Nómina electrónica y cierre fiscal: 7 recomendaciones para el proceso de revisión

En el proceso de nómina electrónica y cierre fiscal, suelen surgir dudas sobre las revisiones necesarias para garantizar la correcta presentación de los costos y gastos por concepto de nómina. Aspectos como las provisiones, ajustes de pasivos laborales y validaciones de documentos son fundamentales, ya que estos respaldan las deducciones fiscales de los empleadores. 

En este artículo, abordamos las revisiones clave que debes realizar para un cierre fiscal preciso y conforme a las normativas vigentes.

¿Qué es la nómina electrónica y quiénes están obligados?

La nómina electrónica se encuentra regulada por la Resolución 000013 de 2021 y el Concepto Unificado 106 de 2022. Es un documento para respaldar los costos y deducciones en el impuesto de renta y los impuestos descontables en el impuesto a las ventas —IVA—. Por lo anterior, este debe ser generado y transmitido por todos los empleadores que:

• Declaren renta.
• Tengan empleados bajo contrato laboral.
• Requieran soportar costos y gastos en su declaración de renta o impuestos descontables en su declaración de IVA.

Tip Alegra: Es importante destacar que este documento no reemplaza al desprendible de nómina, ya que el primero incluye conceptos adicionales como dotaciones y prestaciones sociales que no aparecen en el desprendible. 

Aspectos a revisar respecto a la nómina electrónica y el cierre fiscal

A continuación compartimos una serie de recomendaciones en relación con los aspectos que se deben revisar respecto de la nómina electrónica en el cierre fiscal:

1. Validar que el método de transmisión de la información de la nómina electrónica haya sido el correcto

El método de transmisión o temporalidad de la información que se incluye en la nómina electrónica depende de si el empleador está obligado o no a llevar contabilidad:

• No obligados a llevar contabilidad: reportan la información teniendo en cuenta el momento de realización del pago, es decir cuando se da la afectación en el flujo de caja. En este orden de ideas, durante el año este tipo de empleadores deberían incluir en los reportes de su nómina electrónica los siguientes conceptos en términos generales:

Si hay una liquidación del contrato laboral, en el período en que esto ocurra se deberán hacer los reportes de todos los conceptos anteriores a los que tenga derecho recibir el trabajador, incluyendo indemnizaciones. En lo que respecta a la dotación, esta debe ser informada en la nómina electrónica en el período en el que se entrega.

• Obligados a llevar contabilidad: reportan la información  teniendo en cuenta el momento del pago o abono en cuenta (causación), es decir sin que se haya generado una afectación en el flujo de caja. 

Por ejemplo, para el caso de las vacaciones se deberán hacer los ajustes correspondientes comparando lo que se venía causando mes a mes y el valor real a pagar teniendo en cuenta la liquidación de dicho concepto, en el momento en que el trabajador sale a disfrutar sus vacaciones; debido a que es posible que traiga una cuenta por pagar por concepto de vacaciones desde el año anterior.

Tip Alegra: La diferencia que resulte entre lo causado y lo que efectivamente se debe pagar por concepto de vacaciones, es deducible en el período en que se está haciendo la respectiva liquidación. En tanto si un trabajador sale a vacaciones en diciembre, la diferencia entre el valor causado y el valor a pagar, se debe llevar como un mayor valor del costo o gasto en la contabilidad; el cual se transmitirá en la nómina electrónica durante los primeros 10 días hábiles del mes de enero.

Así mismo,  en el mes de diciembre es posible que sea necesario realizar ajustes en los diferentes conceptos con ocasión del proceso de consolidación de prestaciones sociales.

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2. Identificar si es necesario realizar notas de reemplazo o eliminación

En caso de detectar errores procederá la transmisión de las siguientes notas:

• Notas de reemplazo: corrigen datos erróneos en documentos previamente enviados.
• Notas de eliminación: aplica para casos de duplicidad o errores graves en los datos reportados, en los que se debe eliminar el documento por completo.

