Requerimientos de la DIAN: Guía completa para contadores sobre cómo actuar, responder y defender a tu cliente

Los requerimientos de la DIAN activan un reloj procesal que el contador no puede perder de vista: cuando a tu cliente le llega una notificación, cada día cuenta y dejar vencer un término puede afectar las posibilidades de corregir, controvertir o ejercer adecuadamente su defensa.

Esta guía te ofrece un mapa completo para actuar frente a una fiscalización: cómo identificar el acto recibido, cómo se computan los plazos según el tipo de notificación, qué protocolo seguir durante las primeras 48 horas, qué pruebas aportar, cómo decidir entre controvertir, aceptar total o parcialmente o corregir, y cuándo puede ser necesario acudir a la jurisdicción contencioso-administrativa, incluida la vía per saltum prevista en el parágrafo del artículo 720 del Estatuto Tributario.

• ¿Cuál puede ser uno de los plazos más cortos ante la DIAN? En los requerimientos ordinarios y solicitudes de información, la DIAN debe conceder como mínimo 15 días calendario para responder, conforme al artículo 261 de la Ley 223 de 1995. Siempre debe verificarse el término indicado en el acto concreto y la norma que lo sustenta.
• ¿Qué etapa es decisiva para controvertir? El requerimiento especial (art. 703 ET): 3 meses para responder, con la posibilidad de controvertir, aceptar total o parcialmente los hechos propuestos o efectuar una corrección provocada. La aceptación con cumplimiento de los requisitos legales permite reducir la sanción de inexactitud relacionada con esos hechos a la cuarta parte (art. 709 ET).
• ¿Cuándo queda en firme la declaración? La regla general es 3 años contados desde el vencimiento del plazo para declarar (art. 714 ET). Existen reglas particulares: para declaraciones extemporáneas los 3 años se cuentan desde la presentación; las declaraciones con saldo a favor con solicitud de devolución o compensación y las que registran pérdidas fiscales tienen términos especiales.
• ¿Desde cuándo empieza el término en una notificación electrónica? Conforme al art. 566-1 ET, el acto se entiende notificado bajo las reglas de envío electrónico, pero el término legal para responder o impugnar empieza después de transcurridos 5 días contados desde el día siguiente a la entrega del correo electrónico, no desde la fecha de envío ni desde la de apertura del buzón. Por eso hay que identificar en la certificación de notificación tanto la fecha de envío como la fecha de entrega.
• ¿La firmeza puede verse afectada por actuaciones de la DIAN? Sí. El término para notificar el requerimiento especial puede suspenderse, entre otros eventos, cuando se practica una inspección tributaria o se notifica un emplazamiento para corregir, conforme al art. 706 ET. La notificación oportuna del requerimiento especial, por su parte, impide que opere la firmeza bajo la regla general mientras continúa el procedimiento de determinación.
• ¿Existe silencio positivo a favor del contribuyente? Sí. Si la DIAN no resuelve el recurso de reconsideración dentro del año siguiente a su interposición en debida forma, opera el silencio administrativo positivo del art. 734 ET. La norma establece que debe declararse de oficio o a petición de parte.

¿Qué es un requerimiento de la DIAN y por qué te llega uno?

En el lenguaje coloquial de la profesión, «requerimiento de la DIAN» es cualquier notificación oficial que pide una acción concreta al contribuyente: entregar información, corregir una declaración, responder una propuesta de modificación o pagar una sanción. Técnicamente, cada uno de esos actos tiene su propio nombre, su norma en el Estatuto Tributario y su plazo particular.

La DIAN inicia acciones de control cuando detecta señales como: diferencias entre lo declarado y lo reportado por terceros en información exógena, solicitudes de devolución de saldo a favor, pérdidas fiscales sostenidas en varios períodos, deducciones desproporcionadas frente a los ingresos, o cuando el contribuyente cae en un programa de fiscalización sectorial.

Tu rol como contador es doble: interpretar rápido qué te está pidiendo la DIAN y ejecutar la respuesta correcta dentro del término. Confundir un acto con otro cuesta dinero; dejar vencer un plazo cuesta más.

Taxonomía de actos administrativos en el procedimiento tributario

El procedimiento tributario colombiano contempla distintos actos que la DIAN puede notificar. Conviene clasificarlos por su naturaleza dentro del procedimiento, porque de ahí se derivan la estrategia y los recursos disponibles.

Punto clave. El requerimiento especial y su ampliación son actos preparatorios del proceso de determinación: proponen modificaciones a la declaración pero no la modifican por sí solos. El acto que efectivamente modifica la declaración es la liquidación oficial de revisión. Esta distinción define qué se puede controvertir en cada momento y con qué recursos.

