¿Quiénes pueden inscribirse en el Régimen Simple?: Requisitos y exclusiones en 2026

Cada año asalta la duda sobre quiénes pueden inscribirse en el Régimen Simple de Tributación (RTS). Para el año gravable 2026, es crucial que tú y tus clientes estén al tanto de los requisitos, plazos y novedades para tomar decisiones informadas. En cuánto al plazo para inscribirse, este dependerá de si se está inscrito o no en el Registro Único Tributario (RUT):

• ¿Cuál es el plazo máximo para la inscripción en el RTS por el año gravable 2026 para quiénes tienen RUT? Hasta el 27 de febrero de 2026.
• ¿Cuál es el plazo máximo para la inscripción en el RTS por el año gravable 2026 para quiénes no tienen RUT? Pueden hacerlo en cualquier momento del año, al momento de inscribirse en el RUT.

En este artículo te compartimos una guía completa, basada en el Decreto 1545 de 2024 y los artículos 905 y 906 del Estatuto Tributario (ET), para que entiendas de forma fácil y práctica quiénes pueden inscribirse en este régimen.

¿Qué es el Régimen Simple de Tributación (RST) y por qué es relevante para ti y tus clientes?

El RTS es un modelo de tributación opcional que busca simplificar el cumplimiento de las obligaciones tributarias de personas naturales y jurídicas en Colombia. Integra varios impuestos nacionales y territoriales en un solo pago anual, con anticipos bimestrales, lo que puede representar una carga administrativa menor y, en muchos casos, una reducción en la tarifa efectiva de tributación. Para ti, como contador, entender a fondo el RST te permite ofrecer una asesoría estratégica invaluable a tus clientes, ayudándolos a optimizar su carga fiscal y a cumplir con la normativa de manera eficiente.

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¿Quiénes pueden inscribirse en el régimen simple por el año 2026?

De acuerdo con el artículo 905 del ET, podrán ser sujetos pasivos del RST por el año gravable 2026las personas naturales o jurídicas que cumplan con la totalidad de las siguientes condiciones:

• Personas naturales, que desarrollen una empresa o personas jurídicas de naturaleza societaria, cuyos socios, partícipes o accionistas sean personas naturales, nacionales o extranjeras, residentes en Colombia.
• Límite de ingresos: que en el año gravable anterior (2025) hubieren obtenido ingresos brutos, ordinarios o extraordinarios, inferiores a 100.000 UVT ($4.979.900.000 por el 2025). Para empresas o personas jurídicas nuevas, la inscripción estará condicionada a que los ingresos del año ($5.237.400.000) no superen este límite.
• Consolidación de ingresos: si un socio persona natural tiene una o varias empresas o participa en otras sociedades inscritas en el RST, los límites máximos de ingresos brutos se revisarán de forma consolidada y en proporción a su participación. Lo mismo aplica si tiene una participación superior al 10 % en sociedades no inscritas en el RST o si es gerente/administrador de otras empresas o sociedades.
• Requisitos formales: se debe contar con la inscripción respectiva en elRUT y con todos los mecanismos electrónicos de cumplimiento, como la firma electrónica y la factura electrónica o documentos equivalentes electrónicos.

¿Quiénes no pueden optar por el Régimen Simple de Tributación (RST)?

El artículo 906 del ET establece claramente quiénes no pueden optar por el RST. Es fundamental que revises esta lista con tus clientes para evitar inconvenientes:

• Personas jurídicas extranjeras o sus establecimientos permanentes.
• Personas naturales sin residencia en el país o sus establecimientos permanentes.
• Personas naturales residentes en el país que, en el ejercicio de sus actividades, configuren un contrato realidad laboral o relación legal y reglamentaria.
• Sociedades cuyos socios o administradores tengan una relación laboral sustancial con el contratante, por tratarse de servicios personales prestados con habitualidad y subordinación.
• Entidades que sean filiales, subsidiarias, agencias o sucursales de personas jurídicas nacionales o extranjeras, o de extranjeros no residentes.
• Sociedades que sean accionistas, suscriptores, partícipes, fideicomitentes o beneficiarios de otras sociedades o entidades legales, en Colombia o el exterior.
• Sociedades que sean entidades financieras.
• Personas naturales o jurídicas dedicadas a actividades específicas que se detallan a continuación:

a) Actividades de microcrédito;

b) Actividades de gestión de activos, intermediación en la venta de activos, arrendamiento de activos y/o las actividades que generen ingresos pasivos que representen un 20% o más de los ingresos brutos totales de la persona natural o jurídica.