Tip Alegra: La nómina electrónica se puede corregir hasta antes de presentar la declaración de renta del período objeto de reporte.

Estas notas deben ser enviadas a la Dian durante los primeros 10 días hábiles de transmisión del mes; es decir, si el error se detectó el 10 de diciembre de 2024, la respectiva nota puede transmitirse hasta el 15 de diciembre, que es donde terminan esos primeros 10 días hábiles de transmisión en el mes de diciembre. Ahora, si el error se detecta posterior al 15 de diciembre; entonces estos se deberán transmitir durante los 10 primeros días hábiles del mes de enero de 2025.

Tip Alegra: Según el artículo 3 de la Resolución 000013 de 2021 este documento debe ser transmitido a la Dian dentro de los primeros 10 días hábiles (de lunes a viernes) del mes siguiente al período de pago o abono en cuenta correspondiente. Lo anterior independiente de que el sujeto que realiza los pagos lo haga en períodos diferentes a un mes. 

Consulta las fechas de envío de la nómina electrónica en 2025 en nuestro Calendario  del sistema de facturación electrónica.

3. Verificar el estado de los documentos soporte de nómina electrónica

En el software contable que tenga el empleador o la solución gratuita de la Dian, se debe verificar que todos los documentos correspondientes al período fiscal estén transmitidos, desde febrero de 2024. Esto teniendo en cuenta que la nómina electrónica enviada en enero de 2024, corresponde a los conceptos de diciembre de 2023.

Para esto resulta útil, descargar el histórico de documentos enviados y recibidos desde la plataforma de la Dian, utilizando los ambientes de producción y filtrando por tipo de documento para verificar ajustes y transmisiones pendientes.

4. Comparar los valores transmitidos vs. los registrados en la contabilidad

Se debe comprobar que los valores reportados (salarios, auxilio de transporte, dotaciones, etc.) coincidan con los causados en la contabilidad para evitar inconsistencias.

5. Realizar el proceso de reconocimiento y consolidación de pasivos laborales

Se recomienda realizar el reconocimiento contable de los pasivos mes a mes. Si esto no se realizó durante el año, se deben calcular los valores al 31 de diciembre como si se liquidaran en esa fecha y transmitirlos en enero del año siguiente, con la salvedad de que la Dian podrá aplicar las sanciones contempladas en el artículo 651 del ET, por entrega extemporánea.

Es importante también realizar los ajustes contables necesarios para registrar pasivos laborales, como cesantías, asegurándote de consignarlas al fondo correspondiente antes del 14 de febrero del año siguiente.

En nuestro editorial Reporte de cesantías en la nómina electrónica ¿cuándo se realiza? ahondamos en los aspectos a tener en cuenta frente al momento de reporte de estos conceptos.

6. Reportar correctamente la dotación

La dotación se debe reportar en la nómina electrónica cuando se haga la entrega física al trabajador, respaldada con un soporte escrito. Si las dotaciones se adquirieron en diciembre para el año siguiente, lo que procede es registrarlas como inventarios y repórtalas al momento de la entrega de acuerdo al valor que sea entregado al trabajador.

7. Utilizar un software contable que te permita automatizar procesos

Con Alegra, liquidar y emitir la nómina electrónica es más sencillo y eficiente dado que automatiza cálculos, asegura el cumplimiento con la Dian y facilita la generación y envío de documentos, incluyendo notas de ajuste. Además, ofrece reportes detallados y centraliza todos los procesos, ahorrando tiempo y minimizando errores. Alegra es el aliado ideal para un cierre fiscal sin contratiempos y con total tranquilidad. ¡Prueba 15 días gratis!

Garantizar la precisión en este proceso no solo asegura el cumplimiento normativo, sino que también optimiza la presentación de la declaración de renta. ¿Qué otras recomendaciones darías a tus colegas frente a la nómina electrónica en el proceso de cierre fiscal? Comparte tu respuesta en la sección de comentarios y mantente informado en nuestro portal Siempre Al Día para cumplir con todas tus obligaciones fiscales sin contratiempos.