Cómo reportar correctamente las cesantías en la nómina electrónica: claves para contadores

Como contador, al realizar el reporte de cesantías en la nómina electrónica, es común tener dudas sobre cómo y cuándo hacerlo correctamente. Un error podría generar problemas con la deducción en renta o sanciones de la Dian. En este artículo, te explicamos todo lo que necesitas saber para realizar el reporte de manera correcta y cumplir con las normativas fiscales.

¿Qué información se reporta en la nómina electrónica?

Según la Resolución 000013 de 2021, el documento soporte de nómina electrónica debe incluir los siguientes valores:

• Valor devengado de nómina, que incluye el salario, prestaciones sociales, primas, cesantías, entre otros.
• Valores deducidos, tales como seguridad social y retenciones.
• Valor neto total pagado al trabajador.

Este documento es clave, ya que se utiliza para validar costos y deducciones en la declaración de renta y en los impuestos descontables del IVA.

¿Se deben reportar las prestaciones sociales en la nómina electrónica?

Sí, las prestaciones sociales como cesantías, primas, vacaciones e intereses de cesantías deben ser reportadas en la nómina electrónica. Desde que se inició la transmisión de este documento a la Dian, surgieron dudas respecto a la periodicidad del reporte de estas prestaciones. En muchos casos, los pagos se realizan en momentos posteriores a su liquidación en la nómina.

Tip Alegra: Las NIIF han limitado la aplicación del concepto de provisión, lo que significa que las prestaciones sociales deben registrarse de acuerdo con el pasivo real estimado, sin reconocer una provisión contable para ellas.

¿Cuándo se reportan las cesantías en la nómina electrónica?

Las cesantías son una prestación social regulada por el Código Sustantivo del Trabajo —CST— y deben liquidarse anualmente entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. Posteriormente, el empleador debe realizar el depósito en el fondo de cesantías elegido por el trabajador antes del 14 de febrero de cada año, o pagar directamente en casos especiales, como se establece en el Decreto 1562 de 2019.

Ahora bien, para reportar las cesantías en la nómina electrónica, la Dian a través del Concepto 106 de 2022 (respuesta a pregunta 4.2.4.10) aclaró que deben incluirse en el reporte según el concepto del pago derivado del devengo.  Lo anterior, identificando la realización del respectivo gasto deducible que el sujeto obligado pretenda imputarse en la declaración de renta; siempre y cuando el pago al trabajador no ocurra primero. Esto implica tener en cuenta lo establecido en los artículos 109 y 110 del Estatuto Tributario —ET—, acerca de la deducción de las cesantías pagadas y consolidadas.

¿Cómo se debe reportar las cesantías?

El reporte de cesantías puede hacerse de dos maneras:

1. Anual

Para los empleadores obligados a llevar contabilidad, se pueden consolidar las cesantías anualmente en el reporte de diciembre. En este caso, deberán incluir las cesantías causadas durante todo el año, aunque no se hayan pagado.

Ejemplo: Si un empleador obligado a llevar contabilidad realiza el reporte de cesantías de 2024 en la nómina electrónica de diciembre 2024, debió incluir las cesantías consolidadas hasta el 31 de diciembre de dicho año, en la nómina que envío durante los primeros 10 días hábiles de enero de 2025.

Si se trata de un empleador no obligado a llevar contabilidad que decide hacer el envío de forma anual, debió incluir en la nómina electrónica del mes de diciembre de 2024, los valores pagados durante el mismo año (2024); es decir las cesantías de 2023 (consignadas al fondo, máximo en febrero 14 de 2024).

2. Mensual

Si el empleador opta por hacer el reporte de forma mensual, los obligados a llevar contabilidad deberán reportar, dentro de los primeros 10 días hábiles de cada mes, lo causado o pagado en el mes anterior. Por su parte, los no obligados a llevar contabilidad deberán reportar únicamente lo efectivamente pagado. 

Desde el equipo de Siempre Al Día, reiteramos la importancia de llevar un estricto control de auditoría sobre esta información, para asegurar que, según la periodicidad elegida para el reporte, no se presenten duplicaciones de datos.

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Conclusión: ¿Cómo evitar errores con el reporte de cesantías?

El reporte correcto de las cesantías depende de varios factores, incluyendo si el empleador está obligado a llevar contabilidad o no. Es importante reportar las cesantías en el momento adecuado para garantizar la deducción correcta en la declaración de renta y los impuestos descontables en IVA, para así evitar sanciones de la Dian.

La clave para evitar errores fiscales es tener un control riguroso de la información de nómina y usar herramientas contables que te permitan hacer el reporte correctamente y sin contratiempos.

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Cuéntanos en la sección de comentarios ¿Cómo deben reportar las cesantías los empleadores no obligados a llevar contabilidad si optan por hacer el reporte de forma anual? Sigue explorando nuestro portal Siempre Al Día y mantente al tanto de las últimas tendencias fiscales y contables que impactan tu trabajo. 

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