Pasos clave para aplicar el procedimiento 2 de retención en la fuente

El procedimiento 2 de retención en la fuente, estipulado en el artículo 386 del Estatuto Tributario —ET—, establece que es necesario calcular un porcentaje fijo de retención en dos momentos claves del año: junio y diciembre. En junio, el porcentaje determinado se aplicará para los pagos que se realicen de julio a diciembre. De manera similar, el porcentaje fijado en diciembre se aplicará a los pagos de enero a junio del siguiente año.

¿Cuándo se aplica el procedimiento 2 de retención la fuente?

El procedimiento 2 de retención en la fuente se aplica exclusivamente a las personas naturales residentes que reciban rentas de trabajo de carácter laboral, conforme a lo establecido en el Estatuto Tributario. Esto significa que para las rentas de trabajo no laborales, dichas personas no pueden optar por el procedimiento 2. En estos casos, solo es viable la aplicación del procedimiento 1, si es pertinente, o las retenciones tradicionales según las tarifas estipuladas en los artículos 392 y 401 del ET.

Tip Alegra: Las personas naturales residentes que perciban rentas de trabajo pueden optar por aplicar el procedimiento 1 o 2.

Consulta las particularidades de la retención en la fuente en las rentas de trabajo en nuestro editorial: Retención en la fuente por ingresos laborales: ¡domina los procedimientos 1 y 2!

Pasos para determinar el porcentaje fijo en el procedimiento 2 de retención en la fuente

A continuación detallamos los pasos que proceden para aplicar este procedimiento de acuerdo a lo establecido en el artículo 388 del ET:

1. Determinar cuáles son los pagos laborales efectuados al trabajador durante los doce meses anteriores

Estos pagos corresponden a los efectuados al trabajador, que incluyen todo lo correspondiente a salarios, y cualquier otro pago; como por ejemplo, primas legales y extralegales, bonificaciones, subsidios, entre otros.

Tip Alegra: Cuando se cancelan cesantías o intereses de cesantías, ya sea mediante pago directo al trabajador o consignación al respectivo fondo, es importante tener en cuenta que estos valores se consideran ingreso fiscal en el año en que se pagan o consignan. No obstante, estos valores no están sujetos a retención en la fuente y, por lo tanto, no deben ser incluidos dentro de los ingresos brutos en la declaración de renta.

Estos son los aspectos a tener en cuenta dependiendo de si el porcentaje se calcula en junio o en diciembre:

2. Restar los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional que apliquen

En este punto, es necesario restar los ingresos no gravados de los pagos brutos laborales del trabajador. Este ajuste debe hacerse siguiendo las indicaciones específicas que varían según el período del cálculo, ya sea en junio o diciembre:

Una vez se restan a los pagos brutos los ingresos no gravados se obtiene el subtotal 1.

En nuestro editorial Retención en la fuente ¿qué UVT se debe utilizar para el cálculo del porcentaje fijo? puedes conocer en detalle  por qué la UVT cambia dependiendo del proceso que se está realizando.

3. Restar las deducciones que apliquen

En este paso se restan las deducciones relacionadas con los ingresos del período, las cuales se encuentran definidas en el artículo 387 del ET. Estas son las indicaciones dependiendo de si el cálculo se realiza en junio o en diciembre:

Todas las deducciones están sujetas al límite establecido en el artículo 336 del ET. Esto significa que, sumadas a las rentas exentas, no pueden exceder del 40% de los ingresos brutos, una vez restados los ingresos no gravados.

Para el cálculo de junio de 2024, se debe utilizar la UVT de 2024 ($47.065), es decir $63.067.000. En cambio, para el cálculo correspondiente a diciembre de 2025, se deberá emplear la UVT que se defina para el año 2025.

4. Restar las rentas exentas que apliquen diferentes a la del numeral 10 del artículo 206 del ET

En este paso se restan las rentas exentas aplicables a excepción de la expuesta en el numeral 10 del artículo 206 del ET, dado que el cálculo de esa renta exenta requiere la distinción de aquellas otras deducciones y rentas exentas aplicables:

Luego de restar al subtotal 1 las deducciones y rentas exentas se obtiene el subtotal 2.

5. Restar la renta exenta del numeral 10 del artículo 206 del ET

Una vez calculado el subtotal 2, se puede proceder a restar la renta exenta especificada en el numeral 10 del artículo 206 del ET, que corresponde al 25% de dicho subtotal, sin superar las 790 UVT anual. Para el cálculo de junio de 2024, este límite se traduce en $37.181.000, según la UVT establecida para 2024. En el caso del cálculo de diciembre de 2025, se deberá utilizar el valor de la UVT que se defina para ese año. El monto resultante se denomina subtotal 3.

6. Calcular el límite del 40 % de las deducciones y rentas exentas

Las deducciones y las rentas exentas, sujetas al límite impuesto por el artículo 336 del ET, no deben exceder el 40 % del subtotal 1. Para los cálculos realizados en diciembre de 2024, se deberá considerar el valor de la UVT que se establezca para el año 2025.

En caso de que la suma de las deducciones y rentas exentas superen estos límites, la diferencia excedente debe ser restada del subtotal 3. De este resultado se obtiene el subtotal 4.

7. Determinar el salario mensual promedio gravable de los 12 meses anteriores en pesos 

Para determinar el salario mensual promedio gravable de los doce meses anteriores, el subtotal 4 debe dividirse por 13. El resultado de esta operación representa el salario mensual promedio gravable que se utilizará para los cálculos fiscales correspondientes. 

8. Calcular el porcentaje fijo de retención

Para calcular el porcentaje fijo de retención, primero se debe llevar el salario mensual promedio gravable, calculado anteriormente, y expresarlo en UVT utilizando el valor de la UVT del año 2024 (así el cálculo se realice en junio o diciembre de dicho año). Una vez convertido a UVT, este resultado debe llevarse a la tabla indicada en el artículo 383 del ET.

Luego, esta cifra se divide por el salario gravable promedio en UVT, determinado en el paso anterior. El resultado de esta operación es el porcentaje fijo de retención que se aplicará a los pagos recibidos durante los siguientes seis meses.

Ejemplo práctico

Supongamos que en junio de 2024 se va a realizar el cálculo del porcentaje fijo de retención para una persona natural residente que posee la siguiente información: 

El porcentaje fijo de retención que se aplicará en este caso para el semestre julio a diciembre de 2024 será de 5.03 %.

Nuestro Convertidor de UVT, salarios mínimos y UVB a pesos te será muy útil en este proceso.

Pasos para aplicar el procedimiento 2 de retención en la fuente

Para aplicar correctamente el porcentaje fijo de retención, es necesario seguir los pasos del 1 al 6 que se describieron anteriormente, considerando los valores mensuales por cada concepto. En este proceso, el subtotal 4 se establecerá como la base gravable sujeta a la retención. Sobre esta base, se aplicará el porcentaje fijo de retención que se determinó previamente.

¿Estabas al tanto de estas particularidades en los cálculos de retención según el mes en que se determine el porcentaje fijo? Te invitamos a compartir tus opiniones y experiencias en la caja de comentarios. Continúa explorando nuestro portal Siempre Al Día para mantenerte actualizado sobre todos los temas de tendencia en fiscalidad, contabilidad y finanzas que impactan tu profesión. ¡Tu participación es fundamental para enriquecer nuestra comunidad!