c) Factoraje o factoring.

d) Servicios de asesoría financiera y/o estructuración de créditos;

e) Generación, transmisión, distribución o comercialización de energía eléctrica;

f) Actividad de fabricación, importación o comercialización de automóviles;

g) Actividad de importación de combustibles;

h) Producción o comercialización de armas de fuego, municiones y pólvoras, explosivos y detonantes.

• Personas naturales o jurídicas que desarrollen simultáneamente una de las actividades excluidas y otra diferente.
• Sociedades que sean resultado de segregación, división o escisión de un negocio, ocurrida en los cinco (5) años anteriores a la solicitud de inscripción.
• Personas naturales o jurídicas que desarrollen las actividades económicas CIIU 4665 (Comercio al por mayor de desperdicios, desechos y chatarra), 3830 (Recuperación de materiales) y 3811 (Recolección de desechos no peligrosos) que obtengan utilidades netas superiores al tres (3%) del ingreso bruto.

¿Una sociedad cuyo socio es empleado puede pertenecer al Régimen Simple de Tributación (RST)?

Esta es una pregunta frecuente y de gran relevancia. Según el artículo 906 del ET, una sociedad no puede pertenecer al Régimen Simple de Tributación si sus socios o administradores tienen, en sustancia, una relación laboral con el contratante, por tratarse de servicios personales prestados con habitualidad y subordinación. La normativa busca evitar que se utilice una sociedad como fachada para disfrazar una relación de empleo y así beneficiarse indebidamente del régimen.

Es importante destacar que la inhabilidad recae sobre la sociedad que se utiliza para facturar los servicios, no necesariamente sobre el socio como persona natural. La clave está en la configuración de una «relación laboral sustancial», que se determina por la presencia de elementos como la habitualidad y la subordinación en la prestación de servicios del socio al cliente de la sociedad. Si una sociedad se crea con el propósito de ocultar una relación laboral entre su socio y un tercero, dicha sociedad estará excluida del RST.

¿Hasta cuándo hay plazo para inscribirte en el RST para 2026?

Para los contribuyentes que ya cuentan con su Registro Único Tributario (RUT) y desean optar por el RST para el año gravable 2026, el plazo máximo para realizar la inscripción es el 27 de febrero de 2026. ¡Es fundamental que marques esta fecha en tu calendario y el de tus clientes para evitar perder esta oportunidad!

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¿Qué pasa si tu cliente es un nuevo contribuyente y quiere inscribirse al RST?

Si tu cliente es un nuevo contribuyente y aún no tiene RUT, la buena noticia es que puede hacer parte del Régimen Simple de Tributación en cualquier momento del año apenas realice su inscripción en el RUT. Esto brinda flexibilidad para iniciar su actividad económica bajo este régimen.

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¿Cómo puedes inscribir a tu cliente al RST si ya tiene RUT?

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) ha dispuesto un paso a paso detallado para facilitar la inscripción al RST para quienes ya tienen RUT. ¡Descárgala aquí!

¿Qué novedades trajo el Decreto 1545 de 2024 para el RST?

El Decreto 1545 de 2024 introdujo varias precisiones y modificaciones importantes que debes conocer, a continuación te compartimos las más relevantes:

• Depuración de la base gravable del ICA: se permite depurar de la base gravable del Impuesto de Industria y Comercio (ICA) consolidado los beneficios fiscales otorgados por los entes territoriales al momento de determinar el componente ICA bimestral.
• Exención de anticipos para personas naturales: las personas naturales pertenecientes al RST que no superen las 3.500 UVT ($174.297.000 por el 2025 y $183.309.000 por el 2026) de ingresos no están obligadas a realizar pagos anticipados bimestrales. Deberán presentar únicamente una declaración anual consolidada y realizar el pago anual.

