Retención en la fuente para la procedencia de costos o deducciones: ¿Qué establece el Concepto DIAN 12386 de 2026?

La DIAN cerró el debate sobre una discusión que ha marcado la relación entre agentes retenedores y fiscalización durante más de dos décadas. Si estás obligado a practicar retención en la fuente sobre un pago y no lo haces, ese pago no puede tomarse como costo ni deducción en el impuesto sobre la renta. La regla no es nueva en su lógica, pero el pronunciamiento reciente elimina la última doctrina que aún permitía interpretaciones contrarias.

Mediante el Concepto DIAN 12386 —interno 1286— del 21 de julio de 2026, publicado en la página web de la entidad el 24 de julio, la Administración confirmó el Concepto 000304 —interno 0106— del 23 de enero de 2024 y revocó expresamente el Concepto 0117655 del 4 de diciembre de 2000, que sostenía lo contrario.

En este artículo te explicamos qué establece el Concepto 12386 respecto a la retención en la fuente para la procedencia de costos y deducciones, por qué los artículos 177 y 632 del Estatuto Tributario son la base de la doctrina, cuál es la diferencia entre la regla general y los requisitos expresos de los artículos 87-1, 121 y 124-2, y qué debes revisar antes de tomar cualquier costo o deducción en la declaración de renta.

• ¿Cuál es la regla del Concepto DIAN 12386 de 2026 sobre la retención en la fuente para la procedencia de costos y deducciones? Si estás obligado a practicar retención y no la practicas, el pago no procede como costo ni deducción en el impuesto sobre la renta.
• ¿Cuál es el fundamento legal? El artículo 177 del ET remite al artículo 632, que exige conservar la prueba de la consignación de las retenciones practicadas.
• ¿Qué concepto se revocó? El Concepto DIAN 0117655 del 4 de diciembre de 2000, que sostenía que la retención no era requisito para el costo o deducción.
• ¿Qué ocurre con los requisitos expresos de los artículos 87-1, 121 y 124-2 del ET? Siguen vigentes y son independientes de la regla general que acaba de reafirmarse.

¿Qué establece el Concepto DIAN 12386 de 2026 sobre la retención en la fuente para la procedencia de costos y deducciones

El Concepto 12386 —interno 1286— resolvió una solicitud de reconsideración parcial del Concepto 000304 de 2024. El peticionario argumentaba que el artículo 632 del ET solo obliga a conservar prueba de las retenciones que efectivamente se hubieran practicado y que, por tanto, no era exigible haber retenido para tomar el costo o deducción.

La DIAN rechazó ese razonamiento. Su conclusión, expresada de forma literal en el numeral 16 del concepto, es contundente:

«El hecho de no practicar retención en la fuente cuando haya lugar a ello, impide que los pagos correspondientes sean tratados como costo o deducción».

Con esa fórmula la Administración confirma el Concepto 000304 de 2024 y revoca de forma expresa el Concepto 0117655 del 4 de diciembre de 2000. La doctrina previa que aún permitía interpretaciones favorables al contribuyente quedó eliminada del ordenamiento.

¿Por qué los artículos 177 y 632 del ET son el eje del Concepto 12386 sobre la retención en la fuente para la procedencia de costos o deducciones?

La lógica del Concepto 12386 se construye sobre una cadena normativa que conviene revisar con atención, porque de ella depende toda la estrategia probatoria del contribuyente frente a una fiscalización.

Artículo 177 del Estatuto Tributario

El artículo 177 del Estatuto Tributario establece que las limitaciones a los costos también aplican a las deducciones. Su inciso relevante señala:

«Tampoco serán procedentes los costos o deducciones respecto de los cuales no se cumpla con la obligación señalada en el artículo 632».

Este envío al artículo 632 es la puerta de entrada de todo el análisis. Sin conservar las pruebas que exige el 632, el costo o la deducción no procede.

Artículo 632 del Estatuto Tributario

El artículo 632 impone el deber de conservar informaciones y pruebas por el término de firmeza de la declaración. Entre las pruebas listadas está, en su numeral 3:

«La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de agente retenedor».

El razonamiento de la DIAN es directo: si el contribuyente estaba obligado a practicar la retención pero no la practicó, no puede conservar ni suministrar la prueba de su consignación. Al no cumplir con la obligación del 632, el 177 le cierra la puerta al costo o deducción.

¿Por qué la DIAN rechaza el argumento del incumplimiento como excusa?