Notificación electrónica: ¿desde cuándo se cuenta el plazo?

La notificación electrónica y el inicio del término para responder no ocurren necesariamente el mismo día. Conforme al art. 566-1 ET, el acto se entiende notificado bajo las reglas previstas para el envío electrónico; sin embargo, el término legal para responder o impugnar comienza después de transcurridos cinco días contados desde el día siguiente a la entrega del correo electrónico.

La doctrina reciente de la DIAN precisó que esos cinco días se contabilizan a partir del día siguiente a la entrega del correo, no desde su apertura. Por eso, para calcular correctamente el vencimiento, el contador debe identificar en la certificación de notificación tanto la fecha de envío como la fecha de entrega efectiva.

Flujo de cómputo en notificación electrónica

Notificación personal y por correo

Aplica cuando el contribuyente no cuenta con buzón electrónico habilitado o cuando la DIAN lo requiere. El término corre desde la fecha de entrega efectiva del acto. Para actos que definen situaciones jurídicas (liquidaciones oficiales, resoluciones sanción, requerimientos especiales), la DIAN debe garantizar constancia de recibo.

Profundiza en: ¿Cuál es el plazo para responder una notificación electrónica de la DIAN?

Cronograma del procedimiento tributario

El procedimiento sigue una secuencia lógica que conviene visualizar como una línea temporal. Conocerla te permite anticipar qué viene después y decidir en qué punto conviene actuar.

Cada etapa tiene su propia estrategia. En este clúster desarrollamos cada acto en profundidad:

• Requerimiento ordinario de información: cómo responder sin exponer a tu cliente
• Emplazamiento para corregir: qué hacer cuando la DIAN te invita a rectificar
• Emplazamiento para declarar: paso a paso de la respuesta y consecuencias
• Auto de inspección tributaria: alcance, pruebas y suspensión de firmeza
• Requerimiento especial DIAN: cómo responder en 3 meses y proteger a tu cliente
• Liquidación oficial de revisión: qué contiene, cómo objetarla y plazos clave
• Liquidación de aforo: cuándo la DIAN determina el impuesto por ti
• Recurso de reconsideración ante la DIAN + silencio administrativo positivo

Ejemplo del cómputo en un caso real

La DIAN envía un requerimiento especial a tu cliente por correo electrónico. La certificación de envío registra el 1 de febrero. La entrega efectiva a la dirección electrónica se acredita el 3 de febrero. Los 5 días de gracia se cuentan desde el día siguiente a esa entrega, es decir, empiezan a correr el 4 de febrero. Al vencer esos 5 días, comienza el término de 3 meses del art. 703 ET. Ese es el punto de partida real para calcular el vencimiento y las fechas de decisión estratégica. Si no se responde dentro del término, la DIAN puede expedir la liquidación oficial y se pierde la posibilidad de reducir la sanción de inexactitud relacionada con los hechos propuestos, prevista en el art. 709 ET.

Protocolo para las primeras 48 horas

Las primeras 48 horas son las más valiosas del procedimiento. Actuar de forma ordenada en ese margen te da control sobre las semanas siguientes.

Punto crítico. No respondas antes de clasificar el acto y calcular el término. Una respuesta precipitada puede reconocer hechos, aportar información innecesaria o desaprovechar una alternativa procesal. Primero identifica el acto, verifica la notificación, calcula el vencimiento y revisa las pruebas.

Pruebas: idoneidad y valoración

El art. 743 del Estatuto Tributario reconoce libertad probatoria: se puede usar cualquier medio autorizado por la ley civil y por las normas tributarias específicas. La idoneidad de cada medio depende de las exigencias legales y de su conexión con el hecho que pretende demostrar.

La Ley 527 de 1999 establece expresamente que los mensajes de datos son admisibles como medios de prueba y que no puede negárseles fuerza probatoria por su naturaleza electrónica. Su valoración depende, entre otros factores, de su integridad, confiabilidad y de la posibilidad de identificar su origen.

Pruebas que requieren especial cuidado

No todos los soportes tienen la misma fuerza probatoria. Capturas de pantalla aisladas, impresiones de correos electrónicos, documentos elaborados posteriormente a los hechos o declaraciones de terceros sin respaldo adicional pueden requerir pruebas complementarias que permitan verificar su autenticidad, origen, integridad y conexión con la operación discutida.

La pregunta correcta no es únicamente «¿este documento existe?», sino: ¿qué hecho demuestra?, ¿cuándo se generó?, ¿quién lo produjo?, ¿puedo verificar su integridad?, ¿coincide con contabilidad, facturación, bancos y demás evidencia?

