¿Cómo presentar la información exógena del año gravable 2025? Guía paso a paso para 2026

Si ya tienes claro quiénes están obligados a reportar exógena por el año gravable 2025 y cuáles son los formatos que aplican, el siguiente paso es saber exactamente cómo ejecutar la presentación. Este artículo está diseñado como una guía de operación: cinco pasos secuenciales con los detalles técnicos que necesitas en cada uno, un checklist de verificación y la tabla de errores más costosos que puedes cometer. Ten en cuenta antes de empezar estos puntos clave.

• El proceso tiene cinco pasos: verificar la obligación, recopilar datos, validar y generar XML, cargar en portal DIAN y firmar y descargar acuse.
• El prevalidador DIAN convierte tus formatos en archivos XML. En lo que debes tener más cuidado es en la preparación de cada formato atendiendo las novedades a que haya lugar, por ejemplo, para este año el formato 1001 tiene una nueva versión (versión 11).
• Alegra te genera los reportes de exógena del año gravable 2025 listos para cargar en el prevalidador DIAN.

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¿Cómo preparar la información exógena antes de abrir el prevalidador?

Preparar la exógena bien antes de tocar el prevalidador es lo que define si el proceso fluye o si terminas corrigiendo archivos a las 11 de la noche. Estos son los datos mínimos que debes tener listos por tipo de formato antes de abrir el Excel:

Cada paso tiene sus propias condiciones de entrada y salida. Un error en el paso 2 (datos incompletos o mal estructurados) se convierte en un rechazo en el paso 3, y un rechazo en el paso 3 implica volver al inicio. La secuencia no se puede saltar.

Tip Alegra: con Alegra puedes ver el resumen de operaciones del cliente durante el AG 2025 desde la misma plataforma, lo que facilita identificar si superó los topes de ingresos y qué conceptos de retención practicó.

Paso 1: ¿Cómo verificar si el cliente está obligado y qué formatos debe presentar?

La fuente normativa es el artículo 1 de la Resolución 000162 de 2023 compilada en la Resolución Única 000227 de 2025 y modificada por la Resolución 000233 de octubre 30 de 2025. Los criterios de obligación para el AG 2025 son principalmente:

• Validar topes de ingresos brutos:
  • Para personas naturales del régimen ordinario: ingresos brutos superiores a 11.800 UVT en 2024 ($555.367.000) o 2025 ($587.628.000) e ingresos por rentas de capital y/o no laborales superiores a 2.400 UVT en 2025 ($119.518.000).
  • Para personas naturales del régimen simple de tributación: ingresos brutos superiores a 11.800 UVT en 2024 ($555.367.000) o 2025 ($587.628.000).
  • Para personas jurídicas y asimiladas: ingresos brutos superiores a 2.400 UVT en 2024 ($112.956.000) o 2025 ($119.518.000).
• Ser agente de retención o autorretenedor en la fuente durante 2025.
• Ser responsable del IVA.
• Ser PSAD (Proveedor de Servicios de Activos Digitales) — novedad AG 2025.
• Ser entidad financiera vigilada por la Superintendencia Financiera.
• Tener una naturaleza jurídica o actividad específica, por ejemplo: bolsas de valores, personas que celebren contratos de colaboración empresarial, entre otros.

Explora más en nuestra guía completa para contadores: Información exógena en Colombia 2025 a presentar en 2026. Ten en cuenta que, para el AG 2025 hay 69 formatos en total, de los cuales 13 son nuevos y 20 sufrieron modificaciones. Consulta los artículos de formatos exógena 2025 — parte I y parte II para identificar cuáles aplican a cada uno de tus clientes.

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¿Cuáles son los plazos para presentar la exógena AG 2025 en 2026?

Tip Alegra: Encontrarás las fechas específicas por último dígito del NIT en el Calendario para la presentación de la información exógena en 2026 de Siempre Al Día.

Paso 2: ¿Qué información debes recopilar antes de abrir el prevalidador?