El argumento del peticionario —que el 632 solo aplica cuando efectivamente se practicó la retención— fue analizado y rechazado por dos razones expresadas en los numerales 10 a 12 del Concepto 12386:

• Generaría un trato desigual entre contribuyentes en las mismas circunstancias: quien practicó la retención pero perdió el soporte no podría deducir, mientras que quien nunca practicó la retención sí podría hacerlo.
• Ni el artículo 177 ni el artículo 632 del ET establecen esa distinción. Ambos condicionan el costo o deducción al cumplimiento del deber de conservar y suministrar la prueba, con independencia de que el contribuyente haya cumplido su obligación como agente retenedor.

La conclusión operativa es que el legislador no premió el incumplimiento. Quien no retuvo cuando debía hacerlo no puede beneficiarse de esa omisión para tomar la deducción.

¿Cuál es la diferencia entre la regla general y los requisitos expresos del ET para la procedencia de costos y deducciones?

Un matiz relevante que suele perderse en los resúmenes rápidos: el Concepto 12386 aclara que existen dos capas normativas simultáneas sobre este tema, y ambas rechazan el costo o deducción, pero por caminos diferentes.

El Concepto 12386 confirma que el Oficio 882 del 5 de septiembre de 2016 sigue vigente: los casos donde la ley expresamente prohíbe tomar el costo o deducción sin haber practicado la retención (como los arts. 87-1, 121 y 124-2 del ET) mantienen esa consecuencia especial. Adicionalmente, la regla general de los arts. 177 y 632 opera para todos los demás pagos sujetos a retención.

En la práctica, esto significa que el rechazo del costo o deducción puede llegar por dos vías: la regla general o la prohibición específica. Ambas conducen al mismo resultado.

¿Cuándo debes practicar retención en la fuente para la procedencia de costos y deducciones?

Antes de discutir la deducibilidad de un pago, hay que verificar si existe la obligación legal de practicar retención en la fuente. Esa obligación depende de tres factores.

Calidad del pagador

Son agentes de retención, entre otros, las personas jurídicas y las personas naturales comerciantes que en el año anterior tuvieran un patrimonio bruto o ingresos brutos superiores a los topes fijados por el ET. Si no eres agente de retención, no tienes obligación de practicarla y esta doctrina no te aplica sobre ese pago concreto.

Naturaleza del pago

La retención se causa sobre pagos o abonos en cuenta a título de renta, IVA o timbre según el concepto: honorarios, servicios, comisiones, arrendamientos, compras, rendimientos financieros, dividendos, pagos al exterior, entre otros. Cada concepto tiene su base gravable, su tarifa y sus exclusiones.

Tope de cuantía y sujeto beneficiario

La obligación se activa cuando el pago supera la cuantía mínima definida por la norma (medida en UVT) y cuando el beneficiario del pago es contribuyente del impuesto. Los pagos a entidades no contribuyentes o exentas generalmente no están sujetos a retención.

Profundiza sobre este concepto en nuestro artículo: Certificado de retención en la fuente: características, plazo para su expedición y contenido.

¿Qué pruebas debes conservar además de la consignación de la retención en la fuente para la procedencia de costos o deducciones?

El artículo 632 del ET no se limita a exigir la prueba de la consignación. Su listado incluye varios documentos que, en conjunto, sustentan la procedencia del costo o deducción.

• Los libros de contabilidad con los comprobantes internos y externos que dieron origen a los registros.
• Las informaciones y pruebas específicas que la ley exige para acreditar ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y retenciones.
• La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas.
• Las copias de las declaraciones tributarias presentadas y de los recibos de pago correspondientes.

El período mínimo de conservación es de cinco años contados desde el 1 de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo. Sin embargo, la modificación del artículo 46 de la Ley 962 de 2005 introducida por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016 estableció que la conservación debe extenderse por todo el término de firmeza de la declaración tributaria correspondiente.

Tip Alegra: revisa el término de firmeza de cada declaración antes de destruir soportes. Las declaraciones con beneficio de auditoría, saldo a favor solicitado en devolución o compensaciones especiales tienen términos de firmeza extendidos que obligan a conservar los soportes por más tiempo.

¿Qué pasa si el pago no está sujeto a retención?

Si el pago no está sometido a retención en la fuente, la regla del Concepto 12386 simplemente no aplica. No hay obligación de conservar prueba de una retención que la norma no exigía practicar.

