Guía práctica para calcular la retención en la fuente sobre la prima de servicios
El procedimiento para el cálculo de la retención en la fuente sobre la prima de servicios depende de si el trabajador pertenece al sector público o privado y si aplica el procedimiento 1 o 2.
¡En este editorial te contamos cada detalle a tener en cuenta!
Equipo Siempre Al Día
Actualizado el: 10 Dic 2024
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10 min de lectura
La retención en la fuente sobre la prima de servicios es un aspecto crucial en la gestión fiscal de las empresas, especialmente durante los períodos en que se realizan estos pagos adicionales a los trabajadores, esto es en los meses de junio y diciembre.
Para los contadores, este proceso no solo implica cálculos detallados, sino también un conocimiento profundo de las normativas vigentes para garantizar su correcta aplicación. En este artículo, exploraremos los procedimientos que debes seguir para calcular y aplicar la retención en la fuente sobre la prima de servicios, asegurando un cumplimiento impecable en cada paso.
¿Qué es la prima de servicios?
La prima de servicios, es un beneficio irrenunciable y de orden público, se genera por cada semestre trabajado o en proporción al tiempo laborado. Está regulada por el artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo —CST—, consiste en 30 días de salario por año trabajado, divididos en dos pagos: el primero debe ser abonado al trabajador, a más tardar el 30 de junio, y el segundo, a más tardar el 20 de diciembre.
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¿La prima de servicios está sujeta a retención en la fuente?
Sí, la prima de servicios está sujeta a retención en la fuente, ya que se considera un ingreso laboral. Sin embargo, es importante destacar que, al tratarse de un pago semestral y no mensual, su tratamiento difiere del aplicado a los salarios regulares al momento de calcular la retención en la fuente. Este aspecto particular debe ser tenido en cuenta para garantizar una correcta liquidación.
Reglas para la aplicación de la retención en la fuente sobre la prima de servicios
Al aplicar la retención en la fuente sobre la prima de servicios, es fundamental considerar los siguientes aspectos:
- Determinar si el trabajador pertenece al sector público o privado, ya que esto puede influir en el cálculo y en las normativas aplicables.
- Definir si corresponde aplicar el procedimiento 1 o el procedimiento 2 de retención en la fuente.
Recordemos que en el procedimiento 1 cada mes se determina el porcentaje de retención que corresponda según el monto de los pagos recibidos en dicho mes (artículo 385 del Estatuto Tributario —ET—) y en el procedimiento 2 se determina un porcentaje fijo semestralmente en junio y diciembre de cada año. El porcentaje definido en junio, aplicará sobre los pagos de julio a diciembre; el definido en diciembre aplicará sobre los pagos de enero a junio (artículo 386 del ET).
En la siguiente matriz, exponemos las reglas a aplicar según los aspectos mencionados:
| Procedimiento de retención en la fuente | Trabajador del sector público | Trabajador del sector privado |
| Procedimiento 1 | La prima legal se suma con los demás pagos laborales del mes para efectuar una sola depuración de acuerdo con el artículo 388 del ET y obtener un único valor de pagos laborales gravables en el mes, al cual se le aplicaría la tabla del artículo 383 del ET. | El pago de la prima de servicios, excluyendo las primas extralegales, no se suma a los demás pagos laborales del mes, sino que se depura de forma independiente. Sobre este pago, se puede aplicar una renta exenta del 25%, siempre que el valor no supere las 790 UVT anuales ($37.181.000 para 2024 y $39.341.000 para 2025), conforme al numeral 10 del artículo 206 del ET. Si el monto resultante supera las 95 UVT ($4.471.000 en 2024 y $4.731.000 en 2025), se deberá aplicar la retención en la fuente de acuerdo con los rangos establecidos en el artículo 383 del ET. Esto implica que, si el pago de la prima no excede los $5.961.000 en 2024 y $6.308.000 en 2025, no se realizará retención, ya que el 75 % de la prima (que es el valor sujeto a retención, luego de restar el 25 % por concepto de renta exenta) será igual o inferior a 95 UVT. Nota: Aunque la prima de servicios se depura de forma independiente, el agente de retención debe asegurarse de que la suma de la renta exenta aplicada a la prima, junto con las rentas exentas y deducciones de los demás pagos laborales, no superen el 40 % de los ingresos netos del trabajador correspondientes a ese mes. |
| Procedimiento 2 | La prima legal se suma con los demás pagos laborales del mes para efectuar una sola depuración y obtener un único valor de pagos laborales gravables en el mes, al cual se le aplicaría el porcentaje fijo definido en junio o diciembre, según corresponda. Se entiende que bajo este procedimiento el 75 % de la prima si quedaría sujeto a retención en la fuente, dado que se estaría sumando a los demás pagos laborales para aplicar el porcentaje fijo. | |
Ejemplo de la retención en la fuente sobre prima de servicios en el sector privado
A continuación presentamos tres ejemplos sobre el cálculo de la retención en la fuente sobre prima de servicios para los trabajadores que pertenecen al sector privado, aplicando los procedimientos 1 y 2.
