¿El régimen SIMPLE debe transmitir nómina electrónica? Esto aclaró la DIAN
La DIAN confirmó con el Concepto 009534 de 2026 que los contribuyentes del régimen SIMPLE de Tributación no están obligados a implementar, generar ni transmitir el DSNE. Aquí te contamos por qué, qué implica para tus clientes y qué debes tener en cuenta si atiendes esta obligación.
Escrito por:
Dana Becerra
Equipo Siempre Al Día
Contenido revisado por:
Equipo Alegra
Actualizado el: 15 Jul 2026
13 min de lectura
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Si atiendes clientes que pertenecen al Régimen Simple de Tributación —SIMPLE—, la DIAN confirmó una regla que puede reducir su carga operativa: estos contribuyentes no están obligados a implementar, generar ni transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica —DSNE—.
La conclusión se encuentra en el Concepto 009534 —interno 984— del 3 de junio de 2026, publicado por la entidad el 10 de junio del mismo año. En este pronunciamiento, la DIAN mantuvo la doctrina que venía aplicando desde 2021 y explicó por qué los pagos laborales y los aportes patronales a pensión reciben un tratamiento diferente dentro del SIMPLE.
A continuación, te explicamos qué significa esta interpretación, qué obligaciones laborales permanecen vigentes y qué debes revisar cuando un cliente cambia al régimen ordinario.
- ¿El régimen SIMPLE debe transmitir nómina electrónica? No. La DIAN confirmó que los contribuyentes del SIMPLE no están obligados a implementar, generar ni transmitir el DSNE.
- ¿Por qué no tienen esta obligación? Porque el SIMPLE sustituye el impuesto sobre la renta y se determina sobre los ingresos brutos, sin depurar la base gravable con costos y deducciones.
- ¿Cómo se tratan los aportes patronales a pensión? No reducen la base gravable del SIMPLE. Cuando se cumplen los requisitos legales, pueden tomarse como descuento tributario contra el componente nacional del impuesto.
- ¿El Concepto 009534 de 2026 creó una nueva excepción? No. El pronunciamiento confirmó la doctrina que la DIAN venía sosteniendo desde los conceptos expedidos en 2021, 2022 y 2024.
¿Qué dice el Concepto 009534 de 2026 sobre el SIMPLE y la nómina electrónica?
El Concepto 009534 de 2026 resolvió una solicitud de reconsideración presentada contra la doctrina según la cual los contribuyentes del SIMPLE no deben implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica.
El solicitante argumentaba que los aportes patronales al Sistema General de Pensiones tienen incidencia fiscal en el SIMPLE y que, por esa razón, el DSNE podría emplearse para verificar la procedencia del descuento tributario.
La DIAN no aceptó esta interpretación. La entidad concluyó que la obligación de generar y transmitir el DSNE está vinculada con la necesidad de acreditar costos, deducciones e impuestos descontables dentro del impuesto sobre la renta. Como ese presupuesto no se presenta en el SIMPLE, confirmó que sus contribuyentes no están obligados a implementar este documento electrónico.
Tip Alegra: el concepto no eliminó una obligación que estuviera vigente para el SIMPLE. Confirmó que estos contribuyentes no se encuentran dentro de los sujetos obligados a generar y transmitir el DSNE.
¿Por qué el régimen SIMPLE no está obligado a transmitir el DSNE?
La respuesta se encuentra en la forma en que se determina el impuesto en cada régimen.
En el régimen ordinario, el contribuyente determina la renta líquida gravable restando de sus ingresos los costos y las deducciones fiscalmente procedentes. Cuando se trata de pagos derivados de una relación laboral, el DSNE funciona como el soporte fiscal de esas partidas.
El artículo 1.5.3.2.3 de la Resolución DIAN 000227 de 2025 establece que están obligados a generar y transmitir este documento los contribuyentes del impuesto sobre la renta que realizan pagos laborales y necesitan soportar costos, deducciones o impuestos descontables.
En el SIMPLE la lógica es diferente. Este régimen sustituye el impuesto sobre la renta y su base gravable está integrada, como regla general, por los ingresos brutos ordinarios y extraordinarios percibidos por el contribuyente. No existe una depuración mediante costos y deducciones para calcular el impuesto unificado.
Por tanto, los salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales no disminuyen la base gravable del SIMPLE. Al no necesitarse el DSNE para acreditar esas partidas, la DIAN considera improcedente trasladar a este régimen una obligación formal propia del impuesto sobre la renta.
Importante: la ausencia de obligación de transmitir el DSNE no libera al empleador de liquidar correctamente la nómina, pagar salarios y prestaciones sociales, realizar los aportes a seguridad social, presentar la PILA, practicar las retenciones aplicables ni conservar los soportes laborales y contables.
¿Cómo tratan los aportes patronales a pensión los contribuyentes del SIMPLE?
Los aportes al Sistema General de Pensiones a cargo del empleador no reciben el mismo tratamiento en el régimen ordinario y en el SIMPLE.