Cuando la DIAN quiere practicar pruebas por su cuenta, activa el auto de inspección tributaria del art. 779 ET, que suspende el término para notificar el requerimiento especial por 3 meses conforme al art. 706 ET.

Profundiza en: Auto de inspección tributaria.

Alternativas frente al requerimiento especial

El requerimiento especial es una etapa decisiva para controvertir los hechos propuestos, aceptar total o parcialmente con los efectos del art. 709 ET, o efectuar una corrección provocada.

El art. 709 ET permite reducir la sanción de inexactitud relacionada con los hechos aceptados a la cuarta parte cuando se cumplen los requisitos de aceptación, corrección de la declaración y pago o acuerdo de pago. Posteriormente, cuando la reducción se hace después de expedida la liquidación oficial de revisión y se cumplen los requisitos del art. 713 ET, la sanción de inexactitud puede reducirse a la mitad de la propuesta.

Adicionalmente, cumplidas las condiciones del art. 640 ET (buen comportamiento tributario previo y no reincidencia), pueden aplicar reducciones al 50 % o 75 % del monto sancionatorio. Estas reducciones son condicionales y la propia norma limita su aplicación acumulada.

Alternativas que deben evaluarse

La matriz siguiente orienta la decisión. Cada caso concreto depende del expediente, las pruebas y la cuantía, y debe evaluarse con criterio profesional.

Para calcular los ahorros exactos según el momento de aceptación, consultá el detalle en nuestra Guía práctica de sanciones en la declaración de renta de personas naturales.

Recursos administrativos ante la DIAN

Cuando la DIAN expide una liquidación oficial de revisión, una liquidación de aforo o una resolución sanción, el contribuyente tiene una vía administrativa antes de acudir a los tribunales: el recurso de reconsideración.

Recurso de reconsideración (art. 720 ET)

Plazo: 2 meses desde la notificación del acto. Se interpone ante la misma DIAN y debe expresar los motivos de inconformidad, adjuntar pruebas y solicitar decisión. La DIAN tiene 1 año para resolver, contado desde la interposición del recurso en debida forma.

¿Siempre hay que presentar recurso de reconsideración?

No. Existe una excepción relevante prevista en el parágrafo del art. 720 ET. Si el contribuyente atendió en debida forma el requerimiento especial y, pese a ello, la DIAN expide la liquidación oficial de revisión, puede prescindir del recurso de reconsideración y acudir directamente a la jurisdicción contencioso-administrativa dentro del término legal (4 meses desde la notificación de la liquidación, conforme al art. 164 numeral 2 literal d de la Ley 1437 de 2011).

Esta vía se conoce como per saltum. Es una alternativa estratégica cuando la posición del contribuyente ya fue expuesta en la respuesta al requerimiento especial y no se espera cambio de criterio en sede administrativa.

Silencio administrativo positivo (art. 734 ET)

Si la DIAN no resuelve el recurso de reconsideración dentro del año siguiente a su interposición en debida forma, opera el silencio administrativo positivo: el recurso se entiende fallado a favor del recurrente. La norma establece que debe declararse de oficio o a petición de parte. Es conveniente solicitar formalmente su reconocimiento para dejar constancia y agilizar los efectos.

Profundizá en: Recurso de reconsideración ante la DIAN + silencio administrativo positivo.

Vía judicial: nulidad y restablecimiento del derecho

Cuando la DIAN confirma la liquidación oficial en el recurso de reconsideración, cuando el contribuyente optó por la vía per saltum del parágrafo del art. 720 ET, o cuando por otras razones procede acudir directamente a la jurisdicción, la acción principal es la nulidad y restablecimiento del derecho ante la jurisdicción contencioso-administrativa.

Plazo para interponerla: 4 meses contados según la regla que aplique a cada supuesto, conforme al art. 164 numeral 2 literal d de la Ley 1437 de 2011 (CPACA). Este plazo es de caducidad, no de prescripción, así que no se suspende ni se interrumpe.

Los tiempos totales del proceso judicial varían según el despacho, la complejidad del expediente y la eventual apelación ante el Consejo de Estado. Por eso conviene agotar bien la etapa administrativa: preparar respuestas técnicas al requerimiento especial, evaluar la aceptación con requisitos del art. 709 ET y considerar la vía per saltum cuando corresponda.

Errores frecuentes al responder a la DIAN

Responder a la DIAN no consiste únicamente en enviar documentos dentro del plazo. Una respuesta incompleta, sin sustento probatorio o que no atienda exactamente los puntos cuestionados puede debilitar la defensa del contribuyente y abrir la puerta a mayores sanciones, intereses o ajustes oficiales.

