Retenciones en la devolución de compras: Riesgos de la corrección manual y los errores que la Dian no perdona

Vamos a ejemplificar un error muy común respecto a las retenciones en la devolución de compras.  Cuando llega una Nota Crédito de un proveedor por una devolución de mercancía de meses anteriores. No es solo el desgaste de ajustar el inventario; es el caos tributario silencioso que se desata detrás de esa operación aparentemente simple.

¿Qué haces con la retención en la fuente que ya declaraste y pagaste en el formulario 350? ¿Qué pasa con el certificado que ya emitiste? Y, lo más peligroso de todo: ¿Cómo ajustas tu software contable sin romper la trazabilidad de la información?

Si tu respuesta actual incluye «entrar a la factura y borrar la línea de retención manual» o «hacer una nota en Excel para acordarme luego», necesitas leer esto antes de que llegue un requerimiento de la Dian. En este artículo detallamos el manejo fiscal correcto de las devoluciones en facturas de compra, las implicaciones de hacerlo mal, y cómo evitar errores.

¿Qué sucede con las retenciones en las devoluciones de compras?

Cuando tu empresa realiza una compra, actúa como agente retenedor (si cumple bases y topes). Practicas la retención, le pagas el neto al proveedor y le consignas el resto a la Dian. Hasta ahí, todo perfecto.

Pero, ¿qué sucede cuando la mercancía sale defectuosa o el servicio no se presta completo y debes devolver la compra?

La operación comercial se revierte. Contablemente, tu pasivo (cuenta por pagar a proveedores) debe disminuir. Para disminuir un pasivo de naturaleza crédito, necesitas hacer un registro Débito. De ahí que, internamente, debas generar una Nota débito asociada a la factura de compra para cruzar las cuentas.

El problema no es contable (eso es carpintería); el problema es puramente fiscal y de reporte.

¿Qué pasa con la retención en la fuente cuando devuelvo una compra en un período diferente al declarado?

El artículo 1.2.4.8 del Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria 1625 de octubre 11 de  2016 es estricto frente al manejo de estos casos: 

“Cuando se anulen, rescindan o resuelvan operaciones que hayan sido sometidas a retención en la fuente por impuesto sobre la renta y complementarios, el agente retenedor podrá descontar las sumas que hubiere retenido por tales operaciones del monto de las retenciones por declarar y consignar en el periodo en el cual se hayan anulado, rescindido o resuelto las mismas. Si el monto de las retenciones que debieron efectuarse en tal periodo no fuere suficiente, con el saldo podrá afectar las de los periodos inmediatamente siguientes.

Para que proceda el descuento el retenedor deberá anular cualquier certificado que hubiere expedido sobre tales retenciones.

Cuando las anulaciones, rescisiones o resoluciones se efectúen en el año fiscal siguiente a aquél en el cual se realizaron las respectivas retenciones, para que proceda el descuento el retenedor deberá además, conservar una manifestación del retenido en la cual haga constar que tal retención no ha sido ni será imputada en la respectiva declaración de renta”.

• Devolución en el mismo período: si compraste el 2 de febrero y devuelves el 25 de febrero, es «fácil». Ajustas la base antes de declarar y listo.
• Devolución en período diferente: aquí es donde la mayoría comete el error fatal. Si compraste en enero (y declaraste/pagaste la retención en febrero) y la devolución ocurre en marzo, no puedes, bajo ninguna circunstancia, tocar la declaración de enero. Esa declaración ya es un hecho cumplido para la Dian.

Debes realizar el ajuste en la declaración del período actual (marzo). El formulario 350 contempla mecanismos para esto. Históricamente, el renglón 129 “Menos retenciones practicadas en exceso, o indebidas, o por operaciones anuladas, rescindidas o resueltas” está diseñado para restar estas devoluciones del total a pagar del mes.

¿Qué pasa con la retención en la fuente cuando devuelvo una compra en el año fiscal siguiente?

Cuando haces una compra en el Año 1 (por ejemplo 2025) y practicas una retención, le entregas al proveedor un Certificado de Retención.

• Tu proveedor usa ese certificado en su Declaración de Renta del Año 1 para restar ese valor del impuesto que debe pagar.
• Si en el Año 2 (por ejemplo 2026) devuelves la mercancía y reversas la operación, técnicamente esa retención «dejó de existir» porque la compra se anuló.

