Checklist fiscal para elegir proveedor tecnológico de facturación: ¿Cómo evitar errores y sanciones ante la Dian?

La Dian regula el sistema de facturación electrónica y habilita al proveedor tecnológico para asegurar que cumpla con todos los estándares legales y técnicos. A continuación, examinamos los aspectos fiscales y técnicos que los contadores deben evaluar al escoger un software o proveedor tecnológico para facturar y llevar la contabilidad, incluyendo lo que revisa la Dian en dichos proveedores.

1. ¿Cómo verificar que un proveedor de facturación electrónica está autorizado por la Dian?

La Dian publica en su sitio web un Listado de Proveedores Tecnológicos autorizados vigente. Para verificar un proveedor, se debe consultar dicho catálogo buscando el NIT o nombre de la empresa. Si el proveedor aparece en la lista oficial de la Dian, significa que está habilitado y cumple con los requisitos:

2. ¿La habilitación de los proveedores tecnológicos tiene vigencia?

También es recomendable verificar la resolución de habilitación emitida por la Dian a su nombre, así como la vigencia de la misma, que es de cinco años, según el artículo 56 de la Resolución 000165 de 2023. En caso de renovación, la habilitación se otorgará por el mismo término inicialmente concedido, conforme a lo dispuesto en el artículo 1.6.1.4.24 del Decreto 1625 de 2016.

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3. ¿Qué requisitos exige la Dian a los proveedores tecnológicos de facturación?

El primer filtro al elegir un software de facturación electrónica es verificar que el proveedor esté autorizado por la Dian. Esto garantiza que cumple con la normativa vigente y ha superado un proceso de habilitación riguroso según la Resolución 00165 de 2023 con sus posteriores modificaciones.

La Dian evalúa que el aspirante a proveedor tecnológico satisfaga una serie de requisitos fiscales y legales antes de expedirle la resolución de habilitación por cinco años. Estos se encuentran establecidos en el artículo 55 de dicha resolución:

Tip Alegra: Como vemos, la Dian verifica aspectos que van desde la solidez jurídica y financiera hasta la capacidad técnica y de seguridad del proveedor. Un proveedor que cumpla estos requisitos ofrecerá a sus clientes la tranquilidad de que el software soporta correctamente el ciclo de facturación electrónica exigido por la Dian. 

¿Qué revisa la Dian en la operación diaria? 

La Dian no solo habilita a los proveedores de facturación electrónica, sino que también supervisa el proceso en tiempo real mediante la validación previa. Así, cada factura primero es enviada como “pre-factura” a la Dian que la revisa y aprueba instantáneamente; solo después de esta aprobación se genera la factura electrónica con validez legal.

Un proveedor autorizado gestiona automáticamente los acuses de recibo y los mensajes de aceptación o rechazo de la Dian, evitando la intervención manual del contador en estos procesos técnicos.

Además, el software de facturación debe facilitar el cumplimiento tributario más allá de la simple factura, permitiendo la emisión de Notas Crédito, Notas Débito y otros documentos electrónicos requeridos por la Dian.

Tip Alegra: Un buen proveedor también mantiene el sistema actualizado ante cambios normativos, garantizando que el usuario siempre cuente con los formatos y requisitos vigentes.

4. ¿Qué pasa si mi software de facturación electrónica no cumple la normatividad de la Dian?

Utilizar una herramienta no autorizada o mal implementada puede acarrear varios riesgos. En primer lugar, las facturas electrónicas podrían ser rechazadas por la Dian si no cumplen el formato o proceso de validación, lo que implica que esas ventas no tendrían soporte fiscal válido. Esto podría derivar en sanciones o multas para la empresa emisora por incumplimiento de la obligación de facturar correctamente. 

Además, un software no actualizado podría calcular mal los impuestos o no reflejar cambios reglamentarios, exponiendo a errores en las declaraciones tributarias. En resumen, se compromete la seguridad jurídica de las operaciones y se arriesga la incurrencia en infracciones tributarias. Siempre se debe trabajar con un software que garantice el 100% de cumplimiento para evitar contratiempos con la Dian.

5. ¿Un software contable puede emitir facturas electrónicas ante la Dian?

