Retención en la fuente 2026: Conceptos, tarifas y procedimientos clave

Conocer en detalle las reglas para aplicar la retención en la fuente es clave para evitar sanciones ante la Dian y sobretodo brindar una asesoría estratégica a los clientes, dado que está relacionado con su flujo de caja.

• ¿Todas las personas jurídicas deben practicar retención en la fuente? Sí.
• ¿En qué formulario se declaran las retenciones en la fuente y con qué periodicidad? En el formulario 350, de forma mensual.

A continuación respondemos 15 preguntas frecuentes sobre este importante tema.

1. ¿Qué es la retención en la fuente y para qué sirve?

Contrario a la creencia popular, la retención en la fuente no es un impuesto. Es un mecanismo de recaudo anticipado establecido por el Estado cuyo objetivo principal es asegurar el flujo de caja constante para la administración tributaria y evitar la evasión.

¿Para qué sirve? Sirve para recaudar gradualmente los impuestos (Renta, IVA, ICA) dentro del mismo período gravable en que se causan. Para ti como contador, facilita el cumplimiento de tu cliente, ya que al momento de presentar la declaración anual (por ejemplo, en el caso del impuesto de renta y complementario), gran parte del impuesto ya habrá sido pagado, evitando desembolsos fuertes de liquidez en una sola fecha.

2. ¿La retención en la fuente es un impuesto?

Definitivamente no. Es un sistema de recaudo anticipado. El impuesto es la obligación sustancial (por ejemplo: pagar el impuesto de  renta), mientras que la retención es la herramienta procedimental para abonar a esa deuda futura. Todo valor que le retengan a tu cliente constituye un saldo a favor o un anticipo que podrá descontar en su declaración final.

3. ¿Qué tipo de retenciones en la fuente existen en Colombia?

El mecanismo se aplica a varios impuestos. Los principales que debes gestionar en 2026 son:

• Retención a título del impuesto de renta: la más común, aplicada sobre ingresos susceptibles de incrementar el patrimonio (servicios, honorarios, compras, salarios, entre otros).
• Retención a título de IVA (ReteIVA): generalmente el 15% del valor del IVA, aplicada cuando se compra a proveedores con obligaciones específicas o entre regímenes diferenciales.
• Retención a título de ICA (ReteICA): impuesto municipal. Cada municipio define sus tarifas y bases, lo que exige una parametrización cuidadosa en tu software contable.

Te pueden interesar nuestros editoriales: Retención en la fuente por salarios en Colombia 2026: Cómo se calcula, tarifas y tabla actualizada y Retención en la fuente a independientes 2026: ¿Cómo y cuándo se aplica? 

4. ¿Quién debe pagar la retención en la fuente?

Aquí debemos distinguir entre el sujeto pasivo (quien soporta la retención) y el agente retenedor (quien la practica).

• ¿Quién la «paga» (se la descuentan)? el vendedor del bien o prestador del servicio (Sujeto pasivo). Es a quien se le retiene el dinero de su factura.
• ¿Quién la consigna a la Dian? el comprador (Agente Retenedor). Es quien tiene la obligación de declarar y pagar ese dinero al Estado.

5. ¿Cómo saber si como persona natural o jurídica debo pagar (que me retengan) retención en la fuente?

Si tú o tu cliente es una persona jurídica, prácticamente todos los ingresos por operaciones gravadas estarán sujetos a retención, salvo que se tenga la calidad de autorretenedor. 

Si se tiene la calidad de persona natural, te deben o le deben practicar retención a tu cliente si se venden productos o servicios gravados a un agente retenedor. 

6. ¿En qué casos se aplica retención en la fuente?

La retención aplica siempre que se cumplan estas 3 condiciones simultáneamente:

• El pago o abono en cuenta constituye un ingreso gravable para quien lo recibe.
• El que paga es un agente retenedor autorizado legalmente.
• El monto de la operación supera la cuantía mínima establecida para el año (bases en UVT).

7. ¿Quién está obligado a practicar la retención en la fuente a título de renta?

Son agentes de retención a título del impuesto de renta y complementario:

• Todas las personas jurídicas (empresas, SAS, Ltda.).
• Según el artículo 368-2 del Estatuto Tributario (ET), las personas naturales que tengan la calidad de comerciantes y que en el año inmediatamente anterior (2025) hayan tenido un patrimonio bruto o ingresos brutos superiores a 30.000 UVT ($1.493.970.000 para 2025). De acuerdo con la Sentencia del Consejo de Estado 25959 de 2022 las personas naturales son agentes de retención en pagos laborales sin necesidad de cumplir algún requisito adicional; es decir, adquieren tal calidad automáticamente por efectuar dichos pagos.