Los casos típicos de pagos sin retención incluyen:

• Pagos por debajo de las cuantías mínimas por concepto establecidas en UVT.
• Pagos a entidades no contribuyentes del impuesto sobre la renta.
• Pagos a beneficiarios expresamente excluidos por la ley (por ejemplo, ciertas actividades específicas).
• Pagos realizados por contribuyentes que no ostentan la calidad de agentes retenedores.
• Autorretenciones cuando aplican reglas especiales.

En estos casos, el costo o deducción procede sin necesidad de aportar prueba de consignación de retención, aunque el contribuyente sigue obligado a conservar los demás soportes exigidos por el artículo 632 del ET: factura electrónica, contrato, comprobante de pago, documento equivalente y demás pruebas de la realidad y necesidad del gasto.

¿Cómo actuar cuando descubres que faltó practicar una retención en años anteriores?

El descubrimiento tardío de una retención no practicada es una situación relativamente frecuente durante los cierres contables o al preparar la declaración de renta. La reacción operativa depende del momento en que se detecte y del estado de firmeza de la declaración correspondiente.

Si la declaración del período aún no se ha presentado

Evalúa si aún puedes practicar y consignar la retención dentro de los plazos vigentes. Si es posible, hazlo antes de presentar la declaración y conserva el soporte de consignación. El costo o deducción procederá sin discusión.

Si la declaración ya fue presentada pero no está en firme

Analiza si conviene:

• Presentar una declaración de retención extemporánea y pagar la retención con la sanción y los intereses que correspondan.
• Corregir la declaración de renta excluyendo el costo o deducción, si el impacto tributario es menor que la sanción por retención.
• Documentar la posición defensiva en caso de fiscalización futura.

Si la declaración de renta ya está en firme

El costo o deducción tomado en esa declaración ya no puede ser cuestionado por la DIAN. Sin embargo, si la conducta se repite en períodos posteriores aún revisables, el rechazo aplica sobre esos períodos con base en la doctrina del Concepto 12386.

Tip Alegra: arma un procedimiento interno de doble validación antes de cada pago: quién debe practicar la retención, cuál es la tarifa aplicable y quién es el responsable de conservar el soporte. La mayoría de retenciones olvidadas se pueden prevenir con un control de aprobación previa al desembolso.

¿Qué doctrina previa se revocó con el Concepto 12386?

La DIAN revocó de forma expresa el Concepto 0117655 del 4 de diciembre de 2000. Ese pronunciamiento sostenía que entre los requisitos para la procedencia de los costos y deducciones no se encontraba la obligación de practicar retención en la fuente.

Ese concepto ya había sido modificado por el Oficio 882 del 5 de septiembre de 2016, que introdujo un matiz importante: cuando la ley expresamente exige la retención como requisito para la deducción, su incumplimiento genera el rechazo. Con el Concepto 12386, la DIAN va más allá y elimina el pronunciamiento base, extendiendo la regla del rechazo a todos los pagos sometidos a retención (por vía general del art. 177 + 632).

La secuencia doctrinal completa queda así:

¿Cómo revisar los costos y deducciones antes de la declaración de renta AG 2025?

Con la ventana de renta AG 2025 abierta —vencimientos entre el 12 de agosto y el 26 de octubre de 2026—, una revisión sistemática de los costos y deducciones sensibles a retención evita rechazos posteriores. Aplica esta lista de control durante la preparación de la declaración.

Consulta sobre este tema en nuestro artículo: Honorarios profesionales en la declaración de renta de persona natural AG 2025.

¿Cómo Alegra Contabilidad te ayuda a cumplir con la doctrina del Concepto 12386?

Aplicar correctamente la doctrina del Concepto DIAN 12386 exige tener una contabilidad que permita, en cada pago, identificar si estaba sujeto a retención, si la retención se practicó, si fue declarada y pagada, y dónde está el soporte de consignación. Ese nivel de trazabilidad es difícil de mantener con hojas de cálculo o con software desconectado del ciclo de pagos.

Con Alegra Contabilidad puedes:

• Configurar reglas de retención automática por concepto, base gravable y beneficiario para no depender del criterio manual del contador auxiliar.
• Adjuntar la prueba de consignación de la retención al comprobante contable del pago, dejando el vínculo probatorio disponible durante todo el término de firmeza.
• Generar los certificados de retención automáticos para los beneficiarios y los archivos de conciliación con la declaración mensual.
• Cruzar los pagos declarados como costo o deducción con las retenciones practicadas para detectar inconsistencias antes de firmar la declaración de renta.
• Consultar con Alegra IA dudas específicas sobre la procedencia de una retención en un caso concreto.

