¿Cuáles son los requisitos previos para declarar renta en el caso de las personas naturales?

Los requisitos previos para declarar renta en el caso de las personas naturales incluyen una serie de verificaciones esenciales que los contadores públicos deben realizar. Estos pasos son fundamentales para asegurar el cumplimiento de las normativas fiscales:

1. Evaluar si la persona natural tiene la condición de residente fiscal.
2. Confirmar si está obligada a llevar contabilidad.
3. Determinar si, siendo residente o no, la persona natural está obligada a declarar renta para el período gravable.
4. Identificar el plazo aplicable para presentar la declaración de renta. 

Estos contenidos te serán de mucha utilidad en los pasos anteriores:

• Guía para determinar la residencia fiscal de las personas naturales.
• Requisitos para determinar las personas naturales obligadas a declarar renta 2023.

Requisitos previos para declarar renta en el caso de las personas naturales

Este proceso de validación está orientado a verificar que el obligado a declarar cumpla con lo siguiente:

1. Estar inscrito en el Registro Único Tributario—RUT—

Las personas naturales que están obligadas a declarar renta por primera vez, así como aquellas que deciden hacerlo de manera voluntaria tras verificar que cumplen con las condiciones estipuladas en el artículo 6 del Estatuto Tributario —ET—, deben inscribirse en el RUT e incluir la responsabilidad 05 — “Impuesto sobre la renta y complementarios, Régimen Ordinario”.

Además, el artículo 1.6.1.2.8 del Decreto 1625 de 2016 especifica que las personas naturales deben completar este proceso de inscripción en el año en que se conviertan en declarantes del impuesto sobre la renta y complementario, y hacerlo hasta la fecha  límite para presentar su declaración correspondiente.

Si este proceso de inscripción no se lleva a cabo, el contribuyente no podrá presentar su declaración de renta. Además, quedará sujeto a las sanciones especificadas en el artículo 658-3 del ET, las cuales ascienden a 1 UVT ($47.065 por el año gravable 2024) por cada día de retraso.

La Dian ofrece una guía detallada para facilitar el proceso de inscripción en su página web. ¡Te invitamos a descargarla para asegurar que cumples correctamente con todos los requisitos!

2. Si ya ha presentado la declaración de renta en años anteriores, asegurarse que el RUT se encuentre actualizado

Es crucial para las personas naturales que han declarado renta en años anteriores verificar que su RUT esté actualizado, especialmente si ha habido cambios desde su inscripción inicial. 

De acuerdo con el artículo 1.6.1.2.14 del Decreto 1625 de 2016, los contribuyentes deben actualizar su información a más tardar dentro del mes siguiente al evento que la modifica. La falta de actualización puede resultar en una multa de 1 UVT ($47.065 para el año gravable 2024) por cada día de retraso. Si la información desactualizada incluye la dirección o la actividad económica del contribuyente, la sanción aumenta a 2 UVT por cada día de demora.

Para facilitar este proceso, la Dian ofrece una guía completa. ¡Descárgala para asegurarte de cumplirlo adecuadamente!

3. Tener usuario creado en el Muisca de la Dian

Esta validación es crucial, ya que permite al usuario acceder y navegar por la página web de la Dian consultar información como el reporte de terceros y presentar su declaración de renta de manera virtual. Este proceso se puede iniciar una vez que el contribuyente esté debidamente inscrito en el RUT.

Después de la inscripción, el contribuyente debe ingresar al portal de la Dian dirigirse a la sección “Transaccional” y seleccionar la opción “Usuario Nuevo” para completar su registro y empezar a utilizar los servicios en línea.

Luego deberá diligenciar la información solicitada, y dar clic en el botón “Habilitar cuenta”:

Al seleccionar “Habilitar cuenta”, el sistema permitirá al usuario crear una contraseña personal. Una vez asignada, el usuario podrá acceder al menú “Transaccional” de la página de la Dian pero esta vez deberá elegir la opción “Usuario registrado”. 

4. Contar con el instrumento de firma electrónica

Con la Resolución 000080 de 2020, se modificó la 000070 de 2016 para introducir la nueva firma electrónica basada en un mecanismo de autogeneración.

Este cambio facilitó el proceso, haciéndolo más ágil y eliminando la necesidad de pasos de renovación frecuentes, como las configuraciones de preguntas de recordación que requería el método anterior. La nueva firma electrónica puede generarse repetidamente sin necesidad de agendar citas por olvido de contraseñas o configuraciones anteriores, y tiene una validez de tres años desde su creación.

Tip Alegra: La Resolución 000139 de 2023 de la Dian, ahora permite que las claves dinámicas, anteriormente enviadas solo al correo electrónico registrado en el RUT, también se puedan enviar como mensajes de texto al número de celular informado en el mismo registro.

¡Descarga la guía paso a paso para generar la nueva firma electrónica!

5. Consultar el reporte de terceros que emite la Dian

Esta validación sirve como una guía, pero no es indispensable para la presentación de la declaración de renta. Esto se debe a que el reporte de terceros, emitido por la Dian generalmente en julio de cada período gravable, se basa en los datos proporcionados por los obligados a reportar información exógena a esta entidad. Aunque este reporte contiene detalles sobre las transacciones realizadas durante el período, no es adecuado usarlo exclusivamente para elaborar la declaración de renta por varias razones:

1. Información incompleta: No toda la información de las transacciones realizadas por personas naturales y jurídicas se reporta en la información exógena,  ya que ciertos tipos de datos solo se exigen cuando superan ciertos topes, lo que puede resultar en la omisión de información relevante en el reporte.
2. Discrepancias de la información: La forma en que se reporta la información en el reporte puede diferir de cómo debe presentarse en la declaración de renta. Un ejemplo común es el de propiedades compartidas entre varias personas, donde el reporte puede mostrar el valor total del bien sin detallar la proporción correspondiente a cada copropietario, dificultando su correcta inclusión en la declaración de renta.
3. Errores en el reporte: Puede ocurrir que los obligados a reportar incluyan por error el NIT o la cédula de un tercero con el que no se ha realizado ninguna operación. En estos casos, el afectado debe solicitar la corrección al reportante. También pueden darse situaciones en las que sí hubo operaciones, pero fueron reportadas incorrectamente.

Debido a estas consideraciones, se recomienda enfáticamente solicitar y conservar todos los soportes documentales correspondientes para asegurar que la declaración de renta refleje fielmente la realidad económica del contribuyente

Te invitamos a revivir nuestro Consultorio Siempre Al Día sobre declaración de renta de personas naturales, donde el Dr. Rodrigo Rivera resuelve varias inquietudes en relación con este tema:

En este vídeo dispuesto por la Dian puedes validar cómo consultar esta información:

¿Conocías las razones por las cuales el reporte de terceros no se puede utilizar para la elaboración de la declaración de renta? Comparte tu opinión en la caja de comentarios y sigue actualizándote con los completos contenidos que tenemos en nuestro portal Siempre Al Día.