Guía práctica sobre la realización del ingreso fiscal para obligados y no obligados a llevar contabilidad en Colombia

La realización del ingreso fiscal es un concepto fundamental en la tributación colombiana que define cuándo se considera fiscalmente obtenido un ingreso. 

• ¿Por qué es importante? Porque determina en qué año gravable se debe declarar un ingreso y a quiénes les aplica cada criterio. 
• ¿De qué depende la realización del ingreso a nivel fiscal? La regla de realización del ingreso depende de si el contribuyente está obligado a llevar contabilidad o no lo está.

En este artículo explicaremos en lenguaje sencillo las diferencias entre ambos casos: obligados vs. no obligados a llevar contabilidad, ya que influye en la preparación de la declaración de renta, especialmente al verificar si una persona natural supera los topes para estar obligada a declarar en el año gravable 2024.

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¿La obligación de llevar contabilidad es de origen tributario o comercial?

La obligación de llevar contabilidad no nace por temas tributarios, sino que es principalmente una responsabilidad comercial. Según el numeral 3 del artículo 19 del Código de Comercio, todo comerciante debe llevar contabilidad regular de sus negocios. 

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Además, el artículo 10 del mismo Código explica que se considera comerciante a quien, de forma profesional, realiza alguna de las actividades que el artículo 20 clasifica como mercantiles, mientras que el artículo 23 aclara cuáles no lo son. Por eso, llevar contabilidad es una obligación que surge del ejercicio del comercio, aunque la información que allí se registra también sea muy útil para cumplir con las obligaciones fiscales.

Tip Alegra: No es correcto afirmar que las personas responsables de IVA están obligadas a llevar contabilidad, pues esta obligación nace por el hecho de ser comerciante independiente de la responsabilidad frente al IVA.

 ¿Qué es la realización del ingreso fiscal?

Es el criterio tributario para definir en qué momento se considera obtenido un ingreso a efectos de impuestos. En Colombia, está regulado por los artículos 27 y 28 del ET: básicamente establece si un ingreso se grava cuando se recibe efectivamente o cuando se devenga contablemente, dependiendo del tipo de contribuyente.

¿Cuándo se realiza un ingreso para un no obligado a llevar contabilidad?

El artículo 27 del  ET establece la regla general para contribuyentes no obligados a llevar contabilidad. En términos sencillos: un ingreso se entiende realizado (obtenido) cuando se recibe efectivamente el dinero o su equivalente en especie. Esto implica que, si una persona natural no está obligado a llevar contabilidad, solo debe reportar un ingreso en su declaración de renta cuando realmente ha entregado el bien y/o prestado el servicio y así mismo ha recibido el pago.

Ejemplo 1: Supongamos que Juan  contador público (no obligado a llevar contabilidad por ejecutar una profesión liberal) realiza un servicio en diciembre de 2024 por $10 000 000, pero su cliente le paga en enero de 2025. ¿En qué año se considera realizado ese ingreso? 

Conforme al artículo 27, Juan deberá declarar ese ingreso en el año gravable 2025, ya que fue efectivamente recibido en 2025, no en 2024. En 2024 Juan solo declarará los ingresos que efectivamente recibió durante ese año.

Esta regla protege el principio de que no se pagan impuestos sobre dinero no recibido. Sin embargo, tiene implicaciones importantes: un ingreso ejecutado en un año, pero cobrado en el siguiente, traslada la carga impositiva al año del cobro. 

¿Qué casos especiales existen en la realización del ingreso para los no obligados a llevar contabilidad? 

El mismo artículo 27 contempla algunas excepciones a la regla del efectivo. Por ejemplo, los dividendos o participaciones se consideran realizados para los accionistas o socios cuando se abonan en cuenta en calidad de exigibles, es decir, cuando ya tienen el derecho a exigirlos (incluso si no han cobrado en efectivo).

También, los ingresos por venta de bienes inmuebles se realizan en la fecha de la escritura pública que transfiere la propiedad (no necesariamente cuando se recibe el dinero de la venta, dado que en este caso la materialización legal de la venta marca la realización). 

Otra excepción importante son los pagos por auxilio de cesantías e intereses de cesantías: para un trabajador, los cuales explicamos en nuestro editorial: Tratamiento de las cesantías e intereses de cesantías en la declaración de renta de una persona natural.

¿Cuándo se realiza un ingreso para un obligado a llevar contabilidad?

Por su parte, el artículo 28 del ET define la realización del ingreso para los contribuyentes obligados a llevar contabilidad (como las empresas y algunas personas naturales comerciantes formalmente registradas). La norma dispone que se consideran realizados fiscalmente los ingresos devengados contablemente en el año o período gravable, es decir, cuando se da la entrega del bien o la prestación del servicio; independiente de si se recibe o no el pago.

Tip Alegra: El ingreso se entiende realizado cuando nace el derecho a recibirlo y se registra en la contabilidad, aunque aún no se haya recibido el pago en efectivo. Este es el principio de causación: primero el registro contable, luego el ingreso fiscal, independientemente del flujo de caja.

Ejemplo 2: Imaginemos a María, una comerciante obligada a llevar contabilidad. María vende en diciembre de 2024, mercancía por $50.000.000 y emite la factura correspondiente en ese mes, pero el cliente le paga en enero de 2025. De acuerdo con el artículo 28, María debe considerar realizado ese ingreso en 2024, ya que en diciembre 2024 lo devengó contablemente al emitir la factura y ejecutar la venta (entregar el bien), así no hubiera recibido el dinero aún.

Consecuentemente, ese ingreso integrará sus ingresos brutos de 2024 a la hora de determinar si está obligada a declarar renta por ese año.

Tip Alegra: Mantener la información contable y fiscal organizada es vital para aplicar adecuadamente estas normas. En ese sentido, herramientas tecnológicas como Alegra resultan muy beneficiosas.

¿Qué casos especiales existen en la realización del ingreso para los no obligados a llevar contabilidad? 

El artículo 28 del ET también enumera varias excepciones donde, a pesar de la causación contable, el tratamiento fiscal es distinto (generalmente para evitar gravar ingresos puramente contables no realizados en la práctica). Algunas de esas excepciones son:

Tip Alegra: Las anteriores son algunas de las principales excepciones; la ley contempla estos y otros casos especiales, garantizando una alineación razonable entre la realidad económica y la tributaria.

En resumen, los no obligados a llevar contabilidad utilizan un criterio de caja (efectivo) para fines fiscales, mientras que los obligados usan un criterio de causación (devengo). Esto no solo afecta el período en que se paga el impuesto, sino también la evaluación de deberes formales como la presentación de la declaración. 

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