Representante de sucesión ilíquida: Casos especiales, deudas con seguro y tercero no heredero

El representante de sucesión ilíquida ante la DIAN puede enfrentar dudas que van más allá de presentar la declaración de renta: ¿los herederos pueden nombrar a una persona que no tenga esa calidad?, ¿qué ocurre si todavía no existe proceso ante notaría o juzgado?, ¿una deuda hipotecaria debe mantenerse como pasivo si existe un seguro de vida deudor? y ¿el representante responde con su propio patrimonio por las obligaciones tributarias? Resolver estas situaciones exige revisar las reglas especiales de representación, responsabilidad y tratamiento fiscal aplicables a la sucesión ilíquida.

Cuando fallece uno de sus clientes, el reloj tributario no se detiene. La sucesión ilíquida sigue siendo contribuyente y usted, como contador, debe resolver preguntas que la teoría rara vez cubre: ¿puede firmar la declaración un sobrino que no es heredero? ¿Se declara como pasivo la deuda hipotecaria que el seguro de vida ya pagó? ¿Qué pasa si el causante no había iniciado ningún trámite sucesoral? Esta guía resuelve los casos especiales del AG 2025 con soporte en los oficios DIAN 3159 de 2023 y 917076 de 2022, y en la doctrina fiscal vigente.

• ¿Puede un tercero no heredero ser representante? Sí, el parágrafo del artículo 572 del ET lo permite, con documento autenticado ante notario.
• ¿Se declaran las deudas amparadas con seguro? No como pasivo del causante, ya que la aseguradora extingue la obligación en el momento del deceso.
• ¿Y si no se ha iniciado el proceso sucesoral? Los herederos pueden nombrar representante mediante documento notarial, sin esperar a notaría o juzgado.

Si necesitas revisar primero las reglas generales —formulario, RUT, topes y vencimientos— consulta nuestra guía sobre declaración de renta de una sucesión ilíquida AG 2025.

¿Quién puede ser representante de una sucesión ilíquida ante la DIAN?

La regla general está prevista en el literal d) del artículo 572 del Estatuto Tributario. Mientras existe una sucesión ilíquida, los deberes formales corresponden, en su orden, al albacea con administración de bienes; a falta de este, a los herederos con administración de bienes; y, si tampoco existen, al curador de la herencia yacente.

Además, el parágrafo del mismo artículo presume que todo heredero que acepta la herencia cuenta con facultades de administración de los bienes, sin necesidad de una autorización especial para estos efectos.

Sin embargo, existe una regla especial cuando todavía no se ha iniciado el proceso de sucesión ante notaría o juzgado. En ese escenario los herederos conocidos pueden, de común acuerdo, nombrar un representante mediante documento autenticado ante notario o autoridad competente.

Ese representante no tiene que ser necesariamente uno de los herederos

Profundiza sobre este tema en nuestro artículo: Declaración de renta de una sucesión ilíquida AG 2025: RUT, formulario y plazos.

¿Un tercero no heredero puede representar una sucesión ilíquida?

Sí, siempre que se cumpla el supuesto especial previsto en el parágrafo del artículo 572 del ET: que no se haya iniciado todavía el proceso sucesoral ante notaría o juzgado.

El Oficio DIAN 917076 de 2022 aclaró que el hecho de que el Decreto 1625 de 2016 permita a los herederos designar a uno de ellos como representante constituye una facultad, no una obligación. Por tanto, la norma legal no impide que los herederos nombren a un tercero.

Posteriormente, el Oficio DIAN 3159 del 14 de marzo de 2023 confirmó expresamente esa interpretación: el numeral 3.3.2 del artículo 1.6.1.2.11 del Decreto 1625 de 2016 permite designar a un heredero, pero ello no impide nombrar a un tercero en los términos del artículo 572 del Estatuto Tributario.

Esto significa que un contador público, abogado, familiar que no tenga calidad de heredero u otra persona puede llegar a ejercer la representación tributaria de la sucesión, siempre que se configure el supuesto legal y se cumplan las formalidades de designación.

¿Qué debe contener el documento de nombramiento?