El prevalidador solo acepta lo que le ingresas. Si la información tiene errores (un NIT mal diligenciado, un concepto de GMF equivocado, un valor que no cuadra con la contabilidad) el XML va a salir malo, y eso implica procesos posteriores de corrección y sanciones. Esta es la información mínima por tipo de formato. Te compartimos algunos ejemplos:

Además de los datos por formato, antes de iniciar necesitas tener listos:

• Libros de contabilidad del AG 2025 cerrados y conciliados.
• Balance de prueba con saldos de terceros discriminado por NIT.
• Extractos bancarios de todas las cuentas del cliente para verificar GMF por entidad.
• Certificados de retención en la fuente emitidos y recibidos.
• RUT actualizado de los terceros con quienes el cliente operó por valor significativo.

Tip Alegra: para el AG 2025, el concepto de GMF cambió: el 4×1000 ya no se reporta con el concepto 5015. Desde las modificaciones realizadas por la Resolución 000233 de octubre 30 de 2025, se usa el concepto 5101. Si tu software contable aún tiene el concepto antiguo, corrígelo antes de ingresar los datos al prevalidador.

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Paso 3: ¿Cómo descargar los prevalidadores, diligenciarlos y generar el XML?

Con la información anterior depurada, es necesario descargar los prevalidadores para su diligenciamiento.

¿Dónde descargo los prevalidadores de exógena AG 2025?

El prevalidador para el AG 2025 es publicado por la DIAN entre febrero y marzo de 2026. Descárgalo exclusivamente desde la página oficial y valida si hay actualizaciones: dian.gov.co — sección Prevalidadores. La DIAN publica los prevalidadores organizados por grupo de obligados (convenios de cooperación, Deceval, gobernaciones y alcaldías, Tributario contratos de colaboración empresarial, entidades financieras, informantes y otros). Descarga el que corresponde al perfil de cada cliente.

Tip Alegra: el archivo descargado tiene extensión .xlsm (Excel con macros). Al abrirlo, habilita las macros cuando Excel lo solicite. Sin las macros activas, el prevalidador no te va a generar el XML.

¿Cómo diligencio los prevalidadores?

Una vez abierto el prevalidador con macros habilitadas, el flujo es:

• Confirma el año: en la ventana que se abre, vuelve a seleccionar la vigencia específica.
• Abre el Excel: tras instalar, abre únicamente el archivo que dice «Hoja de cálculo».
• Ve al menú principal: avanza por las pantallas de introducción haciendo clic en «Siguiente».
• Elige el formato: despliega la lista, selecciona el que necesitas (por ejemplo, Formato 1001 versión 11 para pagos y retenciones) y dale a «Ir al formato».
• Habilita las macros: requisito clave: usa Windows con Excel y activa las macros.
• Diligencia y corrige: llena las casillas con la información y soluciona cualquier error que el sistema te marque.
• Genera el XML: una vez validado, genera el archivo XML (queda en la carpeta «salida») y súbelo al portal de la DIAN.

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Paso 4: ¿Cómo cargar los archivos XML en el portal DIAN?

El cargue se hace a través de la sección «Presentación de información por envío de archivos» en los servicios informáticos de la DIAN. Necesitas las credenciales del reportante o su apoderado para poder presentar la información exógena.

Fase A — Colocar archivos en la bandeja de entrada

1. Ingresa a la plataforma DIAN por «usuario registrado» con usuario y contraseña (validando si es a nombre propio o de un tercero). Cuando el obligado sea una organización, verifica que el título de la parte superior corresponda al nombre de la sociedad y los datos de identificación del representante legal. En caso de ser una persona natural, saldrán sus nombres y apellidos.
2. Selecciona «Presentación de información» y «Presentación de información por envío de archivos».
3. Haz clic en «Colocar archivos en bandeja de entrada».
4. Haz clic en «Examinar», ubica el archivo XML generado y haz clic en «Colocar».
5. Anota el nombre del archivo con el número consecutivo que aparece — lo necesitarás en la subfase B.

Fase B — Diligenciar solicitud de envío

Con el archivo en la bandeja, asócialo a la solicitud de envío:

1. Selecciona «Diligenciar Solicitud Envío de Archivos».
2. Completa el formulario con: NIT del informante (sin dígito de verificación), año informado (2025), código del formato, versión, número de registros y nombre del archivo XML.
3. Verifica que todos los datos coincidan exactamente con los que anotaste al generar el XML en el prevalidador.
4. Guarda la solicitud y copia el número de radicado.

