artículo 2 la Resolución 000008 de 2024 estableció como fecha límite el 1 de mayo de 2024 para su implementación.

Descubre las otras fechas de implementación que se aplazan con la nueva Resolución 000008 de 2024, en nuestro editorial “Adopción del anexo 1.9 de facturación electrónica e implementación de los documentos equivalentes electrónicos: estas son las nuevas fechas.

¿Cuáles son los mecanismos disponibles para facturar electrónicamente?

Quienes estén obligados a facturar electrónicamente podrán implementar la facturación electrónica mediante cualquiera de las siguientes tres opciones:

Mecanismos de facturación electrónica en Colombia
  1. Solución gratuita de la Dian:  Es un servicio gratuito dispuesto por la Dian para que los facturadores puedan efectuar la generación, transmisión, validación, expedición y recepción de las facturas electrónicas; así como las notas débito y crédito.
  2. A nombre propio: Es un desarrollo informático ejecutado por el mismo facturador, realizado con la ayuda de un equipo técnico y con base a las orientaciones normativas expedidas por la Dian.
  3. A través de proveedores tecnológicos: Estas son personas jurídicas habilitadas por la Dian para poder actuar en tal calidad y así poder prestar los servicios relacionados con la facturación electrónica.

Documento soporte de nómina electrónica

Se encuentra regulado por la Resolución 000013 de 2021. Este constituye el soporte fiscal de los costos y deducciones en el impuesto de renta e impuestos descontables en IVA, según corresponda en relación con los pagos que se realicen por concepto de nómina.

Se debe generar y transmitir para la validación por parte de la Dian, de forma independiente, por cada uno de los empleados o pensionados, informando el valor correspondiente a los gastos laborales mensuales.

¿Quiénes están obligados a transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica a la Dian?

De acuerdo con el artículo 3 de la Resolución 000013 de 2021, se encuentran obligadas a transmitir este documento soporte, las personas contribuyentes del impuesto sobre la renta que realicen pagos o abonos en cuenta que se deriven de una vinculación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados, que requieran soportar los costos, deducciones e impuestos descontables derivados de tales pagos en el impuesto sobre la renta e IVA según corresponda.

Tip Alegra: Los sujetos que opten por cambiar o unirse al régimen simple de tributación no tienen la obligación de adoptar el documento soporte de pago de nómina electrónica, ya que no son considerados contribuyentes del impuesto de renta y complementario.

Periodicidad para la generación y envío del documento soporte de nómina electrónica

El artículo 3 de la Resolución 000013 de 2021 establece que este documento debe generarse de forma mensual, independientemente de si el sujeto obligado realiza pagos en períodos diferentes o en períodos inferiores a esa periodicidad. En consecuencia, el empleador deberá acumular los conceptos de los valores devengados en nómina, así como los valores deducidos, de manera individual para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.

Este documento debe ser transmitido a la Dian dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al período de pago o abono en cuenta correspondiente. Por ejemplo, la nómina electrónica correspondiente a enero de 2024 debe ser transmitida a la Dian durante los primeros 10 días hábiles (de lunes a viernes) del mes de febrero de 2024.

En caso de que el sujeto obligado identifique un error en el envío de la nómina electrónica, deberá generar la correspondiente nota de ajuste dentro de los 10 días hábiles siguientes a la detección del error y proceder a transmitirla a la Dian.

Contenido del documento soporte de nómina electrónica

Este documento debe contener la información establecida en el artículo 5 de la Resolución 000013 de 2021 así:

  1. Estar denominado expresamente como «Documento soporte de pago de nómina electrónica».
  2. Apellidos y nombre o razón social y NIT del sujeto obligado.
  3. Apellidos y nombre(s) y NIT del beneficiario del pago.
  4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica — CUNE—.
  5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto obligado.
  6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el “Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA”.
  7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el “Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA”.
  8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
  9. El contenido del “Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA” establecido en el artículo 20 de la Resolución 000013 de 2021.
  10. El medio de pago, que el sujeto obligado, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el “Anexo técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA”.
  11. Fecha y hora de generación.
  12. La firma digital del sujeto obligado, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Dian, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
  13. Apellidos y nombre o razón social y NIT del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.

Calendario de implementación del documento soporte de nómina electrónica

La fecha de inicio de habilitación en el servicio informático electrónico de la nómina electrónica fue el 18 de agosto de 2021. El plazo máximo para iniciar su generación y transmisión se dio entre el 1 de septiembre y el 12 de septiembre del mismo año, dependiendo del número de empleados con el cual contara el obligado.

Ahora bien, los nuevos sujetos que deben generar este documento soporte, tendrán un plazo de 2 meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador para llevar a cabo el procedimiento de habilitación y proceder con la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento.

Documento soporte con sujetos no obligados a facturar o expedir documento equivalente

Este documento fue reglamentado por la Resolución 000167 de 2021. Este es el respaldo fiscal de cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.

Tip Alegra: Este documento podrá ser generado y transmitido por operaciones acumuladas de forma semanal en relación con un mismo proveedor. Sin embargo, el adquiriente del bien y/o servicio puede elaborar un documento soporte por cada una de las compras.