Sí, muchos software contables integrados incluyen el módulo de facturación electrónica autorizado por la Dian. De hecho, es ideal que la misma plataforma maneje tanto la contabilidad como la facturación, ya que así toda la información financiera está unificada. Por supuesto, se debe verificar que ese software contable sea también un “proveedor tecnológico” habilitado por la Dian o que trabaje en alianza con uno. 

Por ejemplo, Alegra y otras soluciones contables en la nube en Colombia ofrecen facturación electrónica certificada, por lo que el contador puede llevar la contabilidad y emitir las facturas de venta electrónicas en un solo lugar. Esto reduce duplicidad de tareas y errores de conciliación entre sistemas separados. En suma, un buen software contable sí puede (y debería) abarcar la facturación electrónica, siempre que cumpla con la regulación.

6. ¿Qué aspectos técnicos y operativos del software se deben considerar?

Además del estricto cumplimiento fiscal, los contadores deben evaluar aspectos técnicos y operativos del software de facturación y contabilidad, para asegurarse de que les facilitará el trabajo diario. Entre las consideraciones clave están:

• Facilidad de uso e integración contable: el sistema debe ser intuitivo y preferiblemente integrar la facturación con la contabilidad de la empresa. Esto significa que cada factura registrada pueda reflejarse automáticamente en los libros contables (ventas, cuentas por cobrar, impuestos por pagar, etc.), evitando la doble digitación.
  
• Infraestructura en la nube: actualmente es altamente deseable que el software sea 100 % en la nube. La nube permite acceder a la información en tiempo real desde cualquier lugar y trabajar colaborativamente con clientes y colegas.

Además, las soluciones en la nube reciben actualizaciones automáticas (por ejemplo, cuando la Dian introduce un cambio, el proveedor actualiza el sistema centralmente para todos sus usuarios). También evitan problemas de instalación o mantenimiento de servidores locales.

• Soporte y capacitación: verifica que el proveedor ofrezca soporte técnico y contable adecuado, para resolver dudas tanto técnicas como tributarias. Algunos proveedores cuentan con líneas de ayuda atendidas por especialistas contables, lo que es muy valioso cuando se presentan novedades normativas o requerimientos de la Dian. 

Tip Alegra: También es positivo que ofrezcan materiales de capacitación, tutoriales o incluso certificaciones para el uso de la plataforma. En Alegra tienes plataformas de formación como Alegra Academy y Siempre Al Día.

• Seguridad y respaldo de datos: además de la certificación ISO mencionada, es importante conocer qué medidas de seguridad adicionales implementa el proveedor (encriptación de datos, backups diarios, centros de datos certificados, etc.). El proveedor debe asegurar la conservación de las facturas electrónicas por el período legal y facilitar al contador la búsqueda y descarga de comprobantes históricos cuando se requieran auditorías o verificaciones.
  
• Funcionalidades adicionales útiles: si bien el foco es facturar y llevar contabilidad, muchas soluciones ofrecen módulos complementarios que pueden ser de interés para contadores, como gestión de inventarios, facturación POS, nómina electrónica, gestión de impuestos y reportes financieros avanzados. Evaluar estas funcionalidades puede ser útil para centralizar la mayor parte de las tareas administrativas en una sola herramienta. 

7. Ventajas de utilizar un proveedor con IA: El caso de Alegra

Al evaluar proveedores tecnológicos en Colombia, Alegra destaca como un aliado estratégico que revoluciona la contabilidad gracias a su avanzada integración de Inteligencia Artificial (IA). Alegra no solo garantiza el cumplimiento fiscal con facturas electrónicas válidas y actualizadas, sino que también ofrece un certificado de Firma Digital gratuito, simplificando la habilitación y evitando multas.

La IA de Alegra transforma la productividad contable al automatizar tareas repetitivas y tediosas, con funcionalidades como:

• Registro inteligente de facturas: envía una foto o PDF de una factura por WhatsApp y la IA extrae automáticamente los datos clave (proveedor, conceptos, montos, impuestos, fechas) para generar el registro contable correspondiente, minimizando errores y ahorrando tiempo.
• Creación de facturas por comando de voz: dicta los datos a la app móvil para generar facturas sin necesidad de teclear.

Más allá de la eficiencia, Alegra IA ofrece análisis inteligentes que convierten datos contables en resúmenes financieros y predicciones, alertando sobre riesgos y oportunidades para una toma de decisiones más informada y estratégica.

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