En el impuesto sobre la renta pueden tener el tratamiento de gasto deducible cuando se cumplen las condiciones legales. En el SIMPLE no se restan de los ingresos brutos ni disminuyen su base gravable. En su lugar, el parágrafo 4 del artículo 903 del Estatuto Tributario permite tomarlos como descuento tributario.
Para aplicar este descuento, entre otras condiciones, los aportes deben:
- Corresponder a trabajadores vinculados laboralmente con el contribuyente.
- Estar relacionados con la actividad económica generadora de los ingresos.
- Haber sido causados dentro del respectivo período gravable.
- Pagarse oportunamente.
- Estar pagados antes de presentar el recibo electrónico del anticipo bimestral en el que se pretenda aplicar el descuento.
- No corresponder a intereses o sanciones.
El descuento no puede afectar el componente correspondiente al impuesto de industria y comercio consolidado y está sujeto a los límites y reglas de imputación previstos para el SIMPLE.
Esta regulación independiente confirma que el DSNE no es un requisito para tomar el descuento por aportes patronales a pensión.
Régimen ordinario vs. SIMPLE frente al DSNE
Aunque ambos contribuyentes pueden tener trabajadores y asumir las mismas responsabilidades como empleadores, el tratamiento tributario de los pagos laborales es diferente. La siguiente comparación resume las principales reglas:
| Aspecto | Régimen ordinario | Régimen SIMPLE |
|---|---|---|
| Determinación del impuesto | Parte de los ingresos y permite restar costos y deducciones procedentes | Se determina sobre los ingresos brutos, sin depuración mediante costos y deducciones |
| Tratamiento de los pagos laborales | Pueden constituir costos o deducciones | No reducen la base gravable del SIMPLE |
| Finalidad del DSNE | Soportar costos, deducciones e impuestos descontables, cuando corresponda | No se requiere para determinar el impuesto unificado |
| Obligación de transmitir el DSNE | Aplica a los contribuyentes de renta que necesitan soportar fiscalmente los pagos laborales | No están obligados, de acuerdo con el Concepto 009534 de 2026 |
| Aportes patronales a pensión | Pueden tratarse como gasto deducible si cumplen los requisitos | Pueden constituir un descuento tributario sujeto a requisitos y límites |
| Aportes a seguridad social | Continúan siendo obligatorios | Continúan siendo obligatorios |
| Reporte mediante PILA | Obligatorio cuando corresponda | Obligatorio cuando corresponda |
La obligación periódica de los sujetos obligados al DSNE consiste en transmitirlo dentro de los primeros diez días del mes siguiente a aquel al que correspondan los pagos o abonos en cuenta laborales. Esta periodicidad no se extiende a los contribuyentes que permanecen válidamente inscritos en el SIMPLE.
¿Qué debes revisar si tu cliente SIMPLE venía transmitiendo el DSNE?
Algunos contribuyentes del SIMPLE pudieron habilitarse o transmitir documentos de nómina debido a interpretaciones preventivas, configuraciones del software o procedimientos implementados antes de conocer la doctrina de la DIAN.
En estos casos, no basta con suspender automáticamente el proceso. Conviene revisar la situación tributaria y técnica del cliente antes de modificar la configuración:
- Verifica la permanencia en el SIMPLE. Confirma que la responsabilidad correspondiente se encuentre actualizada en el RUT y que no exista una causal de exclusión o incumplimiento.
- Determina desde cuándo pertenece al régimen. La obligación debe analizarse según el régimen aplicable en cada período. Los documentos correspondientes a períodos anteriores al ingreso al SIMPLE podrían tener un tratamiento diferente.
- Revisa los documentos ya transmitidos. El Concepto 009534 de 2026 no ordena anular, reemplazar ni corregir los DSNE transmitidos con anterioridad.
- Consulta el estado de habilitación. Si el contribuyente aparece habilitado en el sistema de nómina electrónica, revisa con el proveedor tecnológico y en los servicios informáticos de la DIAN cuál es el procedimiento operativo adecuado.
- Documenta el análisis. Conserva en el expediente tributario del cliente el RUT, la fecha de inscripción en el SIMPLE, el concepto de la DIAN y la conclusión adoptada.
- Mantén los soportes laborales y contables. La no transmisión del DSNE no reemplaza los contratos laborales, comprobantes de pago, desprendibles de nómina, liquidaciones, planillas de seguridad social ni registros contables.
La decisión debe sustentarse en la calidad tributaria del contribuyente y no únicamente en la configuración que tenga el software de nómina.
¿Qué pasa si el cliente sale del SIMPLE y vuelve al régimen ordinario?
Cuando un contribuyente deja de pertenecer al SIMPLE, es necesario establecer la fecha exacta desde la cual vuelve a ser contribuyente del impuesto sobre la renta y, por tanto, podría adquirir la obligación de generar el DSNE para soportar sus pagos laborales.
Este análisis depende de la causa y de los efectos de la salida. No produce las mismas consecuencias una exclusión por incumplimiento, una actualización de oficio o una decisión voluntaria que surte efectos a partir del período siguiente.
Antes de iniciar la transmisión debes:
- Confirmar la fecha desde la cual el contribuyente pertenece al régimen ordinario.