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Ejemplo 1. Aplicación del procedimiento 1
Suponga que en diciembre de 2024 un trabajador de una empresa privada percibe $8.000.000 por concepto de prima de servicios.
El cálculo de la retención en la fuente sería el siguiente:
| Concepto u operación | Valor |
| Prima de servicios en diciembre de 2024 | $8.000.000 |
| Menos: renta exenta del 25 % (numeral 10 del artículo 206 del ET) | $2.000.000 |
| Base gravable de la prima sujeta a retención en la fuente | $6.000.000 |
| Base gravable de la prima sujeta a retención en UVT ($47.065 por 2024) | 127 |
| Rango aplicable según la tabla del artículo 383 del ET | > 95 hasta 150 |
| Tarifa marginal de retención en la fuente aplicable | 19 % |
| Retención en la fuente aplicable en UVT | 6,08 |
| Retención en la fuente aplicable en pesos | $286.155 |
Ejemplo 2. Aplicación del procedimiento 1
Suponga que en diciembre de 2024 un trabajador de una empresa privada percibe $5.961.000 por concepto de prima de servicios.
El cálculo de la retención en la fuente sería el siguiente:
| Concepto u operación | Valor |
| Prima de servicios en diciembre de 2024 | $5.961.000 |
| Menos: renta exenta del 25 % (numeral 10 del artículo 206 del ET) | $1.490.250 |
| Base gravable de la prima sujeta a retención en la fuente | $4.470.750 |
| Base gravable de la prima sujeta a retención en UVT ($47.065 por 2024) | 95 |
| Rango aplicable según la tabla del artículo 383 del ET | > 0 hasta 95 |
| Tarifa marginal de retención en la fuente aplicable | 0 % |
| Retención en la fuente aplicable en UVT | 0 |
| Retención en la fuente aplicable en pesos | $0 |
Ejemplo 3. Aplicación del procedimiento 2
Suponga que en diciembre de 2024 un trabajador de una empresa privada percibe $5.961.000 por concepto de prima de servicios. El agente de retención en junio de 2024 calculó un porcentaje fijo de retención (luego de realizar la depuración correspondiente según el artículo 388 del ET) del 7,3 %.