Cuando existen varios herederos conocidos y todavía no se ha iniciado la sucesión, el documento debe reflejar que el nombramiento fue realizado de común acuerdo y autorizado por los herederos conocidos.

Además, para efectos de inscripción o actualización del RUT, la DIAN ha precisado que el documento debe estar autenticado ante notario o autoridad competente.

Cuando existe un único heredero, este debe presentar igualmente un documento autenticado en el que manifieste que ostenta esa condición.

La posibilidad de utilizar este mecanismo no sustituye las decisiones que corresponden al juez o al notario dentro del proceso sucesoral. Se trata de una regla especial para permitir que la sucesión cumpla sus obligaciones tributarias aun cuando el trámite sucesorio formal todavía no haya comenzado.

Responsabilidad tributaria del representante: lo que debe saber antes de aceptar

Aceptar la representación de una sucesión ilíquida no es un acto sin consecuencias. Los artículos 573 y 793 del Estatuto Tributario establecen que el representante responde solidariamente con la sucesión por el pago de los impuestos, intereses, actualizaciones y sanciones derivados del incumplimiento de las obligaciones formales que le corresponden.

Antes de firmar el documento de designación, un tercero —especialmente si es contador público— debe verificar el estado tributario del causante: declaraciones pendientes, saldos por pagar con la DIAN, procesos de fiscalización en curso y consistencia entre la información exógena y las declaraciones presentadas. Una due diligence previa evita heredar sanciones ajenas.

¿Qué cambia cuando el proceso sucesoral ya comenzó?

Aquí aparece una distinción importante. La posibilidad extraordinaria de que los herederos nombren directamente a un tercero está expresamente prevista para el caso en que no se haya iniciado el proceso ante notaría o juzgado.

Una vez iniciado, debe revisarse la representación que resulte del proceso y las reglas generales del literal d) del artículo 572 del ET: albacea con administración de bienes, heredero con administración o curador de la herencia yacente, según corresponda.

Por eso no conviene convertir la regla del “tercero no heredero” en una regla general aplicable a cualquier sucesión.

¿Qué debe hacerse en el RUT cuando se nombra al representante?

La sucesión no funciona ante la DIAN creando arbitrariamente una nueva identidad tributaria independiente del causante.

Si la persona fallecida ya tenía RUT, debe realizarse la actualización correspondiente para reflejar la situación de la sucesión y registrar su representación.

Además, la persona que ejercerá como representante debe tener en su propio RUT la responsabilidad 22 —Obligado a cumplir deberes formales a nombre de terceros—.

Esta responsabilidad permite que ingrese al portal transaccional y actúe a nombre de la sucesión utilizando la identificación del causante y sus propias credenciales como representante. La guía oficial de la DIAN mantiene este procedimiento para las sucesiones.

Importante: no debe confundirse la responsabilidad tributaria del causante con la responsabilidad 22 del representante.

El Concepto DIAN 6375 de 2025 también recordó que la actualización del RUT derivada del fallecimiento debe atender el término previsto en el artículo 1.6.1.2.14 del Decreto 1625 de 2016 y que su incumplimiento puede originar las sanciones del artículo 658-3 del ET.

¿El representante necesita firma electrónica?

Sí. Después de inscribir o actualizar correctamente el RUT, quien actúa como representante debe tener habilitada su cuenta de usuario y su firma electrónica para realizar los trámites tributarios a nombre de la sucesión.

La DIAN indica que el representante accede al portal mediante la opción para actuar a nombre de un tercero utilizando la identificación del causante y sus propias credenciales.

No debe asumirse, sin embargo, que existe un plazo estándar de varios días para obtener la firma o que siempre se requiere un trámite biométrico presencial. La ruta operativa puede depender del estado del RUT y de los mecanismos de autogestión disponibles en la DIAN.

¿Un tercero representante responde por todas las deudas tributarias del causante?

No necesariamente. Este es uno de los puntos que debe corregirse con mayor cuidado. El artículo 573 del Estatuto Tributario no establece una responsabilidad solidaria general para quien cumple deberes formales a nombre de otra persona. La regla es una responsabilidad subsidiaria por las consecuencias derivadas de la omisión de los deberes formales que le correspondía cumplir.