La Dian exige conservar una manifestación del retenido en la cual haga constar que tal retención no ha sido ni será imputada en la respectiva declaración de renta porque teme que ocurra lo siguiente:

1. Que el proveedor sí use la retención para pagar menos impuestos en su renta del Año 1.
2. Que tú (el agente retenedor) te descuentes ese dinero en tu formulario 350 del Año 2. Si esto pasa, la Dian pierde dos veces: el proveedor paga menos y tú le pagas menos.

¿En qué consiste la «Manifestación del Retenido»?

Para que la Dian te permita descontar esa retención devuelta en tu formulario 350 actual, te exige una prueba.

Esa prueba es la manifestación escrita: una carta o documento firmado por tu proveedor donde certifique expresamente que NO incluyó ni incluirá esa retención en su declaración de renta del año anterior.

¿Qué pasa si el proveedor NO te da la carta?

Si el proveedor ya presentó su declaración de renta y usó esa retención, no te puede dar la carta (porque estaría mintiendo). En ese caso:

• No puedes descontar la retención en tu formulario 350.
• La devolución del dinero de la retención se convierte en una deuda comercial entre privados: el proveedor debe reintegrarte el dinero de la retención directamente (caja/bancos), y tú no afectas tu cuenta de impuestos (2365) ni tu formulario ante la Dian. Simplemente registras una cuenta por cobrar.

Tip Alegra: Sin carta del proveedor, no hay descuento en el formulario 350 para devoluciones de años anteriores. Esto está reglamentado actualmente en el artículo 1.2.4.16 del Decreto 1625 de 2016.

¿Cómo funciona operativamente la devolución en compras y el efecto en retenciones? 

Hasta hace muy poco, la lógica de muchos ERPs y softwares en la nube era rígida y desconectada de la realidad colombiana.

Imagina esta escena común: Tienes una factura de compra de $10.000.000 con retención del 2,5 % ($250.000). Vas a aplicar una Nota Débito por devolución parcial de $2.000.000. El sistema te arroja un error: «No se puede aplicar nota débito a una factura con retenciones o pagos asociados».

¿La solución «machetera» que muchos contadores se ven obligados a usar?

• Desbloquear el periodo cerrado (riesgo de auditoría).
• Entrar a la factura original.
• Borrar manualmente la línea de la retención.
• Aplicar la nota.
• Intentar reconstruir la retención después (lo cual casi nunca sucede correctamente).

Esto rompe la integridad de los datos. Pierdes el rastro de que esa retención existió y fue certificada.

La solución estratégica: Devolución de retenciones en notas débito en Alegra

Aquí es donde la tecnología por fin entiende al contador. Alegra, analizando este punto de fricción crítico en la normativa nacional, ha lanzado una funcionalidad que cambia las reglas del juego. Ya no tienes que elegir entre la integridad de tus datos históricos y el ajuste correcto de tus cuentas por pagar.

¿Cómo funciona esta nueva funcionalidad?

Alegra ahora permite aplicar Notas Débito a facturas de compra con retenciones sin necesidad de eliminar dichas retenciones previamente.

Analicemos por qué esto es revolucionario para tu cierre contable:

• Integridad de datos: la factura original queda intacta. La retención original (la que declaraste en enero) sigue ahí, visible, inmutable y auditada.
• Ajuste automático y proporcional: al crear la Nota Débito, el sistema carga las retenciones asociadas a la factura.
• Validación inteligente de topes: tú decides cuánto se devuelve, pero el sistema te cuida las espaldas, asegurando que el valor de la retención a devolver no supere el aplicado en la factura original. 
• Trazabilidad contable: el sistema genera el asiento contable perfecto:
  • Debita la Cuenta por Pagar (Proveedores), ajustando el saldo real.
  • Acredita el Inventario o Gasto (reversando la compra).

La contabilidad en Colombia ha dejado de ser un ejercicio de registro para convertirse en uno de cumplimiento tecnológico. Las devoluciones son inevitables en el negocio, pero los errores tributarios derivados de ellas son totalmente opcionales.

Tienes dos caminos: seguir «editando» facturas y borrando líneas, rezando para que no te auditen ese período, o apalancarte en herramientas como Alegra que entienden la norma, automatizan el ajuste y protegen tu tarjeta profesional. La funcionalidad de Devolución de Retenciones en Notas Débito no es un lujo; es tu seguro contra la inconsistencia tributaria.

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Fuentes oficiales

• MinHacienda. (2016). Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria 1625 de octubre 11 de 2016, publicado en el Diario Oficial No. 50.023 de dicha fecha. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
• Alegra. (2025). Devolución de retenciones en notas débito en Alegra. Alegra novedades.

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