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• Intereses moratorios: se establecen reglas claras para el pago de intereses moratorios en caso de diferencias entre los valores transferidos por IVA en los períodos bimestrales y los declarados en la declaración anual consolidada, así como cuando se superan las 3.500 UVT de ingresos.

Tip Alegra: Recuerda que si alguien inscrito en el Régimen Simple de Tributación deja de pagar durante más de un mes, no queda excluido de forma automática del régimen. Este proceso requiere la emisión de un acto declarativo por parte de la Dian.

Casos prácticos: ¿Quiénes pueden y quiénes no pueden pertenecer al RST?

Para ilustrar mejor los criterios de pertenencia y exclusión del RST, analicemos algunos escenarios comunes que podrías encontrar en tu práctica profesional:

Casos de éxito (pueden pertenecer al RST)

A continuación compartimos 3 casos sobre quiénes pueden pertenecer al RST:

Caso 1: El emprendedor Digital (Persona natural)

• Situación: María es una diseñadora gráfica freelance que en 2025 obtuvo ingresos brutos por $2.489.950.000 (50.000 UVT en 2025)  a través de la venta de sus diseños y servicios de consultoría a diversas empresas. No tiene empleados, pero contrata ocasionalmente a otros freelancers para proyectos específicos. Cuenta con RUT, firma electrónica y emite factura electrónica.
• Análisis: María cumple con los requisitos. Es una persona natural que desarrolla una empresa, sus ingresos están por debajo del límite de 100.000 UVT, y cumple con los requisitos formales. Puede optar por el RST.

Caso 2: La pequeña empresa familiar (Persona jurídica)

• Situación: «Sabores de mi Tierra SAS» es una empresa de alimentos artesanales, cuyos dos socios son hermanos (personas naturales residentes en Colombia). En 2025, la empresa generó ingresos brutos por $3.983.920.000 (80.000 UVT en 2025). Ambos socios tienen participación activa en la gestión y no tienen relación laboral con la empresa. La empresa cumple con todos los requisitos electrónicos.
• Análisis: la empresa cumple con los requisitos. Es una persona jurídica con socios personas naturales residentes, sus ingresos están dentro del límite, y no incurre en ninguna causal de exclusión. Puede optar por el RST.

Caso 3: El profesional liberal con ingresos variables (Persona natural)

• Situación: Carlos es un abogado independiente que presta servicios de asesoría legal a pequeñas y medianas empresas. En 2025, sus ingresos brutos fueron de $1.493.970.000 (30.000 UVT). No tiene empleados fijos y sus clientes varían constantemente, sin que exista una relación de subordinación o habitualidad que configure un contrato realidad laboral. Cumple con los requisitos formales.
• Análisis: Carlos puede pertenecer al RST. Aunque es un profesional liberal, no configura un contrato realidad laboral con sus clientes y sus ingresos están dentro del límite. Es importante que la relación con sus clientes sea de prestación de servicios independiente y no de subordinación.

Casos de exclusión (NO pueden pertenecer al RST)

A continuación compartimos otros 4 casos sobre quiénes no pueden pertenecer al RST:

Caso 4 : La sucursal de empresa extranjera

• Situación: «Tech Solutions Colombia S.A.S.» es la sucursal en Colombia de una empresa de tecnología con sede en Estados Unidos. Sus ingresos en 2025 fueron de $5.975.880.000 (120.000 UVT).
• Análisis: aunque sus ingresos superan el límite, la principal razón de exclusión es que es una sucursal de una persona jurídica extranjera. Por lo tanto, no puede optar por el RST.

Caso 5: La sociedad con inversiones en otras empresas

• Situación: «Inversiones Futuro S.A.S.» es una sociedad colombiana con ingresos brutos de $3.485.930.000 (70.000 UVT en 2025). Sus socios son personas naturales, pero la sociedad posee el 20 % de las acciones de otra empresa no inscrita en el RST.
• Análisis: esta sociedad no puede optar por el RST. El artículo 906 establece que las sociedades que sean accionistas, suscriptores, partícipes, fideicomitentes o beneficiarios de otras sociedades o entidades legales, en Colombia o el exterior, están excluidas.