El artículo 798 contiene la misma regla. La DIAN reiteró en el Concepto 6375 de 2025 que la responsabilidad subsidiaria supone que primero exista una obligación determinada y que no haya sido posible obtener el cumplimiento del deudor principal. No equivale a la responsabilidad solidaria, en la cual la Administración puede dirigirse contra el deudor solidario en los términos establecidos por la ley.

Por su parte, el artículo 793 del ET sí establece responsabilidad solidaria para herederos y legatarios, pero por las obligaciones del causante y de la sucesión ilíquida a prorrata de sus cuotas hereditarias o legados y sin perjuicio del beneficio de inventario.

Por tanto, no es correcto afirmar que un contador o cualquier tercero nombrado representante se convierte, por el solo nombramiento, en deudor solidario de todas las obligaciones tributarias anteriores del causante.

Distinto sería el análisis si esa persona actúa además bajo alguna figura específica —por ejemplo, como apoderado general o mandatario especial— respecto de la cual el Estatuto Tributario contemple una regla propia de responsabilidad.

¿Qué debe revisar un tercero antes de aceptar?

Aunque no exista una solidaridad automática, aceptar la representación sí implica asumir deberes formales concretos.

Antes de hacerlo conviene revisar el estado tributario de la sucesión: declaraciones pendientes, RUT, requerimientos, procesos de fiscalización, saldos a pagar, información exógena y obligaciones que todavía puedan cumplirse o corregirse.

La omisión de un deber que corresponda al representante sí puede producir consecuencias bajo los artículos 573 y 798 del ET.

¿Cómo se trata una deuda del causante cubierta por un seguro de vida deudor?

Aquí no debe utilizarse la regla automática de “el causante murió, por tanto la deuda ya no existe”.

Un seguro de vida deudor tiene como finalidad proteger el saldo insoluto del crédito cuando fallece el asegurado. En estos seguros, el acreedor puede recibir de la aseguradora hasta el monto no pagado de la deuda. El artículo 1144 del Código de Comercio establece además que cualquier saldo restante de la suma asegurada corresponde a los demás beneficiarios.

La Superintendencia Financiera también ha explicado que el valor asegurado está relacionado con el saldo insoluto existente a la fecha del fallecimiento.

Pero esto no significa que para efectos de la declaración de renta pueda eliminarse el pasivo únicamente porque exista una póliza.

La pregunta correcta es: ¿la deuda seguía vigente al 31 de diciembre?

El artículo 283 del ET define la deuda fiscal como una obligación presente del contribuyente. Además, para determinar el patrimonio líquido solo se restan las deudas que se encuentren efectivamente a cargo del contribuyente y vigentes al cierre del período.

Por eso debe verificarse el estado real del crédito al 31 de diciembre de 2025.

Para soportar el tratamiento conviene obtener el certificado del acreedor, el estado del crédito, la póliza, la reclamación presentada y el documento de pago u objeción de la aseguradora.

Los contribuyentes no obligados a llevar contabilidad, además, deben cumplir las reglas probatorias de los artículos 283 y 770 del Estatuto Tributario para que el pasivo sea fiscalmente aceptado.

Te puede interesar nuestro artículo: Ganancias ocasionales en la declaración de renta AG 2025: Tarifas y exenciones

¿El pago que hace la aseguradora al banco es ingreso de la sucesión?

No debe registrarse como si la sucesión hubiera recibido directamente una indemnización de seguro de vida.

El Concepto DIAN 1401 de 2024 analizó expresamente las indemnizaciones de seguros de vida destinadas a cubrir créditos financieros.

La DIAN concluyó que cuando la entidad financiera recibe la indemnización para cubrir el saldo insoluto del crédito, el tratamiento tributario se produce en cabeza de esa entidad financiera: el componente correspondiente a la recuperación del capital no representa un ingreso para esta, mientras que el componente de intereses tiene el tratamiento propio de su actividad financiera.

Por tanto, si la aseguradora paga directamente al banco hasta cubrir la deuda, ese importe no debe tratarse como una ganancia ocasional recibida por la sucesión ilíquida.