Por eso, antes de radicar cualquier escrito, el contador debe revisar tanto el fondo como la forma de la respuesta. Estos son algunos de los errores más frecuentes al atender requerimientos de la DIAN y que conviene evitar durante una fiscalización.

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Cuando llega un requerimiento de la DIAN, el tiempo de respuesta importa, pero también la calidad de la información que sustenta cada cifra. Alegra Contabilidad ayuda a mantener organizada y disponible la información contable, los movimientos, comprobantes y reportes necesarios para revisar diferencias, reconstruir operaciones y preparar soportes con mayor trazabilidad.

Esto permite que el contador reduzca el tiempo dedicado a buscar información dispersa y concentre su esfuerzo en analizar el requerimiento, validar los datos y construir una respuesta técnicamente sustentada frente a la DIAN.

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Preguntas frecuentes

Los requerimientos de la DIAN suelen generar dudas sobre plazos, tipos de actuaciones, documentos de soporte y consecuencias de no responder adecuadamente. Estas preguntas frecuentes reúnen algunas de las consultas más comunes que enfrentan los contadores al acompañar a sus clientes durante un proceso de fiscalización.

¿El requerimiento ordinario tiene un plazo mínimo?

Sí. Conforme al art. 261 de la Ley 223 de 1995, cuando la DIAN formule requerimientos ordinarios o solicitudes de información, el plazo mínimo para responder es de 15 días calendario. En el acto concreto debe verificarse el término y la norma que lo sustenta.

¿Qué pasa si el término de un requerimiento cae en día festivo?

Se traslada al siguiente día hábil. Cada término se cuenta en la unidad que la norma indique (calendario, hábiles o meses). Los meses se cuentan de fecha a fecha según el art. 118 del CPACA.

¿Puedo pedir prórroga en un requerimiento?

Depende del acto y del régimen aplicable. Los requerimientos ordinarios pueden admitir prórroga conforme a las reglas administrativas. El requerimiento especial admite ampliación por la propia DIAN por hasta 3 meses adicionales conforme al art. 708 ET, según el plazo que otorgue la administración. Los emplazamientos y el recurso de reconsideración tienen términos fijos.

¿La DIAN puede seguir revisando después del término de firmeza?

Como regla general, no. El art. 714 ET establece un término de firmeza de 3 años desde el vencimiento del plazo para declarar. Existen reglas particulares: declaraciones extemporáneas (3 años desde la presentación), declaraciones con saldo a favor con solicitud de devolución o compensación, y declaraciones con pérdidas fiscales, cada una con su propio cómputo.

¿Qué sanción aplica si el contribuyente corrige antes del emplazamiento?

El art. 644 ET establece la sanción del 10 % del mayor valor a pagar o menor saldo a favor cuando la corrección se realiza antes del emplazamiento para corregir o del auto de inspección tributaria. Cumplidas las condiciones del art. 640 ET, pueden aplicar reducciones adicionales por gradualidad.

¿Puede el contador responder directamente el requerimiento?

La respuesta debe ser presentada por quien tenga legitimación para actuar por el contribuyente, según el acto y el procedimiento correspondiente. El contador puede preparar conciliaciones, certificaciones y demás soportes técnicos cuando sean requeridos, pero no debe confundirse su intervención profesional con la representación jurídica del contribuyente. Ampliamos la responsabilidad profesional en Sanción a contadores por la DIAN.

¿En qué casos se puede acudir directamente a la jurisdicción sin recurso de reconsideración?

Cuando el contribuyente atendió en debida forma el requerimiento especial y la DIAN, pese a ello, expidió la liquidación oficial de revisión, el parágrafo del art. 720 ET habilita la vía per saltum: se puede acudir directamente a la jurisdicción contencioso-administrativa dentro del término legal, sin agotar el recurso de reconsideración.

Fuentes oficiales

• Estatuto Tributario: arts. 565, 566-1, 631, 637, 638, 640, 643, 644, 647, 651, 684, 685, 703, 706, 707, 708, 709, 710, 713, 714, 715, 717, 720 (con parágrafo), 734, 743, 779.
• Ley 223 de 1995: art. 261 (plazo mínimo de requerimientos ordinarios).
• Ley 527 de 1999: valor probatorio de los mensajes de datos.
• Ley 1437 de 2011 (CPACA): art. 118 (cómputo de términos), art. 164 num. 2 lit. d (caducidad de la nulidad y restablecimiento del derecho).
• Ley 2277 de 2022: reforma tributaria vigente.

Cuéntanos en los comentarios cuál ha sido el requerimiento de la DIAN más complejo que atendiste y qué estrategia usaste. En la sección de impuestos de Siempre Al Día encontrarás más contenido para tu ejercicio profesional.