El cálculo de la retención en la fuente sería el siguiente:
| Concepto | Valor |
| Pagos laborales del mes de diciembre incluida prima de servicios | $12.461.000 |
| Menos: ingresos no gravados | |
| Aportes obligatorios a fondos de pensiones obligatorios del mes | $238.440 |
| Aportes obligatorios a salud del mes | $238.440 |
| Subtotal 1 | $11.984.120 |
| Menos: deducciones | |
| Pagos por medicina prepagada de diciembre de 2024 | $300.000 |
| Deducción por dependientes (límite de 32 UVT mensuales; $1.506.000 para 2024) | $1.246.100 |
| Menos: rentas exentas diferentes a la del numeral 10 del artículo 206 del ET | $0 |
| Subtotal 2 | $10.438.020 |
| Menos: renta exenta del numeral 10 del artículo 206 del ET (limitada a 790 UVT, $37.181.000 para 2024) | $2.609.505 |
| Subtotal 3 | $7.828.515 |
| Cálculo del límite del 40 % aplicable a las rentas exentas y deducciones | |
| 40 % de los ingresos brutos menos los ingresos no gravados | $4.793.648 |
| Límite de 1.340 UVT | No aplica |
| Rentas exentas y deducciones sometidas a la limitación | $4.155.605 |
| Valor que se debe rechazar por superar el límite y se debe sumar al subotal 3 | $0 |
| Subtotal 4 (subotal 3 – rentas exentas y deducciones sometids a la limitación + valor a rechazar) | $3.672.910 |
| Porcentaje fijo de retención determinado en junio de 2024 | 7,30% |
| Retención en la fuente aplicable sobre los pagos laborales del mes de diciembre incluida la prima de servicios | $268.122 |
¿Cuál procedimiento de retención en la fuente por prima de servicios es más favorable?
Como contador, seguramente has recibido muchas veces la misma pregunta de tus clientes o empleados: “¿Cuál procedimiento de retención es más conveniente para la prima de servicios?” Esta pregunta es especialmente común cuando se trata de trabajadores del sector privado que reciben una prima pequeña, y es normal que busquen la forma de pagar lo menos posible en retenciones. Así que, ¿cómo explicas esta diferencia?
Imagina que un trabajador del sector privado con un salario modesto llega a tu oficina para discutir su prima de servicios. Después de calcularla, te encuentras con la disyuntiva: aplicar el procedimiento 1 o el procedimiento 2. Aquí es donde entra en juego tu conocimiento.
Si decides aplicar el procedimiento 1, la prima de servicios no se suma con el resto de los ingresos del mes. Esto significa que, en muchos casos, el trabajador puede quedar exento de retención o, si aplica, recibir una retención mucho más baja. Es como si la prima se tratara de un pago independiente, sin influir en el cálculo general del mes.
Por otro lado, si decides aplicar el procedimiento 2, el 75 % de la prima se suma a la base de retención, y si el porcentaje fijo de retención ya ha sido establecido para el semestre, la prima quedará sujeta a ese mismo porcentaje. Esto puede resultar en una retención más alta, especialmente cuando el trabajador tiene una prima baja.
Así que, en la mayoría de los casos, el procedimiento 1 es la opción más conveniente para los trabajadores con primas pequeñas, ya que les permite evitar retenciones altas o incluso no tener retención alguna. Como contador, tu tarea es explicar claramente esta diferencia y ayudar a tus clientes a entender cómo elegir el procedimiento que mejor se ajuste a su situación.
Tip Alegra: Recuerda que, según los artículos 385 y 386 del ET es responsabilidad del empleador decidir qué procedimiento de retención se aplicará a cada uno de sus trabajadores. Incluso, puede optar por aplicar el procedimiento 1 a algunos y el procedimiento 2 a otros. Sin embargo, el procedimiento elegido para cada trabajador debe mantenerse consistente durante todo el año fiscal, según lo establece el Concepto Dian 2340 de enero 20 de 1993.
Esperamos que los ejemplos prácticos desarrollados te hayan ayudado a entender mejor cómo aplicar la retención en la fuente sobre la prima de servicios en diferentes escenarios. ¿Qué opinas sobre los procedimientos y casos que hemos abordado? ¿Conocías todas las reglas? Nos encantaría conocer tu opinión en los comentarios. No olvides seguir consultando Siempre Al Día para acceder a más contenido práctico y actualizado que te ayudará a resolver todas tus inquietudes a nivel contable y fiscal.
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