¿Qué sucede si después de pagar el crédito queda un saldo del seguro?

El análisis cambia. El artículo 1144 del Código de Comercio dispone que el acreedor solamente puede recibir del seguro de vida del deudor el monto correspondiente al saldo no pagado de la obligación. El excedente debe entregarse a los demás beneficiarios.

Si ese beneficiario es una persona natural, debe revisarse el artículo 303-1 del Estatuto Tributario.

Para el AG 2025, las indemnizaciones por seguros de vida tienen la siguiente regla:

• Hasta 3.250 UVT: ganancia ocasional exenta.
• Exceso sobre 3.250 UVT: sometido a la tarifa aplicable a ganancias ocasionales.

Con una UVT de 2025 de $49.799, el límite corresponde a $161.846.750 por beneficiario contribuyente.

La Corte Constitucional mantuvo la regla de las 3.250 UVT al estudiar el artículo 303-1 en la Sentencia C-317 de 2025.

Por eso es fundamental separar:

Pago al banco para extinguir el crédito ≠ indemnización recibida personalmente por un beneficiario.

Son hechos jurídicos y tributarios distintos.

Casos especiales del representante de sucesión ilíquida AG 2025

Estos casos especiales del representante de sucesión ilíquida AG 2025 muestran por qué no basta con aplicar la regla general del artículo 572 del Estatuto Tributario. La ausencia de proceso sucesoral, la designación de un tercero, la existencia de un único heredero, la residencia fiscal del causante o la liquidación de la sucesión durante el año pueden cambiar quién debe actuar ante la DIAN, qué formulario corresponde y hasta cuándo se mantienen las obligaciones tributarias de la sucesión.

Caso 1. El causante falleció y los herederos todavía no han iniciado la sucesión

No es necesario esperar a que comience el proceso notarial o judicial para cumplir ante la DIAN.

Los herederos conocidos pueden designar, de común acuerdo, a un representante —incluso un tercero— utilizando el documento autenticado exigido por el artículo 572 del ET.

Después deberán realizarse la inscripción o actualización del RUT y el registro de la representación correspondiente.

Caso 2. Solo existe un heredero

El heredero único debe acreditar esa condición mediante el documento previsto en el artículo 572, autenticado ante notario o autoridad competente.

Si se utiliza además la posibilidad de designar a un tercero, la documentación debe dejar claramente acreditada la representación bajo la cual esa persona actuará ante la DIAN.

Caso 3. El causante no era residente fiscal en Colombia

La residencia fiscal del causante se determina respecto del momento de su fallecimiento.

Si no era residente fiscal en Colombia, la sucesión utiliza el Formulario 110, no el 210. La DIAN mantiene expresamente esta diferenciación para el AG 2025.

En este escenario también cambia el alcance territorial de los bienes e ingresos sometidos a tributación en Colombia.

Consulta nuestro artículo sobre Formulario 110 para personas naturales no residentes.

Caso 4. La sucesión vende un activo antes de adjudicarlo

Mientras la sucesión continúe ilíquida, es ella la que mantiene la condición de contribuyente respecto de sus bienes y rentas.

Por tanto, si durante ese período se realiza válidamente la venta de un activo perteneciente a la masa sucesoral, el efecto fiscal de la operación corresponde a la sucesión y debe analizarse allí, incluyendo las reglas aplicables a la determinación del costo y del precio de enajenación.

La operación no debe trasladarse automáticamente a los herederos solo porque sean los futuros adjudicatarios.

Caso 5. La sucesión se liquida durante 2026

Debe separarse la declaración del AG 2025 de la declaración por fracción del año siguiente.

Si la sucesión se encontraba ilíquida al 31 de diciembre de 2025, presentará normalmente la declaración correspondiente al AG 2025 si estaba obligada.

Si posteriormente queda ejecutoriada la sentencia aprobatoria de la partición o se autoriza la escritura pública durante 2026, deberá revisarse la declaración por fracción de año 2026, hasta la fecha en que fiscalmente deja de existir la sucesión.

La DIAN reconoce expresamente la presentación de declaraciones de renta por fracción de año para sucesiones liquidadas.