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Preguntas frecuentes sobre la retención en la fuente para la procedencia de costos o deducciones

Estas son las dudas más frecuentes que tienen los contadores al aplicar la doctrina del Concepto DIAN 12386 de 2026 durante la declaración de renta AG 2025.

¿La doctrina del Concepto 12386 aplica a la declaración de renta AG 2025?

Sí. El Concepto 12386 interpreta artículos vigentes del ET (177 y 632) y confirma un criterio ya establecido desde 2016 con el Oficio 000278 y desde 2024 con el Concepto 000304. La regla es aplicable a todas las declaraciones no en firme, incluida la del AG 2025.

¿Si practico la retención pero no la consigno oportunamente, procede el costo?

El artículo 632 exige la prueba de la consignación. Si practicaste la retención pero no la consignaste, no tienes esa prueba en sentido estricto. La DIAN suele analizar caso por caso, pero la consignación efectiva es la que produce la prueba exigida. Regulariza la consignación cuanto antes con la sanción por extemporaneidad y los intereses moratorios que apliquen.

¿Los contribuyentes del régimen simple están sujetos a esta regla?

Los contribuyentes del régimen simple de tributación tienen un régimen especial de retenciones que difiere del ordinario. La doctrina del Concepto 12386 se enmarca en la determinación del impuesto sobre la renta bajo el régimen ordinario. Si el contribuyente está en el régimen simple, debe atender las reglas propias de ese régimen; si tributa por el régimen ordinario, la doctrina aplica plenamente.

¿Un pago al exterior sin retención puede deducirse?

No, cuando el artículo 121 o el artículo 124-2 del ET exigen expresamente la retención como requisito de la deducción. Ambas normas establecen prohibiciones específicas cuya consecuencia es el rechazo automático del costo o deducción si la retención no se practicó. En estos casos aplica el requisito expreso, no solo la regla general de los arts. 177 y 632.

¿Los pagos laborales sin aportes a seguridad social pueden deducirse?

El artículo 87-1 del ET tiene reglas específicas sobre la deducibilidad de los pagos laborales cuando no se han practicado los aportes al sistema de seguridad social o los aportes parafiscales exigibles. Es un caso adicional al de la retención en la fuente y debe analizarse por separado.

¿La DIAN puede aplicar esta doctrina en fiscalizaciones sobre períodos anteriores a 2026?

La doctrina no crea la regla, la interpreta. El criterio ya existía con el Oficio 000278 de 2016 y con el Concepto 000304 de 2024. La DIAN puede aplicar esta interpretación a cualquier declaración no en firme, incluidas las de períodos anteriores a la fecha del Concepto 12386, siempre que la conducta del contribuyente haya ocurrido bajo el marco normativo vigente en ese período.

Fuentes oficiales

Consulta las normas oficiales que sustentan este análisis:

• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales — DIAN. (2026). Concepto 012386 —interno 1286— del 21 de julio de 2026 — Procedencia de costos o deducciones y retención en la fuente.
• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales — DIAN. (2024). Concepto 000304 —interno 0106— del 23 de enero de 2024 — Retención en la fuente como requisito de procedencia de costos y deducciones.
• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales — DIAN. (2016). Oficio 882 del 5 de septiembre de 2016 — Alcance del rechazo de costos y deducciones por no practicar retención.
• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales — DIAN. (2016). Oficio 000278 del 11 de abril de 2016 — Retención en la fuente y procedencia de costos y deducciones.
• Presidencia de la República de Colombia. (1989). Decreto 624 de marzo 30 de 1989 — Estatuto Tributario, artículos 87-1, 121, 124-2, 177 y 632.
• Congreso de la República de Colombia. (2005). Ley 962 del 8 de julio de 2005, artículo 46 — Racionalización de trámites (modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016).

¿Has tenido que rechazar deducciones a un cliente por retenciones no practicadas o has enfrentado fiscalizaciones por esta causa? Cuéntanos en los comentarios cómo revisas las retenciones antes de tomar los costos y deducciones. No olvides que en la sección de impuestos de Siempre Al Día encontrarás más contenido para acompañarte durante el pico de renta AG 2025.