Tip Alegra: Quienes pertenecen al régimen simple de tributación no son agentes de retención a título de renta, excepto en pagos laborales.

8. ¿Quién está obligado a practicar la retención en la fuente a título de IVA?

Estos obligados se encuentran definidos en el artículo 437-2 del ET así:

• La Nación.
• Los departamentos.
• El Distrito Capital y los distritos especiales.
• Las áreas metropolitanas.
• Las asociaciones de municipios y los municipios.
• Los establecimientos públicos.
• Las empresas industriales y comerciales del Estado.
• Las sociedades de economía mixta con participación estatal superior al 50 %.
• Las entidades descentralizadas directas e indirectas y demás personas jurídicas con participación pública mayoritaria, cualquiera sea su denominación, en todos los órdenes y niveles.
• En general, los organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos.
• Personas o entidades catalogadas como grandes contribuyentes por la Dian, sean o no responsables del IVA.
• Aquellos que mediante resolución de la Dian sean designados como agentes de retención en el impuesto sobre las ventas.
• Personas responsables del IVA cuando contraten con personas o entidades sin residencia o domicilio en el país la prestación de servicios gravados en el territorio nacional.
• Entidades emisoras de tarjetas de crédito y débito en el momento del pago o abono en cuenta a personas o establecimientos afiliados. Cuando los pagos se realicen por intermedio de entidades adquirentes o pagadoras, la retención deberá ser practicada por estas últimas.
• La Unidad Administrativa de Aeronáutica, por el 100 % del impuesto sobre las ventas que se cause en la venta de aerodinos.
• Los responsables del IVA proveedores de Sociedades de Comercialización Internacional, cuando adquieran bienes corporales muebles o servicios gravados de personas responsables del IVA distintos de los mencionados en los numerales 1 y 2 del artículo 437-2 del ET, o cuando el pago se realice a través de sistemas de tarjeta débito o crédito, o a través de entidades financieras.
• Entidades emisoras de medios de pago y recaudadores designados por la Dian (Incluye vendedores de tarjetas prepago y recaudadores de efectivo a cargo de terceros), en el momento del correspondiente pago o abono en cuenta a los prestadores desde el exterior de ciertos servicios electrónicos o digitales, cuando el proveedor del servicio se acoja voluntariamente a este sistema alternativo de pago del impuesto.
• Responsables del IVA cuando adquieran bienes corporales muebles o servicios gravados de personas registradas en el Régimen Simple de Tributación.

9. ¿Cuáles son los montos mínimos para aplicar la retención en la fuente?

El corazón de la operatividad en 2026 gira en torno a la UVT y a las modificaciones realizadas por el Decreto 0572 de 2025. Para 2026, con la UVT fijada en $52.374, y tras la expedición del nuevo decreto, los umbrales para algunas de las categorías cambiaron con el fin de captar más operaciones:

Tip Alegra: Los montos son calculados de acuerdo a la UVT que se proyecta para 2026 según el proyecto de resolución de la Dian, la cual quedaría en $52.374.

10. ¿Qué porcentaje se aplica para la retención en la fuente?

Los porcentajes varían según el concepto y, en algunos casos, por la calidad del beneficiario (declarante vs. no declarante). A continuación, una tabla resumen para tu gestión diaria:

Te invitamos a conocer en detalle todos los conceptos, cuantías en UVT y tarifas en nuestros artículos: Tabla de retención en la fuente 2026 a título de renta y ganancias ocasionales para residentes y Tabla de retención en la fuente por pagos al exterior en 2026: ¿Qué tener en cuenta al practicar retención en la fuente con no residentes?

11. ¿Cómo se calcula la retención en la fuente por salarios?

El cálculo no es una simple multiplicación. La retención en la fuente por ingresos laborales se determina mediante los procedimientos 1 y 2, dependiendo de cuál se elija:

12. ¿Cómo se calcula la retención en la fuente a independientes?

En lo que  respecta a las rentas de trabajo no laborales solo procede la aplicación del procedimiento 1 y la retención directa con las tarifas de los artículos 392 y 401 del ET, según corresponda.