Caso 6: La empresa de gestión de activos con altos ingresos pasivos

• Situación: «Patrimonio Seguro S.A.S.» se dedica a la gestión de activos y en 2025 obtuvo ingresos brutos por $4.481.910.000 (90.000 UVT). El 25% de sus ingresos provienen de arrendamiento de propiedades (ingresos pasivos).
• Análisis: esta empresa no puede pertenecer al RST. El artículo 906 excluye a las personas naturales o jurídicas dedicadas a actividades de gestión de activos, intermediación en la venta de activos, arrendamiento de activos y/o las actividades que generen ingresos pasivos que representen un 20% o más de los ingresos brutos totales.

Caso 7: Sociedad de servicios con socio empleado único

• Situación: Juan es ingeniero de sistemas y trabaja como empleado a tiempo completo para una gran empresa de tecnología. Adicionalmente, creó la sociedad «Soluciones Digitales SAS» para prestar servicios de consultoría especializada a un único cliente, el cual le exige exclusividad, cumplimiento de horarios y le proporciona las herramientas de trabajo. Juan es el único socio y administrador de la SAS, y los ingresos de la sociedad en 2025 fueron de $1.991.960.000 (40.000 UVT).
• Análisis: «Soluciones Digitales SAS» no puede optar por el RST. Aunque los ingresos están dentro del límite, la relación de Juan con el cliente de la SAS configura una relación laboral sustancial con el contratante, a pesar de que formalmente facture a través de su sociedad. El artículo 906 del ET excluye a las sociedades cuyos socios o administradores tengan en sustancia una relación laboral con el contratante, por tratarse de servicios personales, prestados con habitualidad y subordinación. Este es un claro ejemplo de la situación que busca evitar la norma.

Estos ejemplos te ayudarán a identificar rápidamente si tus clientes cumplen o no con los requisitos para pertenecer al RST, facilitando tu labor de asesoría y planificación fiscal.

¿Cómo una contabilidad ordenada con Alegra facilita la decisión sobre el RST?

En tu rol como contador, la organización y precisión de la información contable son tus mejores aliados. Un software contable como Alegra puede simplificar enormemente el proceso de determinar si un cliente cumple con los requisitos para pertenecer al RST, así como gestionar sus obligaciones una vez inscrito:

• Control de ingresos brutos: Alegra te permite llevar un registro detallado y actualizado de todos los ingresos, tanto ordinarios como extraordinarios. Esto es crucial para verificar si tu cliente cumple con el límite de 100.000 UVT establecido en el artículo 905 del ET. Con reportes claros y en tiempo real, puedes monitorear este umbral y anticipar cualquier ajuste necesario.
• Clasificación de actividades económicas: al registrar las transacciones, puedes asociarlas a las actividades económicas correspondientes. Esto facilita la identificación de posibles actividades excluidas según el artículo 906 del ET, como las de gestión de activos o microcrédito, y te alerta si los ingresos pasivos superan el 20 % del total.
• Información consolidada de socios: aunque Alegra gestiona la contabilidad de una entidad específica, al tener una contabilidad ordenada, puedes extraer fácilmente los datos necesarios para la consolidación de ingresos de socios que participen en múltiples sociedades, tal como lo exige la normativa para el RST.

Llevar una contabilidad digital y organizada con herramientas como Alegra no solo te ahorra tiempo, sino que te proporciona la visibilidad y el control necesarios para tomar decisiones estratégicas y asegurar el cumplimiento fiscal de tus clientes con el Régimen Simple de Tributación. ¡Agenda tu demo personalizada ahora!

El Régimen Simple de Tributación sigue siendo una alternativa atractiva para muchos contribuyentes en Colombia. Como contador, tu rol es fundamental para guiar a tus clientes a través de los requisitos y beneficios, asegurando que cumplan con la normativa y aprovechen las ventajas que ofrece este régimen evaluando cada situación en particular. 

Fuentes oficiales

• Presidencia de la República. (1989). Decreto 624 de 1989 – Estatuto Tributario Nacional y modificaciones posteriores.
• Ministerio de Hacienda y Crédito Público. (2024). Decreto 1545 de diciembre 20 de 2024. 

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