Consulte también: Declaración de renta por fracción de año: aspectos clave para su presentación.

¿Cuándo deja de existir fiscalmente la sucesión ilíquida?

El artículo 7 del Estatuto Tributario delimita la existencia fiscal de la sucesión.

La DIAN ha reiterado que esta conserva la calidad de contribuyente desde el fallecimiento del causante hasta que quede ejecutoriada la sentencia aprobatoria de la partición o se autorice la escritura pública de adjudicación, según corresponda.

Desde ese momento los efectos tributarios de los activos adjudicados pasan a los respectivos herederos o legatarios.

Por tanto, el registro posterior de un inmueble, una acción u otro activo no necesariamente determina la fecha fiscal de finalización de la sucesión.

Errores frecuentes al manejar casos especiales de sucesión ilíquida

Los errores frecuentes al manejar casos especiales de sucesión ilíquida suelen aparecer cuando se aplican reglas generales a escenarios que exigen un tratamiento distinto. Confundir la responsabilidad del representante, mantener pasivos que ya no existen, declarar en la sucesión ingresos que corresponden a los beneficiarios o desconocer cuándo puede actuar un tercero puede generar inconsistencias ante la DIAN y afectar la correcta determinación del patrimonio y del impuesto.

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Preguntas frecuentes sobre el representante de sucesión ilíquida

Las siguientes respuestas resumen los puntos que debe revisar cuando existan situaciones especiales de representación, seguros y cierre de la sucesión.

¿Puede un contador público ser representante de una sucesión ilíquida aunque no sea heredero?

Sí. Cuando todavía no se ha iniciado el proceso sucesoral ante notaría o juzgado, los herederos conocidos pueden nombrar a un tercero como representante en los términos del artículo 572 del ET. Los oficios DIAN 917076 de 2022 y 3159 de 2023 confirman que ese tercero no necesariamente debe ser heredero.

¿El representante debe tener responsabilidad 22 en el RUT?

Sí. Quien actúe a nombre de la sucesión debe incluir en su propio RUT la responsabilidad 22, “Obligado a cumplir deberes formales a nombre de terceros”. Esta condición permite que la DIAN lo habilite para actuar a nombre del causante.

¿Una deuda hipotecaria cubierta por seguro de vida se elimina automáticamente de la declaración?

No. Debe determinarse si al 31 de diciembre la obligación continuaba siendo jurídicamente exigible. Si la aseguradora ya pagó y el banco certifica saldo cero, no existe deuda pendiente. Si la reclamación permanece en trámite o fue objetada y el acreedor conserva un saldo exigible, debe analizarse la existencia y soporte fiscal del pasivo.

¿El pago del seguro de vida que recibe directamente el banco es una ganancia ocasional de la sucesión?

No. El Concepto DIAN 1401 de 2024 establece un tratamiento específico para la indemnización que recibe la entidad financiera para cubrir el saldo insoluto del crédito. Ese valor no constituye una indemnización recibida por la sucesión.

¿El tercero representante responde con su patrimonio por todas las deudas del fallecido?

No por el simple hecho de ser representante. Los artículos 573 y 798 contemplan responsabilidad subsidiaria por las consecuencias derivadas de la omisión de deberes formales. La responsabilidad solidaria del artículo 793 corresponde, entre otros, a herederos y legatarios en los términos y límites previstos por la norma.

¿Qué pasa si la sucesión se liquida después de presentar renta AG 2025?

La declaración AG 2025 conserva su tratamiento. Si la sentencia queda ejecutoriada o la escritura se autoriza durante 2026, deberá revisarse adicionalmente la declaración de renta por fracción de año 2026 hasta la fecha de liquidación.

Fuentes oficiales

• Congreso de la República — artículos 7, 302, 303-1, 307, 314 y 572 del Estatuto Tributario
• DIAN — Oficio 917076 de noviembre 15 de 2022, sobre representación de sucesiones ilíquidas y nombramiento de terceros
• DIAN — Oficio 3159 de marzo 14 de 2023, sobre autenticación del documento de representación para trámites del RUT
• Presidencia de la República — Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria

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