Para los contadores que gestionan cuentas de cobro, la clave está en la manifestación de costos:

• Si el independiente jura que no tomará costos y deducciones en la declaración de renta:  se le aplica la depuración de salarios (con la tabla progresiva del artículo 383 del ET y el 25 % puede aplicarlo como exento). Esto suele ser más favorable.
• Si el independiente no manifiesta nada: se le aplica la deputación del artículo 383 del ET; pero no puede aplicar la renta exenta del 25 %.
• Si el independiente indica que aplicará costos y deducciones en su declaración de renta: se aplican las tarifas tradicionales (Honorarios 10 %/11 % o Servicios 4 % / 6 %) sin derecho a la renta exenta del 25 %.

Profundiza sobre este tema en nuestro editorial: Retención en la fuente a independientes: Reglas para su correcta aplicación.

13. ¿En qué formulario se declaran las retenciones en la fuente?

Las retenciones en la fuente se declaran mediante la presentación del formulario 350 de la Dian.

Este formulario, conocido como «Declaración de Retenciones en la Fuente», se utiliza para reportar mensualmente las retenciones y autorretenciones por renta, IVA y timbre practicadas por agentes retenedores. Incluye datos como NIT del declarante, período fiscal y valores de bases gravables, tarifas y retenciones.

Desde agosto de 2024 aplica una versión renovada que discrimina retenciones a personas naturales y jurídicas, reemplazando la anterior de 95 casillas. En Alegra cuentas con el reporte de retención en la fuente, el cual agiliza el proceso para depurar la información que deberás incluir en esta declaración, teniendo una sincronización precisa y sin complicaciones entre cada retención y el concepto que le corresponde en el formulario 350. ¡Te contamos los detalles en este vídeo!

14. ¿Qué es el certificado de retención en la fuente?

El certificado de retención en la fuente es un documento fundamental tanto para las empresas como para los contadores públicos, ya que respalda el valor retenido y permite al contribuyente acreditar dicha suma en sus declaraciones tributarias. Un certificado emitido correctamente garantiza transparencia, trazabilidad y cumplimiento normativo, además de facilitar la declaración de renta del beneficiario de la retención y la conciliación contable por parte de la empresa que la practicó.

Para las empresas, la entrega oportuna y completa de estos certificados no solo es una obligación legal, sino también una práctica que evita sanciones y fortalece la confianza con sus proveedores y colaboradores. Para los contadores públicos, una correcta gestión de las retenciones asegura que la contabilidad refleje fielmente los anticipos de impuestos, contribuyendo a una mejor planeación financiera y al cumplimiento tributario integral de la organización.

Tip Alegra: Por el 2026 este certificado debe entregarse a más tardar el 31 de marzo, certificando las retenciones del año gravable 2025.

15. ¿Qué software contable se recomienda para automatizar la retención en la fuente?

La complejidad de los nuevos umbrales y el nuevo formulario hacen que el Excel sea obsoleto y riesgoso. Alegra automatiza este flujo para ti:

• Puedes configurar fácilmente las retenciones que necesitas y aplicarás a tus clientes.
• Alegra genera un reporte de impuestos y retenciones y un reporte específico  que clasifica automáticamente las operaciones por tercero, para que puedas diligenciar fácilmente las casillas del formulario 350.
• Puedes usar el panel de reportes para auditar qué porcentaje de los pagos de tus clientes se va en impuestos y evaluar el flujo de caja real de la empresa tras las retenciones.
• Genera y envía masivamente los certificados de retención a tus proveedores con un clic y de forma oportuna. 

¡Prueba Alegra ahora!

Dominar la teoría (qué es, porcentajes, sujetos), aplicar correctamente los procedimientos laborales y apoyarse en herramientas inteligentes como Alegra para la configuración y reporte, es la fórmula ganadora para evitar sanciones y brindar un servicio de valor agregado.

Fuentes oficiales

• Presidencia de la República (1989). Decreto 624 de 1989 – Estatuto Tributario Nacional y modificaciones posteriores.
• MinHacienda. (2016). Decreto 1625 de octubre 11 de 2016 – Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria, publicado en el Diario Oficial No. 50.023 de octubre 11 de 2016.

¿Qué otras dudas tienes sobre la retención en la fuente en Colombia? Comparte tu respuesta en la sección de comentarios. Continúa consultando nuestro portal contable Siempre Al Día para que estés actualizado en las tendencias normativas que impactan su profesión.