Tip Alegra: si tienes varios formatos para un mismo cliente, repite las fases A y B para cada archivo XML por separado. Cada formato genera su propio radicado. Con este instructivo de la Dian puedes validar visualmente cada fase mencionada en este paso 4.

Paso 5: ¿Cómo firmar el envío y descargar el acuse de recibo?

Con la solicitud diligenciada, el último paso es firmar y enviar:

1. Selecciona la solicitud guardada y haz clic en «Firmar y Enviar».
2. La plataforma genera una ventana de confirmación. Selecciona «Sí» para confirmar el envío.
3. Ingresa la clave dinámica que la DIAN envía al correo o celular registrado, y la clave de tu firma electrónica.
4. El sistema confirma que la solicitud ha sido presentada virtualmente.
5. Descarga inmediatamente el acuse de recibo en PDF. Este PDF debe tener la marca de agua «Recibido». Guárdalo junto con el XML presentado — es tu constancia legal de presentación.

Tip Alegra: la DIAN puede generar el acuse con estado «Aceptado» o «Con errores», «Reemplazada», «Cancelada», etc. Si el estado es «Con errores», el sistema indica las inconsistencias. Debes corregir el archivo y volver a presentar dentro del plazo. Presentar un archivo con errores no exime de la sanción si el plazo ya venció.

¿Cuáles son los errores más costosos al presentar la exógena y cómo evitarlos?

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¿Qué pasa si necesitas corregir un archivo ya presentado?

La DIAN permite reemplazar un archivo presentado a través de los mismos servicios informáticos. Generas un nuevo XML con los datos corregidos desde el prevalidador y lo cargas como una presentación de reemplazo (no como uno nuevo). Si la corrección se hace antes del vencimiento, no hay sanción. Si se hace después, aplica la sanción reducida del artículo 651 del Estatuto Tributario.

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¿Cómo verificar que realizaste bien todo el proceso?

Antes de dar por terminada la presentación de cada cliente, recorre esta lista de verificación:

Si todos los puntos están marcados, la presentación de ese cliente está completa. Si alguno falló, revisa el paso correspondiente antes de continuar.

¿Cómo simplifica Alegra el proceso de presentación de exógena?

El paso 2 —recopilar y estructurar la información— es el que más tiempo consume y donde más errores se generan. Alegra Contabilidad integra la contabilidad del cliente con la generación de los reportes de exógena, reduciendo este paso a un ejercicio de revisión en lugar de construcción desde cero.

Desde Alegra puedes:

• Generar los formatos de exógena directamente desde los movimientos contabilizados durante el AG 2025.
• Exportar la información en el formato compatible con el prevalidador de la DIAN, eliminando el copiado y pegado manual.
• Verificar y gestionar los formatos de reporte de información exógena de forma inteligente.
• Gestionar múltiples clientes desde el Espacio Contador, con acceso a los libros de cada uno desde una sola sesión.

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Fuentes oficiales

• DIAN. (2023). Resolución 000162 de octubre 31 de 2023.
• DIAN. (2025). Resolución Única 000227 de septiembre 23 de 2025.
• DIAN. (2025). Resolución 000233 de octubre 30 de 2025.
• DIAN. (2026). Portal de prevalidadores — Información exógena tributaria.
• DIAN. (2026). Cartilla de presentación de información por envío de archivos.
• Presidencia de la República (1989). Decreto 624 de 1989 – Estatuto Tributario Nacional y modificaciones posteriores.

¿Si tienes clientes con situaciones particulares al presentar la exógena, como errores en el prevalidador que no logras corregir, rechazos del portal DIAN o dudas sobre qué formato aplica a una operación específica? Consulta directamente en la zona de contacto de la Dian para que puedan asesorarte.

¿Cuál de estos puntos abordados en este artículo llamó más tu atención? Cuéntanos en los comentarios.

Recuerda que en la sección de impuestos de Siempre Al Día encuentras todos los artículos para el reporte de información exógena 2025.