Contenido del documento soporte  en compras con sujetos no obligados a facturar o expedir documento equivalente

Este documento debe cumplir con los requisitos contenidos en el artículo 4 de la Resolución 000167 de 2021 así:

  1. Estar denominado expresamente como “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.
  2. Tener la fecha de la operación. Esta debe corresponder a la fecha de generación del documento.
  3. Contener los apellidos y nombre, o razón social y NIT, del vendedor o de quien presta el servicio. En el caso de los contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el RUT, el requisito del NIT se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
  4. Contener los apellidos y nombre, o razón social y NIT, del adquiriente de los bienes y/o servicios.
  5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte, incluyendo el número, rango y vigencia autorizados por la Dian.
  6. Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado.
  7. Detallar el valor total de la operación discriminando el valor del IVA cuando haya lugar.
  8. Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación conforme a las normas vigentes y la política de firma que establezca la Dian.
  9. Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Dian.
  10. Incluir el código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente —CUDS—.

Calendario de implementación del documento soporte con sujetos no obligados a facturar

De acuerdo con la Resolución 000488 de 2022 la generación y transmisión electrónica de este documento soporte debió implementarse a más tardar el 1 de agosto de 2022.

Documentos equivalentes 

Cuando se habla de los documentos equivalentes a factura, se hace referencia a aquellos que cumplen con ciertos requisitos definidos fiscalmente para que sustenten las transacciones comerciales.

De acuerdo con el artículo 15 de la Resolución 000165 de 2023, los documentos equivalentes a la factura de venta son los establecidos en el artículo 1.6.1.4.6 del Decreto 1625 de 2016  y la boleta de ingreso a los espectáculos públicos previstos en el parágrafo 1 del artículo 1 del artículo 3 de la Ley 1493 de 2011:

  1. El tiquete de máquina registradora con sistema POS.
  2. La boleta de ingreso a cine.
  3. El tiquete de transporte de pasajeros.
  4. El extracto.
  5. El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.
  6. El documento en juegos localizados.
  7. La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados.
  8. El documento expedido para el cobro de peajes.
  9. El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores. 
  10. El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.
  11. El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios.
  12. La boleta de ingreso a espectáculos públicos.
  13. El documento equivalente electrónico.

Sin embargo, desde el proceso de implementación o masificación de la facturación electrónica, la cual se intensificó con las recientes reformas tributarias, algunos de estos documentos, como es el caso de los tiquetes POS dejaron de tener validez en materia de soportar costos y gastos ante la Dian.

Documentos equivalentes electrónicos

Como puede observarse, en la lista enunciada anteriormente, el documento equivalente electrónico se introduce a la lista de documentos equivalentes mediante el artículo 5 del Decreto 442 de 2023, como un documento que podría desarrollar los documentos equivalentes mencionados en el artículo 1.6.1.4.6 del Decreto 1625 de 2016. Tal disposición fue reglamentada mediante la expedición de la Resolución 000165 de 2023, mediante la cual se creó el nuevo documento equivalente POS electrónico (el cual dejaría sin operatividad el tiquete físico de máquina registradora POS a excepción de cuando surjan inconvenientes tecnológicos) y fijó el desarrollo de forma electrónica de otros documentos equivalentes.

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Requisitos de los documentos equivalentes electrónicos 

Los requisitos de los documentos equivalentes electrónicos se encuentran establecidos en los artículos 19 y 20 de la Resolución 000165 de 2023. Algunos aplican de forma específica al documento equivalente POS electrónico. Profundiza sobre este último en nuestro editorial Expedición de tiquetes POS electrónicos: estas son las novedades a partir de 2024.

Calendario de implementación de los documentos equivalentes electrónicos

Conforme al artículo 23 de la Resolución 000165 de 2023, se establecieron dos calendarios de implementación. Uno rige la implementación del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS y depende de la clasificación del contribuyente en relación con el impuesto de renta y complementario. El segundo calendario se aplica a los otros documentos equivalentes electrónicos. Sin embargo, es importante señalar que el 29 de enero de 2024, la Dian  publicó un proyecto de resolución con la intención de postergar estas fechas. Dicho proyecto se materializó con la expedición de la Resolución 000008 de 2024.

En este orden de ideas, a continuación presentamos los plazos que estaban planteados en la resolución inicial y los que aplican según la nueva resolución:

Documento equivalente POS electrónico

GrupoFechas para la implementación en 2024 (según Resolución 000165 de 2023)Nuevas fechas para la implementación en 2024 (según Resolución 000008 de 2024)Calidad del contribuyente frente al impuesto de renta y complementario
13 de febrero1 de mayoGrandes contribuyentes.
21 de marzo1 de junioDeclarantes del impuesto sobre la renta que no tengan la calidad de grandes contribuyentes.
31 de abril1 de julioNo declarantes del impuesto sobre la renta.
Sujetos que no tengan ninguna de las calidades mencionadas.

Otros documentos equivalentes electrónicos

Documento equivalente electrónicoFechas para la implementación en 2024 (según Resolución 000165 de 2023)Nuevas fechas para la implementación en 2024 (según Resolución 000008 de 2024)
Servicios públicos domiciliarios1 de mayo1 de agosto
El tiquete de transporte de pasajeros1 de mayo1 de agosto
El extracto1 de mayo1 de agosto
El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros1 de junio1 de septiembre
La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes a los juegos localizados1 de junio1 de septiembre
El documento en juegos localizados1 de junio1 de septiembre
El documento expedido para el cobro de peajes1 de julio1 de octubre
El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores1 de julio1 de octubre
El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities1 de julio1 de octubre
La boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas, y otros espectáculos públicos1 de agosto1 de noviembre
La boleta de ingreso a cine1 de agosto1 de noviembre

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