- Actualizar oportunamente el RUT.
- Identificar los pagos o abonos en cuenta laborales realizados desde que adquirió la nueva calidad.
- Verificar el calendario de implementación aplicable a los nuevos sujetos obligados.
- Realizar el procedimiento de habilitación ante la DIAN.
- Configurar el software de nómina electrónica.
- Generar y transmitir los documentos correspondientes dentro de los plazos aplicables.
Si tu cliente pierde la calidad de SIMPLE y no transmite a tiempo, la DIAN puede desconocer la deducción de esos pagos laborales en la renta y aplicar la doctrina sobre transmisión extemporánea del DSNE, que ya ha sido objeto de múltiples conceptos.
Sumado a esto, recuerda que los cambios laborales vigentes en 2026 (jornada de 42 horas, recargo dominical al 90 %, segunda entrega de dotación) afectan directamente los conceptos que se liquidan en la nómina, ya sea o no que se transmita el DSNE.
El calendario para nuevos sujetos obligados contempla, en principio, un plazo de dos meses contado desde la realización de los pagos o abonos en cuenta laborales para efectuar la habilitación y comenzar la transmisión. Una vez implementado el sistema, el cumplimiento periódico debe realizarse dentro de los primeros diez días del mes siguiente.
Por ello, no es preciso afirmar que todos los contribuyentes deben comenzar a transmitir inmediatamente el día en que salen del SIMPLE. Primero debe determinarse la fecha de adquisición de la obligación y el calendario aplicable.
Además, la DIAN ha aclarado que una transmisión extemporánea no impide automáticamente reconocer los costos y deducciones del período correspondiente, incluso cuando se efectúe durante el año gravable siguiente, siempre que se acrediten la relación laboral, el pago o abono en cuenta y los demás requisitos sustanciales.
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Preguntas frecuentes
La interpretación de la DIAN se refiere exclusivamente a la obligación tributaria de implementar y transmitir el DSNE. Estas respuestas aclaran sus principales efectos operativos.
¿El régimen SIMPLE debe seguir habilitado como emisor de nómina electrónica?
El Concepto 009534 de 2026 confirma que los contribuyentes del SIMPLE no están obligados a implementar el DSNE. Sin embargo, no regula expresamente el procedimiento técnico para retirar o modificar el estado de un contribuyente que ya figure como habilitado.
Antes de realizar cambios, conviene verificar la situación en los servicios informáticos de la DIAN y con el proveedor tecnológico.
¿La no obligación de transmitir el DSNE requiere una solicitud ante la DIAN?
No se trata de un beneficio que deba solicitarse. La no obligación surge de la calidad del contribuyente y de las reglas que delimitan los sujetos obligados al DSNE.
No obstante, es recomendable conservar un análisis interno que demuestre que el cliente pertenecía válidamente al SIMPLE durante los períodos en los que no transmitió el documento.
¿El DSNE es necesario para aplicar el descuento por aportes patronales a pensión?
No. La DIAN rechazó expresamente la idea de convertir el DSNE en el soporte necesario para ese descuento.
La procedencia de los aportes patronales como descuento tributario se verifica con las condiciones previstas en el artículo 903 del Estatuto Tributario y en el Decreto 1625 de 2016, entre ellas su causación, pago oportuno y relación con los trabajadores vinculados a la actividad económica.
¿Qué pasa si un contribuyente del SIMPLE ya transmitió el DSNE?
El Concepto 009534 de 2026 no ordena eliminar, anular o corregir los documentos transmitidos anteriormente por el solo hecho de que el contribuyente pertenezca al SIMPLE.
Antes de suspender transmisiones futuras, debe verificarse que el contribuyente continúe válidamente en ese régimen y que no existan períodos sometidos al régimen ordinario.
¿Los contribuyentes del SIMPLE deben reportar información exógena?
Pueden estar obligados cuando cumplan los criterios establecidos en la resolución de información exógena aplicable al respectivo año gravable.
La no obligación de transmitir el DSNE no se extiende automáticamente a la información exógena, la facturación electrónica, las retenciones en la fuente, las obligaciones laborales ni los aportes al sistema de seguridad social.
¿Un empleador del SIMPLE puede dejar de llevar registros de nómina?
No. El pronunciamiento de la DIAN solo se refiere al documento electrónico que se transmite para efectos fiscales.
El empleador debe seguir liquidando y pagando correctamente la nómina, conservar los comprobantes, reconocer las obligaciones contables, realizar los aportes a seguridad social y cumplir las demás disposiciones laborales aplicables.
Fuentes oficiales
- Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (2021). Resolución 000013 de 2021 – Documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Estatuto Tributario Nacional. Libro Octavo, Régimen Simple de Tributación. Secretaría del Senado de la República.
Cuéntanos en los comentarios si atiendes clientes del régimen SIMPLE y cómo has manejado hasta ahora la transmisión del DSNE. No olvides que en la sección de impuestos de Siempre Al Día encuentras más contenido especializado para acompañar tu ejercicio profesional como contador.
Gracias por llegar hasta aquí,
Equipo Siempre al Día 👋
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